Rechnungen für Catering & Gastro: Anzahlungen, Events & Lieferungen
Als Caterer, Partyservice oder Gastro-Dienstleister in der Schweiz stellen Sie keine einfachen Rechnungen — Sie verwalten Anzahlungen, Schlussrechnungen, gemischte MWST-Sätze und Wareneinkauf gleichzeitig. Magic Heidi macht das einfach.
Für wen ist diese Seite? Für alle Selbstständigen und Kleinbetriebe im Gastro- und Foodbereich in der Schweiz: Caterer und Partyservices, Food-Truck-Betreiber, Restaurantlieferanten (B2B), Kantinenbetreiber, Bäckereien und Confiserien, Köche auf Abruf.
Als Gastro-Selbstständiger ist eine Rechnung selten einfach: Ein Catering-Event beinhaltet eine Anzahlung vorab, eine Schlussrechnung nach dem Event, gemischte Positionen (Essen, Personal, Transport, Equipment) — und dazu zwei verschiedene MWST-Sätze auf demselben Dokument.
Mit Magic Heidi erstellen Sie schweizkonform, schnell und professionell — ohne Treuhandkenntnisse.
Die typischen Gastro-Abrechnungsherausforderungen
Was Caterer und Gastro-Dienstleister in der Schweiz täglich beschäftigt — und warum Standard-Rechnungstools oft nicht reichen.
Anzahlung & Schlussrechnung
Wie verrechne ich die Anzahlung korrekt auf der Schlussrechnung? Und wie weise ich das transparent aus — für Kunden und Buchhaltung?Gemischte Rechnungspositionen
Menüpauschalen, Personalstunden, Transportkosten, Equipment-Miete — alles auf einer Rechnung, klar strukturiert und MWST-korrekt.Zwei MWST-Sätze auf einer Rechnung
Lebensmittel werden mit 2.6% besteuert, Getränke und Serviceleistungen mit 8.1%. Beide Sätze müssen separat ausgewiesen werden.B2B-Zahlungsbedingungen & Mahnwesen
Firmenkunden zahlen selten sofort. 30 Tage Netto ist Standard — aber wer verfolgt die offenen Posten nach einem grossen Event?Spesen & Wareneinkauf erfassen
Wareneinkauf, Verpackungsmaterial, Küchenmiete: Die Belege häufen sich, besonders nach grossen Events. Schnelle Erfassung spart Zeit.Von der Anzahlung zur Schlussrechnung — transparent und automatisch
Magic Heidi begleitet Sie durch den gesamten Abrechnungsprozess: vom ersten Angebot über die Anzahlungsrechnung bis zur MWST-konformen Schlussrechnung mit QR-Zahlschein.
- 📥Anzahlungsrechnung erstellen
Legen Sie eine Anzahlung in CHF oder % des Gesamtbetrags fest — Magic Heidi generiert die Rechnung inkl. QR-Code sofort.
- 🔁Restbetrag automatisch berechnen
Bei der Schlussrechnung wird die Anzahlung automatisch abgezogen und transparent ausgewiesen. Kein manuelles Nachrechnen.
- 📂Musterpositionen speichern
Speichern Sie wiederkehrende Positionen — Menüpauschale CHF 85/Person, Servicestunde CHF 55, Transportpauschale CHF 120 — und fügen Sie sie per Klick ein.
- 📄QR-Rechnung für B2B-Kunden
Jede Rechnung enthält einen Swiss-QR-Code — der Standard für B2B-Zahlungen in der Schweiz seit 2022.
- Rechnung #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Rechnung #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Rechnung #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Alles, was Gastro-Selbstständige
in der Schweiz brauchen.
Von der Anzahlung bis zum Tagesabschluss — Magic Heidi deckt die typischen Abrechnungssituationen im Gastrobereich ab.
Anzahlung & Schlussrechnung
Erstellen Sie Anzahlungsrechnungen mit einem festen CHF-Betrag oder einem Prozentsatz des Gesamtwertes. Die Schlussrechnung zieht die Anzahlung automatisch ab und weist sie separat aus — nachvollziehbar für Ihren Kunden und revisionssicher für Ihre Buchhaltung.
- Anzahlung in CHF oder % festlegen
- Automatischer Abzug auf der Schlussrechnung
- Beide Rechnungen verknüpft und abrufbar
- QR-Zahlschein auf jeder Rechnung
Musterpositionen für Catering
Speichern Sie Ihre Standard-Leistungen als Vorlagen und fügen Sie sie mit einem Klick in jede neue Rechnung ein. Keine Tippfehler, keine vergessenen Positionen — auch nach dem langen Event-Tag.
- Menüpauschalen (pro Person, fix oder variabel)
- Personalstunden (Köche, Service, Auf- und Abbau)
- Transport & Liefergebühren
- Equipment-Miete (Geschirr, Mobiliar, Technik)
Spesen & Wareneinkauf
Fotografieren Sie Belege direkt nach dem Einkauf — Magic Heidi's KI extrahiert Datum, Betrag, Anbieter und MWST automatisch. Ordnen Sie Ausgaben einem Event zu und behalten Sie den Überblick über Ihre Marge.
- Belege per Foto erfassen (KI-Extraktion)
- Wareneinkauf dem Event zuordnen
- Verpackungs- und Küchenmietkosten tracken
- Tagesabschluss: Einnahmen vs. Ausgaben auf einen Blick
Magic Heidi für alle Gastro-Dienstleister in der Schweiz
Egal ob Sie ein Catering-Business aufbauen oder seit Jahren als Koch auf Abruf arbeiten — Magic Heidi passt sich Ihrer Situation an.
Catering & Partyservice
Events von 10 bis 500 Personen: Offerte, Anzahlung, Event, Schlussrechnung — alles in einem Tool.
Food Truck
Tageseinnahmen erfassen, B2B-Lieferungen fakturieren, MWST-Abrechnung am Quartalsende — ohne Buchhaltungskenntnisse.
Restaurantlieferant (B2B)
Wiederkehrende Lieferrechnungen an Restaurants und Hotels mit gleichen Positionen — Vorlagen sparen wöchentlich Zeit.
Kantinenbetreiber
Monatliche Abrechnungen mit Firmen, Menüpauschalen, Sonderwünsche — übersichtlich und professionell.
Bäckerei & Confiserie
Lieferrechnungen für B2B-Kunden (Restaurants, Cafés, Büros) mit korrekter MWST auf Lebensmittel und Dienstleistungen.
Koch auf Abruf
Stunden- oder Tagesrechnungen für Privat- und Firmenkunden, MWST optional, QR-Rechnung inklusive.
Schweizkonform: MWST,
QR-Rechnung & Pflichtangaben
Catering-Rechnungen in der Schweiz müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten und die korrekten MWST-Sätze ausweisen. Magic Heidi setzt das automatisch um.
2.6% auf Lebensmittel, 8.1% auf Getränke, Service und Vermietung — beide Sätze separat auf derselben Rechnung ausweisen.
Seit Oktober 2022 der verbindliche Standard für Zahlungen in der Schweiz. Magic Heidi generiert sie automatisch auf jeder Rechnung.
Ihre UID (CHE-Nummer), MWST-Nummer, vollständige Adresse — alles automatisch auf jeder Rechnung hinterlegt.
Viele kleine Gastro-Betriebe nutzen die vereinfachte Abrechnungsmethode. Magic Heidi unterstützt beide MWST-Abrechnungsmethoden.
Muster-Rechnungspositionen für ein Catering-Event
Hier ein typisches Beispiel für eine Catering-Schlussrechnung in der Schweiz:
| Position | Menge | Einzelpreis | MWST | Total |
|---|---|---|---|---|
| Menüpauschale (3-Gang) | 40 Pers. | CHF 85.00 | 2.6% | CHF 3'400.00 |
| Servicepersonal (8h × 2) | 16 Std. | CHF 55.00 | 8.1% | CHF 880.00 |
| Transportpauschale | 1 | CHF 150.00 | 8.1% | CHF 150.00 |
| Equipment-Miete (Geschirr, Tische) | 1 | CHF 280.00 | 8.1% | CHF 280.00 |
| Subtotal exkl. MWST | CHF 4'416.20 | |||
| MWST 2.6% (Lebensmittel) | CHF 88.40 | |||
| MWST 8.1% (Service & Equipment) | CHF 105.40 | |||
| ./. Anzahlung (30%, bereits bezahlt) | – CHF 1'383.00 | |||
| Restbetrag fällig | CHF 3'227.00 |
Empfohlene Zahlungsbedingungen für Catering:
- Anzahlung: 30–50% bei Auftragsbestätigung (spätestens 2 Wochen vor Event)
- Restzahlung: 14 Tage nach Rechnungsstellung (nach dem Event)
- Mahnfrist: 10 Tage nach Fälligkeit, dann erste Mahnung
Häufige Fragen zu MWST & Pflichtangaben
Wie erstelle ich eine Anzahlungsrechnung für ein Catering-Event?
In Magic Heidi erstellen Sie zuerst eine normale Rechnung für den Gesamtbetrag. Dann legen Sie eine Anzahlungsrechnung an und verknüpfen sie mit dem Event. Auf der Schlussrechnung wird die bereits bezahlte Anzahlung automatisch abgezogen und transparent ausgewiesen — mit QR-Zahlschein für den Restbetrag.
Welcher MWST-Satz gilt für Catering in der Schweiz?
In der Schweiz gelten für Catering zwei Sätze: 2.6% Sondersatz auf Lebensmittel (Speisen zum Mitnehmen oder Liefern, Take-away) und 8.1% Normalsatz auf Getränke, Serviceleistungen (Personalstunden), Equipment-Vermietung und Dine-in-Verpflegung. Wenn Sie Speisen und Service auf derselben Rechnung ausweisen, müssen Sie beide Sätze separat aufführen.
Muss ich als Caterer MWST zahlen?
MWST-pflichtig sind Sie ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000. Darunter sind Sie von der MWST befreit, können sich aber freiwillig registrieren — das lohnt sich, wenn Sie viel Vorsteuer auf Einkäufe (Lebensmittel, Equipment) haben. Unterhalb der Schwelle stellen Sie Rechnungen ohne MWST, was für B2B-Kunden ohne Vorsteuerabzug oft bevorzugt wird.
Was sind die Pflichtangaben auf einer Catering-Rechnung in der Schweiz?
Eine schweizkonform Catering-Rechnung braucht: vollständiger Name und Adresse von Aussteller und Empfänger, Rechnungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung (was wurde geliefert/erbracht), Betrag exkl. MWST, angewandter MWST-Satz (oder -Sätze) und MWST-Betrag, MWST-Nummer (CHE-Nummer) wenn Sie MWST-pflichtig sind, sowie Swiss-QR-Code für den Zahlschein. Magic Heidi füllt all das automatisch aus.
Lohnt sich die Saldosteuersatzmethode für Gastronomen?
Die Saldosteuersatzmethode (früher Pauschalsteuersatzmethode) vereinfacht die MWST-Abrechnung erheblich: Statt effektive Steuer zu berechnen, wenden Sie einen vorgegebenen Saldosteuersatz auf Ihren Umsatz an. Für Gastronomie und Catering liegt dieser Satz je nach Tätigkeit zwischen 5.1% und 6.1%. Das lohnt sich bei kleinen Betrieben mit überschaubaren Vorsteuern und spart viel Administrationsaufwand.
Wie mache ich den Tagesabschluss in der Buchhaltung als Gastronom?
Mit Magic Heidi erfassen Sie Tageseinnahmen als Rechnungen oder Bareinnahmen, fotografieren Belege (Wareneinkauf, Lieferantenrechnungen) direkt per App und ordnen Ausgaben den entsprechenden Events oder Kategorien zu. Die Übersicht zeigt Ihnen jederzeit, was hereinkommt und was rausgeht — ideal auch für die quartalsmässige MWST-Abrechnung.
Wie rechne ich Take-away vs. Dine-in MWST korrekt ab?
Take-away-Lebensmittel (zum Mitnehmen oder Liefern) werden mit 2.6% besteuert. Speisen und Getränke, die im Lokal konsumiert werden (Dine-in), unterliegen dem 8.1% Normalsatz. Wenn Ihr Catering-Service beides umfasst, müssen Sie auf der Rechnung klar zwischen den Positionen trennen und die jeweiligen MWST-Sätze einzeln ausweisen.
Einfache Preise. Keine Überraschungen.
Alle Funktionen inklusive — QR-Rechnung, MWST-Verwaltung, Spesenfassung und mehr.
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- Unbegrenzte Spesen
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- Swiss-QR-Rechnung
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- MWST-Verwaltung (2.6% & 8.1%)
- Offerten & Anzahlungsrechnungen
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