Criar Despesas no bexio: Guia Completo 2025
O lançamento manual de despesas custa às PMEs suíças em média 4+ horas por mês. Tempo melhor investido no crescimento do seu negócio.
Por Que Lançar Despesas É Tão Chato
O bexio atende mais de 90.000 pequenas empresas na Suíça por um bom motivo—é completo e em conformidade suíça. Mas quando se trata de gestão de despesas, até usuários fiéis admitem que o processo é tedioso.
4+ Horas Mensais
Tempo médio gasto com lançamento manualDezenas de Cliques
Quando um seria suficienteSem Aprendizado
Mesmas categorias, toda vezO Que Você Precisa Antes de Criar Despesas
Reúna estes itens essenciais antes de criar sua primeira despesa no bexio.
Nota de conformidade suíça: Seus recibos devem incluir nome e endereço do fornecedor, data, descrição dos bens/serviços, valor com IVA e número de IVA para despesas acima de CHF 400.
Criando uma Despesa via Interface Web do bexio
Esta é a abordagem tradicional que a maioria conhece. Aqui está o processo atualizado de 2025.
Passo 1: Navegue até Compras
Faça login na sua conta bexio em app.bexio.com. Na barra lateral esquerda, clique em "Compras" e selecione "Despesas" no menu suspenso.
Passo 2: Inicie uma Nova Despesa
Clique no botão azul "Nova despesa" no canto superior direito. Você verá um formulário com vários campos para preencher.
Passo 3: Insira os Dados Básicos
Preencha as informações obrigatórias:
- Título: Descreva a despesa claramente (ex: "Material de escritório Digitec" ou "Almoço com cliente Zurique")
- Data: Selecione quando a despesa ocorreu
- Valor: Digite o total incluindo IVA
- Taxa de IVA: Escolha a taxa suíça correta
Passo 4: Faça Upload do Recibo
Arraste o arquivo do recibo para a zona de upload ou clique para procurar. O bexio aceita arquivos PDF, JPG e PNG.
Importante: Diferente do app mobile, a interface web não extrai dados automaticamente dos uploads. Você deve verificar manualmente cada campo.
Passo 5: Atribua a Conta
Selecione a conta de despesa apropriada no menu suspenso. Escolhas comuns:
- 4000 – Despesas com materiais
- 6000 – Aluguel
- 6500 – Material de escritório
- 6640 – Despesas com veículos
- 6700 – Despesas de viagem
Passo 6: Salve sua Despesa
Revise todos os campos para garantir precisão. Clique em "Salvar" para armazenar a despesa como rascunho, ou "Salvar e contabilizar" para lançá-la diretamente nas contas.
⏱️ Tempo necessário: 3-5 minutos por despesa
Usando o App bexio Go
O app mobile do bexio adicionou digitalização de recibos com IA em atualizações recentes. É mais rápido que a interface web.
Como o bexio Go Funciona
- Abra o app bexio Go no seu smartphone
- Toque no ícone da câmera para digitalizar um recibo
- A IA tenta extrair data, valor e taxa de IVA
- Revise os dados sugeridos e corrija erros
- Salve a despesa
As Limitações
- Extrações por IA são limitadas: 5-50 por mês dependendo do seu plano
- A precisão varia—você ainda verificará manualmente a maioria dos campos
- A interface do app parece desatualizada comparada a alternativas mais novas
- Avaliações de usuários mencionam que o app iOS é "quase inutilizável"
⏱️ Tempo necessário: 2-3 minutos por despesa (mais tempo de correção)
Usando o bexio Pay
Para empresas com maior volume de despesas, o bexio oferece o bexio Pay—um complemento inteligente de gestão de despesas.
Como Funciona
- Cartões corporativos emitidos para funcionários
- Transações sincronizam automaticamente com o bexio
- Conciliação de recibos via upload de foto
- Fluxos de aprovação para gestores
Vale a Pena?
O bexio Pay adiciona conveniência, mas tem taxas adicionais. É mais adequado para equipes com 5+ funcionários fazendo compras regulares.
Para freelancers e pequenas equipes, o custo raramente justifica.
Preços do bexio: Quanto Você Pagará
Entender seus custos ajuda a avaliar alternativas.
| Plano | Custo Mensal | Extrações IA | Ideal Para |
|---|---|---|---|
| Starter | CHF 45 | 5/mês | Freelancers solo |
| Pro | CHF 75 | 15/mês | Pequenas equipes (≤3) |
| Pro+ | CHF 125 | 50/mês | Empresas em crescimento (≤25) |
Todos os planos incluem 30 dias de teste grátis. Sem taxas ocultas.
A matemática: Se você processa 30 despesas mensais no plano Starter, esgotará as extrações IA rapidamente e voltará ao lançamento manual para 25+ despesas.
Por Que a Gestão de Despesas do bexio Frustra Usuários
Apesar de suas forças em contabilidade, o fluxo de despesas do bexio tem pontos problemáticos documentados em avaliações reais.
Muitos Cliques
"Coisas simples precisam de dezenas de cliques quando um bastaria."IA Limitada
IA limitada a 5-50 digitalizações mensaisNão Aprende com o Tempo
Você categorizará 'Digitec' como material de escritório toda vezInterface Desatualizada
"Aproximadamente 10 anos desatualizada" – Avaliação G2Exagero para Freelancers
Pagando por recursos que nunca usaráA Alternativa Moderna: Magic Heidi
Gestão de despesas com IA para freelancers e pequenas empresas suíças. Arraste, solte, pronto.
Lançamento de Despesas em 30 Segundos
Sem navegar em menus. Sem preenchimento manual. Sem limites mensais de extração.
- 📥Arraste e Solte
Solte sua fatura ou recibo no app
- 🤖IA Extrai Tudo
Data, valor, fornecedor, IVA, categoria—automaticamente
- ✅Um Clique para Confirmar
Isso é tudo. Você terminou.
- 🧠Aprende com o Tempo
Fica mais inteligente a cada despesa
- Fatura #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Fatura #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Fatura #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
bexio vs. Magic Heidi
Veja a diferença nas abordagens de gestão de despesas.
| Recurso | bexio (Web) | bexio Go | Magic Heidi |
|---|---|---|---|
| Tempo por despesa | 3-5 min | 2-3 min | 30 segundos |
| Extração de dados | ✗ Manual | ⚠ IA Limitada | ✓ IA Completa |
| Limite mensal de IA | Nenhum (manual) | 5-50 | ✓ Ilimitado |
| Algoritmo de aprendizado | ✗ Não | ✗ Não | ✓ Sim |
| Gestão de IVA suíço | ✓ | ✓ | ✓ |
| Suporte a fatura QR | ✓ | ✓ | ✓ |
Economia Real de Tempo.
Dinheiro Real de Volta.
Se você processa 30 despesas mensais, a conta é simples: bexio web leva 2 horas. Magic Heidi leva 15 minutos. São 1 hora e 45 minutos economizados por mês—mais de 20 horas por ano.
Anualmente em lançamento de despesas
A CHF 50/hora
Tempo de processamento de despesas
Arraste, solte, pronto
Quando Escolher O Quê
Ambas as ferramentas têm seu lugar. Veja como decidir.
Fique com o bexio se
Você precisa de contabilidade de partidas dobradas completa, sua equipe excede 10 pessoas, ou você já está integrado com bancos suíços via bexio
Mude para Magic Heidi se
Você é freelancer ou pequena equipe (1-5 pessoas), lançar despesas parece uma tarefa chata, você quer IA que realmente economize tempo
Dicas para Gestão de Despesas Mais Rápida
Independente do software que você usa, esses hábitos economizam tempo.
Processe Despesas Semanalmente
Não deixe os recibos acumularem. Uma sessão semanal de 15 minutos é melhor que uma correria mensal de 2 horas.
- Defina um lembrete recorrente no calendário
- Processe recibos toda sexta-feira
- Nunca mais perca um recibo
- Fique pronto para auditoria o ano todo
Use Nomenclatura Consistente
'Material escritório Digitec' toda vez—não 'Coisas do escritório' ou 'Compra Digitec.' Consistência acelera relatórios.
- Crie convenções de nomenclatura
- Documente suas categorias
- Treine a IA mais rápido com consistência
- Torne relatórios mais legíveis
Fotografe Imediatamente
Papel desbota. Tire uma foto no momento que receber o recibo. IA moderna lida com ângulos e sombras.
- Use a câmera do celular
- Não espere para depois
- Armazene cópias digitais com segurança
- Atenda requisitos de conformidade suíça
Conheça as Taxas de IVA Suíço
- 7,7% – Taxa padrão (maioria dos bens e serviços)
- 2,5% – Taxa reduzida (alimentos, livros, medicamentos)
- 0% – Isento (saúde, educação, seguros)
Crie um Spesenreglement
Uma política de despesas escrita (Spesenreglement) não é apenas boa prática—é obrigatória para subsídios dedutíveis de imposto. As diretrizes suíças permitem:
- Refeições principais: máx CHF 30
- Carro particular: máx 70 Rappen/km
- Pequenas despesas diárias: CHF 20
Perguntas Frequentes
O bexio pode extrair dados de recibos automaticamente?
Sim, mas com limites. O app bexio Go oferece extração por IA para 5-50 recibos mensais dependendo do seu plano. Depois disso, você insere os dados manualmente.
Qual a diferença entre despesa e fatura de fornecedor no bexio?
Uma despesa é um pagamento direto que você fez (como comprar material de escritório com seu cartão). Uma fatura de fornecedor é uma conta de um vendedor que você pagará depois. Ambas reduzem seus lucros, mas passam por contas diferentes.
Como lidar com despesas em moeda estrangeira no bexio?
No formulário de despesa, selecione a moeda original e insira o valor estrangeiro. O bexio converte usando suas taxas de câmbio integradas, ou você pode inserir o valor real em CHF que pagou.
Existe uma forma mais rápida de lançar despesas no bexio?
O app mobile bexio Go é mais rápido que a interface web para digitalização. Para a experiência mais rápida, considere ferramentas nativas de IA como Magic Heidi que eliminam completamente o lançamento manual.
Quantas despesas posso criar no bexio?
Despesas ilimitadas em todos os planos. Apenas as extrações por IA são limitadas.
O Magic Heidi funciona com meu banco suíço?
O Magic Heidi foca em gestão de despesas e faturas. Para conexões bancárias, você pode exportar dados para seu software de contabilidade existente ou usar os recursos de contabilidade integrados.
Conclusão
O bexio continua sendo um sólido software de contabilidade suíço. Para gestão financeira completa—folha de pagamento, estoque, CRM, relatórios—ele entrega.
Mas se o lançamento de despesas é seu gargalo, você está usando uma marreta para pendurar um quadro.
Ferramentas modernas como Magic Heidi foram construídas para uma coisa: tornar a gestão de despesas sem esforço. Arraste, solte, pronto.
A conta é simples: Se seu tempo vale CHF 50/hora, economizar 20 horas anualmente significa CHF 1.000 de volta no seu bolso—ou reinvestidos no seu negócio.
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