Bexio Ausgaben erstellen: Der komplette Guide
Das Erfassen von Ausgaben in Bexio verwirrt viele Nutzer. Aufwendungen oder Lieferantenrechnungen? Diese Anleitung zeigt Ihnen beide Wege – und eine deutlich einfachere Alternative.
Das grösste Problem bei Bexio-Ausgaben
Über 80'000 Schweizer KMUs nutzen Bexio. Doch in Foren und Bewertungen taucht ein Thema immer wieder auf: Die Ausgabenverwaltung ist unnötig kompliziert. Der Hauptgrund? Bexio unterscheidet zwischen zwei Arten von Ausgaben.
Aufwendung vs. Lieferantenrechnung
| Aufwendung | Lieferantenrechnung |
|---|---|
| Bereits bezahlt (Kassenbeleg, Barausgabe) | Noch nicht bezahlt (offene Rechnung) |
| Direkte Verbuchung | Erst Erfassung, dann Zahlung |
| Keine Aufteilung auf mehrere Konten möglich | Aufteilung möglich |
Wählen Sie die falsche Option, stimmt Ihre Buchhaltung nicht. Und eine nachträgliche Korrektur kostet Zeit.
Bevor Sie starten: Das Setup
Ohne saubere Grundeinstellungen funktioniert nichts. Prüfen Sie diese Punkte.
Mehrwertsteuer-Einstellungen
MwSt-Grundeinstellungen müssen zu Beginn einer Steuerperiode konfiguriert werden. Öffnen Sie Einstellungen → Finanzen → Mehrwertsteuer.
Kontenplan vorbereiten
Legen Sie häufige Aufwandkonten fest: Büromaterial, Reisekosten, Telefon/Internet, Software-Abos, Fahrzeugkosten.
bexio Go App installieren
Die mobile App ermöglicht Belege scannen, QR-Rechnungen erfassen und unterwegs Ausgaben erfassen.
Aufwendung erstellen (bereits bezahlt)
Nutzen Sie diese Methode für Kassenbelege, Tankquittungen und sofort bezahlte Kleinausgaben.
Schritt-für-Schritt Anleitung: Aufwendung
Schritt 1: Melden Sie sich bei Bexio an und navigieren Sie zu Einkauf im Hauptmenü.
Schritt 2: Wählen Sie Aufwendungen (nicht Lieferantenrechnungen).
Schritt 3: Klicken Sie auf + Neue Aufwendung und füllen Sie aus:
- Datum: Wann wurde bezahlt?
- Beschreibung: Was wurde gekauft?
- Betrag: Inkl. oder exkl. MwSt
- Konto: Aufwandkonto auswählen
- MwSt-Satz: Passenden Satz wählen
Schritt 4: Ziehen Sie den gescannten Beleg per Drag & Drop in das Feld.
Schritt 5: Klicken Sie auf Speichern. Die Buchung wird automatisch erstellt.
⚠️ Einschränkung: Bexio erlaubt keine Aufteilung auf mehrere Konten. Wenn ein Beleg verschiedene Positionen enthält, müssen Sie eine Lieferantenrechnung erstellen oder eine manuelle Buchung vornehmen.
Lieferantenrechnung erfassen (noch nicht bezahlt)
Für Rechnungen von Lieferanten, die Sie später bezahlen.
Schritt-für-Schritt Anleitung: Lieferantenrechnung
Schritt 1: Gehen Sie zu Einkauf → Lieferantenrechnungen.
Schritt 2: Klicken Sie auf + Neue Lieferantenrechnung und geben Sie ein:
- Lieferant: Bestehenden wählen oder neu anlegen
- Rechnungsnummer: Nummer vom Lieferanten
- Rechnungsdatum: Datum auf der Rechnung
- Fälligkeitsdatum: Zahlungsfrist
- Positionen: Einzelne Posten mit Konto und MwSt
Schritt 3: Fügen Sie die Rechnung als PDF hinzu.
Schritt 4: Nach dem Speichern bleibt die Rechnung als offen markiert.
Schritt 5: Zahlung verarbeiten
- Öffnen Sie die Lieferantenrechnung
- Klicken Sie auf Zahlung erfassen
- Wählen Sie das Zahlungskonto (Bank/Kasse)
- Bestätigen Sie
bexio Go App:
Belege unterwegs scannen
Die mobile App beschleunigt den Prozess erheblich.
QR-Rechnungen automatisch
Scannen Sie den QR-Code und Bexio erstellt automatisch eine Lieferantenrechnung mit allen Daten.
- bexio Go öffnen
- QR-Code scannen
- Angaben prüfen
- Bestätigen
Belege ohne QR-Code
Für Kassenbelege und Quittungen fotografieren Sie den Beleg in der App.
- Beleg fotografieren
- KI schlägt Daten vor
- Aufwandkonto wählen
- Ausgabe erstellen
Kreditkartenabrechnungen
Zwei Optionen: Als Sammellieferantenrechnung oder einzelne Aufwendungen pro Position.
- Gesamte Abrechnung erfassen
- Jede Position einzeln hinzufügen
- Mit Kreditkartenkonto verknüpfen
- Oder einzelne Aufwendungen
Häufige Fehler vermeiden
Diese Fehler kosten Zeit und können Ihre Buchhaltung durcheinanderbringen.
Falsche Methode gewählt
Prüfen Sie immer: Ist das Geld bereits geflossen? Ja = Aufwendung. Nein = Lieferantenrechnung.
MwSt-Satz vergessen
Kontrollieren Sie jeden Beleg auf den MwSt-Satz. Schweizer Sätze: 8.1%, 2.6%, 0%.
Kein Beleg angehängt
Hängen Sie immer den Originalbeleg an. Digital gilt in der Schweiz als Nachweis.
Aufwandkonto falsch
Legen Sie eine Kontenliste an und nutzen Sie immer dieselben Konten für gleiche Ausgabenarten.
Wöchentliche Routine für saubere Buchhaltung
Einmal pro Woche sollten Sie:
- Belege scannen: Alle physischen Belege digitalisieren
- Banktransaktionen abholen: Bexio-Banking synchronisieren
- Offene Posten verarbeiten: Lieferantenrechnungen bezahlen
- Kontoabstimmung: Bankkonten mit Bexio abgleichen
Zeitaufwand: 30-60 Minuten pro Woche für die meisten Kleinunternehmen.
Der einfachere Weg: Magic Heidi
Wenn Ihnen das alles zu kompliziert erscheint, gibt es eine Alternative. Magic Heidi wurde speziell für Schweizer Selbstständige entwickelt, die keine Buchhaltungskenntnisse haben (oder haben wollen).
Bexio vs. Magic Heidi
Welche Lösung passt besser zu Ihnen?
| Kriterium | Magic Heidi | Bexio |
|---|---|---|
| Schritte pro Ausgabe | 3 | 5-7 |
| Buchhaltungswissen nötig | ✓ Nein | ✗ Ja |
| Kontenauswahl | Automatisch (KI) | Manuell |
| Aufwendung vs. Lieferantenrechnung | ✓ Automatisch | ✗ Muss entscheiden |
| Mobile App | ✓ Ja | ✓ Ja (bexio Go) |
| Preis/Monat | Ab CHF 25 | Ab CHF 45 |
Für wen eignet sich was?
Die richtige Wahl hängt von Ihrer Situation ab.
Bexio ist besser wenn Sie...
Ein Team mit mehreren Mitarbeitern haben, komplexe Buchhaltungsanforderungen haben, einen externen Treuhänder nutzen oder bereits in Bexio investiert haben.
Magic Heidi ist besser wenn Sie...
Selbstständig oder Freelancer sind, keine Buchhaltungskenntnisse haben, möglichst wenig Zeit für Administration aufwenden wollen oder eine einfache, schnelle Lösung suchen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Aufwendungen und Lieferantenrechnungen?
Aufwendungen sind für bereits bezahlte Ausgaben (Kassenbelege). Lieferantenrechnungen sind für Rechnungen, die Sie noch bezahlen müssen.
Kann ich eine Aufwendung auf mehrere Konten aufteilen?
Nein, das ist in Bexio nicht möglich. Nutzen Sie stattdessen eine Lieferantenrechnung mit mehreren Positionen.
Muss ich Papierbelege aufbewahren?
In der Schweiz gilt: Digitale Belege sind ausreichend, wenn sie unverändert und lesbar gespeichert sind. Empfehlung: Mindestens 10 Jahre aufbewahren.
Wie verarbeite ich Auslandszahlungen?
Erfassen Sie Fremdwährungsrechnungen mit dem Originalbetrag. Bexio rechnet automatisch mit dem aktuellen Kurs um. Bei der Zahlung entstehende Kursdifferenzen werden separat verbucht.
Was kostet Bexio aktuell?
Stand 2025: Starter CHF 45/Monat (1 Nutzer), Pro CHF 75/Monat (bis 3 Nutzer), Pro+ CHF 125/Monat (bis 25 Nutzer). 30 Tage kostenlos testen möglich.
Effizienz durch die richtige Wahl
Bexio ist ein mächtiges Werkzeug für Schweizer KMUs. Die Ausgabenverwaltung erfordert jedoch ein gewisses Verständnis und regelmässige Pflege. Für Selbstständige und Freelancer, die ihre Zeit lieber für Kunden als für Buchhaltung nutzen, bietet Magic Heidi den einfacheren Weg.
Testen Sie Magic Heidi kostenlos
KI-gestützte Belegerfassung ohne Buchhaltungswissen – ohne Unterscheidung zwischen Aufwendungen und Lieferantenrechnungen, ohne Kontenplan, ohne Komplexität.