Creare Spese in bexio: La Guida Completa 2025
L'inserimento manuale delle spese costa alle PMI svizzere in media oltre 4 ore al mese. Tempo che potresti dedicare alla crescita del tuo business.
Perché Inserire Spese Sembra un Incubo
bexio serve oltre 90.000 piccole imprese in Svizzera per buone ragioni—è completo e conforme alle normative svizzere. Ma quando si tratta di gestione delle spese, anche gli utenti più fedeli ammettono che il processo può essere tedioso.
4+ Ore al Mese
Tempo medio per l'inserimento manualeDecine di Click
Quando ne basterebbe unoNessun Apprendimento
Stesse categorie, ogni singola voltaCosa Serve Prima di Creare Spese
Raccogli questi elementi essenziali prima di creare la tua prima spesa in bexio.
Nota sulla conformità svizzera: Le ricevute devono includere nome e indirizzo del fornitore, data, descrizione di beni/servizi, importo con IVA e numero IVA per spese superiori a CHF 400.
Creare una Spesa tramite Interfaccia Web bexio
Questo è l'approccio tradizionale che la maggior parte degli utenti conosce. Ecco il processo aggiornato 2025.
Passo 1: Vai agli Acquisti
Accedi al tuo account bexio su app.bexio.com. Nella barra laterale sinistra, clicca su "Acquisti" e seleziona "Spese" dal menu a tendina.
Passo 2: Crea una Nuova Spesa
Clicca il pulsante blu "Nuova spesa" in alto a destra. Vedrai un modulo con diversi campi da compilare.
Passo 3: Inserisci i Dati Base
Compila le informazioni richieste:
- Titolo: Descrivi chiaramente la spesa (es. "Materiale ufficio Digitec" o "Pranzo clienti Zurigo")
- Data: Seleziona quando è avvenuta la spesa
- Importo: Inserisci il totale IVA inclusa
- Aliquota IVA: Scegli l'aliquota svizzera corretta
Passo 4: Carica la Ricevuta
Trascina il file della ricevuta nella zona di caricamento, o clicca per sfogliare. bexio accetta file PDF, JPG e PNG.
Importante: A differenza dell'app mobile, l'interfaccia web non estrae automaticamente i dati dai documenti caricati. Devi verificare manualmente ogni campo.
Passo 5: Assegna il Conto
Seleziona il conto spese appropriato dal menu a tendina. Scelte comuni:
- 4000 – Spese per materiali
- 6000 – Affitto
- 6500 – Materiale d'ufficio
- 6640 – Spese veicolo
- 6700 – Spese di viaggio
Passo 6: Salva la Spesa
Verifica tutti i campi per correttezza. Clicca "Salva" per memorizzare la spesa come bozza, o "Salva e registra" per contabilizzarla direttamente.
⏱️ Tempo richiesto: 3-5 minuti per spesa
Usare l'App bexio Go
L'app mobile di bexio ha aggiunto la scansione ricevute con AI negli aggiornamenti recenti. È più veloce dell'interfaccia web.
Come Funziona bexio Go
- Apri l'app bexio Go sul tuo smartphone
- Tocca l'icona fotocamera per scansionare una ricevuta
- L'AI tenta di estrarre data, importo e aliquota IVA
- Verifica i dati suggeriti e correggi eventuali errori
- Salva la spesa
I Limiti
- Le estrazioni AI sono limitate: 5-50 al mese a seconda del piano
- La precisione varia—dovrai comunque verificare manualmente la maggior parte dei campi
- L'interfaccia dell'app sembra datata rispetto alle alternative più recenti
- Le recensioni utenti menzionano che l'app iOS è "quasi inutilizzabile"
⏱️ Tempo richiesto: 2-3 minuti per spesa (più tempo per correzioni)
Usare bexio Pay
Per aziende con volumi di spese più elevati, bexio offre bexio Pay—un add-on intelligente per la gestione spese.
Come Funziona
- Carte aziendali emesse ai dipendenti
- Le transazioni si sincronizzano automaticamente con bexio
- Abbinamento ricevute tramite caricamento foto
- Flussi di approvazione per i manager
Ne Vale la Pena?
bexio Pay aggiunge comodità ma comporta costi aggiuntivi. È più adatto a team con 5+ dipendenti che effettuano acquisti regolari.
Per liberi professionisti e piccoli team, il costo raramente giustifica il valore aggiunto.
Prezzi bexio: Quanto Pagherai
Capire i costi ti aiuta a valutare le alternative.
| Piano | Costo Mensile | Estrazioni AI | Ideale Per |
|---|---|---|---|
| Starter | CHF 45 | 5/mese | Liberi professionisti |
| Pro | CHF 75 | 15/mese | Piccoli team (≤3) |
| Pro+ | CHF 125 | 50/mese | Aziende in crescita (≤25) |
Tutti i piani includono una prova gratuita di 30 giorni. Nessun costo nascosto.
Il calcolo: Se elabori 30 spese al mese con il piano Starter, esaurirai rapidamente le estrazioni AI e tornerai all'inserimento manuale per oltre 25 spese.
Perché la Gestione Spese di bexio Frustra gli Utenti
Nonostante i punti di forza nella contabilità, il flusso di lavoro delle spese di bexio ha problemi documentati dalle recensioni reali degli utenti.
Troppi Click
"Piccole cose richiedono decine di click quando uno basterebbe."Capacità AI Limitate
AI limitata a 5-50 scansioni mensiliNessun Apprendimento
Categorizzerai 'Digitec' come materiale ufficio ogni singola voltaInterfaccia Obsoleta
"Circa 10 anni indietro" – Recensione G2Eccessivo per Freelancer
Paghi per funzioni che non userai maiL'Alternativa Moderna: Magic Heidi
Gestione spese AI-first pensata per liberi professionisti e piccole imprese svizzere. Trascina, rilascia, fatto.
Inserimento Spese in 30 Secondi
Niente menu da navigare. Niente campi da compilare manualmente. Nessun limite mensile di estrazione.
- 📥Trascina e Rilascia
Rilascia la fattura o ricevuta nell'app
- 🤖L'AI Estrae Tutto
Data, importo, fornitore, IVA, categoria—automaticamente
- ✅Un Click per Confermare
Ecco fatto. Hai finito.
- 🧠Impara nel Tempo
Diventa più intelligente con ogni spesa
- Fattura #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Fattura #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Fattura #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
bexio vs. Magic Heidi
Scopri la differenza negli approcci alla gestione spese.
| Funzionalità | bexio (Web) | bexio Go | Magic Heidi |
|---|---|---|---|
| Tempo per spesa | 3-5 min | 2-3 min | 30 secondi |
| Estrazione dati | ✗ Manuale | ⚠ AI Limitata | ✓ AI Completa |
| Limite AI mensile | Nessuno (manuale) | 5-50 | ✓ Illimitato |
| Algoritmo di apprendimento | ✗ No | ✗ No | ✓ Sì |
| Gestione IVA svizzera | ✓ | ✓ | ✓ |
| Supporto fatture QR | ✓ | ✓ | ✓ |
Risparmio di Tempo Reale.
Soldi Veri Risparmiati.
Se elabori 30 spese al mese, il calcolo è semplice: bexio web richiede 2 ore. Magic Heidi richiede 15 minuti. Sono 1 ora e 45 minuti risparmiati al mese—oltre 20 ore all'anno.
Annualmente sull'inserimento spese
A una tariffa di CHF 50/ora
Tempo di elaborazione spese
Trascina, rilascia, fatto
Quando Scegliere Cosa
Entrambi gli strumenti hanno il loro posto. Ecco come decidere.
Resta con bexio se
Hai bisogno di contabilità in partita doppia completa, il tuo team supera le 10 persone, o sei già integrato con banche svizzere tramite bexio
Passa a Magic Heidi se
Sei un freelancer o piccolo team (1-5 persone), inserire spese ti sembra una tortura, vuoi un'AI che faccia davvero risparmiare tempo
Consigli per una Gestione Spese Più Veloce
Indipendentemente dal software che usi, queste abitudini fanno risparmiare tempo.
Elabora le Spese Settimanalmente
Non lasciare accumulare le ricevute. Una sessione settimanale di 15 minuti batte una maratona mensile di 2 ore.
- Imposta un promemoria ricorrente
- Elabora le ricevute ogni venerdì
- Non perdere mai più una ricevuta
- Resta pronto per le verifiche tutto l'anno
Usa Nomi Consistenti
'Digitec materiale ufficio' ogni volta—non 'Roba ufficio' o 'Acquisto Digitec.' La coerenza velocizza i report.
- Crea convenzioni di denominazione
- Documenta le tue categorie
- Addestra l'AI più velocemente con la coerenza
- Rendi i report più leggibili
Fotografa Subito
La carta sbiadisce. Scatta una foto nel momento in cui ricevi lo scontrino. L'AI moderna gestisce angolazioni e ombre.
- Usa la fotocamera del telefono
- Non aspettare fino a dopo
- Conserva copie digitali in sicurezza
- Rispetta i requisiti di conformità svizzeri
Conosci le Aliquote IVA Svizzere
- 7,7% – Aliquota normale (maggior parte di beni e servizi)
- 2,5% – Aliquota ridotta (alimentari, libri, medicinali)
- 0% – Esente (sanità, istruzione, assicurazioni)
Crea un Regolamento Spese
Un regolamento spese scritto (Spesenreglement) non è solo buona prassi—è necessario per le indennità forfettarie deducibili fiscalmente. Le linee guida svizzere permettono:
- Pasti principali: max CHF 30
- Auto privata: max 70 centesimi/km
- Piccole spese giornaliere: CHF 20
Domande Frequenti
bexio può estrarre automaticamente i dati dalle ricevute?
Sì, ma con limiti. L'app bexio Go offre estrazione AI per 5-50 ricevute al mese a seconda del piano. Oltre quel limite, inserisci i dati manualmente.
Qual è la differenza tra una spesa e una fattura fornitore in bexio?
Una spesa è un pagamento diretto che hai effettuato (come acquistare materiale d'ufficio con la tua carta). Una fattura fornitore è una fattura da un venditore che pagherai in seguito. Entrambe riducono i tuoi utili ma passano attraverso conti diversi.
Come gestisco le spese in valuta estera in bexio?
Nel modulo spese, seleziona la valuta originale e inserisci l'importo estero. bexio converte usando i suoi tassi di cambio integrati, oppure puoi inserire l'importo effettivo in CHF che hai pagato.
Esiste un modo più veloce per inserire spese in bexio?
L'app mobile bexio Go è più veloce dell'interfaccia web per la scansione. Per l'esperienza più veloce in assoluto, considera strumenti AI-native come Magic Heidi che eliminano completamente l'inserimento manuale.
Quante spese posso creare in bexio?
Spese illimitate su tutti i piani. Solo le estrazioni AI sono limitate.
Magic Heidi funziona con la mia banca svizzera?
Magic Heidi si concentra sulla gestione di spese e fatture. Per le connessioni bancarie, puoi esportare i dati nel tuo software di contabilità esistente o usare le funzionalità di contabilità integrate.
In Conclusione
bexio rimane un solido software di contabilità svizzero. Per la gestione finanziaria completa—stipendi, inventario, CRM, reportistica—fa il suo lavoro.
Ma se l'inserimento spese è il tuo collo di bottiglia, stai usando un martello pneumatico per appendere un quadro.
Strumenti moderni come Magic Heidi sono stati creati per una cosa sola: rendere la gestione delle spese senza sforzo. Trascina, rilascia, fatto.
Il calcolo è semplice: Se il tuo tempo vale CHF 50/ora, risparmiare 20 ore all'anno significa CHF 1.000 in più in tasca—o reinvestiti nella tua attività.
Pronto a Smettere di Temere l'Inserimento Spese?
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