Come Creare una Fattura QR Svizzera Facilmente e Gratis nel 2025
Guida completa a QR-bill, requisiti QR-IBAN e migliori strumenti gratuiti per liberi professionisti e PMI. Conformità alle normative 2025.
Da ottobre 2022, ogni impresa, libero professionista e imprenditore in Svizzera deve includere un codice QR sulle proprie fatture. Non è facoltativo: è un obbligo di legge che ha sostituito le tradizionali polizze di versamento rosse e arancioni.
Se ti stai chiedendo come creare queste fatture QR senza software costosi, sei nel posto giusto. Questa guida copre tutto ciò che devi sapere: cosa sono le fatture QR svizzere, chi ne ha bisogno, requisiti tecnici e i migliori strumenti gratuiti per crearle in pochi minuti.
Aggiornamento importante 2025: Dal 22 novembre 2025, solo gli indirizzi strutturati sono ammessi nei codici QR svizzeri. Se il tuo strumento di fatturazione usa ancora indirizzi non strutturati, devi aggiornare immediatamente per evitare il rifiuto dei pagamenti.
Cos'è una Fattura QR Svizzera?
Una fattura QR svizzera (detta anche QR-bill) è una polizza di versamento standardizzata contenente un codice QR con una croce svizzera incorporata al centro.
Dati di Pagamento Digitali
Tutte le informazioni di pagamento nel codice QR: dati bancari, importi e riferimenti.
Pagamento in Un Click
I clienti scansionano con la loro app bancaria e tutti i dati si trasferiscono automaticamente, pronti per l'autorizzazione.
Due Componenti
Sezione ricevuta (sinistra) e sezione pagamento (destra) con codice QR, entrambe perforate per la separazione.
Componenti di una Fattura QR
Ogni fattura QR è composta da due sezioni distinte:
La Ricevuta (lato sinistro, perforata)
- Importo del pagamento
- Conto/pagabile a
- Pagabile da (cliente)
- Per la documentazione del pagatore
La Sezione Pagamento (lato destro, perforata)
- Codice QR svizzero contenente tutti i dati di pagamento
- Tutte le informazioni di pagamento in testo leggibile
- Valuta e importo
- Data di scadenza (opzionale)
- Informazioni aggiuntive (opzionali)
Entrambe le sezioni sono perforate così i clienti possono separarle se pagano allo sportello postale o conservano i documenti cartacei.
Perché la Svizzera è Passata alle Fatture QR
Il sistema finanziario svizzero gestisce milioni di transazioni ogni mese. Le polizze di versamento tradizionali richiedevano l'inserimento manuale dei dati, causando errori frequenti, ritardi nei pagamenti e problemi di riconciliazione.
Meno Errori
Nessuna digitazione manuale significa nessun errore di battitura in numeri di conto o codici di riferimento.Elaborazione Veloce
I clienti completano i pagamenti in secondi. Ricevi i fondi più velocemente con meno solleciti.Riconciliazione Automatica
I riferimenti strutturati permettono l'abbinamento automatico dei pagamenti alle fatture.Maggiore Sicurezza
Il formato standardizzato con validazione riduce il rischio di frode e garantisce la conformità.Devi Emettere Fatture QR?
Sì, se gestisci qualsiasi attività in Svizzera, lavori come libero professionista o usi un conto bancario svizzero per ricevere pagamenti.
Ditte Individuali
Tutti i liberi professionisti e lavoratori autonomi devono usare fatture QR.
PMI e Società
Piccole, medie e grandi imprese: nessuna eccezione per dimensione.
No-Profit e Associazioni
Organizzazioni e associazioni che riscuotono quote devono usare fatture QR.
Aziende Internazionali
Aziende estere che fatturano a clienti svizzeri con conti bancari svizzeri.
Cosa Succede Se Non Sei Conforme?
Le fatture senza codice QR creano problemi per tutti:
- I clienti faticano a elaborare e pagare le tue fatture
- I ritardi nei pagamenti diventano comuni
- Rischi di violare la legislazione svizzera sui pagamenti
- Le banche potrebbero rifiutare o ritardare polizze di versamento non conformi
- La tua reputazione professionale ne soffre
Alcuni clienti potrebbero persino rifiutarsi di pagare fatture prive di codici QR adeguati, costringendoti a riemetterle in versione conforme.
Capire IBAN vs QR-IBAN
Questa distinzione confonde molte persone, ma è più semplice di quanto sembri.
IBAN Normale
Il tuo IBAN svizzero standard funziona per la maggior parte delle fatture. Usalo quando non hai bisogno di un numero di riferimento strutturato, o quando usi un formato SCOR (Creditor Reference).
- Inizia con CH seguito da numeri
- Funziona con riferimenti NON o SCOR
- Perfetto per la maggior parte dei liberi professionisti
- Esempio: CH56 0483 5012 3456 7800 9
QR-IBAN
Una variante IBAN speciale che inizia con '30' e abilita i pagamenti QRR (QR Reference). Ne hai bisogno solo se vuoi usare il formato di riferimento numerico a 27 cifre.
- Inizia con CH seguito da 30xxx
- Richiesto solo per riferimenti QRR
- Da richiedere alla tua banca
- Esempio: CH44 3000 0001 2345 6789 0
Tre Tipi di Riferimento
Scegli il tipo di riferimento che meglio si adatta alle esigenze della tua attività e al volume di fatture.
- <strong>NON:</strong> Nessun riferimento, solo testo libero (IBAN normale)
- <strong>SCOR:</strong> Standard ISO 11649, inizia con RF (IBAN normale)
- <strong>QRR:</strong> 27 cifre numeriche (richiede QR-IBAN)
- La maggior parte delle PMI dovrebbe usare NON o SCOR
Requisito di Conformità 2025
Dal 22 novembre 2025, gli indirizzi non strutturati non sono più accettati nelle fatture QR svizzere.
In precedenza, potevi usare due formati di indirizzo:
- Indirizzi strutturati (paese, codice postale, località in campi separati)
- Indirizzi non strutturati (tipo di indirizzo combinato "K")
Ora funzionano solo gli indirizzi strutturati. Se il tuo strumento di fatturazione genera ancora indirizzi non strutturati, devi aggiornare immediatamente.
Cosa Sono gli Indirizzi Strutturati?
Gli indirizzi strutturati separano i componenti in campi distinti:
Nome: Maria Müller SA
Via: Bahnhofstrasse
Numero civico: 15
Codice postale: 8001
Località: Zurigo
Paese: CH
Questo formato permette l'elaborazione automatizzata, la validazione e la compatibilità internazionale.
Controlla le tue fatture attuali. Se il tuo codice QR non si scansiona o viene rifiutato, la formattazione obsoleta dell'indirizzo è spesso la causa.
Requisiti Tecnici per Fatture QR Valide
La tua fattura QR deve soddisfare standard specifici per garantire l'accettazione da tutte le banche svizzere e del Liechtenstein.
Come Creare la Tua Prima Fattura QR Svizzera (Passo per Passo)
Creare una fattura QR conforme richiede solo pochi minuti quando hai le informazioni giuste a portata di mano.
Cosa Ti Serve Prima di Iniziare
Le tue informazioni:
- Nome legale completo dell'attività
- Indirizzo strutturato completo
- IBAN (o QR-IBAN se usi QRR)
- Preferenza tipo di riferimento (NON, SCOR o QRR)
Informazioni del cliente:
- Nome completo o ragione sociale
- Indirizzo strutturato completo
- Preferenza lingua (tedesco, francese, italiano o inglese)
Dettagli fattura:
- Importo in CHF o EUR
- Valuta
- Numero di riferimento (se usi SCOR o QRR)
- Data di scadenza (opzionale ma consigliata)
- Informazioni aggiuntive o messaggio (opzionale)
Crea la Tua Fattura in 6 Semplici Passi
Segui questi semplici passaggi per creare la tua prima fattura QR svizzera conforme in pochi minuti.
- 🏦Inserisci Dati Bancari
Inserisci il tuo IBAN e verifica che sia corretto. Una cifra sbagliata rende l'intera fattura non valida.
- 👥Aggiungi Info Cliente
Inserisci con cura l'indirizzo strutturato del cliente. Ricontrolla i codici postali.
- 💵Imposta Importo
Specifica l'importo esatto e la valuta (CHF o EUR).
- 📝Aggiungi Riferimenti
Includi il tuo numero di riferimento se usi il formato SCOR o QRR.
- 📅Aggiungi Dettagli Opzionali
Includi data di scadenza, istruzioni di pagamento e numero fattura.
- ✅Genera e Valida
Crea il PDF e scansiona tu stesso il codice QR per verificare tutte le informazioni.
- Fattura #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Fattura #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Fattura #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Migliori Strumenti Gratuiti per Fatture QR Svizzere
Non serve software costoso per creare fatture QR conformi. Diversi strumenti gratuiti offrono tutto ciò di cui liberi professionisti e piccole imprese hanno bisogno.
Confronta le Tue Opzioni
Scegli lo strumento che meglio si adatta alle tue esigenze e al tuo flusso di lavoro di fatturazione.
| Funzionalità | Magic Heidi | PostFinance | Swiss QR Bill |
|---|---|---|---|
| Prezzo | Gratis | Gratis | Gratis |
| Creazione Fattura Completa | ✓ Sì | ✗ Solo polizza | ✗ Solo codice QR |
| App Mobile | ✓ iOS e Android | ✗ Solo web | ✗ Solo web |
| Database Clienti | ✓ Integrato | ✗ No | ✗ No |
| Sincronizzazione Multi-Piattaforma | ✓ Tutti i dispositivi | ✗ No | ✗ No |
| Storico Fatture | ✓ Completo | ✗ No | ✗ No |
| Tempo Setup | 5 minuti | Immediato | Immediato |
| Ideale Per | Fatturazione regolare | Pagamenti occasionali | Solo codice QR |
Magic Heidi: La Migliore per Attività Mobile-First
Un'app di fatturazione completa progettata per liberi professionisti e piccole imprese. Crea fatture direttamente dal tuo smartphone con generazione automatica del codice QR. Sempre aggiornata con i requisiti di conformità svizzera.
Perché Scegliere Magic Heidi?
Design Mobile-First
Crea fatture professionali direttamente dal tuo iPhone o dispositivo Android.
Codici QR Automatici
Inserisci solo i tuoi dati: l'app genera codici QR conformi automaticamente.
Sempre Conforme
Si aggiorna automaticamente con le normative svizzere, inclusi i requisiti 2025.
PDF Professionali
Genera fatture belle e professionali pronte da inviare.
Sincronizzazione Multi-Piattaforma
Disponibile su iOS, Android, Mac, Windows e browser web.
Gratis per le Funzioni Base
Funzionalità complete di fatturazione disponibili gratuitamente.
Inizia a Creare Fatture QR
Scarica Magic Heidi e crea la tua prima fattura QR svizzera conforme in meno di 5 minuti.
Come Funziona Magic Heidi
- Scarica l'App – Disponibile su App Store e Play Store, o usa la versione web
- Inserisci i Dati della Tua Attività – Aggiungi le tue informazioni una volta
- Aggiungi Informazioni Cliente – Salva i dati del cliente per fatture future
- Compila Dettagli Fattura – Inserisci importo, data di scadenza e note opzionali
- Genera PDF – L'app crea automaticamente il PDF conforme con codice QR
- Invia – Invia per email direttamente dall'app o stampa
Strumenti Gratuiti Alternativi
Generatore QR-Bill di PostFinance
- Strumento ufficiale della divisione bancaria della Posta Svizzera
- Ideale per: fatturazione occasionale o test
- Pro: fonte affidabile, nessuna registrazione, sempre conforme
- Contro: solo web, nessuna creazione fattura completa, processo manuale
Swiss QR Bill Generator (swissqrbill.ch)
- Generatore web base solo per codici QR
- Ideale per: utenti con modelli di fattura esistenti
- Pro: interfaccia semplice, nessun account necessario
- Contro: nessuna funzionalità fattura, nessuna archiviazione
La Nostra Raccomandazione: Se fatturi regolarmente (anche solo poche volte al mese), usa Magic Heidi. Fa risparmiare tempo, mantiene il tuo database clienti e gestisce tutto dalla creazione della fattura alla generazione del codice QR.
Errori Comuni da Evitare
Anche con buoni strumenti, gli errori capitano. Attenzione a questi errori comuni che possono causare ritardi nei pagamenti e frustrazione del cliente.
Indirizzi Non Strutturati
Uso del vecchio formato indirizzo combinato dopo novembre 2025. Aggiorna immediatamente.Tipo IBAN Sbagliato
Mancata corrispondenza tra IBAN e tipi di riferimento. Usa IBAN normale con NON/SCOR.Qualità Stampa Scarsa
Bassa risoluzione o problemi di colore. Stampa a 300 DPI minimo su carta bianca.Campi Mancanti
Omissione di informazioni obbligatorie. Usa generatori adeguati con validazione.Formato Valuta Errato
Uso di valute diverse da CHF/EUR o decimali sbagliati. Attieniti ai formati svizzeri.Riferimenti Non Validi
Formattazione SCOR/QRR non corretta. Usa la generazione automatica dei riferimenti.Consigli di Ottimizzazione per Utenti Esperti
Una volta acquisita dimestichezza con le fatture QR di base, queste strategie avanzate migliorano efficienza e automazione.
Integrazione Software
Connettiti con software di contabilità per trasferimento automatico dati e dichiarazione IVA.
Riconciliazione Automatica
Abbina i pagamenti in entrata alle fatture automaticamente in base ai numeri di riferimento.
Modelli di Fattura
Risparmia tempo con informazioni aziendali precompilate e termini di pagamento standard.
Generazione in Batch
Genera più fatture contemporaneamente per clienti e servizi ricorrenti.
Pagamenti Internazionali
Includi codici SWIFT/BIC per clienti internazionali usando comunque fatture QR.
Tracciamento Pagamenti
Aggiornamenti di stato pagamento in tempo reale e conferme automatiche ai clienti.
Consigli di Integrazione Avanzata
Connetti con Software di Contabilità
Se usi software di contabilità come bexio, Banana o soluzioni svizzere simili, connetti il tuo generatore di fatture QR. Questa integrazione:
- Trasferisce automaticamente i dati fattura alla tua contabilità
- Abbina i pagamenti in entrata alle fatture
- Aggiorna lo stato del pagamento in tempo reale
- Semplifica la dichiarazione IVA
- Riduce l'inserimento duplicato di dati
Magic Heidi include funzionalità contabili integrate e importazione di estratti conto bancari per la riconciliazione automatica.
Configura la Riconciliazione dei Pagamenti
Configura la tua app bancaria o il software di contabilità per abbinare automaticamente i pagamenti in entrata con le fatture in base al numero di riferimento.
Come funziona:
- Il cliente paga usando il codice QR
- La banca riceve il pagamento con il numero di riferimento
- Il tuo sistema contabile abbina il riferimento alla fattura
- La fattura viene contrassegnata come pagata automaticamente
- Il cliente riceve la conferma di pagamento
Crea Modelli di Fattura
Risparmia tempo sulle fatture ricorrenti creando modelli con:
- Le informazioni della tua attività precompilate
- Termini di pagamento standard
- Servizi o prodotti comuni
- Calcoli predefiniti della data di scadenza
Aggiorna solo i dettagli specifici del cliente e gli importi per ogni nuova fattura.
Domande Frequenti
Posso ancora usare le vecchie polizze rosse e arancioni?
No. Dal 1° ottobre 2022, le banche non elaborano più le tradizionali polizze di versamento rosse (BVR) e arancioni (ES). Sono accettate solo le fatture QR.
Ho bisogno di un QR-IBAN o basta il mio IBAN normale?
La maggior parte dei liberi professionisti e delle piccole imprese ha bisogno solo del proprio IBAN normale. Hai bisogno di un QR-IBAN solo se vuoi utilizzare specificamente i riferimenti QRR (27 cifre numeriche) per la riconciliazione dei pagamenti ad alto volume. Contatta la tua banca per richiedere un QR-IBAN se necessario.
I clienti possono ancora pagare senza scansionare il codice QR?
Sì. Tutte le informazioni di pagamento appaiono in testo leggibile sulla polizza di versamento. I clienti possono inserire manualmente i dettagli se la loro app bancaria non supporta la scansione QR, o se pagano allo sportello postale.
Cosa succede se il mio cliente non ha uno smartphone?
La fattura QR funziona con più metodi di pagamento: app di mobile banking (scansiona codice QR), e-banking su computer (carica immagine codice QR), ordini di pagamento cartacei (compila manualmente dal testo stampato) e sportello postale (l'impiegato elabora la polizza di versamento).
Come posso verificare che la mia fattura QR sia corretta?
Usa la tua app di mobile banking per scansionare il codice QR prima di inviare la fattura. Tutti i dettagli dovrebbero apparire correttamente nel modulo di pagamento. Se qualcosa sembra sbagliato, correggilo prima di inviarlo al tuo cliente. Molti generatori di fatture QR includono anche la validazione integrata.
Ci sono importi di fattura troppo piccoli o troppo grandi per le fatture QR?
Gli importi devono essere compresi tra 0.01 e 999'999'999.99 in CHF o EUR. Puoi anche creare fatture QR senza specificare un importo, lasciando che i clienti lo inseriscano loro stessi.
Posso personalizzare l'aspetto della mia fattura QR?
La sezione polizza di versamento QR ha requisiti di formattazione standardizzati che non puoi modificare (dimensione, layout, posizione codice QR). Tuttavia, la porzione di fattura sopra la polizza di versamento consente la personalizzazione completa: aggiungi il tuo logo, cambia i colori, regola il layout e includi campi personalizzati.
Cosa succede se commetto un errore su una fattura QR?
Annulla la fattura errata ed emetti una versione corretta con un nuovo numero di riferimento. Non tentare mai di modificare una fattura già inviata. Se un cliente ha già pagato sulla base della fattura errata, elabora la correzione attraverso il tuo sistema contabile e comunica chiaramente con il cliente.
Ho bisogno di fatture QR diverse per CHF ed EUR?
Il formato della fattura QR funziona in modo identico per entrambe le valute. Specifica semplicemente il codice valuta corretto (CHF o EUR) quando crei la fattura. Ogni fattura usa solo una valuta.
Posso aggiungere il mio logo e il mio brand alle fatture QR?
Sì, personalizza la sezione fattura sopra la polizza di versamento QR come preferisci. Aggiungi il tuo logo, regola i colori, includi intestazioni personalizzate: lascia solo invariata la sezione di pagamento QR standardizzata.
Quanto tempo sono valide le fatture QR?
Tu imposti la data di scadenza. Il codice QR stesso non scade, ma includi una scadenza di pagamento sulla tua fattura. La maggior parte delle aziende usa termini di pagamento di 30 giorni.
Cosa succede se la mia app bancaria non scansiona il codice QR?
Controlla questi problemi comuni: assicurati buona illuminazione durante la scansione, tieni il telefono fermo alla distanza corretta, verifica che la qualità di stampa non sia degradata, prova un'app bancaria diversa e aggiorna la tua app bancaria all'ultima versione. Se i problemi persistono, il codice QR potrebbe avere problemi di qualità di stampa o dati non corretti.
Inizia a Creare Fatture QR Conformi Oggi
Le fatture QR svizzere semplificano i pagamenti per te e i tuoi clienti. Vieni pagato più velocemente, con meno errori e meno lavoro amministrativo. Iniziare richiede solo pochi minuti.
I Tuoi Prossimi Passi
- Scegli il tuo strumento: Per la maggior parte dei liberi professionisti e delle piccole imprese, Magic Heidi offre la soluzione più semplice: gratuita, mobile-friendly e sempre conforme ai requisiti svizzeri.
- Inserisci i tuoi dati: Aggiungi le informazioni della tua attività e il conto bancario una volta.
- Crea la tua prima fattura: Compila i dettagli del cliente e l'importo, poi lascia che lo strumento generi automaticamente la tua fattura QR conforme.
- Invia e ricevi il pagamento: Invia il PDF per email o stampalo e spediscilo. Il tuo cliente scansiona e paga in pochi secondi.
Ricorda il requisito di conformità 2025: Verifica che le tue fatture usino indirizzi strutturati. Se stai ancora usando strumenti che generano formati di indirizzo non strutturati, passa immediatamente per evitare il rifiuto dei pagamenti.
Prima adotti la fatturazione QR, prima sperimenterai pagamenti più rapidi e contabilità più semplice.