So ändern Sie Ihr Logo auf Schweizer QR-Rechnungen

Jede Rechnung, die Sie versenden, ist ein Kontaktpunkt mit Ihren Kunden. Ein professionelles Logo auf Ihren Schweizer QR-Rechnungen sieht nicht nur gut aus – es hilft Kunden, den Absender wiederzuerkennen. Ein bestimmter Zahlungseffekt ist damit nicht nachgewiesen.

Die QR-Rechnung hat am 1. Oktober 2022 die früheren Einzahlungsscheine abgelöst. Nicht jede Rechnung muss deshalb einen QR-Zahlteil enthalten. Das Logo gehört in den Rechnungskopf, nicht in den Swiss QR Code oder seinen Freiraum.

Diese Anleitung zeigt Ihnen genau, wie Sie Ihre Schweizer Rechnungen mit Ihrem Logo personalisieren und das Ergebnis im Rechnungs-PDF prüfen.

Anforderungen an Schweizer QR-Rechnungen verstehen

Was ist eine Schweizer QR-Rechnung?

Die Schweizer QR-Rechnung hat am 1. Oktober 2022 die traditionellen roten und orangen Einzahlungsscheine ersetzt. Ein QR-Zahlteil enthält einen standardisierten Swiss QR Code; eine Rechnung ohne QR-Zahlteil bleibt möglich.

Der QR-Code misst im Ausdruck exakt 46 x 46 mm und trägt ein Schweizer Kreuz in der Mitte. Diese Standardisierung optimiert die Zahlungsabwicklung im gesamten Schweizer Bankensystem.

Pflichtangaben, die nicht geändert werden können

Schweizer QR-Rechnungen müssen enthalten:

• QR-Code (46 x 46 mm mit Schweizer Kreuz)
• Zahlteil mit strukturierten Daten
• Rechnungssteller-Informationen (Ihre Geschäftsangaben)
• Betrag (falls angegeben)
• Währung (CHF oder EUR)
• Referenznummer (falls zutreffend)
• Zusätzliche Informationen

Welche Felder erforderlich oder optional sind, richtet sich nach dem Anwendungsfall und den SIX-Vorgaben. Sie stellen sicher, dass Ihre Rechnungen reibungslos mit Schweizer E-Banking-Systemen funktionieren.

Wo Ihr Logo hingehört

Ihr Logo gehört in den Kopfbereich, getrennt von den Pflicht-Zahlungsinformationen. Halten Sie den Zahlteil und den Swiss QR Code samt Freiraum frei und prüfen Sie die tatsächliche Ausgabe. Die Platzierung allein gewährleistet keine Konformität der Rechnung.

Die wichtigste Regel: Überdecken Sie niemals den QR-Code. Platzieren Sie Ihr Logo im oberen Bereich, entfernt vom Zahlteil am unteren Ende.

Magic Heidi übernimmt das Logo in das Rechnungsdokument. Kontrollieren Sie die konkrete Ausgabe; das Logo selbst bescheinigt keine gesetzliche Konformität.

Logo hochladen

Quellstand geprüft am 1. November 2026; kein eingeloggter Oberflächentest. Die aktuelle Implementierung bietet in der Rechnungsanpassung den Bereich Rechnungslogo mit Logo hochladen. Öffnen Sie die Einstellungen und die Anpassung Ihrer Rechnung; die genaue Menüanordnung kann variieren.

1. Halten Sie ein möglichst quadratisches Logo als PNG oder JPEG bereit. Das sind die Formate, die der App-Hinweis empfiehlt.
2. Wählen Sie Logo hochladen und anschliessend die Bilddatei über den Dateidialog Ihres Geräts.
3. Warten Sie, bis das Speichern abgeschlossen ist. Die Implementierung verkleinert das Bild auf maximal 256 Pixel Höhe und speichert es als PNG.
4. Prüfen Sie das gespeicherte Logo. Im selben Bereich kann es wieder gelöscht werden.
5. Wenn bereits eine Rechnung vorhanden ist, steht in der aktuellen Implementierung eine PDF-Vorschau über das Augen-Symbol bereit. Prüfen Sie das fertige Dokument vor dem Versand.

Die früher hier genannten Grenzen von 512 KB, mindestens 400 Pixeln oder 300 DPI sind keine belegten Upload-Voraussetzungen. Die endgültige Lesbarkeit hängt auch von Bildinhalt, Verkleinerung und PDF-Darstellung ab.

Bestehende Rechnungen und andere Geräte

Das Logo wird kontobezogen gespeichert. Gehen Sie nicht davon aus, dass jede erneute PDF-Erstellung unverändert das frühere Logo verwendet. Bewahren Sie das tatsächlich versendete PDF auf. Eine Logo-Änderung ändert nicht eine bereits heruntergeladene oder an Kunden versandte Datei.

Prüfen Sie auf einem anderen Gerät, ob Sie im selben Konto angemeldet sind und das neue Logo nach dem Laden sichtbar ist. Eine feste Synchronisationszeit wird nicht zugesichert.

Vor dem Versand prüfen

Nachdem Sie Ihr Logo hochgeladen haben, erstellen Sie eine Testrechnung:

Schritt 1: Gehen Sie zu Rechnung erstellen oder Neue Rechnung.

Schritt 2: Füllen Sie Beispiel-Kundeninformationen und Positionen aus.

Schritt 3: Klicken Sie auf Vorschau, um die vollständige Rechnung mit Ihrem Logo zu sehen.

Schritt 4: Überprüfen Sie diese Elemente:

• Logo erscheint klar und in angemessener Grösse
• Logo überlappt sich nicht mit Kundeninformationen
• Logo ist korrekt im Kopfbereich ausgerichtet
• QR-Code bleibt am unteren Ende unverdeckt
• Gesamtlayout wirkt professionell

Schritt 5: Wenn alles gut aussieht, speichern Sie die Rechnung als PDF, um die Druckversion zu sehen.

Häufige Probleme beheben

Logo erscheint verschwommen oder pixelig

Ursache: Niedrige Auflösung oder kleine Dateidimensionen.

Lösung: Verwenden Sie eine höher aufgelöste Version Ihres Logos. Kontrollieren Sie die Lesbarkeit nach der automatischen Verkleinerung; ein DPI-Wert allein garantiert keine scharfe PDF-Ausgabe.

Wenn Sie nur eine kleine Logo-Datei haben, fragen Sie Ihren Designer nach einer grösseren Version oder verwenden Sie ein Bild-Upscaling-Tool (dies hat allerdings Grenzen).

Fehler "Datei zu gross"

Prüfen: Notieren Sie die tatsächliche Fehlermeldung. Eine feste Grenze von 512 KB ist nicht belegt.

Lösung: Komprimieren Sie Ihr Bild mit:

• TinyPNG (Online-Tool für PNG-Dateien)
• JPEG Optimizer (für JPG-Dateien)
• Bildbearbeitungssoftware wie Photoshop oder GIMP

Bei ungewöhnlich grossen Dateien können Sie die Bildabmessungen reduzieren. Prüfen Sie danach, ob das Logo noch lesbar ist.

Fehler wegen falschem Dateiformat

Ursache: Sie versuchen, ein PDF, GIF oder anderes nicht unterstütztes Format hochzuladen.

Lösung: Konvertieren Sie Ihr Logo in PNG oder JPG:

• Verwenden Sie einen Online-Konverter (PDF zu PNG, etc.)
• Öffnen Sie es in Photoshop, GIMP oder Vorschau (Mac) und exportieren Sie als PNG/JPG
• Fragen Sie Ihren Designer nach einer PNG- oder JPG-Version

Logo wird nach dem Hochladen nicht angezeigt

Ursache: Browser-Cache oder Synchronisationsverzögerung.

Lösung:

1. Seite aktualisieren oder App schliessen und erneut öffnen
2. Upload und Verbindung prüfen, bevor Sie auf einem anderen Gerät weiterarbeiten
3. Browser-Cache leeren, wenn Sie die Web-Plattform nutzen
4. Andere Plattform ausprobieren (wenn es auf Mobilgeräten funktioniert, aber nicht auf dem Desktop, wurde das Logo erfolgreich hochgeladen – Cache muss nur geleert werden)

Wenn das Problem weiterhin besteht, kontaktieren Sie den Magic Heidi Support über die App oder Website.

Logo überlappt sich mit Rechnungsinhalt

Ursache: Logo-Datei enthält übermässigen transparenten Bereich oder ungewöhnliches Seitenverhältnis.

Lösung: Bearbeiten Sie Ihre Logo-Datei in einem Bildbearbeitungsprogramm:

• Transparenten Bereich zuschneiden um das Logo herum
• Logo zentrieren in einem Standard-Seitenverhältnis (quadratisch oder 2:1-Rechteck)
• Angepasste Datei erneut hochladen

Magic Heidi positioniert Logos basierend auf den Bildabmessungen, daher liefern saubere Dateien bessere Ergebnisse.

Was das Logo nicht verändert

Ein eigenes Logo bedeutet nicht automatisch, dass Schriftart, Hex-Farben, freie Logoposition oder mehrere kundenspezifische Vorlagen verfügbar sind. Diese Optionen werden hier nicht zugesichert. Für den gesamten Rechnungsablauf siehe erste Rechnung erstellen.

Der Zahlteil muss unabhängig vom Branding die SIX-Vorgaben für die QR-Rechnung erfüllen. Decken Sie insbesondere den QR-Code und seine Umgebung nicht mit einem eigenen Bild ab.