Guida Bexio 2025

Come registrare una spesa in Bexio

La guida definitiva per imprenditori svizzeri. Chiarisci finalmente la differenza tra spese e fatture fornitori, e risparmia fino a 12 ore al mese sulla gestione amministrativa.

Lista delle spese in Magic Heidi

Hai appena pagato un pranzo di lavoro con la carta. Hai lo scontrino in mano. E adesso? Se usi Bexio, probabilmente hai già esitato tra "Spese" e "Fatture fornitori".

Questa confusione costa tempo. Molto tempo.

Oltre 90'000 PMI svizzere usano Bexio per la contabilità. Eppure, la distinzione tra queste due funzioni resta poco chiara per la maggioranza degli utenti.

Spese vs Fatture Fornitori

Prima di cliccare ovunque in Bexio, comprendi questa regola semplice che cambia tutto.

💳
Spesa (Aufwendung)Il denaro è già uscito: carta, contanti, addebito effettuato
📄
Fattura FornitoreIl denaro uscirà più tardi: fattura con termine di pagamento
❓
Il Test DecisivoPoniti questa domanda: Ho già pagato?
Esempi Concreti

Saper Classificare Ogni Situazione

Una tabella semplice per non esitare mai più

SituazioneTipo in Bexio
🚗 Benzina pagata al distributoreSpesa
📱 Fattura Swisscom ricevuta via emailFattura fornitore
🍽️ Pranzo di lavoro pagato con cartaSpesa
🏢 Affitto ufficio (bonifico mensile)Fattura fornitore
📦 Forniture acquistate alla MigrosSpesa

Questa distinzione impatta direttamente la tua contabilità. Un errore qui falsifica la tua tesoreria previsionale e complica il lavoro del fiduciario.

Metodo 1

Registrare una Spesa Già Pagata

Hai pagato con la carta. Ecco come registrare correttamente questa spesa in Bexio, passo dopo passo.

Registrazione spesa su mobile
Passo dopo Passo

Il processo completo in Bexio

Segui questi 5 passaggi per una registrazione perfetta delle tue spese

  • Accedi ad Acquisti → Spese nel menu a sinistra
  • Clicca su 'Nuove spese' in alto a destra
  • Compila descrizione precisa, importo IVA inclusa, data, conto spese, aliquota IVA
  • Allega il giustificativo (foto o PDF) - obbligatorio per i controlli fiscali
  • Salva - la spesa appare immediatamente nella tua contabilità
Processo di inserimento spese

💡 Consiglio pro: Il conto di regolamento

Se paghi regolarmente con la tua carta privata per l'azienda, crea un conto "Anticipi dipendenti" o "Conto corrente socio". Questo facilita il rimborso e la tracciabilità.

Metodo 2

Registrare una Fattura Fornitore

Una fattura arriva per posta o email. Il pagamento avverrà più tardi. Ecco il processo completo.

Lista delle fatture fornitori
Fatture QR

Le Fatture QR Svizzere

Dal 2022, le polizze di versamento tradizionali sono scomparse. Le fatture QR semplificano radicalmente il processo.

Applicazione Mobile

Bexio Go: La Rivoluzione Mobile

L'applicazione bexio Go trasforma il tuo smartphone in uno scanner intelligente. La tecnologia Scan2Go analizza automaticamente importo, data, aliquota IVA e tipo di spesa.

Applicazione Bexio Go su smartphone
Abbonamenti

Limiti di Estrazione IA per Abbonamento

In base al tuo abbonamento Bexio, hai un numero limitato di estrazioni automatiche al mese

AbbonamentoEstrazioni IA/mesePrezzo/mese
StarterStarter5 estrazioniCHF 45.-
ProPro25 estrazioniCHF 75.-
Pro+Pro+50 estrazioniCHF 125.-

💡 Oltre questi limiti, puoi sempre scansionare manualmente senza restrizioni.

Bexio Pay:
L'Automazione Totale

Per andare ancora oltre, bexio Pay offre una carta di pagamento dedicata. Ogni transazione viene automaticamente registrata e categorizzata.

🇨🇭 Soluzione Svizzera
💳 Carta Dedicata
⚡ Automatizzato
📊 Tempo Reale
🚫
Zero Inserimenti

Registrazione automatica

🔄
Riconciliazione Auto

Corrispondenza bancaria

📎
Giustificativi Collegati

Documenti allegati istantaneamente

👁️
Visibilità in Tempo Reale

Monitoraggio spese live

Integrazione Bancaria

Collegare il Tuo E-Banking

L'integrazione bancaria trasforma Bexio da strumento di inserimento a piattaforma di gestione automatizzata

Banche Compatibili

La maggior parte delle banche svizzere sono compatibili: UBS, Credit Suisse, PostFinance, Raiffeisen, ZKB e altre. Verifica la compatibilità nelle impostazioni del tuo account.

💡 Recupero dell'IVA

Se sei soggetto IVA, recuperi l'IVA sui tuoi acquisti professionali. Una registrazione corretta in Bexio è essenziale per il tuo rendiconto trimestrale.

Punto di attenzione: Gli scontrini inferiori a CHF 400.- non devono riportare il nome della tua azienda. Oltre tale importo, assicurati che i tuoi dati figurino sulla fattura.

Produttività

Routine Efficaci

La regolarità batte l'intensità. Ecco le routine degli imprenditori organizzati.

Obblighi Legali Svizzeri

Chi deve tenere una contabilità completa?

  • Fatturato > CHF 500'000/anno: Contabilità in partita doppia obbligatoria
  • Fatturato < CHF 500'000/anno: Contabilità semplificata autorizzata per le ditte individuali

Conservazione dei documenti

I giustificativi contabili devono essere conservati 10 anni in Svizzera. Bexio archivia i tuoi documenti digitalmente, ma mantieni anche un backup.

Alternativa

Magic Heidi: Gestione Semplificata

Se cerchi una soluzione ancora più rapida per l'inserimento delle spese, Magic Heidi usa l'intelligenza artificiale per automatizzare completamente il processo.

Magic Heidi scansione spese
IA Intelligente

Scansione IA in Pochi Secondi

Fotografa o carica il tuo scontrino - l'IA rileva automaticamente importo, data, valuta e categoria

  • 📸
    Fotografa

    Semplice foto dello scontrino

  • 🤖
    L'IA Rileva

    Estrazione automatica

  • ✅
    Valida

    Un clic per confermare

  • 🔄
    Sincronizza

    Diretto verso Bexio

Fatture
  • Fattura #3

    Magic Heidi

    CHF 500

    Jan 29

  • Fattura #2

    Webbiger LTD

    CHF 2000

    Jan 24

  • Fattura #1

    John Doe

    CHF 600

    Jan 20

FAQ

Domande Frequenti

Posso modificare una spesa dopo averla registrata?

Sì, finché il periodo contabile non è chiuso. Accedi alla spesa e clicca su 'Modifica'.

Come gestire le spese in valuta estera?

Bexio converte automaticamente al cambio del giorno. Puoi regolare manualmente se necessario.

Cosa fare se ho perso uno scontrino?

Crea comunque la registrazione con una nota 'Scontrino mancante'. Per importi rilevanti, richiedi un duplicato al fornitore.

Il mio fiduciario può accedere al mio Bexio?

Sì. Puoi invitare il tuo fiduciario con diritti di accesso personalizzati. È incluso in tutti gli abbonamenti.

Quanto tempo per padroneggiare Bexio?

La maggior parte degli utenti è autonoma in 2-3 settimane di utilizzo regolare. Bexio offre tutorial video e un'accademia online gratuita.

Bexio è adatto ai liberi professionisti?

Assolutamente. L'abbonamento Starter a CHF 45.-/mese copre le esigenze della maggioranza dei liberi professionisti e microimprese.

Riepilogo

Passa all'Azione

La gestione delle spese non dovrebbe rubarti ore ogni settimana

Riduci il tempo di inserimento di 10 volte

Passi ancora troppo tempo sulle tue note spese? Scopri come Magic Heidi può automatizzare la gestione delle tue spese.

Prova Magic HeidiVedi le funzionalità
App Store Google Play Microsoft Store App Web