Las 4 categorías de autónomos

¿Y tú? ¿Qué tipo de autónomo eres? Veamos juntos, a grandes rasgos, las 4 categorías de autónomos que me he encontrado.

El pequeño autónomo pragmático

Es el autónomo que gana menos de 100k al año y que quiere hacer las cosas bien, pero de forma eficiente, sin pasarse horas con ello. No se considera contable y no le hace ninguna gracia jugar en Excel durante horas. En el pasado delegó su contabilidad a un fiduciario (o lo pensó), pero le parece ridículo pagar tanto, sobre todo porque aun así tiene que hacer un montón de trabajo: escanear/organizar los gastos, clasificar las facturas, etc. para luego mandárselo todo al fiduciario.

El pequeño autónomo que quería ser fiduciario

A este autónomo lo adoro. Es la persona muy seria que quiere a toda costa seguir un plan contable para pymes, es la persona que disfruta con la complejidad, que quiere amortizar la compra de su MacBook pero idealmente con una tasa decreciente en lugar de lineal para representar «de verdad bien» el cambio de valor. El autónomo que quiere a toda costa una conexión directa con su cuenta bancaria para importar los 3 pagos que recibe al mes.

Es el autónomo que quiere todas las funcionalidades de un software para pymes: contabilidad de partida doble, activos, pasivos e idealmente integrar además en el software la gestión de la casa que posee, pero los software para pymes le parecen aun así un poco caros y no tan simples como le gustaría, así que quiere un software para autónomos.

El autónomo que lo ha conseguido

Es el autónomo que gana más de 100k, pero menos de 500k, sin empleados. Sus colaboradores son otros autónomos que le facturan, así que no tiene que complicarse con nóminas. Cada factura que recibe es simplemente un nuevo gasto. Quiere algo simple y profesional que le permita hacer su declaración de impuestos, gestionar sus declaraciones de IVA y nada más. No necesita funcionalidades súper complejas para la importación de productos desde un país fuera de la UE por los que todavía hay que pagar aranceles que luego se reembolsan, etc...

El autónomo que ya es una pyme

Empezó hace varios años como autónomo, pero entretanto fundó una GmbH, tiene algunos empleados y entiende que lo principal en su oficio es su oficio (y no la contabilidad).

Su fiduciario le ha dicho que tenía que pasar a un software serio, pero él odia ese software y quiere seguir usando algo simple; al fin y al cabo, le da igual conocer su rentabilidad por cliente. Quiere seguir vendiendo su servicio, mandar sus facturas y cobrar: ¡Basta!

El software ideal

Veamos ahora cuál es el software ideal, en mi opinión, para cada tipo de autónomo definido anteriormente. Para hacer mi elección y tomar mi decisión, seleccioné algunos criterios de base, unos «sine qua non» sin los cuales considero que un software ya no merece la pena.

4 criterios, pues, nada del otro mundo: disponible en tu idioma, existe desde hace algunos años, al menos algunas reseñas en distintos sitios y una app móvil complementaria al software principal... Y bueno, en la práctica verás que no queda gran cosa en cuanto a opciones para autónomos suizos...

El software ideal para el pequeño autónomo pragmático

Magic Heidi es el software de contabilidad ideal para autónomos suizos pragmáticos. Pensado para ser fácil de usar (requiere, por ejemplo, el menor número de clics de todos los software suizos para crear una cuenta y enviar una factura).

Puedes hacerlo todo: facturas con factura con QR suiza conforme, presupuestos, recordatorios de pago, facturas en monedas extranjeras, facturación por horas, escaneo y categorización de tus gastos, importación de las transacciones bancarias, exportación de los datos en formato conforme para la declaración de impuestos, lista de clientes — el software hace todo lo que un pequeño autónomo necesita, simplemente porque fue concebido para eso.

Lo que no hace: nóminas, gestión de proyectos complejos, pipeline/CRM de clientes, contabilidad de partida doble, procesos contables complejos, ...

Por último, tienes un soporte al cliente por teléfono disponible a cualquier hora y, por supuesto, también por email — así que si tienes un problema o una pregunta, siempre se resuelve rápido.

Para un pequeño autónomo pragmático, es perfecto. Poco tiempo dedicado a la contabilidad, las facturas se hacen fácilmente, los gastos se suben y los escanea la IA automáticamente, y puedes exportar en cualquier momento un Excel limpio con toda tu contabilidad, además de un archivo completo de todos tus ficheros. Te ocupas sobre todo de tu negocio, y el software hace el resto.

El software ideal para el pequeño autónomo que quería ser fiduciario

Me he encontrado con varios de estos autónomos a los que les encanta la complejidad, incluso cuando no hace falta. Por ejemplo, aquella autónoma que quería llevar una contabilidad de partida doble (o sea, mucho más compleja) para su empresa individual, cuando no es obligatorio por ley y para una empresa individual basta con una contabilidad simple (ingresos / gastos).

O aquel autónomo que quería categorizar sus gastos, luego subcategorizarlos y luego sub-subcategorizarlos. También estuvo aquel autónomo al que le habían asignado dos tipos de IVA (estaba bajo el método del tipo impositivo neto) porque su empresa opera en dos sectores diferentes con tasas de rentabilidad media muy distintas. Fue otro ejemplo en el que tuvimos que decir: «lo siento, esto es tan raro que no tiene sentido para nosotros desarrollar una funcionalidad solo para ti que complicaría la vida al 99% de nuestros clientes».

A menudo, estos autónomos ya usan bexio y, cuando bexio vuelve a subir los precios de sus suscripciones, buscan una alternativa que lo haga todo como bexio, pero más barata, y por desgracia no existe. Estos autónomos deberían (y es lo que suelen acabar haciendo) quedarse con bexio.

El software ideal para el autónomo que lo ha conseguido

Este autónomo está registrado a efectos del IVA y quiere conservar la sencillez de su vida de antes (cuando ganaba menos de 100k/año), respetando las reglas del juego y, por tanto, pagando su IVA como es debido.

Magic Heidi contiene todas las funcionalidades necesarias para cobrar y facturar con IVA (puedes incluso añadir varios tipos de IVA en la misma factura), todo para contabilizar cuánto IVA se ha pagado (puedes añadir el IVA a los gastos e incluso indicar los gastos o facturas no sujetos a IVA) y, por último, tienes una tabla que contiene toda la información para copiar y pegar tus datos de IVA desde Magic Heidi en el ePortal de la Administración Federal de Contribuciones suiza.

El software ideal para el autónomo que ya es una pyme

El autónomo que se ha convertido en una pyme tiene dos retos a la hora de mantener su contabilidad tan simple como en los buenos viejos tiempos en que estaba solo en su empresa:

1. Las GmbH requieren una contabilidad de partida doble: hay que entender, pues, qué es un activo, un pasivo, un balance contable, etc...
2. Cada empleado quiere su salario: ya no es simplemente un gasto pagado, es un salario con cargas, impuestos, seguridad social, etc... que hay que pagar.

La ventaja de una pyme es que el autónomo tiene un poco más de presupuesto y puede permitirse trabajar con un fiduciario para las cuentas de su empresa. El fiduciario recomendará, por supuesto, bexio (el software permite todas las operaciones complejas con las que sueña un contable), pero como sigue siendo el emprendedor, el autónomo, quien va a usar el software a diario, es más fácil usar Magic Heidi.

Pero esta vez, en lugar de hacer la declaración de impuestos él mismo (lo cual ya no es posible ahora que hace falta un balance de las cuentas, una contabilidad de partida doble, ...), el autónomo da acceso a Magic Heidi a su contable, que exporta las cuentas en Excel y se encarga de transformar la contabilidad simple en contabilidad de partida doble (suelen hacerlo por 1'000–1'500 francos, nuestra IA lo hace por 500).

Luego, para los salarios, existen varios software que se encargan de todo el papeleo, y el autónomo importa después simplemente el salario bruto pagado como un gasto en Magic Heidi, o bien se encarga de ello el contable además de la declaración de impuestos.

Los demás software

Aquí tienes otros tres software que, por desgracia, no cumplen los criterios de base, pero que, en mi opinión, vale la pena mencionar y que estoy orgulloso de tener como competidores.

El software ideal para el autónomo de una micro-pyme de la Suiza alemana

Milkee lo desarrolla un buen amigo mío (¡solo en Suiza se puede ser amigo y competidor al mismo tiempo!) y se dirige exclusivamente al mercado suizo alemán. Es una solución ideal para los autónomos y las pequeñas pymes porque el software intenta mantenerse lo más simple posible, ofreciendo aun así a sus clientes una contabilidad de partida doble. Hace poco ha añadido la posibilidad de crear nóminas, así que una pequeña pyme puede usar este software y hacerlo todo a mano.

El software ideal para las startups de la Suiza alemana

El único otro software, junto con bexio y Magic Heidi, que tiene un sitio disponible en todos los idiomas suizos, pero el software en sí está, por desgracia, solo en alemán. Le falta una app móvil, y no hay casi reseñas disponibles en las distintas plataformas como Google Maps, Trustpilot, Capterra, etc...

Es un software que sorprende porque parece que tienen muchos clientes, han recibido varias rondas de financiación, están presentes en todos los eventos de startups de Suiza, tienen socios de marca, pero no tienen casi ninguna reseña online y cada vez que pruebo su software, simplemente no consigo hacer cosas simples como crear una factura o subir un gasto, hacerlo escanear por la IA y guardarlo. Se proponen como la alternativa moderna a bexio y les deseo que lo consigan (¡me encanta que tengan una cuenta de TikTok!), pero de momento no entiendo el producto :/

El software ideal para el autónomo con poco presupuesto

Swiss21 es el branding más complicado del mundo, y es en estos momentos cuando me doy cuenta de que todavía soy muy joven, porque los autónomos que me han hablado de este software lo siguen llamando AbaNinja (que parece haber sido el nombre anterior de este software, antes de que los compraran). Es destacable porque ofrece una versión gratuita generosa que permite a muchos autónomos usar su solución sin tener que pagar.

El hecho de que el software esté integrado en su suite de productos hace que el uso sea más complejo y sospecho que el servicio al cliente (a juzgar por las reseñas) no está presente (¡lo cual tiene sentido cuando se ofrece un producto gratuito!) y, en general, me parece que el software está más adaptado a las pymes (ellos mismos se describen como un ERP — 3 letras que deberían dar miedo a cualquier autónomo).

Pero como solución gratuita es mejor que Magic Heidi, que en la versión gratuita solo ofrece 3 facturas y 3 gastos :)

Para concluir

Pues eso, era mi pequeño artículo escrito a mano, sin IA (bueno, casi — la IA escanea de todas formas tus recibos en Magic Heidi 😉).

Si tuviera que resumirlo: la mayoría de los autónomos suizos se complican la vida para nada. Por debajo de 500'000 CHF, hazlo simple. Elige el software más simple que aun así hace todo lo que necesitas — facturas QR, IVA, gastos, exportación para los impuestos — y dedica el tiempo ganado a hacer tu verdadero oficio.

Para la gran mayoría de los autónomos suizos, ese software es Magic Heidi. Pero ahora también sabes cuándo bexio, Milkee o Swiss21 son mejores opciones para tu situación, y eso es lo que de verdad cuenta.

Lo más sencillo para hacerte una idea: pruébalo tú mismo, crea tu primera factura y mira si te ahorra tiempo. Y si tienes una pregunta, escríbeme — respondo de verdad.