Sie unterrichten Mathematik, Klavier oder Yoga – aber beim Thema Rechnungen zögern Sie. Wie rechne ich ein 10er-Abo ab? Was passiert bei einem Ausfall? Magic Heidi macht die Abrechnung so einfach wie das Unterrichten selbst.
Als Nachhilfelehrer, Musiklehrer oder Kursleiter in der Schweiz kennen Sie das Problem: Sie unterrichten hervorragend – aber die Rechnungsstellung kostet Sie unverhältnismässig viel Zeit und Nerven.
Drei Preismodelle, drei verschiedene Rechnungsstrukturen. Der Schüler fragt nach einem Beleg für den Weiterbildungsabzug. Ein anderer hat letzte Woche kurzfristig abgesagt. Und am Monatsende stapeln sich die Pendenzen.
Magic Heidi löst das. Egal ob Einzelstunde, 10er-Paket oder monatliche Kursreihe – Sie erstellen in wenigen Minuten eine professionelle, Schweiz-konforme Rechnung mit QR-Code.
Die meisten Rechnungsprogramme sind für Handwerker oder Agenturen gebaut – nicht für Lehrpersonen. Das macht die Abrechnung unnötig kompliziert.
Jedes Modell hat seine eigene Logik – und seine eigene Rechnungsstruktur. Hier sehen Sie, wie Sie sie korrekt abbilden.
Das einfachste Modell. Sie unterrichten – Sie stellen eine Rechnung.
Rechnungsposition:
Bei mehreren Stunden im Monat erstellen Sie eine Sammelrechnung am Monatsende und listen jede Stunde als separate Position auf. So sieht Ihr Kunde genau, was er bezahlt.
Zahlungsziel: Empfehlung 10 Tage – bei Privatpersonen kurz genug, um die Zahlung nicht zu vergessen.
Der Schüler kauft 10 Unterrichtseinheiten im Voraus. Sie stellen die Rechnung vor Beginn aus.
Rechnungsposition:
Wichtig: Halten Sie separat fest, welche Stunden bereits abgehalten wurden – Magic Heidi hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten.
Feste Anzahl Stunden pro Monat zu einem Pauschalpreis. Ideal für Sprachkurse, Yoga oder regelmässigen Gruppenunterricht.
Rechnungsposition:
Richten Sie diese Rechnung einmalig ein – Magic Heidi versendet sie automatisch jeden Monat.
So könnte eine typische Monatsrechnung für Nachhilfestunden aussehen:
| Pos. | Beschreibung | Menge | Einheit | Preis | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nachhilfestunde Mathematik, 08.04.2025, 60 Min. | 1 | Std. | CHF 80.00 | CHF 80.00 |
| 2 | Nachhilfestunde Mathematik, 15.04.2025, 60 Min. | 1 | Std. | CHF 80.00 | CHF 80.00 |
| 3 | Nachhilfestunde Mathematik, 22.04.2025, 60 Min. | 1 | Std. | CHF 80.00 | CHF 80.00 |
| 4 | Ausfall 29.04.2025 (Absage < 24h, 50% Ausfallgebühr) | 1 | Pauschale | CHF 40.00 | CHF 40.00 |
| Gesamt | CHF 280.00 |
Rechnungshinweis: Zahlungsziel: 10 Tage. Bei Absagen weniger als 24 Stunden vor dem Unterricht wird 50% der Stundengebühr in Rechnung gestellt.
Diese Notiz schützt Sie rechtlich und macht Ihre Stornierungsregelung transparent.
Wer 10 Schüler unterrichtet, will nicht jeden Monat 10 Rechnungen manuell erstellen. Richten Sie Ihre Serienrechnungen einmal ein – Magic Heidi versendet sie automatisch. Mit Zahlungserinnerung, damit Ihr Cashflow nicht von vergesslichen Eltern abhängt.
Was die meisten Trainer täglich erleben – und wie es besser geht
| Aufgabe | Manuell | Magic Heidi |
|---|---|---|
| 10er-Abo erstellen | Excel-Tabelle + Word-Rechnung, 20 Min. | Vorlage ausfüllen, 2 Min. |
| Guthaben verfolgen | Handschriftliche Liste, fehleranfällig | Automatisch im Kundenprofil |
| Monatliche Kursrechnung | Jeden Monat neu tippen | Einmal einrichten, läuft automatisch |
| Zahlungserinnerung | Vergessen oder unangenehmes Nachfragen | Automatischer Reminder nach Fälligkeit |
| Spesenerfassung | Kassenbons sammeln und manuell eintippen | Foto machen, KI erledigt den Rest |
Als selbstständiger Trainer haben Sie abzugsfähige Ausgaben: Bücher und Lehrmittel, Miete für den Unterrichtsraum, Kilometerpauschale für Hausbesuche. Machen Sie ein Foto vom Beleg – die KI liest Datum, Betrag und Kategorie automatisch aus. Kein Eintippen, keine verlorenen Kassenbons.
Keine überladene Buchhaltungssoftware. Nur die Funktionen, die Sie wirklich nutzen.
Erstellen Sie Vorlagen für Stundensatz, 10er-Paket und Kursreihe. Einmal eingerichtet, in Sekunden ausgefüllt. Mit anpassbaren Leistungsbeschreibungen und Feld für Stornierungshinweise.
Richten Sie Serienrechnungen für monatliche Kurse ein. Magic Heidi versendet automatisch und schickt eine Zahlungserinnerung, wenn die Fälligkeit überschritten wird – ohne dass Sie eingreifen müssen.
Foto vom Kassenbon, fertig. Die KI extrahiert Datum, Betrag und Kategorie. Am Jahresende exportieren Sie alles steuerfertig – für Ihren Treuhänder oder direkt für die Steuererklärung.
Magic Heidi ist nicht für Buchhalter gebaut – sondern für Menschen, die lieber unterrichten als Formulare ausfüllen.
Prepaid-Pakete erstellen und Guthaben verwalten
Monatskurse einmal einrichten, automatisch versenden
Foto machen, KI liest Datum und Betrag aus
Eltern und Schüler zahlen per Scan – sofort
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
John Doe
CHF 600
Jan 20
Nachhilfe nebenberuflich oder hauptberuflicher Kursanbieter – die rechtlichen Grundlagen unterscheiden sich. Hier die wichtigsten Punkte, die Trainer in der Schweiz kennen sollten.
Unter CHF 100k Umsatz: Einnahmen und Ausgaben genügen
Ab regelmässigem Einkommen aus selbstständiger Tätigkeit
Bildungsleistungen sind nach Art. 21 MWSTG von der MWST ausgenommen
Schüler können bis CHF 12'400 als Weiterbildungskosten abziehen – dafür brauchen sie Ihre Rechnung
Kopieren Sie diese Checkliste und haken Sie ab, bevor Sie Ihre nächste Rechnung versenden.
Pflichtangaben auf jeder Schweizer Rechnung:
Empfohlen für Trainer und Nachhilfelehrer:
Magic Heidi erledigt alles davon automatisch – QR-Code, Rechnungsnummer, Formatierung inklusive.
Ja – aus zwei Gründen. Erstens ist eine Rechnung der Nachweis für Ihre Leistung und schützt Sie bei Zahlungsstreitigkeiten. Zweitens brauchen viele Schüler und Eltern eine formelle Rechnung, um die Kosten als Weiterbildungsaufwendungen in der Steuererklärung geltend zu machen (bis CHF 12'400 pro Jahr). Ohne Ihre Rechnung können sie diesen Abzug nicht beanspruchen.
Stellen Sie die Rechnung über das gesamte Paket im Voraus aus, bevor die erste Stunde stattfindet. Beschreibung: «10er-Abo Klavierstunden – 10 Unterrichtseinheiten à 45 Min., gültig ab [Datum]». Halten Sie separat fest, welche Stunden bereits abgehalten wurden. Magic Heidi hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, ohne Excel-Tabellen.
Ja, wenn Sie eine Stornierungsregelung in Ihren Geschäftsbedingungen oder direkt auf der Rechnung vermerkt haben. Üblich sind 50–100% der Stundengebühr bei Absagen unter 24 oder 48 Stunden. Fügen Sie die Ausfallgebühr als separate Rechnungsposition hinzu, z.B. «Ausfall 22.03.2025 (Absage < 24h, 50% Ausfallgebühr) – CHF 40.00».
In den meisten Fällen nein. Bildungs- und Unterrichtsleistungen sind nach Art. 21 Abs. 2 Ziff. 11 MWSTG von der Schweizer Mehrwertsteuer ausgenommen – unabhängig davon, wie hoch Ihr Umsatz ist. Das gilt für Nachhilfe, Musikunterricht, Sprachkurse und ähnliche Bildungsangebote. Sie müssen sich also für diese Leistungen nicht für die MWST registrieren, auch wenn Sie über CHF 100'000 Umsatz erzielen.
In Magic Heidi erstellen Sie eine Rechnung für Ihren Kurs, aktivieren die Serienrechnung-Funktion und legen Rhythmus (monatlich, wöchentlich) und Versanddatum fest. Magic Heidi versendet die Rechnung automatisch und erinnert den Schüler bei Fälligkeit. Sie müssen nicht mehr manuell eingreifen.
Als selbstständiger Trainer können Sie berufsbedingte Ausgaben als Geschäftsspesen geltend machen: Lehrmittel und Bücher, Raummiete für den Unterrichtsraum, Fahrtkostenpauschale für Hausbesuche, Weiterbildungskosten für Ihre eigene fachliche Entwicklung sowie anteiliger Anteil Home-Office (falls Sie von zu Hause unterrichten). Magic Heidi erfasst diese Belege per Foto und kategorisiert sie automatisch.
Sobald Sie regelmässig und gegen Entgelt unterrichten, gelten Sie steuerrechtlich als selbstständigerwerbend – unabhängig davon, ob Sie eine Einzelfirma gegründet haben oder nicht. Die AHV-Beitragspflicht beginnt ebenfalls bei regelmässigem Einkommen. Empfehlung: Melden Sie sich bei Ihrer AHV-Ausgleichskasse an und führen Sie von Anfang an eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Buchhaltung.
Ihre reguläre Rechnung reicht als Nachweis. Wichtig ist, dass Leistungsbeschreibung (Fach, Datum, Dauer), Ihr Name als Leistungserbringer und der bezahlte Betrag klar erkennbar sind. Magic Heidi generiert professionelle Rechnungen mit allen nötigen Angaben – Ihr Schüler kann diese direkt bei der Steuererklärung einreichen.
Lehrpersonen aus der ganzen Schweiz, die ihre Rechnungsstellung vereinfacht haben
Ich unterrichte 12 Klavierschüler mit verschiedenen Abo-Modellen. Früher hatte ich Excel-Tabellen für jede Familie. Jetzt richte ich eine Serienrechnung ein und bin fertig. Spart mir jeden Monat gut zwei Stunden.
Klavierlehrerin, Zürich
Mes élèves de français langue étrangère ont besoin d'un reçu pour leur déduction fiscale. Avec Magic Heidi, je génère une facture professionnelle en 2 minutes. Mes élèves sont contents, moi aussi.
Professeure de FLE indépendante, Genève
Das 10er-Abo für meine Nachhilfeschüler war immer ein Durcheinander. Wer hat noch wie viele Stunden? Jetzt sehe ich es sofort im Kundenprofil. Die Eltern zahlen per QR-Code und ich muss nicht nachhaken.
Nachhilfelehrer Mathematik & Physik, Bern
Ein Abo. Alle Funktionen. Jederzeit kündbar.
Sie sind Nachhilfelehrer, Musiklehrer oder Kursanbieter geworden, weil Sie Ihr Wissen weitergeben möchten – nicht wegen der Buchhaltung. Magic Heidi übernimmt die administrative Seite, damit Sie sich aufs Unterrichten konzentrieren können.