Guida rapida Magic Heidi: come creare la Sua prima fattura in pochi minuti

Ha deciso di semplificare la Sua fatturazione e contabilità con Magic Heidi – un'ottima scelta. Ma come per ogni nuovo software, sorge la domanda: Da dove comincio?

In questa guida passo dopo passo La accompagniamo attraverso l'intero processo iniziale: dal primo login alla configurazione del Suo account fino all'invio della Sua prima fattura. La parte migliore? L'intero processo richiede solo pochi minuti. Nessuna installazione complicata, nessun menu di configurazione infinito – basta iniziare.

Alla fine di questo articolo saprà come:

• Accedere a Magic Heidi e configurare il Suo account
• Completare il profilo aziendale con logo e informazioni di pagamento
• Creare la Sua prima fattura professionale e inviarla direttamente al Suo cliente

Passo 1: Registrazione e creazione dell'account

L'accesso a Magic Heidi è volutamente semplice. Non è necessaria una registrazione lunga né la creazione di una password. Ha tre opzioni di accesso:

• Login Google – Acceda con un clic tramite il Suo account Google esistente.
• Login Apple – Particolarmente pratico per gli utenti Apple – veloce e sicuro.
• Login e-mail – Inserisca la Sua e-mail aziendale e riceva un codice di accesso.

Come registrarsi

1. Apra il sito web di Magic Heidi e clicchi sul pulsante di login.
2. Scelga il Suo metodo di accesso preferito: Google, Apple o e-mail.
3. Se accede tramite e-mail, riceverà immediatamente un codice di accesso via e-mail.
4. Copi questo codice e lo inserisca nella pagina di login.
5. Fatto – il Suo account viene creato automaticamente.

Suggerimento: per la registrazione utilizzi preferibilmente il Suo indirizzo e-mail aziendale. In questo modo avrà tutte le fatture e la corrispondenza commerciale ben separate dalle Sue e-mail private.

Passo 2: L'onboarding – configurare il Suo account

Dopo il primo login, Magic Heidi La accoglie con un assistente di onboarding. Questo La guida attraverso le impostazioni di base più importanti, affinché le Sue fatture contengano fin dall'inizio tutte le informazioni necessarie. L'assistente copre:

• Dati aziendali – Nome, ragione sociale e indirizzo commerciale completo. Queste informazioni appaiono automaticamente su tutte le fatture e sono modificabili in qualsiasi momento nelle impostazioni.
• Informazioni di pagamento – Inserisca le Sue coordinate bancarie IBAN affinché i Suoi clienti sappiano dove effettuare il bonifico. Il codice QR viene generato automaticamente. Conti svizzeri e internazionali supportati.
• Imposta sul valore aggiunto – Soggetto a IVA o no, Magic Heidi adatta la fatturazione di conseguenza con calcolo automatico dell'IVA e visualizzazione corretta sulle fatture.

Suggerimento: può anche saltare l'onboarding e inserire i dati successivamente nelle impostazioni. Tuttavia Le consigliamo di prendersi i due minuti per compilare tutto subito. In questo modo le Sue fatture saranno complete e professionali fin dalla prima.

La versione Pro – ne ha bisogno?

Dopo l'onboarding Le verrà presentata la versione Pro di Magic Heidi. Questa Le offre funzionalità avanzate come un contingente maggiore di fatture e spese nonché funzioni aggiuntive.

Se desidera prima testare Magic Heidi, può tranquillamente saltare questo passaggio. La versione gratuita è più che sufficiente per farsi un'idea e creare le prime fatture. Un upgrade è possibile in qualsiasi momento tramite la pagina dei prezzi, quando le Sue esigenze crescono.

Passo 3: Personalizzare il modello di fattura

Prima di creare la Sua prima fattura, vale la pena personalizzare brevemente il modello di fattura. In questo modo si assicura che ogni fattura abbia un aspetto professionale e rifletta il Suo brand.

Caricare il logo

Vada alla sezione «Personalizza fatture», clicchi sul pulsante di caricamento e selezioni il file del Suo logo. Il Suo logo apparirà automaticamente su tutte le fatture – un piccolo dettaglio con grande effetto.

• Formato PNG con sfondo trasparente consigliato
• Almeno 300 × 300 pixel per una visualizzazione nitida
• Appare automaticamente su tutte le nuove fatture

Messaggi predefiniti

Imposti testi predefiniti per fatture, preventivi e avvisi di pagamento. Questi vengono inseriti automaticamente e Le fanno risparmiare tempo prezioso ad ogni nuova fattura.

• Per le fatture: «Grazie per la Sua fiducia. La preghiamo di effettuare il pagamento entro 30 giorni.»
• Per i preventivi: «Questo preventivo è valido 30 giorni. Restiamo in attesa di un Suo gentile riscontro.»
• Personalizzabile individualmente per ogni fattura

Passo 4: Creare la prima fattura

Ora viene il bello: con Magic Heidi la Sua prima fattura è pronta in pochi clic.

1. Selezionare il cliente – Selezionare un cliente esistente o crearne uno nuovo con nome e indirizzo.
2. Aggiungere le voci – Scegliere tra prodotti predefiniti o creare nuove voci con descrizione personalizzata.
3. Personalizzare i dettagli – Impostare lingua, valuta, termine di pagamento e messaggio personale.
4. Generare la fattura – Creare un documento professionale con logo, codice QR e tutti i dati rilevanti.

Aggiungere le voci

Per ogni voce indichi:

• Descrizione – Cosa ha fornito o prestato? (ad es. «Consulenza redesign sito web», «Champagne» ecc.)
• Prezzo – L'importo nella valuta desiderata
• Quantità – Quante unità o ore?

Suggerimento: se fattura regolarmente le stesse prestazioni o prodotti, li salvi come prodotti standard. In questo modo per le fatture future dovrà solo modificare la quantità.

Personalizzare i dettagli della fattura

• Lingua – Adatti la lingua della fattura al Suo cliente (tedesco, francese, italiano, inglese ecc.)
• Valuta – Scelga la valuta appropriata (CHF, EUR, USD ecc.)
• Termine di pagamento – Stabilisca entro quando la fattura deve essere pagata
• Messaggio personale – Aggiunga se necessario un messaggio personale

Generare la fattura

Clicchi su «Genera fattura» – Magic Heidi crea automaticamente un documento di fattura professionale con il Suo logo aziendale, tutti i dati del cliente, il calcolo corretto, IBAN, codice QR e le eventuali informazioni IVA.

Passo 5: Inviare la fattura direttamente al cliente

L'ultimo passo è anche il più soddisfacente: invia la Sua fattura direttamente da Magic Heidi – senza passare per un programma di posta elettronica separato.

1. Nella visualizzazione della fattura, clicchi sul pulsante di invio.
2. Inserisca l'indirizzo e-mail del Suo cliente.
3. Se necessario, aggiunga un testo di accompagnamento personale (ad es. «Grazie per l'incarico. In allegato trova la fattura.»).
4. Clicchi su «Invia».

La fattura viene recapitata al Suo cliente come e-mail professionale con allegato PDF. In Magic Heidi mantiene sempre il controllo su quali fatture sono già state inviate, pagate o ancora aperte.

Suggerimento: salvi l'indirizzo e-mail nel profilo del cliente. In questo modo non dovrà reinserirlo la prossima volta e potrà inviare le fatture future ancora più velocemente.

Riepilogo: In 5 passi alla prima fattura

L'intero processo richiede meno di 10 minuti – dalla prima registrazione alla fattura inviata:

Prossimi passi

Dopo aver creato e inviato con successo la Sua prima fattura, può esplorare Magic Heidi ulteriormente:

• Registrare le spese – Caricare ricevute e tenere sotto controllo le spese
• Gestione clienti – Creare tutti i clienti con dati di contatto completi
• Catalogo prodotti – Definire prestazioni standard per una fatturazione più rapida
• Creare preventivi – Inviare offerte professionali con Magic Heidi