Was ist eine korrekte Rechnung in der Schweiz? Was muss draufstehen? Wann gehört MWST dazu? Und wie funktioniert die QR-Rechnung seit den Änderungen von November 2025? Hier finden Sie den kompakten Praxisleitfaden für Freelancer, Einzelfirmen und kleine Unternehmen.
Der Begriff «Rechnung» ist breiter als «Rechnung schreiben». Wer nach dem Head-Term sucht, will meist verstehen, wie eine Schweizer Rechnung aufgebaut ist, welche Pflichtangaben gelten und welche Vorlage sofort nutzbar ist.
Eine Rechnung dokumentiert, wer wem welche Leistung zu welchem Preis erbracht hat und wie bezahlt werden soll. In der Praxis ist sie gleichzeitig:
Wenn Sie nur wissen wollen, wie Sie sofort loslegen: Nutzen Sie unsere Rechnungsvorlage Schweiz oder erstellen Sie Ihre erste Rechnung direkt in Magic Heidi.
Vorlage nutzen oder direkt digital fakturieren
Für eine saubere Schweizer Rechnung sollten diese Angaben enthalten sein. Je klarer Ihre Rechnung, desto weniger Rückfragen, Verzögerungen und Korrekturen.
Fortlaufend und eindeutig
Erstellungsdatum klar angeben
Name und Adresse
Name und Adresse des Kunden
Was genau geliefert oder geleistet wurde
Einzelpreise und Gesamtbetrag
Falls mehrwertsteuerpflichtig
Falls MWST ausgewiesen wird
Zum Beispiel 10, 14 oder 30 Tage
Heute der Schweizer Zahlungsstandard
| Element | Wozu es dient |
|---|---|
| Rechnungsnummer | Hilft bei Nachverfolgung, Buchhaltung und Mahnwesen |
| Rechnungsdatum | Legt den zeitlichen Bezug der Forderung fest |
| Ihr Name und Ihre Adresse | Zeigt, wer die Leistung fakturiert |
| Kunde / Empfänger | Zeigt, an wen die Forderung gerichtet ist |
| Leistungsbeschreibung | Macht die Rechnung nachvollziehbar |
| Einzelpreise und Total | Vermeidet Diskussionen über die Summe |
| MWST-Angaben | Nur falls Sie MWST-pflichtig sind oder freiwillig registriert sind |
| Zahlungsfrist | Verhindert offene Enden wie «zahlbar irgendwann» |
| QR-Zahlungsteil oder klare Bankdaten | Macht die Zahlung einfacher und schneller |
Praxisregel: Je höher der Betrag und je formeller die Kundenbeziehung, desto wichtiger ist eine vollständig strukturierte Rechnung. Für Freelancer und kleine Unternehmen lohnt es sich, diese Checkliste immer vollständig zu nutzen.
Damit die Seite weiterhin stark für «rechnung schreiben schweiz» bleibt, gehört auch der praktische Teil dazu.
Verwenden Sie Ihren vollständigen Namen oder Firmennamen und die vollständige Adresse des Kunden.
Eine gute Rechnung erklärt, was geliefert wurde. «Beratung» allein ist meist zu vage.
Setzen Sie eine klare Frist und machen Sie die Zahlung so einfach wie möglich.
Wenn Sie nicht bei null anfangen wollen, nutzen Sie unsere kostenlose Rechnungsvorlage. Sie deckt Schweizer Pflichtangaben, MWST-Logik und QR-Rechnungs-Setup ab.
Eine Vorlage ist ideal, wenn Sie nur wenige Rechnungen pro Monat schreiben oder Ihr System erst aufbauen.
Eine Software ist sinnvoll, wenn Sie:
Wenn Sie Angebote zuerst als Offerte senden, lohnt sich der direkte Workflow Offerte → Rechnung → Mahnung besonders.
Die wichtigste Regel ist simpel: Nur wer MWST-pflichtig oder freiwillig registriert ist, weist MWST auf der Rechnung aus.
Dann keine MWST ausweisen
Registrierung wird relevant
Für die meisten Leistungen
Reduzierter Satz und Beherbergung
| Satz | Typische Anwendung |
|---|---|
| 8.1% | Die meisten Dienstleistungen und Waren |
| 2.6% | Zum Beispiel Bücher, Lebensmittel, Medikamente |
| 3.8% | Beherbergung |
Wichtig: Wenn Sie nicht MWST-registriert sind, weisen Sie auf der Rechnung keine MWST aus. Schreiben Sie im Zweifel klar dazu, dass Sie nicht MWST-pflichtig sind.
Wer heute über Schweizer Bankkanäle fakturiert, kommt an der QR-Rechnung kaum vorbei. Sie reduziert Tippfehler, beschleunigt Zahlungen und ist für Kunden deutlich bequemer.
Der QR-Zahlteil bündelt IBAN, Betrag, Referenz und Empfängerdaten in einem scanbaren Zahlteil.
Seit dem Standard-Update Ende November 2025 müssen QR-Rechnungen mit strukturierten Adressen arbeiten. Getrennte Felder für Strasse, Nummer, PLZ und Ort sind jetzt der sichere Weg.
Die beste Rechnungsnummer ist nicht die kreativste, sondern die eindeutige und durchgängige.
Bewährte Systeme:
2026-001, 2026-002, 2026-003KUNDE-2026-001, KUNDE-2026-0022603-001, 2603-002 für Jahr-Monat-LogikFür die meisten Freelancer ist 2026-001 das beste Format: leicht lesbar, eindeutig, schnell sortierbar.
Wichtig: Nummern nicht neu verwenden, nicht rückwirkend umsortieren und Stornos sauber dokumentieren.
Diese Seite ist Ihr Rechnung-Hub. Von hier aus bauen Sie den gesamten Fakturierungsprozess sauber auf.
Pflichtangaben, Nummernsystem und Vorlage auf dieser Seite
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
John Doe
CHF 600
Jan 20
Die Rechnung ist das Dokument mit Ihrer Forderung. Die QR-Rechnung ist die Schweizer Zahlungsvariante mit scanbarem Zahlteil, der auf der Rechnung eingebettet wird.
Nicht zwingend jede. Aber für Schweizer Zahlungen ist der QR-Zahlteil heute der Standard und oft die beste Lösung, weil Kunden schneller und fehlerärmer zahlen.
Nur wenn Sie MWST-pflichtig oder freiwillig registriert sind. Ohne Registrierung weisen Sie keine MWST aus.
10 bis 14 Tage sind bei Freelancern verbreitet, 30 Tage sind im B2B-Kontext ebenfalls üblich. Wichtig ist, dass die Frist explizit auf der Rechnung steht.
Ja, bei gelegentlichen Verkäufen oder einzelnen Dienstleistungen ist das möglich. Sobald die Tätigkeit regelmässig und unternehmerisch wird, sollten Sie die Selbstständigkeit und AHV-/Steuerfolgen separat prüfen.
In der Schweiz sollten Sie Rechnungen und Belege zehn Jahre geordnet aufbewahren.
Nutzen Sie die Rechnungsvorlage, lesen Sie die QR-Rechnung Details nach oder erstellen Sie die Rechnung direkt mit Magic Heidi.