Ausgaben in bexio erfassen: Der komplette Guide 2025
Manuelle Spesenerfassung kostet Schweizer KMU durchschnittlich 4+ Stunden pro Monat. Zeit, die besser in Ihr Geschäft investiert wäre.
Warum Spesenerfassung zur Qual wird
bexio bedient über 90'000 Schweizer KMU aus gutem Grund—es ist umfassend und Swiss-compliant. Aber beim Spesenmanagement geben selbst treue Nutzer zu, dass der Prozess mühsam sein kann.
4+ Stunden monatlich
Durchschnittlicher Zeitaufwand für manuelle SpesenerfassungDutzende Klicks
Wenn einer genügen würdeKein Lerneffekt
Dieselben Kategorien, jedes einzelne MalWas Sie vorab brauchen
Diese Grundlagen sollten Sie bereithalten, bevor Sie Ihre erste Ausgabe in bexio erfassen.
Schweizer Compliance-Hinweis: Ihre Belege müssen Name und Adresse des Lieferanten, Datum, Beschreibung der Waren/Dienstleistungen, Betrag inkl. MWST und bei Ausgaben über CHF 400 die MWST-Nummer enthalten.
Ausgaben erfassen via bexio Web-Oberfläche
Dies ist der klassische Ansatz, den die meisten Nutzer kennen. Hier der aktuelle Prozess für 2025.
Schritt 1: Zu Einkauf navigieren
Loggen Sie sich bei app.bexio.com ein. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf «Einkauf» und wählen Sie «Ausgaben» aus dem Dropdown-Menü.
Schritt 2: Neue Ausgabe erstellen
Klicken Sie auf den blauen Button «Neue Ausgabe» oben rechts. Es erscheint ein Formular mit mehreren Feldern.
Schritt 3: Grunddaten eingeben
Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus:
- Titel: Beschreiben Sie die Ausgabe klar (z.B. «Büromaterial Digitec» oder «Kundenessen Zürich»)
- Datum: Wählen Sie, wann die Ausgabe stattfand
- Betrag: Geben Sie den Gesamtbetrag inkl. MWST ein
- MWST-Satz: Wählen Sie den korrekten Schweizer Satz
Schritt 4: Beleg hochladen
Ziehen Sie Ihre Belegdatei in die Upload-Zone oder klicken Sie zum Durchsuchen. bexio akzeptiert PDF-, JPG- und PNG-Dateien.
Wichtig: Anders als die Mobile-App extrahiert die Web-Oberfläche keine Daten automatisch aus Ihren Uploads. Sie müssen jedes Feld manuell prüfen.
Schritt 5: Konto zuweisen
Wählen Sie das passende Aufwandkonto aus dem Dropdown. Häufige Optionen:
- 4000 – Materialaufwand
- 6000 – Miete
- 6500 – Büromaterial
- 6640 – Fahrzeugaufwand
- 6700 – Reisekosten
Schritt 6: Ausgabe speichern
Prüfen Sie alle Felder auf Richtigkeit. Klicken Sie auf «Speichern», um die Ausgabe als Entwurf zu speichern, oder «Speichern und buchen», um sie direkt zu verbuchen.
⏱️ Zeitaufwand: 3-5 Minuten pro Ausgabe
Die bexio Go Mobile App nutzen
bexios Mobile-App bietet seit den letzten Updates KI-gestützte Belegerfassung. Das ist schneller als die Web-Oberfläche.
Wie bexio Go funktioniert
- Öffnen Sie die bexio Go App auf Ihrem Smartphone
- Tippen Sie auf das Kamera-Symbol, um einen Beleg zu scannen
- Die KI versucht, Datum, Betrag und MWST-Satz zu extrahieren
- Prüfen Sie die vorgeschlagenen Daten und korrigieren Sie Fehler
- Speichern Sie die Ausgabe
Die Einschränkungen
- KI-Extraktionen sind begrenzt: 5-50 pro Monat je nach Abo
- Genauigkeit schwankt—Sie prüfen die meisten Felder trotzdem manuell
- Die App-Oberfläche wirkt veraltet im Vergleich zu neueren Alternativen
- Nutzerrezensionen erwähnen, die iOS-App sei «kaum nutzbar»
⏱️ Zeitaufwand: 2-3 Minuten pro Ausgabe (plus Korrekturzeit)
bexio Pay nutzen
Für Unternehmen mit höherem Spesenvolumen bietet bexio mit bexio Pay ein smartes Spesenmanagement-Add-on.
So funktioniert es
- Firmenkarten für Mitarbeitende
- Transaktionen synchronisieren automatisch mit bexio
- Belegzuordnung per Foto-Upload
- Freigabe-Workflows für Vorgesetzte
Lohnt es sich?
bexio Pay bietet Komfort, aber zu zusätzlichen Kosten. Es eignet sich am besten für Teams mit 5+ Mitarbeitenden, die regelmässig Einkäufe tätigen.
Für Freelancer und kleine Teams rechtfertigt der Aufwand selten die Kosten.
bexio Preise: Was Sie zahlen
Die Kosten zu kennen hilft bei der Bewertung von Alternativen.
| Abo | Monatliche Kosten | KI-Extraktionen | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Starter | CHF 45 | 5/Monat | Solo-Freelancer |
| Pro | CHF 75 | 15/Monat | Kleine Teams (≤3) |
| Pro+ | CHF 125 | 50/Monat | Wachsende Unternehmen (≤25) |
Alle Abos enthalten 30 Tage kostenlos testen. Keine versteckten Gebühren.
Die Rechnung: Wenn Sie 30 Ausgaben monatlich im Starter-Abo verarbeiten, sind die KI-Extraktionen schnell aufgebraucht und Sie erfassen 25+ Ausgaben wieder manuell.
Warum bexio-Spesenmanagement Nutzer frustriert
Trotz seiner Stärken in der Buchhaltung hat bexios Spesen-Workflow dokumentierte Schwachstellen aus echten Nutzerbewertungen.
Zu viele Klicks
«Für Kleinigkeiten braucht man dutzende Klicks, wenn einer reichen würde.»Begrenzte KI-Funktionen
KI auf 5-50 monatliche Scans limitiertKein Lerneffekt
Sie kategorisieren «Digitec» jedes Mal als BüromaterialVeraltete Oberfläche
«Etwa 10 Jahre veraltet» – G2 ReviewOverkill für Freelancer
Zahlen für Funktionen, die Sie nie nutzenDie moderne Alternative: Magic Heidi
KI-first Spesenmanagement für Schweizer Freelancer und KMU. Ziehen, ablegen, fertig.
Spesenerfassung in 30 Sekunden
Kein Navigieren durch Menüs. Keine manuelle Feldeingabe. Keine monatlichen Extraktions-Limits.
- 📥Drag and Drop
Rechnung oder Beleg in die App ziehen
- 🤖KI extrahiert alles
Datum, Betrag, Lieferant, MWST, Kategorie—automatisch
- ✅Ein Klick zum Bestätigen
Das war's. Fertig.
- 🧠Lernt mit der Zeit
Wird mit jeder Ausgabe schlauer
- Rechnung #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Rechnung #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Rechnung #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
bexio vs. Magic Heidi
Der Unterschied im Spesenmanagement-Ansatz.
| Funktion | bexio (Web) | bexio Go | Magic Heidi |
|---|---|---|---|
| Zeit pro Ausgabe | 3-5 Min | 2-3 Min | 30 Sekunden |
| Datenextraktion | ✗ Manuell | ⚠ Begrenzte KI | ✓ Volle KI |
| Monatliches KI-Limit | Keins (manuell) | 5-50 | ✓ Unbegrenzt |
| Lernalgorithmus | ✗ Nein | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Schweizer MWST | ✓ | ✓ | ✓ |
| QR-Rechnungen | ✓ | ✓ | ✓ |
Echte Zeitersparnis.
Echtes Geld zurück.
Bei 30 Ausgaben monatlich ist die Rechnung einfach: bexio Web braucht 2 Stunden. Magic Heidi braucht 15 Minuten. Das sind 1 Stunde 45 Minuten gespart pro Monat—über 20 Stunden jährlich.
Jährlich bei der Spesenerfassung
Bei CHF 50/Stunde Ansatz
Spesenverarbeitung
Ziehen, ablegen, fertig
Wann Sie was wählen
Beide Tools haben ihre Berechtigung. So entscheiden Sie richtig.
Bei bexio bleiben, wenn
Sie volle doppelte Buchhaltung brauchen, Ihr Team über 10 Personen hat oder Sie bereits über bexio mit Schweizer Banken verbunden sind
Zu Magic Heidi wechseln, wenn
Sie Freelancer oder kleines Team (1-5 Personen) sind, Spesenerfassung sich wie Arbeit anfühlt, Sie KI wollen, die wirklich Zeit spart
Tipps für schnelleres Spesenmanagement
Unabhängig von der Software—diese Gewohnheiten sparen Zeit.
Spesen wöchentlich verarbeiten
Lassen Sie Belege nicht stapeln. Eine wöchentliche 15-Minuten-Session schlägt das monatliche 2-Stunden-Chaos.
- Wiederkehrende Kalender-Erinnerung setzen
- Belege jeden Freitag verarbeiten
- Nie wieder einen Beleg verlieren
- Ganzjährig revisionssicher
Einheitliche Benennung nutzen
«Digitec Büromaterial» jedes Mal—nicht «Bürokram» oder «Digitec Einkauf». Konsistenz beschleunigt Auswertungen.
- Namenskonventionen erstellen
- Kategorien dokumentieren
- KI schneller trainieren durch Konsistenz
- Reports lesbarer machen
Sofort fotografieren
Papier verblasst. Fotografieren Sie Belege sofort beim Erhalt. Moderne KI bewältigt leichte Winkel und Schatten.
- Smartphone-Kamera nutzen
- Nicht bis später warten
- Digitale Kopien sicher aufbewahren
- Schweizer Compliance-Anforderungen erfüllen
Kennen Sie Ihre Schweizer MWST-Sätze
- 7.7% – Normalsatz (die meisten Waren und Dienstleistungen)
- 2.5% – Reduzierter Satz (Lebensmittel, Bücher, Medikamente)
- 0% – Befreit (Gesundheitswesen, Bildung, Versicherungen)
Spesenreglement erstellen
Ein schriftliches Spesenreglement ist nicht nur gute Praxis—es ist Voraussetzung für steuerlich absetzbare Pauschalspesen. Schweizer Richtlinien erlauben:
- Hauptmahlzeiten: max. CHF 30
- Privatfahrzeug: max. 70 Rappen/km
- Tägliche Kleinausgaben: CHF 20
Häufig gestellte Fragen
Kann bexio automatisch Daten aus Belegen extrahieren?
Ja, aber mit Limits. Die bexio Go App bietet KI-Extraktion für 5-50 Belege monatlich je nach Abo. Danach erfassen Sie Daten manuell.
Was ist der Unterschied zwischen Ausgabe und Lieferantenrechnung in bexio?
Eine Ausgabe ist eine direkte Zahlung, die Sie geleistet haben (z.B. Büromaterial mit Ihrer Karte). Eine Lieferantenrechnung ist eine Rechnung eines Lieferanten, die Sie später bezahlen. Beides reduziert Ihren Gewinn, läuft aber über verschiedene Konten.
Wie erfasse ich Fremdwährungsausgaben in bexio?
Im Ausgabenformular wählen Sie die Originalwährung und geben den Fremdbetrag ein. bexio rechnet mit integrierten Wechselkursen um, oder Sie geben den tatsächlich bezahlten CHF-Betrag ein.
Gibt es eine schnellere Methode, Ausgaben in bexio zu erfassen?
Die bexio Go Mobile-App ist schneller als die Web-Oberfläche zum Scannen. Für das schnellste Erlebnis insgesamt sollten Sie KI-native Tools wie Magic Heidi in Betracht ziehen, die manuelle Eingabe komplett eliminieren.
Wie viele Ausgaben kann ich in bexio erstellen?
Unbegrenzte Ausgaben in allen Abos. Nur KI-Extraktionen sind limitiert.
Funktioniert Magic Heidi mit meiner Schweizer Bank?
Magic Heidi konzentriert sich auf Spesen- und Rechnungsmanagement. Für Bankverbindungen können Sie Daten in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware exportieren oder die integrierten Buchhaltungsfunktionen nutzen.
Das Fazit
bexio bleibt solide Schweizer Buchhaltungssoftware. Für vollständiges Finanzmanagement—Lohnbuchhaltung, Inventar, CRM, Reporting—liefert es.
Aber wenn Spesenerfassung Ihr Engpass ist, nutzen Sie einen Vorschlaghammer, um einen Bilderrahmen aufzuhängen.
Moderne Tools wie Magic Heidi wurden für eines gebaut: Spesenmanagement mühelos zu machen. Ziehen, ablegen, fertig.
Die Rechnung ist einfach: Wenn Ihre Zeit CHF 50/Stunde wert ist, bedeuten 20 gesparte Stunden jährlich CHF 1'000 zurück in Ihrer Tasche—oder reinvestiert in Ihr Geschäft.
Bereit, Spesenerfassung nicht mehr zu fürchten?
Testen Sie Magic Heidi gratis und verarbeiten Sie Ihre ersten 10 Ausgaben in unter 5 Minuten. Keine Kreditkarte nötig. Funktioniert parallel zu Ihrem bestehenden bexio-Setup.