Come Generare Fatture Conformi Svizzere per Revolut Business
con Magic Heidi (Guida Completa)

Revolut Business è una soluzione ideale per liberi professionisti e piccole imprese svizzere che lavorano a livello internazionale: conti multivaluta, cambi rapidi, carte moderne ed esportazioni pulite.

Ma la fatturazione in Svizzera comporta requisiti molto specifici—e Revolut aggiunge una complicazione: a seconda di come è configurato il tuo conto CHF, potresti dover includere un riferimento di pagamento affinché i bonifici in entrata vengano associati correttamente.

Questa guida ti mostra come creare fatture conformi svizzere usando Magic Heidi, con i campi corretti, i dettagli bancari giusti e il riferimento appropriato—così i clienti possono pagarti in modo affidabile in CHF (e tu rimani pronto per eventuali controlli).

Nota: Questo articolo fornisce indicazioni generali sulla fatturazione in Svizzera. Per IVA (MWST/TVA) e casi particolari transfrontalieri, conferma i dettagli con il tuo fiduciario/commercialista.

Perché la fatturazione Revolut Business può creare problemi in Svizzera (e come prevenirli)

Se sei abituato a un conto bancario svizzero classico, potresti pensare che la tua fattura necessiti solo di un IBAN e del nome della tua azienda. Con Revolut Business, emergono due problemi comuni:

1) Il tuo conto CHF potrebbe richiedere un riferimento di pagamento

Alcune configurazioni Revolut (specialmente i dettagli di ricezione CHF) possono richiedere un riferimento di pagamento specifico per un corretto instradamento e riconciliazione. Se il riferimento manca o viene copiato in modo errato, rischi:

• pagamenti che arrivano senza chiara attribuzione
• problemi di riconciliazione manuale
• ritardi mentre tu (o il cliente) investigate

2) Aspettative QR-fattura vs dettagli bancari non svizzeri

I clienti svizzeri si aspettano sempre più una sezione di pagamento QR (QR-fattura / QR‑Rechnung). Ma le QR-fatture hanno regole di compatibilità. Se usi dettagli bancari non svizzeri (ad es. un IBAN non-CH) o dettagli che non sono compatibili con QR-fattura, potresti dover fatturare usando dettagli classici di bonifico internazionale invece di un codice QR svizzero.

Magic Heidi è progettato per le realtà della fatturazione svizzera, inclusa la possibilità di aggiungere dettagli bancari + riferimento di pagamento in modo chiaro sulla tua fattura.

Checklist conformità fattura svizzera (pratica e veloce)

Elementi obbligatori della fattura (Svizzera)

Una fattura svizzera corretta include tipicamente:

• Dettagli fornitore: nome legale, indirizzo (e idealmente paese)
• Dettagli cliente: nome/ragione sociale e indirizzo
• Data fattura
• Numero fattura univoco e sequenziale (sistema di numerazione coerente)
• Descrizione prodotti/servizi (cosa hai fornito)
• Quantità/prezzo unitario (dove rilevante)
• Subtotale / importo totale
• Valuta (CHF, EUR, ecc.)
• Termini di pagamento (es. scadenza 10 giorni / 30 giorni)
• Dettagli di pagamento (dettagli bancari ed eventuali riferimenti richiesti)
• Informazioni IVA (MWST/TVA) se applicabile:
  • Numero IVA se sei registrato IVA
  • Aliquota/e IVA e importo/i IVA, o dichiarazione chiara se l'IVA non viene addebitata (dipende dalla tua situazione)

Conservazione: conserva le fatture per 10 anni

In Svizzera, le imprese sono generalmente tenute a conservare i documenti contabili (incluse le fatture) per 10 anni. Usa un sistema che ti aiuti a esportare, archiviare e recuperare le fatture quando necessario.

Per una checklist più approfondita, consulta la guida di Magic Heidi: Creare Fatture per la Svizzera: Guida Completa (risorsa interna).

Passo dopo passo: Genera fatture Revolut Business conformi in Magic Heidi

L'obiettivo è semplice:

1. Configura una volta l'identità della tua azienda
2. Aggiungi i dettagli di pagamento Revolut (incluso eventuale riferimento richiesto)
3. Genera fatture che includono i campi richiesti in Svizzera (e la sezione di pagamento corretta)

Passo 1: Aggiungi i dettagli della tua attività (così ogni fattura è coerente)

In Magic Heidi, inizia compilando il tuo profilo emittente/fornitore:

• Nome azienda/legale (o il tuo nome se sei ditta individuale)
• Indirizzo (via, CAP, città, paese)
• Email / telefono (opzionale ma consigliato per domande sui pagamenti)
• Numero IVA (solo se sei registrato IVA)

Perché è importante: La conformità svizzera non riguarda solo il pagamento. Identità fornitore chiara + numerazione fatture coerente sono le basi che riducono gli scambi con i clienti e le difficoltà future in caso di controllo.

Passo 2: Configura la numerazione delle fatture (sequenziale e univoca)

Imposta uno schema di numerazione delle fatture che continuerai a usare (esempi di pattern):

• 2026-001, 2026-002, … (anno + sequenza)
• MH-000123 (prefisso + sequenza)

Best practice: evita di azzerare i numeri casualmente a metà anno ed evita duplicati. Una sequenza pulita rende la contabilità più facile e appare professionale ai clienti svizzeri.

Passo 3: Aggiungi i dettagli bancari Revolut Business in Magic Heidi

Ora aggiungi i dettagli di pagamento che il tuo cliente userà per pagarti.

In Magic Heidi, cerca le impostazioni fattura come:

• Personalizza Fatture
• Dettagli di Pagamento
• Dettagli Bancari

Aggiungi:

• Nome intestatario conto (deve corrispondere al tuo profilo Revolut Business)
• IBAN (IBAN CHF se è così che ricevi CHF)
• BIC/SWIFT (se rilevante)
• Nome banca (opzionale ma utile)
• Valuta (es. CHF)

Importante: Aggiungi il riferimento di pagamento Revolut (se richiesto)

Se Revolut fornisce (o richiede) un riferimento di pagamento per i bonifici in entrata, includilo nel campo dedicato Riferimento di Pagamento (o equivalente) in Magic Heidi.

Cosa scrivere sulla fattura (consigliato):

• Un'etichetta chiara come: Riferimento di pagamento: XXXXXX
• Un'istruzione breve: "Si prega di includere questo riferimento con il bonifico bancario."

Perché questo porta a pagamenti più veloci: i clienti non devono indovinare a cosa serve il riferimento—ed eviti bonifici non abbinati.

Suggerimento: Mantieni il riferimento copiabile. Evita interruzioni di riga nel mezzo della stringa di riferimento.

Passo 4: Genera la tua fattura (CHF e valute internazionali)

Quando crei una nuova fattura in Magic Heidi:

1. Seleziona il cliente
2. Aggiungi le voci (descrizioni servizi/prodotti)
3. Conferma la valuta (CHF/EUR/USD secondo necessità)
4. Verifica i termini di pagamento (data di scadenza)
5. Genera il PDF della fattura

Come appare "conforme svizzera" nel PDF finale

Prima di inviare, verifica che il PDF includa:

• numero fattura + data
• i tuoi dettagli fornitore completi
• dettagli cliente
• totali chiari (e righe IVA se applicabile)
• dettagli bancari corretti
• riferimento di pagamento visualizzato chiaramente (se necessario)

Questo controllo di 20 secondi previene l'80% dei messaggi "puoi rinviare la fattura?".

Casi particolari comuni (e come gestirli)

Caso particolare 1: Il tuo conto Revolut mostra dettagli bancari non svizzeri

Se Revolut fornisce un IBAN non svizzero (non-CH), potrebbe confondere i clienti svizzeri—specialmente se si aspettavano una QR-fattura.

Cosa fare:

• In Magic Heidi, passa a Dettagli Bancari Personalizzati
• Aggiungi IBAN completo + BIC/SWIFT e indirizzo beneficiario
• Aggiungi una breve nota sulla fattura come:
  • "Bonifico bancario internazionale (SWIFT) — si prega di includere il riferimento di pagamento."

Risultato: i clienti possono comunque pagare in modo affidabile, e la tua fattura rimane strutturata e conforme.

Caso particolare 2: Il tuo cliente è fuori dalla Svizzera

La conformità svizzera riguarda la fattura che emetti come azienda svizzera—non la posizione del cliente. Puoi comunque emettere una fattura svizzera solida a un cliente internazionale.

Fai:

• specifica chiaramente la valuta
• usa dettagli di bonifico internazionale se è più facile per il cliente
• descrivi i servizi in modo preciso (utile per la contabilità transfrontaliera)

Attenzione con l'IVA: Se addebitare l'IVA svizzera dipende dalla tua registrazione IVA e dalle regole sul luogo di prestazione. In caso di dubbio, conferma con il tuo commercialista.

Caso particolare 3: Fatturi in EUR/USD ma hai sede in Svizzera

Questo è comune per aziende remote-first.

Best practice:

• Assicurati che la fattura indichi chiaramente la valuta
• Assicurati che i dettagli di pagamento corrispondano al conto valuta in cui vuoi ricevere
• Mantieni numerazione, date e campi fornitore/cliente coerenti (questo è il nucleo della conformità)

Revolut Business supporta fatturazione e pagamenti in più valute a seconda del metodo e della configurazione; controlla la documentazione più recente di Revolut per le opzioni valutarie attuali.

Caso particolare 4: I pagamenti arrivano ma non riesci ad abbinarli alle fatture

Questo di solito dipende da uno di questi problemi:

• il cliente ha omesso il riferimento di pagamento
• il riferimento è stato modificato/accorciato
• numero fattura duplicato o poco chiaro
• più fatture condividono importi identici e nessun riferimento

Soluzione:

• Rendi il riferimento e il numero fattura molto visibili
• Aggiungi un'istruzione di una riga: "Si prega di usare numero fattura + riferimento di pagamento."
• Usa la numerazione coerente di Magic Heidi per ridurre l'ambiguità

Prossimo passo: Mantieni Revolut + contabilità senza stress (facoltativo, ma ne vale la pena)

Una volta che invii fatture coerenti, probabilmente vorrai semplificare l'amministrazione:

• esporta le transazioni da Revolut Business per la riconciliazione
• collega strumenti via Zapier/Make dove disponibile
• mantieni fatture e riferimenti di pagamento coerenti così l'abbinamento è facile

Se Revolut è il tuo conto business principale, potresti anche voler rivedere le risorse e la panoramica integrazioni Revolut Business di Magic Heidi:

• Panoramica Revolut Business (risorsa interna)