Pourquoi il ne faut jamais facturer par projet et quelle est la meilleur alternative

Que ce soit en tant qu'indépendant (freelance) ou comme employé d'une agence, j'ai acquis une certaine expérience dans la gestion de projets et la gestion des relations clients.

Ainsi, à force d'expérience, j'en suis arrivé à la conclusion que de facturer un coût fixe pour un projet est toujours une mauvaise idée. Que ce soit un projet de développement web, de design ou simplement de gestion de projet.

Ayant cependant rencontré beaucoup d'indépendants qui facturent par projet, j'aimerai prendre le temps d'expliquer pourquoi je pense qu'ils font une erreur, et pourquoi tout le monde devrait facturer à l'heure.

Les problèmes de la facturation par projet

La raison principale pour laquelle la facturation par projet est si populaire est qu'elle est demandée par beaucoup de clients. En effet, ceux-ci sont rassurés par la perspective d'avoir un coût fixe, négocié à l'avance.

Beaucoup de freelance proposent donc cette option, simplement parce que c'est ce que les clients demandent.

Difficulté d'estimer un projet

En tant que développeur par exemple, il est standard de recevoir des questions du type "Combien ça couterait de développer une application comme Facebook". C'est un cas extrême mais le problème reste sérieux: il est difficile, voir impossible, d'estimer correctement le temps que va prendre un projet.

Les agences qui proposent de faire un cahier des charges et donc d'estimer précisément le coût d'un projet, facturent environ 10-20% du coût du projet total simplement pour l'estimation du projet.

Ainsi, le client qui voulait payer le minimum, se retrouve à payer une somme conséquente simplement pour avoir une estimation précise du coût du projet.

Des intérêts contradictoires entre le client et le fournisseur de prestation

Durant mes mois de travail dans une agence de développement web, la profitabilité de chaque projet était calculée de la manière suivante:

Heures facturées au client / heures de travail réelles

Le budget d'un projet était toujours négocié avant le démarrage du développement par l'équipe de vente. Ainsi, avec les heures facturées au client constantes, il ne restait que les heures de travail réelles qui étaient variables et sur lesquelles le chef de projet pouvait avoir un impact.

Ayant été un chef de projet moi-même, je me rappelle très bien que pour atteindre la profitabilité attendue de moi, je devais toujours consommer le moins d'heures de travail possible, donc:

• Coder de manière aussi rapide que possible
• Refuser toutes les demandes de changement du client qui n'étaient pas incluses dans le cahier de charge initial.
• Réduire au maximum toutes les tâches qui n'amènent pas de résultats visibles (en programmation, la création de tests, gestion d'erreurs, etc...)

De plus, si le projet se complique, cela génère énormément de tensions et de frustrations de tous les côtés: le chef de projet voit la profitabilité de son projet s'effondrer et va essayer de passer le moins d'heures possibles sur le projet, ce qui va frustrer le client encore plus.

Avantages de la facturation par heure

Tournons nous maintenant vers la facturation par heure pour comprendre quels sont les avantages.

La facturation par heure peut évidemment aussi poser certains problèmes, par exemple ça devient dans l'interêt du fournisseur de prestataire de passer autant d'heures que possible sur le projet.

Mais ce risque peut être facilement mitigé:

• Si l'inquiétude est que le coût du projet va exploser, une simple limite d'heures peut être définie et c'est au fournisseur de service d'informer le client s'il pense dépasser la limite au fur et à mesure que le projet avance.
• Si l'inquiétude est que le fournisseur va facturer des heures sans avoir travaillé, il faut choisir un autre fournisseur. Il s'agirait de fraude et si le niveau de confiance entre le client et l'indépendant est si bas, il y a un problème plus général.

Comme on le voit à travers ces risques, de manière générale, la facturation par heure encourage la transparence et la communication entre les deux partis. C'est dans l'interêt des deux partis de s'assurer que tout à été clairement communiqué.

Interêts alignés entre l'indépendant et le client

L'indépendant a interêt à continuer à travailler avec le client et ainsi à fournir un bon travail. À travers la facturation à l'heure, il est récompensé pour son travail, et sa profitabilité est fixe. Il n'y a aucune motivation à "bacler" le travail.

Le client est poussé à communiquer activement avec le fournisseur de service

Pour des projets de plusieurs mois, le client va payer les factures au mois, et donc voir de l'argent partir progressivement. Il va vouloir s'assurer que son argent est bien dépensé et donc s'assurer que le fournisseur de service le tiens au courant et avance comme convenu.

À l'inverse avec les projets à coûts fixes ou le client va payer une partie avant le début du projet, et une partie à la fin. Dans ces cas, l'interêt du client est de ne s'intéresser au projet qu'à la fin et d'exiger tous les changements liés à ce manque de communication avant de payer la somme restante.

Je recommande donc à tous les indépendants de ne jamais facturer au projet, mais à l'heure. Si un client est si inquiet que le budget dépasse qu'il n'est pas prêt à accepter un projet à l'heure, c'est probablement un mauvais signe et le client devrait être évité.

Qu'en est-il de la facturation à la minute?

Il m'est arrivé de travailler à la minute, en utilisant des applications telles que Toggl et je ne le recommande pas. La facturation à la minute est trop précise pour la plupart des tâches et va créer des problèmes d'intégrité pour la personne qui travaille: qu'est-ce qui compte comme du travail et qu'est-ce qui n'en est pas?

La facturation à l'heure permet à l'indépendant de simplement travailler et une fois la journée ou demi journée terminée, estimer le nombre d'heures de travail réelles et de les ajouter à la facture. Pour vous aider à estimer, pourquoi ne pas utiliser une application comme Rescue Time.

Qu'en est-il de la facturation à la journée?

Plus l'intervalle de facturation est grand, et plus cela devient avantageux pour l'indépendant car il est plus libre dans son organisation de travail. Il peut passer des journées entières sur un projet. La facturation à la journée est pertinente si une partie importante du travail de l'indépendant est de la communication par exemple.

J'ai un ami qui facture à la semaine pour son travail de design, pour lui permettre de se concentrer complétement sur un client à la fois. Mais les intervalles de facturation longs sont souvent synonyme de prix chers, et donc pas forcement une option pour tous les indépendants.