Rechnungen stellen ohne Anmeldung:
Rechtliche Grenzen erklärt

Kann man Rechnungen schreiben ohne Gewerbe?

Ja – und das ist völlig legal.

Wenn Sie freiberuflich arbeiten, einen Nebenverdienst haben oder gelegentlich Dienstleistungen erbringen, brauchen Sie kein eingetragenes Unternehmen, um Rechnungen zu stellen. In den meisten Ländern können Sie als Privatperson (Einzelunternehmer) arbeiten und abrechnen, ohne ein formelles Gewerbe anzumelden.

Aber es gibt Grenzen. Ab bestimmten Einkommensschwellen werden Anmeldepflichten wirksam. Diese Schwellen unterscheiden sich stark nach Land – und ändern sich teilweise 2026.

Dieser Leitfaden erklärt genau, wann Sie sich als Selbstständige:r anmelden müssen, wie Sie vorher rechtssicher Rechnungen stellen und was passiert, wenn Sie die Grenze überschreiten.

Detaillierte Schwellenwerte

USA: $400-Grenze

Sie müssen eine Steuererklärung abgeben und Selbstständigensteuer zahlen, sobald Ihr Nettoeinkommen $400 jährlich erreicht. Das gilt auch für Nebeneinkommen zusätzlich zu einer Festanstellung.

Beachten Sie: $400 ist die Steuererklärungsgrenze. Eine formelle Unternehmensform (LLC, Corporation) müssen Sie viel später registrieren – oder nie, wenn Sie als Einzelunternehmer arbeiten wollen.

Änderung 2026: Die IRS 1099-K-Meldeschwelle für Zahlungsplattformen steigt von $600 auf $2.000 (PayPal, Venmo, Cash App). Das betrifft wann Ihr Einkommen automatisch gemeldet wird, nicht wann Sie Steuern schulden.

Grossbritannien: £1.000 Freibetrag

UK bietet einen £1.000 steuerfreien Freibetrag für selbstständige und Immobilieneinkünfte. Unter dieser Schwelle müssen Sie sich nicht bei HMRC registrieren oder eine Selbstveranlagungserklärung abgeben.

Sobald Sie £1.000 Bruttoeinkommen aus Selbstständigkeit überschreiten, müssen Sie sich als Selbstständige:r anmelden und jährliche Erklärungen abgeben.

Änderung 2026: Ab April 2026 müssen Personen mit kombinierten selbstständigen und Immobilieneinkünften über £50.000 die Making Tax Digital (MTD) Regeln befolgen – quartalsweise digitale Meldungen sind Pflicht.

Schweiz: CHF 2.300-Grenze (plus weitere Kriterien)

Die Schweiz nutzt CHF 2.300 Jahreseinkommen als Basisschwelle. Darunter deklarieren Sie Einkommen in Ihrer Privatsteuererklärung ohne separaten Selbstständigenstatus.

Allerdings prüft die Schweiz mehrere Kriterien über das Einkommen hinaus:

• Arbeit für mehrere Auftraggeber (einzelne Auftraggeber-Verhältnisse gelten meist als Anstellung)
• Nutzung eigener Infrastruktur und Ausrüstung
• Rechnungsstellung im eigenen Namen
• Tragen wirtschaftlicher Risiken (Investitionen, Inkassorisiko, Geschäftsausgaben)
• Selbstständige Organisation der Arbeit

MWST-Registrierung: Bei CHF 100.000 Jahresumsatz wird die MWST-Pflicht wirksam.

Schnellvergleich

Pflichtangaben auf Rechnungen

Ihre Angaben:

• Vollständiger Name (oder eingetragener Firmenname falls vorhanden)
• Privatadresse oder Geschäftsadresse
• Kontaktinformationen (Telefon, E-Mail)
• Steueridentifikationsnummer (je nach Land – SSN in USA, UTR in UK, etc.)

Kundenangaben:

• Vollständiger Name oder Firmenname des Kunden
• Adresse des Kunden
• Handelsregister-Nummer (bei Rechnung an Unternehmen)

Transaktionsdetails:

• Eindeutige Rechnungsnummer (fortlaufend: RE-001, RE-002, etc.)
• Rechnungsdatum
• Fälligkeitsdatum oder Zahlungsziel
• Klare Beschreibung der Dienstleistungen oder Produkte
• Menge und Preis (Stundensatz, Projektpauschale, etc.)
• Zwischensumme
• Steuer falls zutreffend (MWST, Umsatzsteuer)
• Gesamtbetrag

Zahlungsinformationen:

• Akzeptierte Zahlungsmethoden
• Bankverbindung oder Zahlungsplattform
• Bedingungen bei Zahlungsverzug (optional aber empfohlen)

Zahlungsmethoden für Privat-Rechnungen

Sie können Zahlungen akzeptieren über:

• Banküberweisungen (am professionellsten für grössere Beträge)
• Zahlungsplattformen (PayPal, Stripe, Wise) – beachten Sie Meldeschwellen
• Digital Wallets (Venmo, Cash App) – nun meldepflichtig
• Schecks (in USA noch üblich in bestimmten Branchen)
• Bargeld (muss dennoch dokumentiert und gemeldet werden)

Wichtig: Unabhängig von der Zahlungsmethode müssen alle Einkünfte erfasst und steuerlich deklariert werden.

Über Einkommen hinaus: Weitere Anmeldeauslöser

Einkommen ist nicht das einzige Kriterium. Diese Situationen erfordern oft Anmeldung unabhängig von den Einkünften:

Sie haben mehrere regelmässige Kunden

Arbeit für 5+ regelmässige Kunden deutet auf echte Selbstständigkeit statt Gelegenheitseinkommen hin. Die meisten Länder erwarten dann Anmeldung.

Sie investieren in Ausrüstung oder Infrastruktur

Kauf einer Profikamera, Maschinen, Werkzeuge oder Miete von Büroräumen signalisiert ernsthafte Geschäftstätigkeit. Diese Investitionen zeigen, dass Sie wirtschaftliches Risiko tragen – ein Kernmerkmal von Selbstständigkeit.

Sie haben einen Firmennamen und Markenauftritt

Wenn Sie unter einem Markennamen auftreten (auch persönliche Marke), Visitenkarten erstellen, eine Website betreiben oder Dienstleistungen bewerben, präsentieren Sie sich als Geschäft. Anmeldung wird angebracht.

Sie brauchen Glaubwürdigkeit bei grösseren Kunden

Viele Firmenkunden arbeiten nicht mit komplett unangemeldeten Privatpersonen. Sie verlangen Gewerbeanmeldungen, Versicherungen und formelle Rechnungsstellung für ihre Compliance-Abteilungen.

Sie wollen Haftungsschutz

Als unangemeldete Privatperson können Ihr Privatvermögen (Haus, Ersparnisse, Auto) für Geschäftsschulden oder Klagen herangezogen werden. Anmeldung als GmbH oder AG schafft rechtliche Trennung.

Steuerfolgen nach Einkommensniveau

Einkommen unter Schwellenwert

Sie deklarieren trotzdem alle Einkünfte in Ihrer Privatsteuererklärung, auch unter Anmeldeschwellen. Sie werden zu anderen Einkommensquellen addiert und mit Ihrem Grenzsteuersatz besteuert.

Keine separate Selbstständigensteuer in den meisten Fällen (UK, Schweiz).

USA-Ausnahme: Auch CHF 1 aus Selbstständigkeit ist technisch deklarationspflichtig. Über $400 zahlen Sie Selbstständigensteuer (15,3% für Social Security und Medicare).

Einkommen über Schwellenwert

Nach Anmeldung als Selbstständige:r:

USA:

• Schedule C (Geschäftseinkommen/-ausgaben) mit Form 1040 einreichen
• Selbstständigensteuer zahlen (15,3% auf 92,35% des Nettoeinkommens)
• Quartalsweise geschätzte Steuerzahlungen leisten
• Geschäftsausgaben zum Abzug steuerpflichtiges Einkommen reduzieren

Grossbritannien:

• Für Self Assessment bei HMRC registrieren
• Jährliche Steuererklärung abgeben (Frist: 31. Januar)
• Einkommenssteuer auf Gewinne plus Class 2 und Class 4 National Insurance zahlen
• Absetzbare Geschäftsausgaben geltend machen

Schweiz:

• Bei kantonaler Ausgleichskasse registrieren
• AVS/IV/EO-Beiträge zahlen (10%+ je nach Einkommensniveau)
• BVG (zweite Säule) optional aber empfohlen
• Einkommen in jährlicher Steuererklärung deklarieren
• Quartals- oder Jahreszahlungen je nach Kanton

Welche Unterlagen für Steuererklärung nötig sind

Führen Sie diese Aufzeichnungen von Tag 1, unabhängig vom Anmeldestatus:

Einkommensnachweise

• Alle gestellten Rechnungen
• Zahlungsbestätigungen
• Kontoauszüge mit Eingängen
• Plattform-Abrechnungen (Upwork, Fiverr, etc.)
• 1099-Formulare (USA) oder Äquivalent

Ausgabennachweise

• Belege für Geschäftseinkäufe
• Software-Abonnements
• Ausrüstungskäufe
• Reisekosten (falls geschäftlich)
• Homeoffice-Berechnungen (falls zutreffend)
• Weiterbildung/Schulungen
• Versicherungsprämien

Fahrtenbuch

• Datum, Ziel, Zweck, gefahrene Kilometer
• Nur für Geschäftsfahrten (Kundentermine, Geschäftserledigungen)

Nachweise geschäftlicher Nutzung

• Prozentsatz der geschäftlich genutzten Wohnfläche
• Geschäftliche vs. private Nutzung von Ausrüstung
• Zeitprotokolle für Projekte

Rechnungstools ohne Gewerbeanmeldung

Mehrere Plattformen bedienen speziell Freelancer und Privatpersonen ohne Firmenanmeldung:

Magic Heidi ermöglicht Schweizer und internationalen Freelancern professionelle Rechnungen ohne Gewerbeanmeldung. Die Plattform bietet:

• Rechtskonforme Rechnungserstellung
• Einkommenserfassung für Steuererklärung
• Ausgabenverwaltung mit KI-Scanning
• Mehrwährungs-Rechnungen für internationale Kunden

Hauptvorteil: Speziell für die "Testphase" entwickelt, wenn Sie Einkommen haben, aber noch nicht formell etabliert sind.

Andere Lösungen umfassen:

• Rechnungsgeneratoren mit Privatnamen-Option
• Zahlungsplattformen für Privatpersonen
• Buchhaltungssoftware mit Einzelunternehmer-Vorlagen

Vermeiden Sie: Plattformen, die Handelsregisternummern oder EINs verlangen, bevor Sie bereit sind.

Schritt für Schritt: Ihre erste Rechnung

1. Tool wählen

Nutzen Sie Rechnungssoftware (wie Magic Heidi) oder erstellen Sie eine Vorlage in Word/Google Docs. Handschriftliche Rechnungen sind technisch legal, wirken aber unprofessionell.

2. Ihre Daten eintragen

Ihr vollständiger Name und aktuelle Adresse. Sie können unter Ihrem Namen "Freiberufliche:r Beruf" hinzufügen.

3. Kundendaten eintragen

Vollständiger Firmenname und Adresse. Bei Rechnung an Privatperson deren vollständiger Name und Adresse.

4. Rechnungsnummer erstellen

Beginnen Sie mit RE-001 oder mit Datum: RE-2026-001. Fortlaufend – Lücken sind rote Flaggen bei Prüfungen.

5. Leistung beschreiben

Seien Sie spezifisch: "Webdesign für Homepage-Redesign, 15 Std. à CHF 75/Std." statt nur "Design-Dienstleistung".

6. Gesamtbetrag berechnen

Zeigen Sie Zwischensumme, allfällige Steuer und Endbetrag. Währung klar angeben bei internationaler Arbeit.

7. Zahlungsziel setzen

"Zahlbar innerhalb 30 Tagen" oder "Sofort fällig" je nach Vereinbarung.

8. Zahlungsanweisungen einfügen

Bankverbindung, PayPal-E-Mail oder andere Zahlungsmethode mit klaren Anweisungen.

9. Professionell versenden

PDF-Format per E-Mail. Kopie für Ihre Unterlagen aufbewahren. Zahlungseingang tracken.

10. Alles dokumentieren

Sofort in Tabelle oder Buchhaltungssoftware erfassen. Sie brauchen dies für die Steuern.

Regulierungsänderungen 2026

USA: 1099-K Meldeschwelle steigt

Die Schwelle steigt von $600 auf $2.000 für 2026, dann inflationsangepasst ab 2027. Dies betrifft wann Zahlungsplattformen Ihr Einkommen automatisch an IRS melden, nicht wann Sie Steuern schulden.

Bedeutung: Weniger automatische Meldungen, aber Sie müssen trotzdem alle Einkünfte deklarieren.

UK: Making Tax Digital Ausweitung

Ab April 2026 wird MTD für Income Tax Self Assessment (ITSA) obligatorisch für Einkommen über £50.000 aus Selbstständigkeit und Immobilien kombiniert.

Bedeutung: Quartalsweise digitale Meldepflichten. Planen Sie kompatible Software ein wenn Sie dieser Schwelle nahekommen.

Schweiz: Änderungen Digitale Dienste

Keine grösseren Schwellenwertänderungen für 2026 erwartet, aber digitale Dienstleister:innen stehen unter zunehmender Prüfung bezüglich Abgrenzung Anstellung vs. selbstständige Tätigkeit.

Bedeutung: Plattformarbeiter:innen (Uber, Lieferdienste) sollten Status bei Kantonen verifizieren.

Merken Sie sich: Rechnungen ohne Anmeldung zu stellen ist legal und üblich. Was nicht optional ist: Ihr Einkommen korrekt zu deklarieren. Starten Sie organisiert, bleiben Sie konform und wechseln Sie zu formellen Strukturen wenn Ihr Einkommen wächst.

Die Schwelle ist keine Barriere – sie ist ein Meilenstein der zeigt, dass Ihre Arbeit Fahrt aufnimmt.

Verwandte Ressourcen:

• Professionelle Rechnungsstellung für Freelancer
• KI-Ausgaben-Erfassung
• MWST-Verwaltung verstehen
• Vollständige Funktionsübersicht