Erweiterte Rechnungs-funktionen

Teilzahlungen & Zahlungserinnerungen

Manchmal zahlen Kunden in Raten. Magic Heidi handhabt das sauber:

1. Öffnen Sie die Rechnung, die teilweise bezahlt wurde.
2. Erfassen Sie die Zahlung mit dem tatsächlich erhaltenen Betrag.
3. Magic Heidi berechnet automatisch den Restbetrag.
4. Erstellen Sie eine neue Rechnung für den ausstehenden Betrag — oder senden Sie eine Zahlungserinnerung.

Schauen Sie sich das Video oben an für eine vollständige Anleitung.

Mahnungen versenden:

Gehen Sie zur Rechnung → tippen Sie auf Mahnung erstellen → an Kunden senden. Die Mahnung enthält die ursprünglichen Rechnungsdetails und den ausstehenden Betrag.

Rabatte & Abzüge

Drei Wege, um Rabatte auf Rechnungen anzuwenden:

Methode 1 — Prozent-Rabatt: Passen Sie den Stückpreis einer Position an, um den Rabatt abzubilden.

Methode 2 — Fester Abzug: Fügen Sie eine Position namens «Rabatt» mit einem negativen Wert hinzu. Um beispielsweise den Gesamtbetrag um CHF 100 zu reduzieren, fügen Sie eine Position mit dem Wert «-100» hinzu. Der Rechnungsbetrag aktualisiert sich automatisch.

Methode 3 — Rabatt pro Position: Erstellen Sie die Position zum vollen Preis, dann fügen Sie eine zweite Zeile mit dem negativen Rabattbetrag hinzu.

Wiederkehrende Rechnungen

Für monatliche Retainer oder Abo-Dienstleistungen:

1. Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt.
2. Öffnen Sie Rechnung bearbeiten und finden Sie die Option für Wiederholung.
3. Wählen Sie die Frequenz (monatlich, quartalsweise, jährlich).
4. Legen Sie Start- und Enddatum fest (oder fortlaufend).
5. Speichern.

Magic Heidi generiert und versendet Rechnungen automatisch nach Zeitplan. Sie erhalten jedes Mal eine Benachrichtigung, sodass Sie bei Bedarf vor dem Versand prüfen können.

Rechnungen versenden

Drei Wege zur Rechnungszustellung:

E-Mail (am häufigsten): Tippen Sie auf «Senden» bei einer Rechnung. Die Rechnung wird als PDF mit QR-Rechnung versendet. Ihr Kunde erhält sie sofort und kann mit einem Scan bezahlen.

Drucken: Tippen Sie auf das Download-Symbol, um ein PDF zu erstellen. Drucken Sie auf normalem A4-Papier — der QR-Rechnungsabschnitt wird korrekt am unteren Rand gedruckt.

Teilen: Exportieren Sie als PDF und versenden Sie über WhatsApp, Messenger-Apps oder Upload zu Kundenportalen.

Alle Methoden beinhalten dasselbe rechtskonforme Schweizer Rechnungsformat.

QR-IBAN oder normale IBAN?

Gute Nachricht: Magic Heidi funktioniert mit Ihrer normalen IBAN. Sie brauchen keine QR-IBAN.

Einige Schweizer Rechnungstools erfordern eine spezielle QR-IBAN von Ihrer Bank, deren Beschaffung Wochen dauern kann und oft mit zusätzlichen Gebühren verbunden ist. Magic Heidi generiert konforme Schweizer QR-Rechnungen mit Ihrer Standard-IBAN.

Der technische Unterschied: QR-IBANs sind nur obligatorisch, wenn Sie QR-Referenznummern (27-stellige strukturierte Referenzen) verwenden. Magic Heidi verwendet stattdessen Creditor References, die mit normalen IBANs funktionieren und dieselben Vorteile bei der Zahlungsverfolgung bieten.

Ihre Kunden können Ihre Rechnungen weiterhin scannen und sofort bezahlen — Sie überspringen einfach den QR-IBAN-Aufwand.

Revolut Business einrichten

Wenn Sie Revolut Business nutzen, können Sie es mit Magic Heidi verbinden für nahtloses Zahlungs-Tracking. Schauen Sie sich das Video oben an für die Schritt-für-Schritt-Einrichtung.

Was muss auf Schweizer Rechnungen stehen?

Schweizer Recht verlangt diese Elemente auf jeder Rechnung:

• Ihr Firmenname und Adresse
• Ihre MWST-Nummer (falls MWST-pflichtig)
• Kundenname und Adresse
• Rechnungsnummer (fortlaufend, keine Lücken)
• Rechnungsdatum
• Beschreibung der Waren/Dienstleistungen
• Stückpreis und Menge
• Gesamtbetrag fällig
• Zahlungsbedingungen
• QR-Rechnungsabschnitt (IBAN, Betrag, Zahlungsreferenz)

Magic Heidi fügt all dies automatisch hinzu. Sie fügen nur den Kunden und die Positionen hinzu — wir kümmern uns um die Schweizer Compliance.

Fehlerbehebung

Die App öffnet sich nicht oder ich kann mich nicht anmelden

1. Aktualisieren Sie die App aus dem App Store oder Google Play.
2. Prüfen Sie Ihre Internetverbindung.
3. Setzen Sie das Passwort über «Passwort vergessen» zurück.
4. Löschen Sie den Cache durch Deinstallieren und Neuinstallieren (Ihre Daten sind sicher in der Cloud).

Immer noch Probleme? Versuchen Sie sich über den Webbrowser unter app.magicheidi.ch anzumelden oder kontaktieren Sie den Support.

Meine Rechnungen synchronisieren nicht

1. Prüfen Sie das Sync-Symbol (Wolkensymbol im oberen Menü).
2. Manuell aktualisieren: nach unten ziehen (Mobile) oder Seite neu laden (Web).
3. Internetverbindung überprüfen.
4. 30 Sekunden warten bei grossen Synchronisierungen.

Falls die Synchronisierung hängt: Abmelden und wieder anmelden oder nach App-Updates suchen.

Ich finde meine Rechnungen nicht

Rechnungen verschwinden nicht, aber Filter könnten sie verbergen:

1. Prüfen Sie aktive Filter oben in der Rechnungsliste.
2. Alle Filter löschen durch Tippen auf «Löschen» oder «Alle anzeigen».
3. Suchen Sie nach Kundenname oder Rechnungsnummer.
4. Erweitern Sie den Datumsbereich auf «Alle Zeit».

Ich habe einen Fehler auf einer gesendeten Rechnung gemacht

Bei kleinen Fehlern (Tippfehler in der Beschreibung): Wenn die Rechnung noch nicht bezahlt wurde, können Sie sie bearbeiten. Rechnung öffnen → Bearbeiten → Änderungen vornehmen → Speichern. Erneut an Kunden senden mit Hinweis zur Korrektur.

Bei Betragsänderungen: Bearbeiten Sie keine gesendeten Rechnungen mit finanziellen Änderungen. Stattdessen:

1. Markieren Sie die Original-Rechnung als «Storniert».
2. Erstellen Sie eine neue Rechnung mit korrekten Informationen.
3. Verwenden Sie dieselbe Rechnungsnummer mit «A»-Suffix (z.B. 2024-001A).
4. An Kunden senden mit Erklärung.

Dies erhält den ordnungsgemässen Prüfpfad, der nach Schweizer Recht erforderlich ist.