Créer une QR-facture suisse

Choisir un outil et préparer la première facture

Distingue d'abord facture complète et section paiement QR. Un générateur de section paiement n'ajoute pas automatiquement description de prestation, numéro ou mentions TVA nécessaires. Pour des factures récurrentes, examine aussi enregistrement, export et coûts futurs. « Générateur gratuit » ne veut pas dire « logiciel de facturation gratuit et illimité ».

La présentation SIX de la QR-facture liste des générateurs accessibles au public, notamment PostFinance et Swiss Digital Vision. Selon SIX, cette présence n'est pas une garantie de l'implémentation ou du traitement des données. Vérifie fonctions, inscription éventuelle et confidentialité chez chaque fournisseur. Un classement fondé sur une conformité prétendument permanente serait trompeur.

Préparer les données

• Nom légal et adresse structurée du bénéficiaire.
• IBAN issu des documents bancaires et type de référence compatible : IBAN normal avec NON ou SCOR ; QR-IBAN avec QRR.
• Nom et adresse structurée du client, s'ils sont indiqués.
• Montant, monnaie CHF ou EUR et référence éventuelle.
• Pour la facture complète : prestation, date, numéro et mentions TVA applicables.

Contrôler avant l'envoi

Télécharge le PDF. Compare facture et section paiement : bénéficiaire, compte, monnaie, montant et référence doivent correspondre. Scanne le code sans déclencher de paiement, puis compare les données affichées. Un scan réussi ne prouve ni la bonne TVA ni la conformité de la mise en page imprimée.

Pour des modèles ou intégrations, utilise aussi le portail de validation SIX. Pour le papier, respecte les exigences actuelles de disposition et d'impression.

Une référence peut faciliter le rapprochement. Elle ne déclenche pas seule une attribution automatique ou une confirmation : il faut des données bancaires disponibles ainsi qu'une banque et un logiciel compatibles et correctement configurés. Le QR-code seul ne réalise pas ces opérations.

Section issue du guide gratuit fusionné ; source SIX vérifiée le 1er novembre 2026.

Qu'est-ce qu'une QR-facture ?

C'est une facture accompagnée d'une section paiement selon le standard Swiss QR-Bill. Le récépissé est à gauche, la section paiement à droite. Le Swiss QR Code contient les données de paiement. Le client les scanne dans une application compatible et les vérifie avant de confirmer.

La QR-facture a remplacé les bulletins orange et rouges, qui ne sont plus traités depuis le 1er octobre 2022. Joindre une section paiement n'est pas une obligation générale. Une facture avec coordonnées bancaires en clair reste possible si la partie facture contient les informations nécessaires. Les coordonnées de paiement seules ne rendent pas la facture complète : la partie facture doit toujours préciser notamment la prestation, la contre-prestation et les indications TVA applicables.

Ne confonds pas QR-facture et eBill : eBill transmet la facture directement à l'e-banking et demande une inscription au réseau concerné.

Les mentions de la facture et de la section paiement

L'assujettissement TVA et le traitement de la prestation déterminent les mentions fiscales. Le seuil de chiffre d'affaires seul ne dit pas quoi afficher sur chaque facture : une inscription volontaire ou existante peut rester valable sous CHF 100'000. Une année de chiffre d'affaires plus faible ne radie pas automatiquement l'entreprise. Vérifie les dates effectives d'inscription ou de radiation et la prestation concernée. Consulte les bases TVA pour indépendants.

Ne traite pas toutes les bonnes pratiques comme des obligations universelles de chaque facture. Pour les factures TVA, l'art. 26 LTVA sur Fedlex précise notamment que le taux applicable suffit lorsque le prix indiqué comprend la taxe. Le guide de facturation suisse et le modèle Word ou Excel détaillent la partie facture.

Les règles techniques à contrôler

Adresses structurées et transition : état au 1er novembre 2026, SIX annonce toujours l'introduction de l'adresse QR structurée en novembre 2026. La version 2.3 des directives est en vigueur depuis le 22 novembre 2025 ; la version 2.4 entre en vigueur le 14 novembre 2026. Ne confonds pas calendrier de transition des adresses et version des directives. La page QR-facture de SIX et ses informations sur les paiements suisses donnent ce calendrier. Saisis déjà les nouvelles adresses de façon structurée : rue, numéro, NPA, localité et pays dans les champs prévus. Ne déclare pas un ancien document invalide au seul motif de la date de novembre 2025 ; vérifie les règles de traitement applicables et valide le document.

Dimensions : le QR-code mesure 46 × 46 mm, avec une croix suisse de 7 × 7 mm au centre, noir sur blanc. Évite déformation et flou. Pour l'impression, contrôle également la disposition complète selon SIX.

Compte et référence : QRR exige un QR-IBAN, dont l'identification bancaire est comprise entre 30000 et 31999. NON et SCOR fonctionnent avec l'IBAN normal. Voir l'exemple de QR-IBAN.

Une communication supplémentaire est facultative ; elle ne remplace jamais une référence QRR obligatoire.

Monnaies : la section paiement admet CHF et EUR. Pour USD ou GBP, prépare une facture sans section paiement QR et fournis les coordonnées de virement adaptées.

Exemple fictif de QR-facture

Une graphiste lausannoise assujettie à la TVA facture une boulangerie de Morges. Tous les noms et coordonnées ci-dessous sont illustratifs, pas des instructions de paiement.

Ajoute sur la vraie facture le numéro TVA effectivement attribué et ton propre compte vérifié. N'invente ni IDE ni numéro TVA. Au scan, l'application doit afficher les mêmes bénéficiaire, compte, montant, monnaie et référence que le document.

Facturer régulièrement : vérifier les fonctions et les coûts

Un outil ponctuel peut suffire pour une facture isolée. Pour des envois réguliers, examine sauvegarde des clients, numérotation, justificatifs, exports et suivi des paiements. Ne suppose pas une connexion bancaire, un rapprochement ou une déclaration fiscale simplement parce qu'un QR-code est généré.

Tu peux consulter la facturation Magic Heidi, les fonctions et les tarifs actuels. Confirme aussi le format de transmission avec ta fiduciaire. Une section paiement ne prouve pas la conformité de toute la comptabilité.

Transmission des données et conservation

Les données saisies dans le générateur sont transmises à un service serveur pour créer le PDF. Le lien de téléchargement affiché a une durée de validité limitée. L'expiration du lien ne prouve pas la suppression des données saisies, des journaux techniques ou des sauvegardes. Aucun délai général de suppression ni lieu d'hébergement n'est garanti ici. Vérifie les informations de confidentialité avant de transmettre des données personnelles.

Les pièces comptables relèvent en principe de la conservation de dix ans selon l'art. 958f CO. Télécharge et classe factures et justificatifs dans un système où tu peux les retrouver et les exporter. Ne confonds pas un lien de téléchargement temporaire et une archive durable.