Gutschriften in Magic Heidi erstellen

Als Freelancer läuft nicht immer alles nach Plan. Ein Paket kommt beschädigt an. Ein Kunde ändert den Projektumfang mittendrin. Sie haben versehentlich zu viel verrechnet. Was auch immer der Grund ist – es gibt Situationen, in denen Sie eine Rückerstattung ausstellen müssen, sei es teilweise oder vollständig.

In herkömmlicher Buchhaltungssoftware erfordern Gutschriften oft das Erstellen separater Dokumenttypen, das Navigieren durch komplexe Arbeitsabläufe und das Kämpfen mit verwirrenden Abstimmungsprozessen. Magic Heidi verfolgt einen anderen Ansatz. Basierend auf dem Schweizer Milchbüechli-Buchhaltungsprinzip hält Magic Heidi die Dinge erfrischend einfach, damit Sie Rückerstattungen ohne Buchhaltungsdiplom abwickeln können.

In diesem Leitfaden lernen Sie zwei unkomplizierte Methoden kennen, um Gutschriften in Magic Heidi zu erstellen:

• Methode 1: Eine Gutschriftssektion direkt zu einer bestehenden Rechnung hinzufügen (ideal für Teilrückerstattungen)
• Methode 2: Eine eigenständige Rückerstattungsrechnung erstellen (am besten für vollständige Rückerstattungen nach erfolgter Zahlung)

Wann Sie diese Methode verwenden sollten

• Ein Kunde hat noch nicht bezahlt und Sie müssen den Rechnungsbetrag anpassen
• Sie stellen eine Teilrückerstattung auf einer Rechnung mit mehreren Positionen aus
• Sie möchten alles in einem einzigen, übersichtlichen Dokument behalten

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten möchten. Navigieren Sie zu Ihren Rechnungen in Magic Heidi und wählen Sie diejenige aus, die eine Gutschrift-Anpassung benötigt.
2. Fügen Sie eine neue Abschnittsüberschrift für die Gutschrift hinzu. Erstellen Sie eine neue Artikelzeile und geben Sie «Gutschrift» (oder ähnlich) als Beschreibung ein. Setzen Sie sowohl den Preis als auch die Einheiten auf null. Dies erstellt effektiv einen Abschnittstrenner – er beeinflusst die Gesamtsumme nicht, kennzeichnet aber klar, dass das Folgende eine Gutschrift-Anpassung ist.
3. Fügen Sie eine visuelle Trennung hinzu (optional, aber empfohlen). Setzen Sie ein leeres Abstandselement zwischen Ihre ursprünglichen Rechnungspositionen und den neuen Gutschrift-Abschnitt ein. Dies erzeugt einen deutlichen visuellen Bruch im generierten PDF.
4. Fügen Sie die Gutschrift-Position hinzu. Erstellen Sie eine neue Artikelzeile unterhalb Ihrer «Gutschrift»-Überschrift. Erklären Sie in der Beschreibung deutlich den Grund für die Rückerstattung – zum Beispiel «Rückerstattung – beschädigtes Paket bei Lieferung». Setzen Sie den Preis auf einen negativen Wert (z. B. -50).
5. Generieren Sie die aktualisierte Rechnung. Magic Heidi erstellt ein sauberes PDF, das die ursprünglichen Positionen, den Gutschrift-Abschnitt und die aktualisierte Gesamtsumme zeigt.
6. Senden Sie die aktualisierte Rechnung an Ihren Kunden. Ihr Kunde sieht ein einziges, übersichtliches Dokument, das genau zeigt, was verrechnet wird, was erstattet wurde und wie die neue Gesamtsumme lautet.

Beispiel — Methode 1

Angenommen, Sie haben einem Kunden CHF 90 in Rechnung gestellt – zwei Positionen à CHF 45. Ein Artikel kam beschädigt an:

Ihr Kunde sieht nun einen Gesamtbetrag von CHF 40 und weiss genau, warum sich der Betrag geändert hat. Sauber, transparent und professionell.

Tipp: Geben Sie im Beschreibungsfeld immer einen klaren, spezifischen Grund für die Gutschrift an. Dies hilft Ihrem Kunden, die Anpassung nachzuvollziehen, und hält Ihre eigenen Unterlagen für Steuerzwecke geordnet.

Beispiel — Methode 2

Ihre Buchhaltung zeigt nun korrekt, dass Sie CHF 100 erhalten und CHF 100 zurückerstattet haben – ein Nettobetrag von null für diese Transaktion.

Tipp: Wenn Sie statt einer Barrückerstattung die Gutschrift auf eine zukünftige Rechnung anrechnen möchten, vermerken Sie dies in der Beschreibung der Rückerstattungsrechnung. Zum Beispiel: «Gutschrift wird auf die nächste Rechnung angerechnet.» So behalten Sie die Vereinbarung im Blick und geben Ihrem Kunden eine klare Dokumentation.

Welche Methode sollten Sie wählen?

In den meisten alltäglichen Freelance-Situationen wird Methode 1 Ihre bevorzugte Wahl sein. Sie ist schneller, hält alles in einem Dokument und ist der einfachste Ansatz für Sie und Ihren Kunden.