Brauche ich überhaupt eine GmbH oder reicht eine Einzelfirma?

Die praktische Antwort für die meisten Solo-Freelancer in der Schweiz: Eine Einzelfirma reicht. Eine GmbH lohnt sich erst, wenn eine klare Schwelle überschritten wird, nicht weil "GmbH" professioneller klingt.

Wann eine GmbH wirklich Sinn ergibt

Es gibt drei klare Schwellen. Wenn keine davon zutrifft, sollten Sie eine GmbH nicht gründen.

1. Haftungsrisiko gegenüber Dritten. Sie produzieren ein physisches Produkt, geben Sicherheitszertifikate ab, beraten zu grossen Vermögen oder arbeiten in einem Bereich, wo ein Fehler einen Schaden über CHF 50'000 auslösen könnte. Hier schützt das Stammkapital als Haftungsgrenze.
2. Mehrere Gesellschafter steigen ein. Sie gründen mit einem Partner zusammen, oder ein Investor steigt mit Anteilen ein. Eine Einzelfirma kann nur einer Person gehören. Eine GmbH erlaubt mehrere Gesellschafter und sauber dokumentierte Stammanteile.
3. Dauerhafter Umsatz deutlich über CHF 150'000. Auf diesem Niveau wird die Steueroptimierung zwischen Lohn und Dividende relevant, und Sie können möglicherweise weniger Steuern und AHV zahlen als mit einer Einzelfirma. Unter CHF 150'000 ist der zusätzliche Aufwand fast immer höher als der Steuervorteil.

Wenn Sie als Solo-Freelancer unter CHF 100'000 Umsatz arbeiten und keine Haftungsfrage haben: bleiben Sie bei der Einzelfirma. Unser ausführlicher Leitfaden zum Thema Einzelfirma gründen in der Schweiz zeigt, warum das fast immer die richtige Wahl ist. Spart Geld, spart Buchhaltung, spart Zeit.

Beispiel: Stellen Sie sich Lara vor, eine fiktive Webentwicklerin in Bern, die seit zwei Jahren als Einzelfirma arbeitet und 2026 ungefähr CHF 95'000 Umsatz macht. Eine GmbH würde sie jährlich etwa CHF 800 bis 1'200 zusätzlich kosten (Bilanzierung, Steuern auf Gesellschaftsebene, eventuell Revision), und steuerlich würde sie kaum profitieren. Sie bleibt bei der Einzelfirma und investiert die CHF 1'000 in Weiterbildung statt in Verwaltungsaufwand.

Voraussetzungen für eine GmbH-Gründung in der Schweiz

Bevor Sie einen Notar buchen, prüfen Sie die fünf Voraussetzungen in der Übersicht unten. Eine fehlende davon stoppt den ganzen Prozess.

Kann ich eine GmbH ohne CHF 20'000 gründen?

Nein. Das Stammkapital von CHF 20'000 ist gesetzlich vorgeschrieben (Art. 773 OR) und muss vor der Eintragung im Handelsregister voll einbezahlt sein. Es gibt in der Schweiz keine "GmbH light", "1-Franken-GmbH" oder "UG" wie in Deutschland. Wer das Stammkapital nicht aufbringen kann, sollte eine Einzelfirma gründen, die keinerlei Mindestkapital verlangt.

Wichtig: Das Stammkapital ist nicht "weg". Nach der Gründung steht es der GmbH zur Verfügung. Sie können davon Material, Software, Marketing oder eigene Löhne bezahlen. Das Geld ist also Betriebskapital, nicht Gebühr.

Was kostet eine GmbH-Gründung in der Schweiz 2026?

Die Kosten unterscheiden sich stark, je nachdem ob Sie ein Online-Gründungspaket nutzen (standardisierter Ablauf, vorverhandelte Notargebühr) oder selber zum Notar gehen (individuelle Statuten, frei verhandelte Honorare). Beide Wege sind legal und führen zur gleichen GmbH. Die vollständige Aufschlüsselung für beide Wege finden Sie in den Tabellen weiter unten.

Wichtig zur Sticker-Preis-Falle: Die "ab CHF 0" oder "ab CHF 290" Werbung der Online-Dienste meint nur die Servicegebühr. Die Handelsregistergebühr (CHF 500 bis 700, abhängig vom Kanton), die Beglaubigung Ihrer Unterschrift beim Notar (CHF 20 bis 50 pro Unterschrift) und die Bankgebühr für das Kapitaleinzahlungskonto (CHF 0 bis 300) kommen immer obendrauf. Sie können diese Kosten nicht weghandeln, weil sie staatlich bzw. gesetzlich verankert sind.

Zweiter Punkt zur Preistransparenz: NewCo.ch weist seine Preise explizit exkl. MWST aus (8,1% kommen obendrauf, aus CHF 490 werden CHF 530). Andere Anbieter sind nicht immer so klar, ob ihre angezeigten Preise inkl. oder exkl. MWST sind. Wenn Sie zwei Offerten direkt vergleichen wollen, prüfen Sie diese Zeile in der jeweiligen Bestellübersicht oder AGB.

Die "CHF 0 Servicegebühr" Pakete sind nicht wirklich gratis: Fasoons Sorglos-Paket zum Beispiel verlangt, dass Sie ein UBS-Geschäftskonto eröffnen, sich von Baloise zu Versicherungen beraten lassen und mit Alptel über Telekommunikationskosten sprechen. Ohne Kaufzwang, aber mit Kontaktaufnahme. Wer das nicht möchte, zahlt die volle Servicegebühr.

Der klassische Weg mit eigenem Notar lohnt sich nur, wenn Sie individuelle Statuten brauchen (mehrere Gesellschaftergruppen, Sacheinlagen, spezielle Stimmrechtsverhältnisse) oder einen bestehenden Notar bevorzugen. Für eine Standard-Solo-GmbH ist das Online-Paket fast immer schneller und günstiger.

Was kostet eine GmbH jedes Jahr nach der Gründung?

Die Gründung ist die einmalige Hürde. Die laufenden Kosten unterscheiden sich aber stark von der Einzelfirma, und genau hier unterschätzen viele Gründer den Aufwand.

• Doppelte Buchhaltung: Pflicht ab Tag 1 (Art. 957 OR). Wenn Sie selber buchhalten, sparen Sie das Honorar, brauchen aber eine echte Buchhaltungssoftware für Schweizer Selbständige. Wenn Sie einen Treuhänder beauftragen, rechnen Sie mit CHF 1'500 bis 3'500 pro Jahr für eine einfache GmbH.
• Jahresabschluss und Bilanz: müssen jährlich erstellt und im Handelsregister hinterlegt werden.
• Revisionsstelle: kann abgewählt werden ("Opting-out"), solange die GmbH nicht mehr als 10 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt hat. Für eine Solo-GmbH also fast immer Opting-out, was diese Kosten spart.
• Gewinnsteuer: 8.5% auf Bundesebene plus Kantonal-/Gemeindesteuer. In Zug rund 11.8% Gesamtbelastung, in Bern rund 21%, in Genf rund 14%. Plus Kapitalsteuer auf das Eigenkapital.
• MWST: gleicher Grenzwert wie bei der Einzelfirma (CHF 100'000 Umsatz). Wer darüber kommt, muss sich registrieren. Unser Leitfaden zur MWST für Freelancer erklärt die Details.

Ready, eine praktische Schätzung zu machen? Bevor Sie zum Notar gehen, rechnen Sie die ersten zwei Jahre konkret durch: Stammkapital + Gründungskosten + jährliche Buchhaltung + Steuerlast vs. dem, was Sie als Einzelfirma zahlen würden. In den meisten Fällen unter CHF 150'000 Umsatz kommt die Einzelfirma deutlich günstiger weg.

Die günstigsten Online-Gründungsdienste im Vergleich

Eine faire Übersicht der bekanntesten Online-Dienste finden Sie in der Vergleichstabelle weiter unten (Preise Stand 13. Mai 2026 direkt von den jeweiligen Websites). Beachten Sie: Servicegebühr ist nicht gleich Gesamtkosten. Rechnen Sie immer die HR-Gebühr (CHF 500 bis 700), die Unterschriften-Beglaubigung und allenfalls Bankgebühren oben drauf.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur GmbH-Gründung

Hier der konkrete Ablauf für 2026. Mit einem Online-Paket ist die GmbH oft in zwei bis drei Wochen eingetragen, beim klassischen Weg mit eigenem Notar in vier bis sechs Wochen. Die fünf Schritte im Detail finden Sie in der Übersicht weiter unten.

Wie lange dauert eine GmbH-Gründung in der Schweiz?

Eine GmbH-Gründung in der Schweiz dauert in der Regel vier bis sechs Wochen, vom Statutenentwurf bis zur Eintragung im Handelsregister. Mit einem Online-Dienst und schneller kantonaler Bearbeitung sind zwei bis drei Wochen möglich. Die längste Wartezeit entsteht beim Handelsregistereintrag, der je nach Kanton ein bis vier Wochen dauert.

Steuern, Haftung und was sich gegenüber der Einzelfirma ändert

Hier liegen die echten Unterschiede, die im Alltag spürbar werden. Wer GmbH gründet, sollte diese drei Punkte verstanden haben, bevor das Geld eingezahlt ist.

Wer haftet bei einer GmbH wirklich?

Bei einer GmbH haftet die Gesellschaft mit ihrem Vermögen, also primär mit dem Stammkapital von CHF 20'000 und allem, was die GmbH später erwirtschaftet. Die Gesellschafter und Geschäftsführer haften grundsätzlich nicht mit ihrem Privatvermögen. Diese Haftungsbeschränkung ist der Hauptvorteil der GmbH gegenüber der Einzelfirma.

Aber: Bei Sorgfaltspflichtverletzungen, persönlich unterzeichneten Bankgarantien, Steuer- oder Sozialversicherungsbeiträgen können Geschäftsführer trotzdem persönlich belangt werden. "Haftungsbeschränkt" heisst nicht "haftungsfrei".

Steuerlich: der Lohn-Dividenden-Hebel

Das ist der einzige echte Steuervorteil der GmbH. Sie können sich einen marktüblichen Lohn auszahlen (auf den AHV und Steuern fällig werden) und den Rest als Dividende beziehen (auf die nur reduzierte Steuern fällig werden, weil das Geld bereits auf Gesellschaftsebene besteuert wurde). Bei genug Gewinn kann die Gesamtsteuerlast tiefer ausfallen als bei einer Einzelfirma.

Der Haken: "Marktüblich" wird vom Steueramt geprüft. Wer sich CHF 30'000 Lohn und CHF 150'000 Dividende zahlt, wird in der Praxis nachträglich umqualifiziert. Realistisch lohnt sich der Hebel ab einem Gewinn von etwa CHF 150'000 jährlich.

AHV und Pensionskasse: anderer Status

Als Inhaber einer Einzelfirma sind Sie selbständig erwerbend. AHV-Beiträge richten sich nach dem effektiven Einkommen, Pensionskasse ist freiwillig.

Als geschäftsführender Gesellschafter einer GmbH sind Sie steuerlich Angestellte Ihrer eigenen Firma. AHV läuft über die Lohnabrechnung, Pensionskasse wird Pflicht ab dem BVG-Eintrittslohn. Das ist administrativ aufwendiger, kann aber Vorteile bei Lohnausfall, Krankheit und Pensionskassenleistungen bringen.

Sonderfall: GmbH gründen als Ausländer oder ohne Schweizer Wohnsitz

Eine GmbH in der Schweiz zu gründen ist auch für Ausländer möglich, aber es gibt eine zentrale Regel: Mindestens ein Geschäftsführer (oder Direktor) muss seinen Wohnsitz in der Schweiz haben. Diese Wohnsitzpflicht steht in Art. 814 Abs. 3 OR. Die vier typischen Szenarien finden Sie in der Übersicht weiter unten.

Wer als Deutscher, Österreicher oder EU-Bürger die Schweiz nur als Briefkasten nutzen will, sollte das vorher mit einem Steuerberater durchrechnen. Die Konstruktion ist legal, aber selten so vorteilhaft wie sie auf den ersten Blick wirkt.

Nach der Gründung: was im Alltag wirklich anders ist

Die Gründungsurkunde ist unterschrieben, der HR-Eintrag ist publiziert, Ihre GmbH existiert. Jetzt beginnt der Teil, den die meisten Ratgeber wegblenden: der Alltag.

Doppelte Buchhaltung ab Tag 1

Eine GmbH muss ab dem ersten Geschäftstag eine doppelte Buchhaltung führen (Art. 957 OR). Das ist nicht die "einfache" Milchbüechli-Buchhaltung wie bei einer kleinen Einzelfirma. Sie brauchen Konten, Buchungssätze, Soll und Haben, einen Kontenplan und einen Jahresabschluss mit Bilanz und Erfolgsrechnung.

Die gute Nachricht: Für eine Solo-GmbH reicht moderne Software völlig aus. Sie müssen kein Buchhaltungsstudium absolvieren. Magic Heidi macht die Buchhaltung für Schweizer Selbständige und kleine GmbH einfach genug, dass Sie sie selber führen können, ohne Treuhänderkosten von CHF 2'000 bis 4'000 jährlich.

Beispiel: Stellen Sie sich Marc vor, einen fiktiven IT-Berater in Zürich, der 2025 seine Einzelfirma in eine GmbH umgewandelt hat. Er rechnete vorher mit "ein bisschen mehr Verwaltung". In Realität verbrachte er die ersten zwei Monate über zwölf Stunden mit Kontenplan, Eröffnungsbilanz und MWST-Anmeldung. Erst nachdem er auf eine moderne Buchhaltungssoftware umgestiegen ist, fiel der monatliche Aufwand auf rund eine Stunde. Sein Tipp: nicht versuchen, mit Excel anzufangen.

Rechnungen mit MWST und QR-Code

Sobald Ihre GmbH läuft, brauchen Sie Rechnungen, die Schweizer Pflichten erfüllen: Firmensitz, UID-Nummer, Rechnungsnummer, MWST-Aufschlüsselung (falls MWST-pflichtig), QR-Code für Schweizer Kunden. Ein Schweizer Rechnungsprogramm für Selbständige erledigt das automatisch, mit MWST-Berechnung im Hintergrund.

Spesen sauber von Privat trennen

Bei einer Einzelfirma war die Trennung locker. Bei einer GmbH ist sie zwingend. Geschäftsausgaben dürfen nicht über die private Karte laufen, ohne sauber rückerstattet zu werden. Geschäftsessen, Bahnbillette, Software-Abos und Material gehören dokumentiert.

Hier hilft automatisches Belege scannen mit KI enorm. Sie fotografieren den Beleg, Datum, Betrag, MWST und Lieferant werden extrahiert, und der Beleg landet sauber kategorisiert in der Buchhaltung.

Was Sie monatlich, quartalsweise und jährlich machen müssen

• Monatlich: Belege erfassen, Bankabgleich machen, Lohn an sich selber zahlen (falls vereinbart), allenfalls Lohnabrechnung erstellen.
• Quartalsweise (falls MWST-pflichtig nach effektiver Methode): MWST-Abrechnung mit der ESTV vornehmen, Vorsteuer und Umsatzsteuer abrechnen.
• Halbjährlich (falls Saldosteuersatz-Methode): Halbjahresabrechnung MWST.
• Jährlich: Jahresabschluss erstellen, Gesellschafterversammlung abhalten und protokollieren, Bilanz und Erfolgsrechnung im Handelsregister einreichen, Steuererklärung Gesellschaft + Privat.

Umkehrszenario: zurück zur Einzelfirma?

Ein Thema, das die meisten Ratgeber überspringen, weil es nicht zur Marketingbotschaft passt: Sie können eine GmbH wieder in eine Einzelfirma umwandeln. Das nennt sich "Umwandlung" und ist im Fusionsgesetz geregelt.

Wann das Sinn macht: Sie haben vor zwei Jahren gegründet, machen aber dauerhaft unter CHF 80'000 Umsatz, die Buchhaltungspflicht erdrückt Sie, und der Steuervorteil bleibt aus. In dem Fall ist das Auflösen der GmbH und Weiterführen als Einzelfirma die praktischere Wahl als jedes Jahr CHF 2'000 in Treuhand und Verwaltung zu kippen.

Der Prozess ist nicht trivial (Liquidation, Sperrjahr, Steuerfolgen auf der Liquidationsdividende), aber er ist legal und in der Praxis nicht selten. Wer das in Erwägung zieht, sollte mit einem Treuhänder einen Steuerentscheid einholen.

Fazit: Wer sollte eine GmbH gründen, und wer besser nicht?

Eine GmbH in der Schweiz zu gründen lohnt sich vor allem dann, wenn Sie ein klares Haftungsrisiko, mehrere Gesellschafter oder einen Umsatz deutlich über CHF 150'000 haben. Für reine Solo-Freelancer mit niedriger Schadensgefahr und mittlerem Umsatz bleibt die Einzelfirma die schnellere, günstigere und einfachere Lösung. Die wichtigsten Punkte kompakt finden Sie in der Übersicht weiter unten.

Wenn Sie noch unsicher sind, ob Einzelfirma oder GmbH besser zu Ihnen passt, lesen Sie unseren ausführlichen Leitfaden zur Einzelfirma in der Schweiz. Wenn Sie sich für die GmbH entscheiden und eine Buchhaltungssoftware suchen, die für Schweizer Selbständige gebaut wurde (und keine Treuhand-Software, die für 50-Personen-Firmen gemacht wurde), schauen Sie sich Magic Heidi mit Gratis-Plan an. Wir haben Magic Heidi gebaut, weil wir selber unsere Schweizer Firma führen und nichts gefunden haben, das einfach genug war.

Egal, welchen Weg Sie wählen: Treffen Sie die Entscheidung mit klaren Zahlen, nicht mit dem Bauchgefühl, dass "GmbH professioneller klingt". In der Schweiz sind sowohl die Einzelfirma als auch die GmbH solide Rechtsformen. Die richtige ist die, die zu Ihrem Geschäft passt, nicht die, die auf dem Briefkopf besser aussieht.

Quellen und weiterführende Informationen: Schweizerisches Obligationenrecht (Fedlex) zu den rechtlichen Grundlagen, KMU.admin.ch für die offizielle Bundessicht, EasyGov.swiss für den Online-Gründungsprozess, ESTV für Steuerfragen, und Zefix für den Handelsregister-Check.

Hinweis: Dieser Artikel bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Für konkrete Fragen zu Ihrer Situation sprechen Sie mit einem Treuhänder oder Anwalt.