Freiberufler Software für wiederkehrende Ausgaben in der Schweiz

Magic Heidi positioniert sich explizit als Buchhaltungs-App für selbständige Schweizer Fachkräfte – nicht für KMU, nicht für Startups, sondern ausschließlich für Freelancer. Dieser Fokus prägt jede Feature-Entscheidung und sorgt für ein ungewöhnlich schlankes Nutzererlebnis.

✨Kernfunktionen der Ausgabenverwaltung:
Der KI-gestützte Belegscanner ermöglicht es, einen Beleg zu fotografieren und zu beobachten, wie das System automatisch Lieferant, Datum, Betrag und Beschreibung extrahiert. Für internationale Ausgaben – zunehmend üblich bei Freelancern, die mit Kunden im Ausland arbeiten – wandelt Magic Heidi Fremdwährungen automatisch in Schweizer Franken um, basierend auf aktuellen Wechselkursen.

Ausgaben können vom Smartphone oder Computer aus hinzugefügt werden, synchronisieren plattformübergreifend, sodass Sie einen Beleg nach einem Kundengespräch fotografieren und wenige Minuten später auf Ihrem Desktop-Dashboard sehen können. Jede Ausgabe erfasst die Mehrwertsteuer separat, was die spätere MWST-Abrechnung vereinfacht, wenn Sie die CHF 100.000-Grenze überschreiten.

✨Der Vorteil wiederkehrender Ausgaben: Magic Heidi sticht auf dem Schweizer Markt durch native Unterstützung für wiederkehrende Ausgaben hervor. Sie können eine Ausgabe mit monatlicher oder jährlicher Frequenz definieren, die Dauer festlegen und das System automatisch die Buchungen erzeugen lassen.

Dieses Feature ist besonders wertvoll für die Abschreibung von Vermögenswerten. Betrachten Sie ein typisches Szenario: Sie kaufen ein CHF 30.000 teures Fahrzeug für geschäftliche Zwecke. Schweizer Steuerrichtlinien erlauben typischerweise eine Abschreibung über fünf Jahre. In Magic Heidi können Sie eine Ausgabe „Fahrzeugabschreibung“ von CHF 6.000 mit jährlicher Wiederholung über fünf Jahre erstellen. Das System generiert jedes Jahr automatisch die passende Ausgabe, ohne dass Sie eingreifen müssen.

Dasselbe Prinzip gilt für kleinere Vermögenswerte. Ein CHF 3.000 MacBook, das über drei Jahre abgeschrieben wird, wird zu einer jährlichen wiederkehrenden Ausgabe von CHF 1.000. Software-Abonnements, Versicherungsprämien, Büromiete – alles mit vorhersehbarem Zeitplan kann einmal konfiguriert und anschließend vergessen werden.

✨Preisgestaltung und Zugänglichkeit: Magic Heidi bietet eine kostenlose Testversion, die bis zu drei Rechnungen und drei Ausgaben erlaubt – ausreichend, um zu prüfen, ob die Benutzeroberfläche Ihrem Arbeitsstil entspricht. Bezahlte Abonnements sind etwa 30 % günstiger als Bexio, was sie für Freelancer attraktiv macht, die jeden Franken im Blick behalten.

Die App ist für iPhone, Android, Mac, Windows und Web verfügbar – echte plattformübergreifende Unterstützung, die es Ihnen ermöglicht, so zu arbeiten, wie Sie es bevorzugen.

✨Einschränkungen:
Magic Heidi verzichtet bewusst auf Funktionen, die KMU benötigen könnten, wie Lohnabrechnung, Lagerverwaltung oder Mehrbenutzerzugriff. Wenn Sie über ein Ein-Personen-Unternehmen hinaus wachsen, könnten Sie dieses Tool irgendwann überfordern. Für Solo-Freelancer bedeutet dieser fokussierte Ansatz jedoch weniger Komplexität und schnellere Arbeitsabläufe.

Mit über 80.000 Kunden ist Bexio zur dominanten Business-Software-Plattform der Schweiz geworden. Der umfassende Funktionsumfang deckt nahezu jeden administrativen Bedarf eines Unternehmens ab.

✨Kernfunktionen der Ausgabenverwaltung:
Bexio verarbeitet Lieferantenrechnungen und Ausgaben über sein Beschaffungsmodul. Belege können mit der bexio Go Mobile-App gescannt werden, und ein KI-gestütztes Extraktionssystem liest QR-Rechnungen automatisch aus. Die Bankintegration mit großen Schweizer Instituten (UBS, PostFinance, Raiffeisen, Zürcher Kantonalbank und andere) ermöglicht die automatische Abstimmung von Zahlungen.

Das Mehrwertsteuer-Management ist besonders gründlich, berechnet Verpflichtungen und erstellt Dokumentationen für die Rückmeldungen. Für Freelancer, die eine detaillierte Projektverfolgung benötigen, erlaubt Bexio die Zuordnung von Ausgaben zu bestimmten Projekten, was eine effiziente Abrechnung auf Basis erfasster Stunden ermöglicht.

✨Verwaltung wiederkehrender Ausgaben:
Bexio unterstützt wiederkehrende Rechnungen – nützlich, wenn Kunden auf Retainer-Basis abgerechnet werden – aber das Ausgabenmanagement konzentriert sich eher auf die Verarbeitung eingehender Kosten als auf die Automatisierung ihrer Erfassung. Die Funktion „bexio Pay“ für intelligentes Ausgabenmanagement automatisiert die Buchung von verbundenen Firmenkarten, bietet jedoch nicht die „einmal definieren – immer generieren“-Funktionalität für manuelle wiederkehrende Ausgaben.

Für die Abschreibungsverfolgung nutzt Bexio seine Anlagenverwaltungsfunktionen anstelle eines Systems für wiederkehrende Ausgaben. Dies funktioniert gut für Unternehmen, die mit der doppelten Buchführung vertraut sind, fügt jedoch für Freelancer, die Einfachheit suchen, zusätzliche Komplexität hinzu.

✨Preisgestaltung und Zugänglichkeit:
Das Starter-Paket von Bexio beginnt bei CHF 45 pro Monat, Pro bei CHF 75 und Pro+ bei CHF 125. Eine 30-tägige kostenlose Testversion umfasst die volle Pro+-Funktionalität. Diese Preise spiegeln eine Lösung wider, die für wachsende Unternehmen konzipiert ist, nicht für einzelne Freelancer – der Funktionsumfang rechtfertigt die Kosten für KMU, aber Einzelunternehmer zahlen möglicherweise für Funktionen, die sie nie nutzen.

✨Einschränkungen:
Die Lernkurve stellt eine echte Herausforderung dar. Die Tiefe der Funktionen von Bexio bedeutet mehr Menüs, mehr Optionen und mehr Zeit, um zu verstehen, wo sich alles befindet. Die Einrichtung erfordert die Konfiguration von Kontenplänen, Bankverbindungen und Mehrwertsteuereinstellungen. Für Freelancer, die nur Ausgaben verfolgen und Rechnungen erstellen möchten, kann dieser Aufwand übermäßig erscheinen.

Einige Nutzer stellen außerdem fest, dass in vielen Szenarien weiterhin manuelle Dateneingaben für Ausgaben erforderlich sind – die KI-Unterstützung verbessert die Effizienz, beseitigt jedoch nicht die wiederholte Arbeit bei wiederkehrenden Kosten.

KLARA, Teil der Schweizerischen Post, hat sich zu einer umfassenden Business-Plattform entwickelt, die über 50.000 Schweizer Unternehmen bedient. Die Unterstützung durch eine der vertrauenswürdigsten Institutionen der Schweiz bietet Stabilität und lokales Fachwissen.

✨Kernfunktionen der Ausgabenverwaltung:
Die myKLARA Mobile-App ermöglicht das Scannen von Belegen mit KI-gestützter Buchung, sodass Freelancer Ausgaben unterwegs erfassen können. Die automatisierte Bankabstimmung von KLARA verbindet sich mit über 40 Schweizer Banken und verbucht Transaktionen mit einem einzigen Klick. Das System legt Wert auf Zugänglichkeit für Nutzer ohne Buchhaltungskenntnisse – intelligente Kategorisierung hilft Nicht-Buchhaltern, Ausgaben korrekt zu erfassen.

✨Wiederkehrende Funktionen: KLARA unterstützt wiederkehrende Rechnungen zur Abrechnung von Kunden in regelmäßigen Abständen, fokussiert sich jedoch wie Bexio hauptsächlich auf ausgehende und nicht auf eingehende Transaktionen. Das Investment-Management mit automatischer Abschreibung ist verfügbar und übernimmt die Berechnung sowie die Integration in die Buchhaltung für Anlagegüter, befindet sich jedoch innerhalb eines komplexeren Funktionsumfangs und nicht in einer einfachen Oberfläche für wiederkehrende Ausgaben.

✨Preisgestaltung und Zugänglichkeit:
KLARA Business-Pakete beginnen bei CHF 17,90 pro Monat für Basic und CHF 35 für Plus. Eine 30-tägige kostenlose Testversion ermöglicht die Bewertung der Plattform. Die Cloud-Basis und die Unterstützung durch die Schweizer Post bieten Sicherheit in Bezug auf Datenschutz und langfristige Verfügbarkeit.

✨Einschränkungen:
Die Bandbreite von KLARA – Buchhaltung, Lohnabrechnung, POS, Online-Shops, Terminbuchung – kann Freelancer überfordern, die lediglich Ausgaben- und Rechnungsverwaltung benötigen. Die Plattform deckt viele Anwendungsfälle ab, was bedeutet, dass Funktionen für Einzelhandelsgeschäfte oder Unternehmen mit Mitarbeitern navigiert werden müssen, selbst wenn sie auf Ihre Situation nicht zutreffen.

Banana Accounting unterstützt Schweizer Unternehmen seit 1990 und ist damit eine der traditionsreichsten Optionen auf dem Markt. Die tabellenartige Oberfläche wirkt vertraut für alle, die mit Excel umgehen können.

✨Kernfunktionen der Ausgabenverwaltung:
Banana bietet vollständige doppelte Buchführung mit detaillierter Kontrolle über jeden Eintrag. Nutzer können Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten auf granularer Ebene nachverfolgen. Die Schweizer Mehrwertsteuer wird sowohl mit effektiven als auch Pauschalmethoden unterstützt, und die Software erstellt konforme Finanzabschlüsse.

Der Ansatz legt Wert auf Kontrolle – jede Transaktion ist in Tabellenform sichtbar, kann frei bearbeitet werden, und Sie behalten die vollständige Übersicht über Ihre Finanzdaten.

✨Verwaltung wiederkehrender Ausgaben:
Banana unterstützt wiederkehrende Buchungen über die Funktion „Wiederkehrende Transaktionen“, mit der Vorlagen für regelmäßige Buchungen definiert werden können. Dies erfordert jedoch Kenntnisse der doppelten Buchführung. Sie geben nicht einfach „CHF 50 monatlich für Cloud-Speicher“ ein – Sie definieren Sollkonten, Habenkonten und Buchungsregeln.

✨Preisgestaltung und Zugänglichkeit:
Der Professional-Plan kostet CHF 89 pro Jahr, der Advanced-Plan CHF 179 für Nutzer, die erweiterte Funktionen wie fortgeschrittene MWST-Berichte benötigen. Eine kostenlose Version erlaubt begrenzte Transaktionen, geeignet zur Evaluation oder für sehr kleine Betriebe.

Banana wird als Desktop-Software (Mac und Windows) betrieben, nicht als Cloud-Service. Mobile Apps sind verfügbar, jedoch eher für Tablets als für Smartphones optimiert.

✨Einschränkungen:
Die Lernkurve ist für Nutzer ohne Buchhaltungskenntnisse steil. Während Buchhalter die Flexibilität von Banana schätzen, könnten Freelancer, die lediglich Ausgaben verfolgen und Steuern einreichen möchten, Schwierigkeiten mit Terminologie und Arbeitsabläufen haben, die Buchhaltungswissen voraussetzen.

Es gibt kein KI-gestütztes Belegscanning oder automatische Datenerfassung. Die Bankanbindung erfordert Dateiimporte statt direkter Verbindungen. Für Freelancer, die moderne Komfortfunktionen suchen, kann Banana trotz technischer Fähigkeiten altmodisch wirken.

CashCtrl zeigt, dass „kostenlos“ nicht gleich „eingeschränkt“ bedeutet. Diese in der Schweiz entwickelte Cloud-Plattform bietet überraschend umfassende Funktionen ohne Kosten, finanziert durch die PRO-Stufe und die Unterstützung der Community.

✨Kernfunktionen der Ausgabenverwaltung:
Die kostenlose Version umfasst vollständige doppelte Buchführung, Debitoren- und Kreditorenverwaltung, Kontaktmanagement, QR-Rechnungserstellung, Schweizer Mehrwertsteuerunterstützung und umfassende Berichterstattung. Kontoauszugsimporte funktionieren über ISO 20022 camt-Dateien, den Schweizer Bankstandard.

Die Oberfläche ist sauber und modular, wodurch die Navigation einfacher ist als bei einigen umfangreicheren Plattformen. Da sie webbasiert ist, ist der Zugriff von jedem Gerät mit Browser möglich, jedoch gibt es keine dedizierte mobile App.

✨Verwaltung wiederkehrender Ausgaben: CashCtrl unterstützt wiederkehrende Buchungen über Buchungsvorlagen, ähnlich wie bei Banana. Sie definieren die Buchung einmal und können sie für wiederholte Buchungen abrufen. Dies bleibt jedoch ein manueller Abrufprozess und keine automatische Generierung nach Zeitplan.

✨Preisgestaltung und Zugänglichkeit:
„Forever free“ ist ein starkes Angebot. Die PRO-Version für CHF 340 pro Jahr bietet Multi-Client-Management, erweiterte Analysen, API-Zugang und zusätzliche Funktionen, die die meisten Einzel-Freelancer nicht benötigen werden.

✨Einschränkungen:
Die Plattform erfordert grundlegende Buchhaltungskenntnisse, um effektiv genutzt zu werden. Begriffe wie „Soll“, „Haben“ und „Kontenplan“ tauchen überall in der Oberfläche auf. Wer die doppelte Buchführung versteht, erhält mit CashCtrl ausgezeichneten Gegenwert. Für Nutzer, die mit Buchhaltungsbegriffen Schwierigkeiten haben, kann die Lernkurve frustrierend sein.

Die mobile Unterstützung ist begrenzt – die Weboberfläche funktioniert auf Smartphones, ist jedoch nicht für kleine Bildschirme optimiert. Für Freelancer, die Belege fotografieren und Ausgaben unterwegs kategorisieren möchten, ergeben sich dadurch praktische Einschränkungen.

SmallInvoice bietet eine tatsächlich kostenlose Stufe, die es für Freelancer, die gerade ihr Geschäft starten, attraktiv macht.

✨Kernfunktionen der Ausgabenverwaltung:
Die Plattform deckt Rechnungsstellung, Ausgabenverwaltung, Zeiterfassung und Projektmanagement ab. Die Unterstützung der Schweizer QR-Rechnung gewährleistet die Einhaltung der Zahlungsstandards. Die Datenspeicherung in der Schweiz mit 256-Bit-Verschlüsselung bietet Sicherheit und Vertrauen.

✨Verwaltung wiederkehrender Ausgaben: SmallInvoice bietet Werkzeuge zur Verwaltung wiederkehrender Ausgaben, wobei Nutzerbewertungen darauf hinweisen, dass die Ausgabenverfolgung mehr manuelle Eingaben erfordert als bei modernen Alternativen. Im Gegensatz zu Tools mit KI-gestütztem Scanning erwartet SmallInvoice, dass Nutzer die Ausgabendetails direkt eingeben.

✨Preisgestaltung und Zugänglichkeit:
Die kostenlose Stufe bietet ausreichend Funktionen für grundlegende Anforderungen. Bezahlte Upgrades schalten zusätzliche Funktionen für wachsende Unternehmen frei.

✨Einschränkungen:
Die Oberfläche kann zunächst überwältigend wirken, da viele Funktionen sichtbar sind, die Freelancer möglicherweise nicht benötigen. Die Dokumentation ist begrenzt, was selbstständiges Lernen erschwert. Für Nutzer, die Automatisierung und KI-Unterstützung suchen, erfordert der manuelle Ansatz von SmallInvoice zusätzlichen Zeitaufwand.