Rechnungen für internationale Kunden erstellen – Schritt für Schritt

Als Schweizer Freelancer arbeiten Sie nicht nur für Kunden in Bern, Zürich oder Basel. Vielleicht betreuen Sie ein Startup in London, eine Agentur in Berlin oder ein Unternehmen in New York. Doch sobald die Arbeit erledigt ist, stellt sich eine wichtige Frage: Wie erstelle ich eine korrekte Rechnung für einen internationalen Kunden?

Der gewohnte QR-Einzahlungsschein, den Ihre Schweizer Kunden kennen, ist für ausländische Firmen schlicht unbrauchbar. Sie benötigen andere Bankdaten, eine andere Währung und möglicherweise eine andere Rechnungssprache. Klingt kompliziert? Ist es nicht – wenn Sie wissen, wo Sie die richtigen Einstellungen vornehmen.

So richten Sie benutzerdefinierte Bankdaten ein

1. Navigieren Sie in Magic Heidi zu Firmendaten.
2. Suchen Sie den Bereich Benutzerdefinierte Bankdetails.
3. Wählen Sie die gewünschte Währung aus (z. B. GBP, EUR oder USD).
4. Geben Sie die entsprechenden Bankdaten ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Viele Schweizer Freelancer nutzen Konten bei Wise oder Revolut Business, um internationale Zahlungen günstig und schnell zu empfangen. Diese Anbieter stellen Ihnen lokale Bankdaten in verschiedenen Währungen zur Verfügung – ideal, um Ihren Kunden unnötige Überweisungsgebühren zu ersparen. Tragen Sie einfach die jeweiligen Kontodaten in Magic Heidi ein.

Sie können in Magic Heidi mehrere Bankverbindungen für verschiedene Währungen hinterlegen. So sind Sie für Kunden aus unterschiedlichen Ländern bestens vorbereitet.

So erfassen Sie einen ausländischen Kunden

1. Erstellen Sie einen neuen Kunden in Magic Heidi.
2. Geben Sie den Firmennamen ein (z. B. «Google Inc.»).
3. Tragen Sie die vollständige Adresse ein, inklusive:
   • Strasse und Hausnummer
   • Postleitzahl und Stadt
   • Land (z. B. «United Kingdom», «Deutschland», «United States»)
4. Falls vorhanden, fügen Sie die Mehrwertsteuernummer (VAT Number) oder andere relevante Angaben im entsprechenden Feld hinzu.
5. Speichern Sie den Kunden.

Tipp: Achten Sie darauf, das Land immer korrekt anzugeben. Es erscheint auf der Rechnung und sorgt dafür, dass Ihre Rechnung professionell und vollständig aussieht. Gerade bei internationalen Geschäftsbeziehungen ist eine saubere Adressangabe ein Zeichen von Seriosität.

So setzen Sie die Mehrwertsteuer auf 0 %

Wenn Sie in Magic Heidi die Mehrwertsteuer aktiviert haben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Fügen Sie einen Artikel zu Ihrer Rechnung hinzu (z. B. «Consulting»).
2. Setzen Sie den Mehrwertsteuersatz auf 0 %.

Falls Sie die Mehrwertsteuer in Ihrem Account gar nicht aktiviert haben, entfällt dieser Schritt – die Rechnung wird automatisch ohne MWST erstellt.

Wichtiger Hinweis: Die steuerlichen Regelungen für internationale Dienstleistungen können komplex sein. Es empfiehlt sich, im Zweifelsfall eine Steuerberatung in Anspruch zu nehmen. Falls Sie eine Begründung angeben möchten, warum keine Mehrwertsteuer berechnet wird (z. B. «Reverse Charge» oder «Leistungsort im Ausland»), können Sie diese Information in den Fussnotizen der Rechnung einfügen.

Was Sie in den Fussnotizen angeben können

• Steuerliche Hinweise: z. B. «VAT reverse charge applies» oder «Dienstleistung gemäss Art. 8 Abs. 1 MWSTG nicht steuerbar in der Schweiz»
• Zahlungsbedingungen: z. B. «Payment due within 30 days» oder spezielle Vereinbarungen
• Bankgebühren: Hinweis, wer allfällige Überweisungsgebühren trägt
• Weitere Referenzen: Projektnummern, Bestellnummern (Purchase Order) oder Vertragsreferenzen

So fügen Sie Fussnotizen hinzu:

1. Öffnen Sie die Rechnung im Bearbeitungsmodus.
2. Tragen Sie Ihre Zusatzinformationen im Feld Fussnotizen ein.
3. Speichern Sie die Rechnung.

1. Klicken Sie auf Rechnung generieren.
2. Prüfen Sie die Vorschau: Statt des QR-Einzahlungsscheins sehen Sie nun die internationalen Bankdaten, die Sie in Schritt 1 hinterlegt haben.
3. Kontrollieren Sie die Adresse, Währung, Sprache und alle weiteren Angaben.
4. Laden Sie die Rechnung als PDF herunter oder versenden Sie sie direkt über die App an Ihren Kunden.

Die Rechnung erscheint nun in Ihrem Dashboard mit dem korrekten Betrag in der Fremdwährung.

So funktioniert es

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor:

• Ihre bisherigen Einnahmen betragen CHF 2'000.
• Sie markieren eine Rechnung über GBP 1'000 als bezahlt.
• Magic Heidi ermittelt automatisch den Wechselkurs zum Zahlungsdatum.
• In unserem Beispiel entsprechen GBP 1'000 etwa CHF 1'040.
• Ihre Gesamteinnahmen im Dashboard werden nun mit CHF 3'040 angezeigt – nicht einfach CHF 3'000.

Das bedeutet: Sie haben jederzeit einen realistischen Überblick über Ihre tatsächlichen Einnahmen in Schweizer Franken, auch wenn ein Teil Ihrer Kunden in Fremdwährungen bezahlt.

Tipp: Dieser automatische Wechselkurs ist besonders wertvoll für Ihre Buchhaltung und Steuererklärung, da die Schweizer Steuerbehörden Einnahmen in CHF erwarten. Sie sparen sich das manuelle Nachschlagen und Umrechnen von Kursen.