So füllen Sie Ihre VaudTax-Steuererklärung als Selbstständiger aus

Was Sie vor dem Start brauchen

Sammeln Sie diese Dokumente, bevor Sie sich bei VaudTax anmelden:

Wichtige Dokumente

• Steuererklärungsformular (per Post erhalten) mit Ihrer Steuernummer und dem Kontrollcode
• Vorjahres-.vaudtax-Datei (falls Sie letztes Jahr elektronisch eingereicht haben)
• Abgeschlossene Buchhaltung aus Magic Heidi oder Ihrem Buchhaltungssystem
• Lohnausweise falls Sie während des Jahres als Angestellter gearbeitet haben

Zusätzliche Dokumente, die Sie benötigen könnten

• Kontoauszüge oder eRelevé fiscal für automatischen Datenimport
• Bescheinigungen für dritte Säule (3a)
• AVS/BVG-Zahlungsbelege
• Bestätigungen für Berufsversicherungen
• Quittungen für grössere Geschäftsausgaben

Fragebogen für Selbstständige herunterladen: Sie benötigen Formular 21021-b (für Selbstständige ohne kaufmännische Buchhaltung). Laden Sie es vor dem Start von der Website des Kantons Waadt herunter.

Wichtige Fristen, die Sie kennen müssen

• 15. März 2025: Offizielle Frist für die Steuererklärung 2024
• 30. Juni 2025: Automatische Toleranzfrist (kein Antrag nötig)
• 30. September 2025: Maximale Verlängerungsfrist (kostenloser Antrag vor dem 30. Juni)
• Verspätungsgebühren: In der Regel CHF 50 nach den Toleranzfristen

Profi-Tipp: Reichen Sie frühzeitig ein, um Last-Minute-Stress zu vermeiden. Das System kann kurz vor den Fristen langsam werden.

Checkliste für die finale Buchhaltung

Überprüfen Sie diese Ausgabenkategorien in Magic Heidi:

Transportkosten:

• Geschäftsreisen (Zug, Flug, Hotel)
• Kilometerentschädigung bei Nutzung des Privatfahrzeugs
• Parkgebühren für Geschäftstermine
• ÖV-Abonnements für berufliche Nutzung

Allgemeine Geschäftsausgaben:

• Software-Abonnements (Magic Heidi, Adobe, Microsoft 365)
• Domain-Namen und Webhosting
• Berufsverbände und Mitgliedschaften
• Betriebsversicherungsprämien

Dienstleistungen und Marketing:

• Facebook/Google Werbeausgaben
• Freelancer-Zahlungen und Subunternehmer
• Professionelle Beratungsgebühren
• Grafikdesign und Copywriting

Häufig vergessene Abzüge:

• Mobiltelefon (geschäftlicher Anteil)
• Home-Office-Ausgaben (anteilige Miete/Nebenkosten)
• Weiterbildungskurse
• Buchhaltungs- und Steuerberatungskosten
• Bankgebühren und Transaktionskosten

Wichtig: Als Selbstständiger ziehen Sie diese Ausgaben direkt in Ihrer Geschäftsbuchhaltung ab. Sie reduzieren Ihr Nettoergebnis, das Sie in VaudTax angeben.

Berechnen Sie Ihre Zahlen

Sie brauchen zwei Zahlen bereit:

1. Jahresumsatz: Gesamteinnahmen aus allen Rechnungen (vor Ausgaben)
2. Nettoergebnis: Einnahmen minus alle Geschäftsausgaben

In Magic Heidi erscheinen diese in Ihren Jahresberichten. Überprüfen Sie, ob sie mit Ihren Kontoauszügen übereinstimmen.

Schritt 2: VaudTax aufrufen und anmelden

Besuchen Sie die offizielle VaudTax-Plattform unter impots.vd.ch/vaudtax.

Zugangsdaten eingeben

Finden Sie Ihr per Post erhaltenes Steuererklärungsformular. Sie benötigen:

• Steuernummer: Im Originalformat mit Punkten eingeben (Beispiel: 123.123.12)
• Kontrollcode: Ein Buchstabe gefolgt von 5 Ziffern (Beispiel: N12345)

Sicherheitshinweis: Nach 5 fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen wird der Zugang für 60 Minuten gesperrt. Überprüfen Sie Ihre Eingaben sorgfältig.

Alternative: Simulationsmodus

Haben Sie Ihre Zugangsdaten noch nicht? VaudTax bietet einen Simulationsmodus, um die Plattform zu erkunden und Ihre Erklärung zu planen. So können Sie ermitteln, welche Informationen Sie benötigen.

Schritt 3: Vorjahresdaten importieren

VaudTax fragt, ob Sie die Erklärung des Vorjahres importieren möchten. Wählen Sie immer "Ja", wenn verfügbar.

Warum der Import Zeit spart

Der Import übernimmt:

• Persönliche Informationen (Adresse, Familienstand)
• Bankkontodetails
• Versicherungspolicen
• Wiederkehrende Abzüge
• Vorjahresbeträge als Referenzwerte

Akzeptierte Dateiformate

• .vaudtax-Dateien von der Online-Plattform (ab 2023)
• .tax-Dateien von der alten VaudTax-Software (vor 2024)

Erste Steuererklärung? Überspringen Sie diesen Schritt. Sie geben alles manuell ein.

Schritt 4: Ihren Eingabemodus wählen

VaudTax bietet zwei Modi: Geführt und Autonom.

Empfehlung: Wählen Sie den autonomen Modus, ausser Sie haben ungewöhnliche Umstände (mehrere Immobilien, komplexe Anlagen, internationales Einkommen).

Wählen Sie Ihre relevanten Abschnitte

Kreuzen Sie als Selbstständiger diese Felder an:

• ✅ Persönliche Informationen (immer erforderlich)
• ✅ Selbstständige Tätigkeit (Activités indépendantes) - Ihr Hauptabschnitt
• ✅ Unselbstständige Tätigkeit (falls Sie auch als Angestellter gearbeitet haben)
• ✅ Wertschriften und Vermögen (falls Sie Anlagen haben)
• ✅ Immobilien (falls Sie Eigentum besitzen)

Nicht angekreuzte Abschnitte erscheinen nicht, was Ihren Workflow fokussiert hält.

Schritt 5: Persönliche Informationen ausfüllen (Steuerpflichtiger 1)

Dieser Abschnitt behandelt grundlegende Angaben zu Ihnen und Ihrem Haushalt.

Was auszufüllen ist

• Vollständiger Name und Geburtsdatum
• Adresse und Gemeinde
• Zivilstand und Familienzusammensetzung
• Kontaktinformationen (Telefon, E-Mail)

Beschäftigungsstatus-Felder

Kreuzen Sie alles an, was auf Ihre Situation zutrifft:

• Selbstständige Tätigkeit: Immer ankreuzen
• Unselbstständige Tätigkeit: Ankreuzen, wenn Sie Lohnausweise erhalten haben
• Mehrere Tätigkeiten: Häufig bei Freelancern mit Teilzeitanstellung

Beispiel: Viele Berater arbeiten 3 Tage/Woche für einen Kunden (angestellt) und führen gleichzeitig ihr eigenes Geschäft (selbstständig). Kreuzen Sie beide Felder an.

Schritt 6: Unselbstständige Tätigkeit (falls zutreffend)

Füllen Sie diesen Abschnitt nur aus, wenn Sie 2024 einen Lohnausweis (certificat de salaire) erhalten haben.

Haupt- vs. Nebentätigkeit

VaudTax fragt, ob Ihre Anstellung "Haupt-" oder "Nebentätigkeit" war:

• Haupttätigkeit: Erzeugt genug Einkommen zum Leben (typischerweise Vollzeit oder umfangreiche Teilzeit)
• Nebentätigkeit: Zusätzliches Einkommen (kurze Verträge, gelegentliche Arbeit)

Warum es wichtig ist: Haupttätigkeiten haben unterschiedliche steuerliche Behandlung für Abzüge und Sozialversicherungsbeiträge.

Profi-Tipp: Wenn Sie vor dem Wechsel in die volle Selbstständigkeit einen Teil des Jahres Vollzeit gearbeitet haben, zählt diese Beschäftigung für diese Monate als "Haupttätigkeit".

Art der Tätigkeit: Haupt- oder Nebentätigkeit?

Wenden Sie dieselbe Logik wie bei unselbstständiger Tätigkeit an:

• Haupttätigkeit: Ihr Geschäft ist Ihre primäre Einkommensquelle
• Nebentätigkeit: Nebengeschäft während Sie hauptsächlich angestellt sind

Steuerliche Auswirkung: Selbstständige Haupttätigkeiten können für unterschiedliche Abzugslimiten qualifizieren und haben Auswirkungen auf AHV-Beiträge.

Nettoergebnis (Montant du résultat)

Geben Sie Ihren jährlichen Reingewinn ein: Einnahmen minus alle Geschäftsausgaben.

Diese Zahl kommt direkt aus Ihrer Magic Heidi Buchhaltung. Es ist Ihr steuerbares Geschäftseinkommen.

Beispielrechnung:

• Jährliche Rechnungen: CHF 85'000
• Geschäftsausgaben: CHF 28'000
• Nettoergebnis: CHF 57'000 ← Diese Zahl eingeben

Umsatz (Chiffre d'affaires)

Geben Sie Ihren Bruttoumsatz vor Ausgaben ein.

Dieser muss höher sein als Ihr Nettoergebnis. Er zeigt den Steuerbehörden Ihr Geschäftsvolumen.

Im obigen Beispiel: CHF 85'000

Berufliche Vorsorgebeiträge

VaudTax fragt: "Haben Sie Zahlungen an berufliche Pensionskassen (BVG) abgezogen?"

Antworten Sie "Nein" für die meisten Selbstständigen. Hier ist der Grund:

Sie deklarieren Ihre AHV-, BVG- und anderen Versicherungszahlungen später im Abschnitt "Versicherungsprämien und -beiträge" (Primes et cotisations d'assurances). Das ist der richtige Ort für diese Abzüge.

Ausnahme: Antworten Sie nur "Ja", wenn Sie Zahlungen an eine Stiftung der zweiten Säule speziell für Selbstständige geleistet haben und diese nicht bereits in Ihren Geschäftsausgaben enthalten sind.

Schritt 8: Fragebogen für Selbstständige ausfüllen (21021-b)

Laden Sie Formular 21021-b von der Website des Kantons Waadt herunter, falls noch nicht geschehen.

Was dieser Fragebogen abdeckt

Der Fragebogen fragt nach:

• Art Ihrer Geschäftstätigkeit
• Geschäftsadresse (Home-Office oder separater Standort)
• Für das Geschäft genutzte Ausrüstung und Anlagen
• Fahrzeugnutzung für berufliche Zwecke
• Prozentsatz der Wohnung für geschäftliche Nutzung
• Kundenbeziehungen und Hauptverträge

Abschnitte, die Sie normalerweise überspringen können

Die meisten Freelancer und Berater können leer lassen:

• Inventarabschnitte (Sie halten kein Lager)
• Maschinen und Ausrüstung (ausser Computer)
• Geschäftsräume (wenn Sie von zu Hause arbeiten)
• Mitarbeiterinformationen (wenn Sie Einzelunternehmer sind)

Wichtige Abschnitte sorgfältig ausfüllen

Geschäftsbeschreibung: Seien Sie spezifisch, was Sie tun. "Marketing-Beratung" ist besser als "Beratung."

Arbeitsort: Wenn Sie von zu Hause arbeiten, geben Sie den Prozentsatz Ihrer Wohnung an, der ausschliesslich für geschäftliche Zwecke genutzt wird. Dies unterstützt Home-Office-Abzüge.

Fahrzeugnutzung: Wenn Sie ein privates Fahrzeug geschäftlich nutzen, schätzen Sie den Prozentsatz der beruflichen Nutzung (nicht Arbeitsweg).

Unterschreiben und anhängen

Nach dem Ausfüllen unterschreiben Sie den Fragebogen und speichern ihn. Sie hängen ihn vor der Einreichung an Ihre VaudTax-Erklärung an.

Schritt 9: Vermögen und Wertschriften

Deklarieren Sie nicht-geschäftliche Vermögenswerte per 31. Dezember 2024.

Kryptowährungen und Edelmetalle

VaudTax fragt speziell nach:

• Bitcoin, Ethereum und anderen Kryptowährungen
• Gold, Silber und Edelmetalle
• Bargeldbestände über normale Beträge hinaus

Bewertung:

• Kryptowährungen: Marktwert am 31. Dezember 2024 (Börsen prüfen)
• Edelmetalle: Aktueller Marktpreis mal Gewicht/Menge

Steuerliche Behandlung: Diese werden nicht als Einkommen besteuert, zählen aber zum Gesamtvermögen für die Vermögenssteuerberechnung.

Bankkonten und Anlagen

Ihr eRelevé fiscal (elektronischer Steuerauszug von Schweizer Banken) füllt viele Felder automatisch aus. Überprüfen Sie auf Richtigkeit.

Schritt 11: Berufskosten und weitere Abzüge

Verpassen Sie diese häufig vergessenen Abzüge nicht:

Weiterbildung

Abzugsfähig, wenn direkt mit der Aufrechterhaltung Ihrer aktuellen beruflichen Fähigkeiten verbunden (nicht Umschulung für eine neue Karriere). Beispiele:

• Branchenkonferenzen und Seminare
• Erneuerung beruflicher Zertifizierungen
• Technische Kurse
• Geschäftsentwicklungs-Workshops

Limite: CHF 12'900 für Selbstständige (2024)

Kinderbetreuungskosten

Wenn Sie für Kinderbetreuung während der Arbeit zahlen:

• Tatsächliche Kosten bis zu gesetzlichen Limiten abziehen
• Benötigt Quittungen von registrierten Anbietern
• Beide Elternteile müssen arbeiten

Weitere Abzüge

• Zinsen auf Geschäftskredite (nicht private Hypotheken)
• Unterhaltszahlungen
• Politische Parteien und Spendenabzüge (Limiten gelten)

Schritt 12: Regelmässig speichern

VaudTax speichert nicht automatisch. Sie müssen manuell speichern.

So speichern Sie

1. Klicken Sie auf den Speicher-Button auf der rechten Seite
2. Wählen Sie, wo die .vaudtax-Datei gespeichert werden soll
3. Verwenden Sie einen klaren Dateinamen: VaudTax_2024_[IhrName].vaudtax

Alle 10-15 Minuten speichern und nach Abschluss jedes grösseren Abschnitts. Wenn Sie Ihren Browser ohne zu speichern schliessen, geht der gesamte Fortschritt verloren.

Speicher-Tipp: Speichern Sie in einem Cloud-Ordner (Dropbox, Google Drive) für automatisches Backup und Zugriff von mehreren Geräten.

Zu verifizierende Zahlen

• ✓ Nettoergebnis stimmt mit Ihrer Buchhaltungssoftware überein
• ✓ Umsatz ist höher als Nettoergebnis
• ✓ AHV-Beiträge stimmen mit Ihrer Jahresabrechnung überein
• ✓ 3.-Säule-Beiträge überschreiten Limiten nicht
• ✓ Alle Lohnausweise korrekt eingetragen

Anzuhängende Dokumente

• ✓ Formular 21021-b (Fragebogen für Selbstständige) unterschrieben
• ✓ Lohnausweise (falls zutreffend)
• ✓ Belege für ungewöhnliche Abzüge

Häufige Fehler zum Erkennen

Häufigste Fehler, die Selbstständige machen:

1. Verwechslung von privaten und geschäftlichen Ausgaben
2. Vergessen, AHV-Zahlungen abzuziehen
3. Bruttoumsatz statt Nettoergebnis deklarieren
4. Offensichtliche Abzüge vergessen (Software, Berufsverbände)
5. Zahlungsbeträge vom Vorjahr nicht aktualisieren

Doppelt prüfen: Sind Ihre Akontozahlungen (acomptes provisoires) noch angemessen basierend auf dem diesjährigen Einkommen? Wenn sich Ihr Einkommen erheblich geändert hat, beantragen Sie eine Anpassung, um Über- oder Unterzahlung zu vermeiden.

Schritt 14: Ihre Erklärung einreichen

Nach der Überprüfung können Sie elektronisch einreichen.

Regeln für elektronische Einreichung

• 5 Einreichungen Limit: Sie können insgesamt nur 5 Mal elektronisch einreichen
• 6-Tage-Änderungsfenster: Nach der ersten Einreichung haben Sie 6 Tage Zeit für Änderungen und erneute Einreichung
• Nach dem Limit: Weitere Änderungen müssen gedruckt und per Post gesendet werden

Empfehlung: Reichen Sie erst ein, wenn Sie sicher sind, dass alles korrekt ist. Nutzen Sie alle Überprüfungen, bevor Sie auf Einreichen klicken.

Was nach der Einreichung passiert

1. Sofortige Bestätigung: Sie sehen eine Bildschirmbestätigung
2. E-Mail-Quittung: Bestätigung an Ihre registrierte E-Mail
3. Wartezeit auf Veranlagung: Typischerweise 2-6 Monate
4. Provisorische Veranlagung: Sie erhalten Ihre Steuerberechnung
5. Zahlung oder Rückerstattung: Basierend auf der Veranlagung vs. Ihren Akontozahlungen

Akontozahlungen anpassen

Wenn Ihr Einkommen 2024 erheblich von 2023 abwich, beantragen Sie eine Anpassung der Akontozahlung für 2025. Dies verhindert:

• Überzahlung und Verlust der Nutzung Ihres Geldes
• Unterzahlung und eine grosse Steuerrechnung später

Kontaktieren Sie das Steueramt früh im Jahr für Anpassungen.

Professionelle Hilfe für komplexe Situationen

Engagieren Sie einen Steuerberater, wenn Sie:

• Internationales Einkommen oder Kunden haben
• Mehrere Immobilien besitzen
• Erhebliche Investitionen getätigt haben
• Die Rechtsform geändert haben (Umsatzschwelle überschritten)
• Ungewöhnlich komplexe Abzüge haben

Kosten vs. Nutzen: Ein Steuerberater (CHF 500-2'000) kann oft mehr sparen als sein Honorar durch Optimierung.

Fragen zu dieser Anleitung? Kontaktieren Sie uns unter hello@magicheidi.ch. Wir sind hier, um Schweizer Selbstständigen zum Erfolg zu verhelfen.

Zuletzt aktualisiert: Januar 2025 für die Steuererklärung 2024 im Kanton Waadt.