Schweizer Rechnung: Der komplette Leitfaden für 2025

Eine fehlerhafte Rechnung kann Ihre Zahlungen um Wochen verzögern. Schlimmer noch, sie kann zu Problemen mit der Steuerverwaltung führen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen genau, wie Sie konforme Rechnungen nach Schweizer Anforderungen erstellen.

Warum Ihre Rechnungen konform sein müssen

Die QR-Rechnung-Neuerungen ab November 2025 und die aktuellen MwSt-Sätze ändern die Spielregeln. Eine nicht konforme Rechnung kann Ihre Zahlungen blockieren und Probleme mit der Steuerverwaltung verursachen.

⚠️

Zahlungsverzögerungen

Unvollständige Rechnungen = wochenlange Wartezeit

📋

Steuerprobleme

Falsche MwSt = Nachzahlung

🚫

Bank-Ablehnung

Nicht konformer QR-Code = blockierte Zahlung

Pflichtangaben

Die 7 Pflichtangaben einer Schweizer Rechnung

Gemäss Artikel 26 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG) muss Ihre Rechnung bestimmte Angaben enthalten, um rechtsgültig zu sein.

1. Ihre Angaben

Name, vollständige Adresse, UID-Nummer falls MwSt-pflichtig

2. Kundenangaben

Name und Adresse des Kunden (optional unter CHF 400)

3. Leistungsbeschreibung

Klare und identifizierbare Beschreibung der Leistungen

4. Detaillierte Preise

Stückpreis, Netto- und Bruttobetrag

5. Leistungsdatum

Wann die Leistung erbracht wurde

6. MwSt-Angaben

MwSt-Nummer, anwendbarer Satz, Betrag

7. Rechnungsnummer

Eindeutige fortlaufende Nummerierung

Gutes Beispiel vs Schlechtes Beispiel

✅ Gutes Beispiel: "Erstellung Website 5 Seiten - April 2025"

❌ Schlechtes Beispiel: "Durchgeführte Arbeiten"

Eine vage Zeile wie "Diverse Dienstleistungen" genügt nicht. Beschreiben Sie Ihre Waren oder Dienstleistungen detailliert genug, damit sie klar identifizierbar sind.

MwSt 2025

Die Schweizer MwSt-Sätze 2025

Seit dem 1. Januar 2024 haben sich die Sätze geändert. Hier sind die aktuellen Sätze für Ihre Rechnungen.

Satzart	Prozentsatz	Anwendbar auf
Normalsatz	8.1%	Mehrheit der Waren und Dienstleistungen
Reduzierter Satz	2.6%	Lebensmittel, Bücher, Medikamente, Zeitungen
Sondersatz	3.8%	Beherbergung (Hotellerie)

Wer muss MwSt berechnen?

Ihr Unternehmen ist MwSt-pflichtig, wenn Ihr Jahresumsatz CHF 100'000 übersteigt.

Unter dieser Grenze sind Sie befreit, können sich aber freiwillig registrieren.

Wichtig: Auch wenn Sie befreit sind, dürfen Sie Ihren Kunden keine MwSt berechnen. Falls Sie dies versehentlich tun, müssen Sie diese an den Staat abführen.

QR-Rechnung

Die QR-Rechnung: obligatorisch seit 2022

Seit dem 30. September 2022 werden die alten orangen und roten Einzahlungsscheine nicht mehr akzeptiert. Die QR-Rechnung ist zum Schweizer Standard geworden. Ihr Kunde kann den QR-Code mit seiner Banking-App scannen und in Sekunden bezahlen.

QR-Rechnung Vorteile

Schnellere Zahlungen in 30 Sekunden

Der QR-Code enthält alle Zahlungsinformationen. Keine Referenznummer mehr abtippen, weniger Fehler und automatische Abstimmung.

✅
Weniger Fehler
Keine manuelle Eingabe mehr
⚡
Schnelle Zahlungen
Kunden zahlen in 30 Sekunden
🔄
Auto-Abstimmung
Automatischer Abgleich
📱
Mobile-kompatibel
Scan über Banking-App

Rechnungen

Rechnung #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
Rechnung #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
Rechnung #1
John Doe
CHF 600
Jan 20

Kritisches Update

November 2025: Pflichtänderung

Ab November 2025 müssen QR-Rechnungen zwingend strukturierte Adressdaten im QR-Code enthalten.

Was sich ändert

Die QR-Code-Felder müssen enthalten:

Name, Ort und Land des Absenders
Name, Ort und Land des Empfängers

Der Adresstyp "K" (kombiniert) wird abgeschafft. Nur Typ "S" (strukturiert) wird akzeptiert.

⚠️ Konsequenz: Falls Ihre Rechnungssoftware nicht aktualisiert wird, könnten Ihre Rechnungen von Banken abgelehnt werden. Prüfen Sie jetzt, ob Ihr Tool konform sein wird.

Fristen & Aufbewahrung

Zahlungsfristen und
Dokumentenaufbewahrung

Entgegen der landläufigen Meinung gibt es in der Schweiz keine gesetzliche 30-Tage-Frist. Sie können Ihre eigenen Bedingungen festlegen.

Zahlungsfristen

Gängige Fristen in der Schweiz für Freelancer und KMU.

10 Tage (schnelle Zahlung)
20 Tage (Standard KMU)
30 Tage (Grossunternehmen)
Frist klar angeben

Bei Verzug

Sie sind nicht verpflichtet, drei Mahnungen zu senden.

Höfliche Mahnung senden
5% Verzugszins p.a. berechnen
Direkt Betreibung einleiten
Eine Mahnung nach 7 Tagen reicht oft

10 Jahre Aufbewahrung

Artikel 958f des Obligationenrechts schreibt diese Dauer vor.

Ausgestellte und erhaltene Rechnungen
Zugehörige Bankauszüge
MwSt-Belege
Digitales Format akzeptiert

Praxisbeispiel

Beispiel einer konformen Rechnung

So strukturieren Sie Ihre Schweizer Rechnung korrekt.

Kopfzeile (oben links)

Logo, Firmenname, vollständige Adresse, UID/MwSt-Nummer

Empfänger (oben rechts)

Kundenname, Rechnungsadresse

Rechnungskörper

Nummer, Daten, Beschreibung, Preis, MwSt, Bruttobetrag

Zahlungsteil (unten)

QR-Code, IBAN, Referenz, Zahlungsfrist

Die 5 Fehler, die Ihre Zahlungen verzögern

Vermeiden Sie diese häufigen Fehler, die Ihre Zahlungseingänge blockieren und Kundenbeziehungen erschweren.

🚫

MwSt-Nummer vergessen

Kunden können MwSt nicht zurückfordern

❓

Zu vage Beschreibung

Beratung

⏰

Keine Zahlungsfrist

Kunde weiss nicht, wann zahlen

Die 2 weiteren häufigen Fehler

4. Unvollständige Bankdaten Eine falsche oder unvollständige IBAN blockiert die Zahlung. Prüfen Sie systematisch.

5. Kein QR-Code Ihr Kunde muss die Daten manuell eingeben. Er verschiebt es... und vergisst.

Checkliste

Ist Ihre Rechnung vollständig?

Prüfen Sie vor dem Versand diese wesentlichen Elemente.

✅ Ihre vollständigen Angaben (Name, Adresse)
✅ UID/MwSt-Nummer falls pflichtig
✅ Kundenangaben
✅ Eindeutige Rechnungsnummer
✅ Ausstellungsdatum
✅ Leistungsdatum
✅ Detaillierte Leistungsbeschreibung
✅ Stückpreise und Nettobetrag
✅ MwSt-Satz und -Betrag (oder Vermerk "MwSt-befreit")
✅ Bruttobetrag
✅ QR-Code für Zahlung
✅ IBAN und Referenz
✅ Zahlungsfrist

Lösung

Konforme Rechnungen in 2 Minuten erstellen

Jede Rechnung manuell zu prüfen kostet Zeit. Und das Fehlerrisiko bleibt. Magic Heidi generiert automatisch konforme Schweizer Rechnungen mit QR-Code, berechneter MwSt und allen Pflichtangaben.

Entwickelt für
Schweizer Freelancer

Magic Heidi ist die einzige Rechnungssoftware, die exklusiv für Selbstständige in der Schweiz entwickelt wurde. Konform mit den Anforderungen November 2025.

🇨🇭 100% Schweiz

✅ Konform 2025

📱 Multi-Plattform

⭐ 4.9/5 Bewertungen

🧾

Integrierter QR-Code

Konform November 2025

🧮

Automatische MwSt

Sätze 8.1%, 2.6%, 3.8%

📧

Direktversand

Per E-Mail mit einem Klick

🔔

Tracking & Mahnungen

Automatische Erinnerungen

FAQ

Häufige Fragen

Ist eine Rechnung ohne QR-Code legal?

Ja, aber sie erschwert die Zahlung für Ihren Kunden und erhöht das Fehlerrisiko. Der QR-Code wird dringend empfohlen.

Muss ich die MwSt erwähnen, wenn ich nicht pflichtig bin?

Sie müssen "MwSt-befreit" oder "MwSt nicht anwendbar" vermerken. Berechnen Sie niemals MwSt, wenn Sie nicht registriert sind.

Wie lange muss ich meine Rechnungen aufbewahren?

Mindestens 10 Jahre, in Papier- oder digitalem Format.

Welche Zahlungsfrist soll ich angeben?

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift. Fristen von 10 bis 30 Tagen sind üblich. Wählen Sie je nach Branche und Kunden.

Kann ich Verzugszinsen berechnen?

Ja, bis zu 5% pro Jahr gemäss Schweizer Recht, sofern Ihr Vertrag keinen anderen Satz vorsieht.

Wird meine Software im November 2025 konform sein?

Klären Sie dies mit Ihrem Anbieter. Adressen müssen im strukturierten Format im QR-Code sein. Magic Heidi wird automatisch aktualisiert.

Brauche ich eine Rechnungsnummer?

Es ist rechtlich nicht zwingend, aber unerlässlich für eine gute Verwaltung. Verwenden Sie eine fortlaufende Nummerierung.

Was ist der Unterschied zwischen QR-Rechnung und eBill?

Die QR-Rechnung ist ein PDF-Dokument mit QR-Code. eBill ist eine 100% elektronische Rechnung, die direkt ins E-Banking des Kunden gesendet wird. Beide sind in der Schweiz gültig.

Erstellen Sie noch heute konforme Rechnungen

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