QR-Rechnungs-Guide 2025

QR-Rechnung erstellen – einfach und kostenlos in 2025

Vollständiger Guide zu QR-Rechnungen, QR-IBAN-Anforderungen und den besten kostenlosen Tools für Freelancer und KMU. Bleiben Sie compliant mit den 2025-Vorschriften.

Schweizer QR-Rechnung auf dem Handy

Seit Oktober 2022 muss jedes Unternehmen, jeder Freelancer und Selbstständige in der Schweiz einen QR-Code auf Rechnungen verwenden. Das ist keine Option – es ist eine gesetzliche Pflicht, die die traditionellen roten und orangen Einzahlungsscheine ersetzt hat.

Falls Sie sich fragen, wie Sie QR-Rechnungen ohne teure Software erstellen können, sind Sie hier richtig. Dieser Guide deckt alles ab: Was QR-Rechnungen sind, wer sie braucht, technische Anforderungen und die besten kostenlosen Tools, um sie in Minuten zu erstellen.

Wichtiges Update 2025: Seit dem 22. November 2025 sind nur noch strukturierte Adressen in Schweizer QR-Codes zulässig. Falls Ihr Rechnungsprogramm noch unstrukturierte Adressen generiert, müssen Sie sofort aktualisieren, um Zahlungsablehnungen zu vermeiden.

QR-Rechnungen verstehen

Was ist eine QR-Rechnung?

Eine QR-Rechnung ist ein standardisierter Einzahlungsschein mit einem QR-Code, in dessen Zentrum ein Schweizer Kreuz eingebettet ist.

Digitale Zahlungsdaten

Alle Zahlungsinformationen im QR-Code – von Bankverbindung bis Beträge und Referenzen.

Zahlung per Klick

Kunden scannen mit ihrer Banking-App und alle Daten werden automatisch übertragen, bereit zur Freigabe.

Zwei Komponenten

Empfangsschein (links) und Zahlteil (rechts) mit QR-Code, beide perforiert zur Trennung.

Aufbau einer QR-Rechnung

Jede QR-Rechnung besteht aus zwei klar getrennten Bereichen:

Der Empfangsschein (links, perforiert)

  • Zahlbetrag
  • Konto/Zahlbar an
  • Zahlbar durch (Kunde)
  • Für die Unterlagen des Zahlers

Der Zahlteil (rechts, perforiert)

  • Swiss QR-Code mit allen Zahlungsdaten
  • Alle Zahlungsinformationen in lesbarem Text
  • Währung und Betrag
  • Fälligkeitsdatum (optional)
  • Zusätzliche Informationen (optional)

Beide Bereiche sind perforiert, damit Kunden sie abtrennen können, wenn sie am Postschalter bezahlen oder physische Belege aufbewahren möchten.

Warum die Schweiz auf QR-Rechnungen umstellte

Das Schweizer Finanzsystem wickelt monatlich Millionen Transaktionen ab. Traditionelle Einzahlungsscheine erforderten manuelle Dateneingabe, was zu häufigen Fehlern, Zahlungsverzögerungen und Abstimmungsproblemen führte.

⚡

Weniger Fehler

Keine manuelle Eingabe bedeutet keine Tippfehler bei Kontonummern oder Referenzen.
🚀

Schnellere Zahlung

Kunden zahlen in Sekunden. Sie erhalten Ihr Geld schneller, weniger Mahnwesen.
🔄

Auto-Abgleich

Strukturierte Referenzen ermöglichen automatisches Zuordnen von Zahlungen zu Rechnungen.
🔒

Mehr Sicherheit

Standardisiertes Format mit Validierung reduziert Betrugsrisiko und garantiert Compliance.
Wer braucht QR-Rechnungen?

Brauchen Sie QR-Rechnungen?

Ja, wenn Sie ein Unternehmen in der Schweiz betreiben, als Freelancer arbeiten oder ein Schweizer Bankkonto für Zahlungseingänge verwenden.

Einzelfirmen

Alle Freelancer und Selbstständige müssen QR-Rechnungen verwenden.

KMU & Konzerne

Kleine, mittlere und grosse Unternehmen – keine Ausnahmen nach Grösse.

Vereine & NGOs

Organisationen und Vereine, die Beiträge einziehen, brauchen QR-Rechnungen.

Ausländische Firmen

Internationale Unternehmen, die Schweizer Kunden mit Schweizer Bankkonten fakturieren.

Was passiert bei Nicht-Einhaltung?

Rechnungen ohne QR-Code schaffen Probleme für alle:

  • Kunden haben Schwierigkeiten, Ihre Rechnungen zu verarbeiten und zu bezahlen
  • Zahlungsverzögerungen werden häufig
  • Sie riskieren Verstösse gegen Schweizer Zahlungsverkehrsvorschriften
  • Banken können nicht-konforme Einzahlungsscheine ablehnen oder verzögern
  • Ihre professionelle Reputation leidet

Manche Kunden verweigern möglicherweise sogar die Zahlung von Rechnungen ohne ordentliche QR-Codes, was Sie zwingt, konforme Versionen neu auszustellen.

Wichtiges Update

2025 Compliance-Anforderung

Seit dem 22. November 2025 werden unstrukturierte Adressen in Schweizer QR-Rechnungen nicht mehr akzeptiert.

Früher konnten Sie zwei Adressformate verwenden:

  • Strukturierte Adressen (Land, PLZ, Ort in separaten Feldern)
  • Unstrukturierte Adressen (kombinierter Adresstyp "K")

Jetzt funktionieren nur noch strukturierte Adressen. Falls Ihr Rechnungsprogramm noch unstrukturierte Adressen generiert, müssen Sie sofort aktualisieren.

Was sind strukturierte Adressen?

Strukturierte Adressen trennen Komponenten in einzelne Felder:

Name: Maria Müller AG
Strasse: Bahnhofstrasse
Hausnummer: 15
Postleitzahl: 8001
Ort: Zürich
Land: CH

Dieses Format ermöglicht automatisierte Verarbeitung, Validierung und internationale Kompatibilität.

Prüfen Sie Ihre aktuellen Rechnungen. Wenn Ihr QR-Code nicht gescannt werden kann oder abgelehnt wird, ist veraltete Adressformatierung oft die Ursache.

Technische Standards

Technische Anforderungen für gültige QR-Rechnungen

Ihre QR-Rechnung muss spezifische Standards erfüllen, um von allen Schweizer und Liechtensteiner Banken akzeptiert zu werden.

Währungslimits

Nur CHF und EUR. Betragsbereich: 0.01 bis 999'999'999.99

QR-Code-Grösse

Mindestens 46 x 46 mm, positioniert im rechten unteren Bereich

Druckqualität

Mindestens 300 DPI, schwarz auf weiss, 80 g/m² Papier

Physisches Format

Zahlteil: 148 x 105 mm (DIN-A6 quer)

Ihre erste QR-Rechnung erstellen (Schritt für Schritt)

Eine konforme QR-Rechnung zu erstellen dauert nur wenige Minuten, wenn Sie die richtigen Informationen bereit haben.

Was Sie vorher brauchen

Ihre Angaben:

  • Vollständiger rechtlicher Firmenname
  • Vollständige strukturierte Adresse
  • IBAN (oder QR-IBAN bei QRR)
  • Bevorzugter Referenztyp (NON, SCOR oder QRR)

Kundenangaben:

  • Vollständiger Name oder Firmenname
  • Vollständige strukturierte Adresse
  • Sprachpräferenz (Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch)

Rechnungsdetails:

  • Betrag in CHF oder EUR
  • Währung
  • Referenznummer (bei SCOR oder QRR)
  • Fälligkeitsdatum (optional, aber empfohlen)
  • Zusätzliche Informationen oder Mitteilung (optional)
Schritt für Schritt

Rechnung erstellen in 6 einfachen Schritten

Folgen Sie diesen einfachen Schritten, um Ihre erste konforme QR-Rechnung in Minuten zu erstellen.

  • 🏦
    Bankdaten eingeben

    IBAN eingeben und auf Richtigkeit prüfen. Eine falsche Ziffer macht die ganze Rechnung ungültig.

  • 👥
    Kundeninfo hinzufügen

    Strukturierte Adresse des Kunden sorgfältig eingeben. Postleitzahlen doppelt prüfen.

  • 💵
    Rechnungsbetrag festlegen

    Exakten Betrag und Währung (CHF oder EUR) angeben.

  • 📝
    Referenzen hinzufügen

    Ihre Referenznummer eintragen, falls Sie SCOR oder QRR verwenden.

  • 📅
    Optionale Details

    Fälligkeitsdatum, Zahlungsanweisungen und Rechnungsnummer hinzufügen.

  • ✅
    Generieren & Prüfen

    PDF erstellen und QR-Code selbst scannen, um alle Informationen zu verifizieren.

Rechnungen
  • Rechnung #3

    Magic Heidi

    CHF 500

    Jan 29

  • Rechnung #2

    Webbiger LTD

    CHF 2000

    Jan 24

  • Rechnung #1

    John Doe

    CHF 600

    Jan 20

Kostenlose Tools

Die besten kostenlosen Tools für QR-Rechnungen

Sie brauchen keine teure Software für konforme QR-Rechnungen. Mehrere kostenlose Tools bieten alles, was Freelancer und Kleinunternehmen benötigen.

Tool-Vergleich

Vergleichen Sie Ihre Optionen

Wählen Sie das Tool, das am besten zu Ihren Rechnungsanforderungen und Ihrem Workflow passt.

FunktionMagic HeidiPostFinanceSwiss QR Bill
PreisGratisGratisGratis
Komplette Rechnungserstellung✓ Ja✗ Nur Zahlteil✗ Nur QR-Code
Mobile Apps✓ iOS & Android✗ Nur Web✗ Nur Web
Kundendatenbank✓ Integriert✗ Nein✗ Nein
Geräte-Sync✓ Alle Geräte✗ Nein✗ Nein
Rechnungshistorie✓ Komplett✗ Nein✗ Nein
Setup-Zeit5 MinutenSofortSofort
Am besten fürRegelmässige FakturierungEinmalige ZahlungenNur QR-Code
Empfohlene Lösung

Magic Heidi: Optimal für Mobile-First-Businesses

Eine komplette Rechnungs-App für Freelancer und Kleinunternehmen. Erstellen Sie Rechnungen direkt vom Smartphone mit automatischer QR-Code-Generierung. Immer aktuell mit Schweizer Compliance-Anforderungen.

Magic Heidi Mobile Fakturierung

Warum Magic Heidi?

Mobile-First-Design

Erstellen Sie professionelle Rechnungen direkt von Ihrem iPhone oder Android-Gerät.

Automatische QR-Codes

Einfach Ihre Daten eingeben – App generiert automatisch konforme QR-Codes.

Immer compliant

Aktualisiert sich automatisch mit Schweizer Vorschriften, inklusive 2025-Anforderungen.

Professionelle PDFs

Generiert schöne, professionelle Rechnungen, die sofort versandbereit sind.

Geräte-Sync

Verfügbar auf iOS, Android, Mac, Windows und im Webbrowser.

Gratis-Basis

Vollständige Rechnungsfunktionen kostenlos verfügbar.

QR-Rechnungen erstellen

Laden Sie Magic Heidi herunter und erstellen Sie Ihre erste konforme Schweizer QR-Rechnung in unter 5 Minuten.

Magic Heidi gratis testenAlle Features ansehen

So funktioniert Magic Heidi

  1. App herunterladen – Verfügbar im App Store und Play Store, oder Web-Version nutzen
  2. Firmenangaben eingeben – Ihre Informationen einmalig hinzufügen
  3. Kundeninfo hinzufügen – Kundendaten für zukünftige Rechnungen speichern
  4. Rechnungsdetails ausfüllen – Betrag, Fälligkeitsdatum und optionale Notizen eingeben
  5. PDF generieren – App erstellt automatisch konformes PDF mit QR-Code
  6. Versenden – Direkt aus der App per E-Mail oder ausdrucken

Alternative kostenlose Tools

PostFinance QR-Rechnungsgenerator

  • Offizielles Tool der Postfinance
  • Am besten für: Gelegentliche Rechnungen oder Tests
  • Vorteile: Vertrauenswürdige Quelle, keine Registrierung, immer konform
  • Nachteile: Nur Web, keine komplette Rechnungserstellung, manueller Prozess

Swiss QR Bill Generator (swissqrbill.ch)

  • Basis-Webgenerator nur für QR-Codes
  • Am besten für: Nutzer mit bestehenden Rechnungsvorlagen
  • Vorteile: Einfache Bedienung, kein Account nötig
  • Nachteile: Keine Rechnungsfunktionen, keine Speicherung

Unsere Empfehlung: Wenn Sie regelmässig fakturieren (selbst nur ein paar Mal pro Monat), nutzen Sie Magic Heidi. Es spart Zeit, verwaltet Ihre Kundendatenbank und übernimmt alles von der Rechnungserstellung bis zur QR-Code-Generierung.

Häufige Fehler vermeiden

Selbst mit guten Tools passieren Fehler. Achten Sie auf diese häufigen Stolpersteine, die Zahlungsverzögerungen und Kundenfrust verursachen können.

⚠️

Unstrukturierte Adressen

Altes kombiniertes Adressformat nach November 2025 verwendet. Sofort aktualisieren.
💳

Falscher IBAN-Typ

IBAN und Referenztypen stimmen nicht überein. Normale IBAN mit NON/SCOR verwenden.
🖨️

Schlechte Druckqualität

Niedrige Auflösung oder Farbprobleme. Mindestens 300 DPI auf weissem Papier drucken.
📋

Fehlende Pflichtfelder

Erforderliche Informationen fehlen. Nutzen Sie Generatoren mit Validierung.
💰

Falsches Währungsformat

Nicht-CHF/EUR-Währungen oder falsche Dezimalstellen. An Schweizer Formate halten.
🔢

Ungültige Referenzen

Falsche SCOR/QRR-Formatierung. Automatische Referenzgenerierung verwenden.
Profi-Tipps

Optimierungs-Tipps für Power-User

Sobald Sie mit QR-Basis-Rechnungen vertraut sind, verbessern diese fortgeschrittenen Strategien Ihre Effizienz und Automatisierung.

Software-Integration

Verknüpfen Sie mit Buchhaltungssoftware für automatischen Datentransfer und MWST-Reporting.

Auto-Abgleich

Ordnen Sie eingehende Zahlungen automatisch Rechnungen zu, basierend auf Referenznummern.

Rechnungsvorlagen

Sparen Sie Zeit mit vorausgefüllten Firmeninformationen und Standard-Zahlungsbedingungen.

Stapelverarbeitung

Erstellen Sie mehrere Rechnungen gleichzeitig für wiederkehrende Kunden und Services.

Internationale Zahlungen

Fügen Sie SWIFT/BIC-Codes für internationale Kunden hinzu, während Sie QR-Rechnungen verwenden.

Zahlungs-Tracking

Echtzeit-Updates zum Zahlungsstatus und automatische Kundenbestätigungen.

Fortgeschrittene Integrations-Tipps

Verknüpfung mit Buchhaltungssoftware

Falls Sie Buchhaltungssoftware wie bexio, Banana oder ähnliche Schweizer Lösungen nutzen, verknüpfen Sie Ihren QR-Rechnungsgenerator. Diese Integration:

  • Überträgt Rechnungsdaten automatisch in Ihre Buchhaltung
  • Ordnet eingehende Zahlungen Rechnungen zu
  • Aktualisiert Zahlungsstatus in Echtzeit
  • Vereinfacht MWST-Reporting
  • Reduziert doppelte Dateneingabe

Magic Heidi enthält integrierte Buchhaltungsfunktionen und Bankauszugs-Import für automatischen Abgleich.

Zahlungsabgleich einrichten

Konfigurieren Sie Ihre Banking-App oder Buchhaltungssoftware, um eingehende Zahlungen automatisch mit Rechnungen basierend auf der Referenznummer abzugleichen.

So funktioniert's:

  1. Kunde zahlt mit QR-Code
  2. Bank erhält Zahlung mit Referenznummer
  3. Ihr Buchhaltungssystem ordnet Referenz der Rechnung zu
  4. Rechnung wird automatisch als bezahlt markiert
  5. Kunde erhält Zahlungsbestätigung

Rechnungsvorlagen erstellen

Sparen Sie Zeit bei wiederkehrenden Rechnungen durch Vorlagen mit:

  • Vorausgefüllten Firmeninformationen
  • Standard-Zahlungsbedingungen
  • Häufige Dienstleistungen oder Produkte
  • Standard-Fälligkeitsdatumsberechnungen

Aktualisieren Sie nur kundenspezifische Details und Beträge für jede neue Rechnung.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Kann ich noch die alten roten und orangen Einzahlungsscheine verwenden?

Nein. Seit dem 1. Oktober 2022 verarbeiten Banken die traditionellen roten (ESR) und orangen (ES) Einzahlungsscheine nicht mehr. Nur QR-Rechnungen werden akzeptiert.

Brauche ich eine QR-IBAN oder reicht meine normale IBAN?

Die meisten Freelancer und Kleinunternehmen brauchen nur ihre normale IBAN. Sie benötigen nur eine QR-IBAN, wenn Sie speziell QRR-Referenzen (27-stellig numerisch) für hochvolumigen Zahlungsabgleich verwenden möchten. Kontaktieren Sie Ihre Bank, um eine QR-IBAN anzufordern, falls nötig.

Können Kunden auch ohne QR-Code-Scan bezahlen?

Ja. Alle Zahlungsinformationen erscheinen in lesbarem Text auf dem Zahlteil. Kunden können die Details manuell eingeben, falls ihre Banking-App kein QR-Scannen unterstützt, oder wenn sie am Postschalter bezahlen.

Was, wenn mein Kunde kein Smartphone hat?

Die QR-Rechnung funktioniert mit mehreren Zahlungsmethoden: Mobile Banking-Apps (QR-Code scannen), E-Banking am Computer (QR-Code-Bild hochladen), Papier-Zahlungsaufträge (manuell aus gedrucktem Text ausfüllen) und Postschalter (Mitarbeiter verarbeitet den Zahlteil).

Wie prüfe ich, ob meine QR-Rechnung korrekt ist?

Nutzen Sie Ihre eigene Mobile-Banking-App, um den QR-Code zu scannen, bevor Sie die Rechnung versenden. Alle Details sollten korrekt im Zahlungsformular erscheinen. Falls etwas falsch aussieht, korrigieren Sie es vor dem Versand an Ihren Kunden. Viele QR-Rechnungsgeneratoren enthalten auch integrierte Validierung.

Gibt es Rechnungsbeträge, die zu klein oder zu gross für QR-Rechnungen sind?

Beträge müssen zwischen 0.01 und 999'999'999.99 in CHF oder EUR liegen. Sie können auch QR-Rechnungen ohne Betragsangabe erstellen und Kunden den Betrag selbst eingeben lassen.

Kann ich das Aussehen meiner QR-Rechnung anpassen?

Der QR-Zahlteil hat standardisierte Formatierungsanforderungen, die Sie nicht ändern können (Grösse, Layout, QR-Code-Position). Der Rechnungsteil oberhalb des Zahlteils erlaubt jedoch volle Anpassung – fügen Sie Ihr Logo hinzu, ändern Sie Farben, passen Sie das Layout an und fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu.

Was passiert, wenn ich einen Fehler auf einer QR-Rechnung mache?

Stornieren Sie die falsche Rechnung und stellen Sie eine korrigierte Version mit einer neuen Referenznummer aus. Versuchen Sie niemals, eine bereits versendete Rechnung zu ändern. Falls ein Kunde bereits basierend auf der falschen Rechnung bezahlt hat, verarbeiten Sie die Korrektur über Ihr Buchhaltungssystem und kommunizieren Sie klar mit dem Kunden.

Brauche ich unterschiedliche QR-Rechnungen für CHF und EUR?

Das QR-Rechnungsformat funktioniert identisch für beide Währungen. Geben Sie beim Erstellen der Rechnung einfach den korrekten Währungscode (CHF oder EUR) an. Jede Rechnung verwendet nur eine Währung.

Kann ich mein Logo und Branding auf QR-Rechnungen hinzufügen?

Ja, passen Sie den Rechnungsteil oberhalb des QR-Zahlteils beliebig an. Fügen Sie Ihr Logo hinzu, passen Sie Farben an, fügen Sie benutzerdefinierte Kopfzeilen ein – lassen Sie nur den standardisierten QR-Zahlteil unverändert.

Wie lange sind QR-Rechnungen gültig?

Sie legen das Fälligkeitsdatum fest. Der QR-Code selbst läuft nicht ab, aber fügen Sie eine Zahlungsfrist auf Ihrer Rechnung ein. Die meisten Unternehmen verwenden 30-Tage-Zahlungsbedingungen.

Was, wenn meine Banking-App den QR-Code nicht scannen kann?

Prüfen Sie diese häufigen Probleme: Sorgen Sie für gute Beleuchtung beim Scannen, halten Sie das Handy ruhig im richtigen Abstand, prüfen Sie, ob die Druckqualität nicht beeinträchtigt ist, versuchen Sie eine andere Banking-App und aktualisieren Sie Ihre Banking-App auf die neueste Version. Falls Probleme bestehen bleiben, könnte der QR-Code Druckqualitätsprobleme oder falsche Daten aufweisen.

Starten Sie heute mit konformen QR-Rechnungen

Schweizer QR-Rechnungen vereinfachen Zahlungen für Sie und Ihre Kunden. Sie werden schneller bezahlt, mit weniger Fehlern und geringerem Verwaltungsaufwand. Der Einstieg dauert nur Minuten.

Magic Heidi gratis testenFeatures ansehen
App Store Google Play Microsoft Store Web-App

Ihre nächsten Schritte

  1. Tool wählen: Für die meisten Freelancer und Kleinunternehmen bietet Magic Heidi die einfachste Lösung – kostenlos, mobilfreundlich und immer konform mit Schweizer Anforderungen.
  2. Angaben eingeben: Fügen Sie Ihre Firmeninformationen und Bankverbindung einmalig hinzu.
  3. Erste Rechnung erstellen: Kundendetails und Betrag ausfüllen, dann lässt das Tool automatisch Ihre konforme QR-Rechnung generieren.
  4. Versenden und bezahlt werden: PDF per E-Mail versenden oder ausdrucken und verschicken. Ihr Kunde scannt und zahlt in Sekunden.

Denken Sie an die 2025-Compliance-Anforderung: Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungen strukturierte Adressen verwenden. Falls Sie noch Tools nutzen, die unstrukturierte Adressformate generieren, wechseln Sie sofort, um Zahlungsablehnungen zu vermeiden.

Je früher Sie QR-Rechnungen einführen, desto schneller profitieren Sie von schnelleren Zahlungen und einfacherer Buchhaltung.