So ändern Sie Ihr Logo auf Schweizer QR-Rechnungen

Jede Rechnung, die Sie versenden, ist ein Kontaktpunkt mit Ihren Kunden. Ein professionelles Logo auf Ihren Schweizer QR-Rechnungen sieht nicht nur gut aus – es schafft Vertrauen, beschleunigt die Zahlung und stärkt Ihre Marke jedes Mal, wenn ein Kunde sein E-Mail-Postfach öffnet.

Seit Oktober 2022 müssen Schweizer Unternehmen QR-Rechnungen verwenden. Während diese Standardisierung die Compliance sicherstellt, können Ihre Rechnungen dennoch Ihre einzigartige Markenidentität widerspiegeln. Magic Heidi macht das Hinzufügen Ihres Logos zu konformen Schweizer QR-Rechnungen einfach – in nur 30 Sekunden auf iPhone, Android, Mac, Windows oder im Web.

Diese Anleitung zeigt Ihnen genau, wie Sie Ihre Schweizer Rechnungen mit Ihrem Logo personalisieren und dabei die vollständige Konformität mit den Schweizer Zahlungsstandards wahren.

Anforderungen an Schweizer QR-Rechnungen verstehen

Was ist eine Schweizer QR-Rechnung?

Die Schweizer QR-Rechnung hat am 1. Oktober 2022 die traditionellen roten und orangen Einzahlungsscheine ersetzt. Jede Rechnung muss nun einen standardisierten QR-Code mit Zahlungsinformationen enthalten.

Der QR-Code misst im Ausdruck exakt 46 x 46 mm und trägt ein Schweizer Kreuz in der Mitte. Diese Standardisierung optimiert die Zahlungsabwicklung im gesamten Schweizer Bankensystem.

Pflichtangaben, die nicht geändert werden können

Schweizer QR-Rechnungen müssen enthalten:

• QR-Code (46 x 46 mm mit Schweizer Kreuz)
• Zahlteil mit strukturierten Daten
• Rechnungssteller-Informationen (Ihre Geschäftsangaben)
• Betrag (falls angegeben)
• Währung (CHF oder EUR)
• Referenznummer (falls zutreffend)
• Zusätzliche Informationen

Diese Elemente können nicht entfernt oder wesentlich verändert werden. Sie stellen sicher, dass Ihre Rechnungen reibungslos mit Schweizer E-Banking-Systemen funktionieren.

Wo Ihr Logo hingehört

Ihr Logo erscheint im Kopfbereich, getrennt von den Pflicht-Zahlungsinformationen. Diese Platzierung hält Ihre Rechnung konform und gibt Ihnen gleichzeitig volle Kontrolle über Ihr Branding.

Die wichtigste Regel: Überdecken Sie niemals den QR-Code. Platzieren Sie Ihr Logo im oberen Bereich, entfernt vom Zahlteil am unteren Ende.

Magic Heidi erledigt das automatisch. Wenn Sie Ihr Logo hinzufügen, positioniert die Software es korrekt für optimale Optik und gesetzliche Konformität.

Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen:

1. Halten Sie Ihre Logo-Datei bereit im PNG- oder JPG-Format
2. Überprüfen Sie die Dateigrösse – sie sollte unter 512 KB liegen
3. Stellen Sie sicher, dass die Dimensionen mindestens 400 Pixel breit sind

Für iPhone- und Android-Nutzer

Schritt 1: Öffnen Sie die Magic Heidi App auf Ihrem Mobilgerät.

Schritt 2: Tippen Sie auf das Einstellungen-Symbol (Zahnrad) in der unteren Navigationsleiste.

Schritt 3: Wählen Sie Rechnungseinstellungen aus dem Menü.

Schritt 4: Tippen Sie auf Firmenlogo oder Logo hochladen.

Schritt 5: Wählen Sie Aus Fotos auswählen, um auf die Fotobibliothek Ihres Geräts zuzugreifen.

Schritt 6: Durchsuchen Sie Ihre Dateien und wählen Sie Ihre Logo-Datei aus.

Schritt 7: Die App lädt Ihr Logo automatisch hoch und positioniert es. Sehen Sie die Änderung sofort in der Vorschau.

Schritt 8: Tippen Sie auf Speichern, um das Logo auf alle zukünftigen Rechnungen anzuwenden.

Ihr Logo erscheint nun auf jeder neuen Rechnung, die Sie erstellen. Frühere Rechnungen bleiben unverändert – nur neue Rechnungen zeigen das aktualisierte Logo.

Für Mac- und Windows-Nutzer

Schritt 1: Starten Sie Magic Heidi auf Ihrem Computer.

Schritt 2: Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen Menüleiste (Mac) oder linken Seitenleiste (Windows).

Schritt 3: Navigieren Sie zu Rechnungsanpassung oder Branding.

Schritt 4: Klicken Sie auf die Schaltfläche Logo hochladen oder ziehen Sie Ihre Logo-Datei per Drag-and-Drop in den vorgesehenen Bereich.

Schritt 5: Wählen Sie Ihre Logo-Datei von Ihrem Computer aus.

Schritt 6: Sehen Sie sich die Logo-Platzierung auf einer auf dem Bildschirm angezeigten Musterrechnung in der Vorschau an.

Schritt 7: Passen Sie die Positionierung bei Bedarf an (Magic Heidi zentriert Logos normalerweise automatisch für optimales Erscheinungsbild).

Schritt 8: Klicken Sie auf Änderungen speichern oder Anwenden.

Das Logo wird sofort auf Ihre Rechnungsvorlage angewendet. Erstellen Sie eine Testrechnung, um das Endergebnis zu sehen.

Für Web-Plattform-Nutzer

Schritt 1: Melden Sie sich bei Magic Heidi unter app.magicheidi.com an.

Schritt 2: Klicken Sie auf Ihr Profilsymbol oder Einstellungen in der oberen rechten Ecke.

Schritt 3: Wählen Sie Rechnungseinstellungen aus dem Dropdown-Menü.

Schritt 4: Scrollen Sie zum Abschnitt Logo hochladen.

Schritt 5: Klicken Sie auf Datei auswählen oder ziehen Sie Ihr Logo direkt in den Upload-Bereich.

Schritt 6: Wählen Sie Ihr Logo aus dem Dateisystem Ihres Computers aus.

Schritt 7: Das Vorschaufenster zeigt Ihr Logo auf einer Rechnungsvorlage.

Schritt 8: Wenn Sie mit der Platzierung zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern oder Logo aktualisieren.

Ihr Logo wird in Ihrem Konto gespeichert und synchronisiert sich automatisch auf allen Geräten, auf denen Sie Magic Heidi verwenden.

Automatische Synchronisation über Geräte hinweg

Einer der Vorteile von Magic Heidi: Ändern Sie Ihr Logo einmal, und es wird überall aktualisiert.

Laden Sie Ihr Logo auf Ihrem iPhone hoch, und es erscheint auf Ihrem Mac, Android-Tablet, Windows-PC und im Webbrowser. Kein mehrfaches Hochladen nötig, keine Sorgen um Versionskontrolle.

Diese Synchronisation erfolgt automatisch innerhalb von Sekunden und gewährleistet Konsistenz auf allen Plattformen.

Vor dem Versand prüfen

Nachdem Sie Ihr Logo hochgeladen haben, erstellen Sie eine Testrechnung:

Schritt 1: Gehen Sie zu Rechnung erstellen oder Neue Rechnung.

Schritt 2: Füllen Sie Beispiel-Kundeninformationen und Positionen aus.

Schritt 3: Klicken Sie auf Vorschau, um die vollständige Rechnung mit Ihrem Logo zu sehen.

Schritt 4: Überprüfen Sie diese Elemente:

• Logo erscheint klar und in angemessener Grösse
• Logo überlappt sich nicht mit Kundeninformationen
• Logo ist korrekt im Kopfbereich ausgerichtet
• QR-Code bleibt am unteren Ende unverdeckt
• Gesamtlayout wirkt professionell

Schritt 5: Wenn alles gut aussieht, speichern Sie die Rechnung als PDF, um die Druckversion zu sehen.

Häufige Probleme beheben

Logo erscheint verschwommen oder pixelig

Ursache: Niedrige Auflösung oder kleine Dateidimensionen.

Lösung: Verwenden Sie eine höher aufgelöste Version Ihres Logos. Quelldateien sollten mindestens 400 Pixel breit sein und 300 DPI für Druckqualität aufweisen.

Wenn Sie nur eine kleine Logo-Datei haben, fragen Sie Ihren Designer nach einer grösseren Version oder verwenden Sie ein Bild-Upscaling-Tool (dies hat allerdings Grenzen).

Fehler "Datei zu gross"

Ursache: Ihre Logo-Datei überschreitet 512 KB.

Lösung: Komprimieren Sie Ihr Bild mit:

• TinyPNG (Online-Tool für PNG-Dateien)
• JPEG Optimizer (für JPG-Dateien)
• Bildbearbeitungssoftware wie Photoshop oder GIMP

Die meisten Logos sollten unter 100 KB liegen. Wenn Ihres deutlich darüber liegt, reduzieren Sie die Bildabmessungen oder speichern Sie mit niedrigeren Qualitätseinstellungen.

Fehler wegen falschem Dateiformat

Ursache: Sie versuchen, ein PDF, GIF oder anderes nicht unterstütztes Format hochzuladen.

Lösung: Konvertieren Sie Ihr Logo in PNG oder JPG:

• Verwenden Sie einen Online-Konverter (PDF zu PNG, etc.)
• Öffnen Sie es in Photoshop, GIMP oder Vorschau (Mac) und exportieren Sie als PNG/JPG
• Fragen Sie Ihren Designer nach einer PNG- oder JPG-Version

Logo wird nach dem Hochladen nicht angezeigt

Ursache: Browser-Cache oder Synchronisationsverzögerung.

Lösung:

1. Seite aktualisieren oder App schliessen und erneut öffnen
2. 30-60 Sekunden warten für die Synchronisation über Geräte hinweg
3. Browser-Cache leeren, wenn Sie die Web-Plattform nutzen
4. Andere Plattform ausprobieren (wenn es auf Mobilgeräten funktioniert, aber nicht auf dem Desktop, wurde das Logo erfolgreich hochgeladen – Cache muss nur geleert werden)

Wenn das Problem weiterhin besteht, kontaktieren Sie den Magic Heidi Support über die App oder Website.

Logo überlappt sich mit Rechnungsinhalt

Ursache: Logo-Datei enthält übermässigen transparenten Bereich oder ungewöhnliches Seitenverhältnis.

Lösung: Bearbeiten Sie Ihre Logo-Datei in einem Bildbearbeitungsprogramm:

• Transparenten Bereich zuschneiden um das Logo herum
• Logo zentrieren in einem Standard-Seitenverhältnis (quadratisch oder 2:1-Rechteck)
• Angepasste Datei erneut hochladen

Magic Heidi positioniert Logos basierend auf den Bildabmessungen, daher liefern saubere Dateien bessere Ergebnisse.