Pour configurer ton compte Magic Heidi, commence par Paramètres → Mon entreprise pour renseigner ton nom, ton adresse et ton IBAN, puis ouvre Personnaliser la facture pour ajouter ton logo, tes messages par défaut, les pièces jointes et les délais de paiement. La plupart des freelances bouclent la configuration complète en moins de 15 minutes — et une fois que c'est fait, chaque facture que tu envoies est professionnelle, à ton image et prête à être payée.

Mais voilà ce que personne ne te dit : la plupart des freelances ne remplissent que le strict minimum et passent à côté des paramètres qui leur feraient vraiment gagner du temps et de l'argent — comme ajouter un second IBAN pour les devises étrangères, définir des messages de facture par défaut, ou configurer une adresse e-mail de réponse distincte de ta messagerie personnelle. Ce guide passe en revue chaque paramètre de Magic Heidi, ce qu'il fait et quand tu dois vraiment t'en servir.

Pourquoi bien configurer Magic Heidi fait vraiment la différence

Tu as déjà saisi ton nom, ton adresse et ton IBAN. Techniquement, tu es prêt à être payé. Alors pourquoi aller plus loin dans les paramètres ?

Parce qu'une configuration minimale te fait perdre du temps et de l'argent. Tes factures ont l'air génériques, et tu retapes les mêmes informations à chaque fois que tu factures un client.

Prenons l'exemple de Léa, une designer UX genevoise fictive qui a commencé à utiliser Magic Heidi au printemps dernier. Elle a sauté l'étape de personnalisation et a passé les trois premiers mois à taper manuellement « Merci pour votre confiance — paiement sous 14 jours » au bas de chaque facture. Ça représente environ deux minutes par facture, multiplié par 40 factures, soit plus d'une heure de travail qu'elle aurait pu éviter avec un seul réglage.

La bonne nouvelle : tu peux corriger ça en une seule session. On y va.

Étape 1 : Configurer les informations de ton entreprise (page Mon entreprise)

Ouvre le menu latéral de Magic Heidi et clique sur Paramètres, puis Mon entreprise. Tu as probablement déjà vu cette page, mais elle contient plus de choses qu'il n'y paraît.

Informations de base

En haut, tu trouveras les éléments essentiels :

• Nom de l'entreprise (ou ton nom légal si tu es indépendant)
• Adresse, NPA et ville
• IBAN principal — le compte sur lequel atterrissent les paiements par défaut

Si tu démarres en tant que freelance en Suisse et que tu ne sais pas encore comment structurer ton activité sur le plan juridique, notre guide pour devenir freelance en Suisse explique toute la démarche.

Coordonnées supplémentaires

Fais défiler un peu vers le bas et tu verras des champs pour des coordonnées supplémentaires. Ajoute ton numéro de téléphone et ton adresse e-mail si tu veux qu'ils apparaissent sous ton logo sur chaque facture. Les clients apprécient pouvoir te contacter directement, surtout en B2B où des questions sur les factures peuvent survenir.

C'est facultatif, mais recommandé. Un petit détail qui renforce ton image professionnelle.

Ajouter un second IBAN

Parfois tu as besoin que les paiements arrivent sur des comptes différents. Par exemple, un IBAN pour ton compte professionnel principal et un autre pour un client ou un projet spécifique.

Magic Heidi te permet d'ajouter un second IBAN directement ici. Tu peux ensuite choisir lequel utiliser pour chaque facture.

Paramètres TVA

Si tu es assujetti à la TVA en Suisse, c'est ici que tu la configures. Nous avons des tutoriels dédiés spécifiquement à la configuration de la TVA, donc on n'entre pas dans les détails ici — sache juste que c'est ici que ça se passe.

Coordonnées bancaires personnalisées (le paramètre que la plupart des freelances oublient)

C'est là que ça devient intéressant, et où il faut faire un peu attention.

Par défaut, si tu envoies une facture en dollars américains, Magic Heidi utilise ton IBAN suisse. C'est fonctionnel — mais pas toujours idéal. Les IBANs suisses peuvent être lents et coûteux pour les virements en devises étrangères.

Si tu as un compte Revolut Business ou un compte Wise avec des coordonnées bancaires dédiées en devise étrangère, tu peux les saisir sous les coordonnées bancaires personnalisées. Lorsque tu factures dans cette devise, Magic Heidi remplace automatiquement la section QR par tes coordonnées bancaires étrangères.

Imagine Marc, un développeur lausannois fictif qui travaille avec un client britannique qui paie en livres sterling. Sans coordonnées bancaires personnalisées, les factures de Marc affichent son IBAN suisse, et le client paie 25 à 40 CHF de frais de conversion supplémentaires par facture. Après que Marc a ajouté son compte Wise en GBP sous les coordonnées bancaires personnalisées, chaque facture en GBP affiche désormais ses coordonnées bancaires britanniques — et le client paie exactement le montant facturé, sans frais ni complication.

La règle : n'utilise les coordonnées bancaires personnalisées que si tu factures vraiment en devises étrangères et que tu as des comptes dédiés pour les recevoir. Sinon, laisse ce champ vide et ton IBAN suisse gère tout.

Étape 2 : Personnaliser l'apparence de tes factures

Clique maintenant sur Personnaliser la facture dans le menu des paramètres. Cette page contrôle l'apparence de chaque facture et ce qu'elle contient par défaut.

Télécharger ton logo

Le premier champ est destiné à ton logo de facture. Importe ton fichier ici — un PNG avec fond transparent donne le meilleur rendu — et il apparaîtra en haut de chaque facture que tu envoies à partir de maintenant.

Si tu n'as pas encore de logo, tu peux laisser ce champ vide. Magic Heidi produira quand même une facture propre et professionnelle avec uniquement ton nom commercial.

Pièces jointes aux factures (conditions générales)

Voilà un paramètre précieux pour certaines professions : les pièces jointes aux factures.

Si tu as des conditions générales, un modèle de contrat ou tout autre document que tu veux joindre à chaque facture, importe-le ici. Quand Magic Heidi envoie la facture, ta pièce jointe part automatiquement avec elle.

Imagine Sophie, une photographe zurichoise fictive. Elle doit toujours rappeler à ses clients que le droit d'auteur sur ses images lui appartient et que ses photos ne peuvent pas être revendues sans autorisation. Au lieu de le taper dans chaque e-mail ou de risquer que les clients le manquent, Sophie importe un document d'une page de CGV sous les pièces jointes aux factures. Désormais, chaque facture qu'elle envoie inclut automatiquement les CGV — et si un litige survient un jour, elle a la preuve claire que le client les a reçues.

E-mail de réponse (reply-to)

Par défaut, quand Magic Heidi envoie un e-mail de facture et que le client répond, la réponse arrive sur l'adresse e-mail enregistrée sur ton compte.

Ce pourrait être ta messagerie personnelle. Ou l'adresse de connexion Magic Heidi. Ni l'une ni l'autre n'est idéale si tu veux que les réponses des clients arrivent sur, par exemple, facturation@tonentreprise.ch ou support@tonentreprise.ch.

Modifie l'adresse e-mail de réponse ici et toutes les réponses des clients seront dirigées vers l'adresse que tu souhaites.

Étape 3 : Définir les messages de facture par défaut (gagne du temps sur chaque facture)

Fais défiler vers le bas sur la page Personnaliser la facture et tu verras les messages de facture par défaut. Ce sont les blocs de texte qui apparaissent au bas de tes factures — généralement des formules comme :

• « Merci pour votre confiance. »
• « Prière de régler sous 10 jours à réception. »
• « Pour toute question, n'hésite pas à nous contacter à... »

Configure-le une seule fois, et chaque nouvelle facture l'inclut automatiquement. Plus besoin de retaper le même message de clôture 40 fois par an.

À noter : Si tu définis maintenant un message par défaut, il ne s'applique qu'aux factures que tu crées à partir de maintenant. Les factures existantes restent exactement telles qu'elles sont.

C'est intentionnel. Cela signifie que tu peux toujours personnaliser des factures individuelles si nécessaire — ouvre simplement n'importe quelle facture, fais défiler en haut à droite, et remplace le message par défaut pour ce client ou ce projet spécifique.

Étape 4 : Configurer les champs de signature pour les devis

Si tu envoies des devis avant de facturer, Magic Heidi peut inclure un champ de date et de signature au bas du document pour que le client le signe et le retourne.

Cette option est activée par défaut. Si tu n'en as pas besoin — peut-être que tu acceptes une validation verbale ou par e-mail — tu peux la désactiver ici.

Pour les freelances suisses qui travaillent avec des clients corporate, garde cette option activée. Beaucoup d'entreprises exigent un devis signé avant d'émettre un bon de commande. Si tu envoies régulièrement des devis, notre guide sur le devis (Kostenvoranschlag) couvre les aspects juridiques essentiels.

Étape 5 : Gérer les incohérences entre nom commercial et nom du compte bancaire

Voici un paramètre subtil mais important. Il arrive que ton nom commercial ne corresponde pas au nom associé à ton compte bancaire.

Par exemple, si ton entreprise est immatriculée sous le nom « Happy Traveling » mais que le compte bancaire appartient à « Nathan Ganzer » (toi, la personne physique). Tu veux que « Happy Traveling » apparaisse dans l'en-tête de la facture, mais dans la section de paiement QR, tu dois indiquer « Nathan Ganzer » — car c'est le titulaire légal du compte.

Utilise ce paramètre pour remplacer le nom affiché dans la section QR sans modifier l'identité visuelle de ton entreprise sur le reste de la facture. Les clients paient correctement et ton image de marque reste cohérente.

Étape 6 : Définir la référence de paiement (uniquement pour les utilisateurs de Revolut Business)

Ce paramètre concerne principalement les utilisateurs de Revolut Business.

Revolut Business te donne un IBAN, mais il s'agit techniquement d'un IBAN partagé. Plusieurs utilisateurs Revolut peuvent avoir le même. La façon dont Revolut identifie à qui appartient un paiement, c'est grâce à une référence de paiement.

Si tu utilises Revolut Business :

1. Saisis l'IBAN de Revolut dans la section IBAN (sous Mon entreprise)
2. Saisis ta référence de paiement unique ici dans le champ dédié

Si tu sautes cette étape, les paiements vers ton compte Revolut risquent d'être rejetés ou de rester en suspens. Pas idéal.

Étape 7 : Définir ton délai de paiement

Dernier paramètre de cette page : le délai de paiement.

Ce paramètre détermine si tes factures incluent une date d'échéance et, si oui, combien de jours les clients ont pour payer.

Tu as trois options :

• Désactivé : aucune date d'échéance n'apparaît sur les factures (déconseillé)
• Activé avec un nombre de jours par défaut : chaque facture a la même fenêtre de paiement (le plus courant — généralement 14 ou 30 jours en Suisse)
• Personnalisable par facture : tu peux remplacer la valeur par défaut quand tu en as besoin

Pour le B2B suisse, 30 jours est la norme. Pour le B2C ou les petits projets, 14 jours est plus courant. Choisis ce qui correspond à ton activité et à tes besoins en trésorerie.

À quoi ressemble ta facture après la configuration

Une fois que tu as tout configuré, envoie-toi une facture test pour voir le résultat. Le tableau ci-dessous montre ce que chaque paramètre contrôle sur le document final.

Si quelque chose semble vide ou incorrect, retourne au paramètre correspondant et ajuste-le. Magic Heidi met tout à jour en temps réel, donc tu peux affiner jusqu'à ce que tes factures ressemblent exactement à ce que tu veux.

En résumé

Les paramètres de Magic Heidi peuvent sembler nombreux au premier abord, mais la plupart se configurent une seule fois pour longtemps. Consacre 15 minutes maintenant, et chaque facture que tu envoies dans l'année sera à ton image, précise et professionnelle — sans jamais retaper les mêmes formules à répétition.

Tu veux explorer plus en détail le moteur de facturation ? Consulte notre vue d'ensemble de la facturation ou parcours tous les tutoriels pour d'autres guides de configuration.