Guia Bexio 2025

Como registrar uma despesa no Bexio

O guia definitivo para empreendedores suíços. Entenda finalmente a diferença entre despesas e faturas de fornecedores, e economize até 12 horas por mês na sua gestão administrativa.

Lista de despesas no Magic Heidi

Você acabou de pagar uma refeição de negócios com cartão. Tem o recibo em mãos. E agora? Se você usa o Bexio, provavelmente já hesitou entre "Despesas" e "Faturas de fornecedores".

Essa confusão custa tempo. Muito tempo.

Mais de 90.000 PMEs suíças usam o Bexio para sua contabilidade. No entanto, a distinção entre essas duas funções permanece confusa para a maioria dos usuários.

Despesas vs Faturas de Fornecedores

Antes de clicar em qualquer lugar no Bexio, entenda esta regra simples que muda tudo.

💳
Despesa (Aufwendung)O dinheiro já saiu: cartão, dinheiro, débito realizado
📄
Fatura de FornecedorO dinheiro sairá depois: fatura com prazo de pagamento
❓
O Teste DecisivoFaça esta pergunta: Já paguei?
Exemplos Práticos

Saber Classificar Cada Situação

Uma tabela simples para nunca mais hesitar

SituaçãoTipo no Bexio
🚗 Combustível pago no postoDespesa
📱 Fatura de telefone recebida por emailFatura de fornecedor
🍽️ Refeição de negócios paga com cartãoDespesa
🏢 Aluguel do escritório (transferência mensal)Fatura de fornecedor
📦 Material comprado no supermercadoDespesa

Esta distinção impacta diretamente sua contabilidade. Um erro aqui distorce sua previsão de fluxo de caixa e complica o trabalho do seu contador.

Método 1

Registrar uma Despesa Já Paga

Você pagou com cartão. Veja como registrar corretamente essa despesa no Bexio, passo a passo.

Registro de despesa no celular
Passo a Passo

O processo completo no Bexio

Siga estas 5 etapas para um registro perfeito das suas despesas

  • Acesse Compras → Despesas no menu à esquerda
  • Clique em 'Novas despesas' no canto superior direito
  • Preencha descrição detalhada, valor total, data, conta de despesas, taxa de IVA
  • Anexe o comprovante (foto ou PDF) - obrigatório para fiscalizações
  • Salve - a despesa aparece imediatamente na sua contabilidade
Processo de registro de despesas

💡 Dica profissional: A conta de pagamento

Se você paga regularmente com seu cartão pessoal para a empresa, crie uma conta "Adiantamento funcionário" ou "Conta corrente sócio". Isso facilita o reembolso e a rastreabilidade.

Método 2

Registrar uma Fatura de Fornecedor

Uma fatura chega por correio ou email. O pagamento será feito depois. Veja o processo completo.

Lista de faturas de fornecedores
Faturas QR

As Faturas QR Suíças

Desde 2022, os boletos tradicionais desapareceram. As faturas QR simplificam radicalmente o processo.

Aplicativo Móvel

Bexio Go: A Revolução Mobile

O aplicativo bexio Go transforma seu smartphone em scanner inteligente. A tecnologia Scan2Go analisa automaticamente o valor, a data, a taxa de IVA e o tipo de despesa.

Aplicativo Bexio Go no smartphone
Assinaturas

Limites de Extração IA por Assinatura

Dependendo da sua assinatura Bexio, você tem um número limitado de extrações automáticas por mês

AssinaturaExtrações IA/mêsPreço/mês
StarterStarter5 extraçõesCHF 45.-
ProPro25 extraçõesCHF 75.-
Pro+Pro+50 extraçõesCHF 125.-

💡 Além desses limites, você ainda pode escanear manualmente sem restrições.

Bexio Pay:
Automação Total

Para ir ainda mais longe, o bexio Pay oferece um cartão de pagamento dedicado. Cada transação é automaticamente registrada e categorizada.

🇨🇭 Solução Suíça
💳 Cartão Dedicado
⚡ Automatizado
📊 Tempo Real
🚫
Zero Digitação

Registro automático

🔄
Conciliação Auto

Correspondência bancária

📎
Comprovantes Vinculados

Documentos anexados instantaneamente

👁️
Visibilidade em Tempo Real

Acompanhamento de despesas ao vivo

Integração Bancária

Conectar Seu Internet Banking

A integração bancária transforma o Bexio de uma ferramenta de digitação em plataforma de gestão automatizada

Bancos Compatíveis

A maioria dos bancos suíços são compatíveis: UBS, Credit Suisse, PostFinance, Raiffeisen, ZKB e outros. Verifique a compatibilidade nas configurações da sua conta.

💡 Recuperação do IVA

Se você é contribuinte de IVA, você recupera o IVA nas suas compras profissionais. Um registro correto no Bexio é essencial para sua declaração trimestral.

Ponto de atenção: Recibos abaixo de CHF 400.- não precisam mencionar o nome da sua empresa. Acima disso, certifique-se de que seus dados constam na fatura.

Produtividade

Rotinas Eficientes

A regularidade vence a intensidade. Veja as rotinas dos empreendedores organizados.

Obrigações Legais Suíças

Quem deve manter contabilidade completa?

  • Faturamento > CHF 500.000/ano: Contabilidade em partidas dobradas obrigatória
  • Faturamento < CHF 500.000/ano: Contabilidade simplificada permitida para empresas individuais

Conservação de documentos

Os comprovantes contábeis devem ser conservados por 10 anos na Suíça. O Bexio armazena seus documentos digitalmente, mas mantenha também um backup.

Alternativa

Magic Heidi: Gestão Simplificada

Se você busca uma solução ainda mais rápida para registrar despesas, o Magic Heidi usa inteligência artificial para automatizar completamente o processo.

Magic Heidi scan de despesas
IA Inteligente

Scan com IA em Segundos

Fotografe ou faça upload do seu recibo - a IA detecta automaticamente valor, data, moeda e categoria

  • 📸
    Fotografe

    Simples foto do recibo

  • 🤖
    IA Detecta

    Extração automática

  • ✅
    Valide

    Um clique para confirmar

  • 🔄
    Sincronize

    Direto para o Bexio

Faturas
  • Fatura #3

    Magic Heidi

    CHF 500

    Jan 29

  • Fatura #2

    Webbiger LTD

    CHF 2000

    Jan 24

  • Fatura #1

    John Doe

    CHF 600

    Jan 20

FAQ

Perguntas Frequentes

Posso modificar uma despesa após registrá-la?

Sim, desde que o período contábil não esteja fechado. Acesse a despesa e clique em 'Editar'.

Como gerenciar despesas em moeda estrangeira?

O Bexio converte automaticamente pela cotação do dia. Você pode ajustar manualmente se necessário.

O que fazer se perdi um recibo?

Crie o lançamento mesmo assim com uma nota 'Recibo perdido'. Para valores altos, solicite uma segunda via ao fornecedor.

Meu contador pode acessar meu Bexio?

Sim. Você pode convidar seu contador com permissões de acesso personalizadas. Está incluído em todas as assinaturas.

Quanto tempo para dominar o Bexio?

A maioria dos usuários se torna autônoma em 2-3 semanas de uso regular. O Bexio oferece tutoriais em vídeo e uma academia online gratuita.

O Bexio é adequado para autônomos?

Com certeza. A assinatura Starter a CHF 45.-/mês atende às necessidades da maioria dos autônomos e microempresas.

Resumo

Passe à Ação

A gestão de despesas não deveria roubar horas da sua semana

Divida seu tempo de digitação por 10

Você ainda passa tempo demais com seus relatórios de despesas? Descubra como o Magic Heidi pode automatizar sua gestão de despesas.

Experimentar Magic HeidiVer funcionalidades
App Store Google Play Microsoft Store Aplicação Web