Buchhaltung für Selbstständige in der Schweiz
Sie haben Ihre selbstständige Tätigkeit gestartet. Die ersten Rechnungen sind verschickt. Aber eine Frage lässt Sie nicht los: Wie führe ich meine Buchhaltung, ohne Nächte dafür zu opfern? Gute Nachricht: In der Schweiz kann die Buchhaltung für Selbstständige einfach bleiben.
Müssen Sie wirklich Buch führen?
Ja. Aber die gute Nachricht? Bis CHF 500'000 Jahresumsatz genügt eine vereinfachte Buchhaltung. Die meisten Schweizer Freelancer können die «Milchbüechli»-Methode nutzen – einfach, effizient, legal.
Einfache vs. doppelte Buchhaltung
Welche Methode passt zu Ihrer selbstständigen Tätigkeit?
Die vereinfachte Buchhaltung umfasst:
- Liste Ihrer Einnahmen (ausgestellte Rechnungen)
- Liste Ihrer Geschäftsausgaben
- Berechnung des Reingewinns (Einnahmen - Ausgaben)
Vorteile:
- ✅ Einfach selbst zu führen
- ✅ Kein Treuhänder nötig
- ✅ Eine einfache Excel-Tabelle genügt
Für 90% der Freelancer ist die vereinfachte Buchhaltung perfekt geeignet.
Ihre Buchhaltung führen
Schritt für Schritt
Drei wesentliche Schritte für eine ordentliche Buchhaltung
Schritt 1: Jede Rechnung erfassen
Erstellen Sie eine Tabelle mit Datum, Nummer, Kunde, Nettobetrag, MWST und Zahlungsdatum. Nummerieren Sie Ihre Rechnungen fortlaufend (2025-001, 2025-002...).
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Kunde und Bruttobetrag
- Link zum Dokument
Schritt 2: Abzugsfähige Ausgaben erfassen
Jede Ausgabe mit klarem Bezug zu Ihrer beruflichen Tätigkeit ist wahrscheinlich abzugsfähig (Art. 27 DBG).
- Büro- und Raumkosten
- Berufsausrüstung
- Marketing und Weiterbildung
- Versicherungen und Beiträge
Schritt 3: Belege aufbewahren
Das Schweizer Gesetz verlangt, Buchhaltungsunterlagen 10 Jahre aufzubewahren. Fotografieren Sie Quittungen sofort.
- Originalrechnung oder -beleg
- Foto oder Scan in guter Qualität
- Verknüpfung in Ihrer Buchhaltung
- Sichere Datensicherung
Alle Ausgaben, die Sie abziehen können
Wenn Sie einen klaren Zusammenhang zwischen einer Ausgabe und Ihrer beruflichen Tätigkeit herstellen können, ist sie wahrscheinlich abzugsfähig. Hier die wichtigsten Kategorien.
Abzugsfähige Ausgaben nach Kategorie
Maximieren Sie Ihre Steuerabzüge legal
Büro und Räume
Coworking-Miete, Homeoffice-Anteil, anteilige Nebenkosten
Ausrüstung
Computer, Telefon, Möbel, Software und Abonnements
Reisen
ÖV, Kilometerpauschale, Parkgebühren bei Kunden
Marketing
Website, Werbung, Visitenkarten, Flyer
Weiterbildung
Kurse, Zertifizierungen, Fachliteratur, Konferenzen
Versicherungen
Berufshaftpflicht, Verbandsbeiträge, Treuhänderkosten
Die wichtigen Schwellenwerte
für 2025
Zwei wichtige Schwellenwerte bestimmen Ihre Pflichten: CHF 100'000 für die MWST und CHF 500'000 für die vollständige Buchhaltung.
Obligatorische MWST-Registrierung
Standard-MWST-Satz 2025
Vollständige Buchhaltung obligatorisch
Auch unter der MWST-Schwelle möglich
AHV-Beiträge: Was Sie zahlen müssen
Als Selbstständiger zahlen Sie Ihre Sozialabgaben selbst. Kein Arbeitgeber teilt die Rechnung mit Ihnen.
AHV/IV/EO-Sätze 2025
| Jahreseinkommen | Beitragssatz |
|---|---|
| Unter CHF 10'100 | Minimum CHF 530/Jahr |
| CHF 10'100 bis 60'500 | Degressiver Satz (5.371% bis 10%) |
| Über CHF 60'500 | 10% des Einkommens |
Konkretes Beispiel: Nettoeinkommen von CHF 80'000 → AHV-Beitrag ca. CHF 8'000/Jahr
Vergessen Sie nicht die weiteren Abgaben:
- 🏥 Krankenversicherung (obligatorisch, zu Ihren Lasten)
- 💰 Berufliche Vorsorge (2. Säule, freiwillig für Selbstständige)
- ⚠️ Unfallversicherung (obligatorisch bei Personal)
Säule 3a: Ihr bester Steuerfreund
Jeder in die Säule 3a eingezahlte Franken ist vom steuerbaren Einkommen abziehbar. Bei einem Grenzsteuersatz von 30% sparen Sie mit CHF 7'056 Einzahlung über CHF 2'100 Steuern.
Säule-3a-Maximalbeträge 2025
| Situation | Maximalbetrag pro Jahr |
|---|---|
| Mit Pensionskasse (2. Säule) | Maximal CHF 7'056 |
| Ohne Pensionskasse | 20% des Nettoeinkommens, max. CHF 35'280 |
Sofort handeln: Eröffnen Sie ein 3a-Konto, falls noch nicht geschehen. Zahlen Sie jedes Jahr vor dem 31. Dezember den Maximalbetrag ein.
Excel oder Buchhaltungssoftware: Was wählen?
Vergleich der Lösungen für Ihre Buchhaltung als Selbstständiger in der Schweiz
| Kriterium | Magic Heidi | Google Sheets | Banana | Bexio |
|---|---|---|---|---|
| Preis pro Jahr | Ab CHF 99 | Gratis | Ab CHF 89 | Ab CHF 348 |
| Ideal für | ✓ Freelancer | ⚠ Sehr wenige Transaktionen | ✗ Klassische Buchhaltung | ✗ Wachsende KMU |
| Automatisierung | ✓ Vollständig | ✗ Manuell | ⚠ Begrenzt | ✓ Ja |
| Integrierte Rechnungsstellung | ✓ Ja | ✗ Nein | ✗ Nein | ✓ Ja |
| KI-Belegscan | ✓ Inklusive | ✗ Nein | ✗ Nein | ⚠ Kostenpflichtig |
Belege scannen im Handumdrehen
Gewöhnen Sie sich an, Quittungen sofort zu fotografieren. Kassenbelege verblassen mit der Zeit. Magic Heidi extrahiert die Daten automatisch dank KI.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich einen Treuhänder beauftragen?
Nein, das ist nicht obligatorisch. Als Selbstständiger können Sie Ihre Buchhaltung selbst führen. Ein Treuhänder wird nützlich, wenn Ihre Tätigkeit komplexer wird oder Ihnen die Zeit fehlt.
Was passiert, wenn ich keine Buchhaltung führe?
Die Steuerverwaltung wird Ihr Einkommen schätzen – in der Regel zu Ihrem Nachteil. Bei einer Kontrolle riskieren Sie Bussen und Steuernachzahlungen mit Zinsen.
Kann ich mein Homeoffice abziehen?
Ja, wenn Sie einen Raum ausschliesslich für Ihre Tätigkeit nutzen. Berechnen Sie den Anteil nach Fläche (z.B. Büro 10m² in einer Wohnung von 80m² = 12.5% der Miete abzugsfähig).
Wann muss ich meine AHV-Akonto-Beiträge zahlen?
In der Regel vierteljährlich. Ihre kantonale AHV-Ausgleichskasse sendet Ihnen die Einzahlungsscheine. Reservieren Sie etwa 10% Ihres Nettoeinkommens.
Wie lange muss ich meine Dokumente aufbewahren?
Mindestens 10 Jahre. Bewahren Sie Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge und Ausgabenbelege auf.
Wie funktioniert die Steuererklärung?
Am Ende des Steuerjahres deklarieren Sie Ihr Nettoeinkommen (Gesamteinnahmen - abzugsfähige Ausgaben). Legen Sie Ihre Buchhaltung, AHV-Bescheinigung und Säule-3a-Belege über die kantonale Software bei (ZHprivateTax, BE-Login, eTax...).
5 Prinzipien für eine erfolgreiche Buchhaltung
Befolgen Sie diese einfachen Regeln für eine stressfreie Buchhaltung
1. Alles erfassen
Jede Rechnung, jede Ausgabe – ohne Ausnahme
2. Belege aufbewahren
Fotos von Quittungen, PDF-Rechnungen, Kontoauszüge
3. Organisiert bleiben
Ein einfaches, aber konsequentes System ist besser als ein komplexes, das aufgegeben wird
4. Abgaben einplanen
AHV, Steuern, MWST falls zutreffend – regelmässig Rücklagen bilden
5. Legal optimieren
Säule 3a, abzugsfähige Ausgaben – jeder Franken zählt
Vereinfachen Sie Ihre Buchhaltung noch heute
Magic Heidi kombiniert Rechnungsstellung und Buchhaltung in einer einfachen Oberfläche, entwickelt für Schweizer Selbstständige. Schluss mit doppelter Erfassung. Schluss mit Vergessen.
Letzte Aktualisierung: 2025. Die genannten Beträge und Sätze sind Richtwerte. Konsultieren Sie Ihre kantonale Verwaltung für offizielle Informationen.