Créer des dépenses dans bexio : Le guide complet 2025
La saisie manuelle des dépenses coûte en moyenne 4+ heures par mois aux PME suisses. Du temps mieux investi dans votre activité.
Pourquoi la saisie des dépenses est si pénible
bexio sert plus de 90 000 petites entreprises en Suisse pour de bonnes raisons—c'est complet et conforme aux normes suisses. Mais côté gestion des dépenses, même les utilisateurs fidèles admettent que le processus peut être fastidieux.
4+ heures par mois
Temps moyen passé en saisie manuelleDes dizaines de clics
Quand un seul suffiraitAucun apprentissage
Les mêmes catégories, à chaque foisCe qu'il vous faut avant de créer des dépenses
Rassemblez ces éléments essentiels avant de créer votre première dépense dans bexio.
Note conformité suisse : Vos reçus doivent inclure le nom et l'adresse du fournisseur, la date, la description des biens/services, le montant avec TVA, et le numéro de TVA pour les dépenses de plus de CHF 400.
Créer une dépense via l'interface web bexio
C'est l'approche traditionnelle que la plupart des utilisateurs connaissent. Voici le processus actualisé 2025.
Étape 1 : Accéder aux achats
Connectez-vous à votre compte bexio sur app.bexio.com. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur « Achats » puis sélectionnez « Dépenses » dans le menu déroulant.
Étape 2 : Créer une nouvelle dépense
Cliquez sur le bouton bleu « Nouvelle dépense » en haut à droite. Un formulaire avec plusieurs champs à remplir apparaîtra.
Étape 3 : Saisir les informations de base
Remplissez les informations requises :
- Titre : Décrivez clairement la dépense (ex. « Fournitures bureau Digitec » ou « Repas client Zurich »)
- Date : Sélectionnez quand la dépense a eu lieu
- Montant : Entrez le total TVA comprise
- Taux de TVA : Choisissez le taux suisse correct
Étape 4 : Télécharger votre reçu
Glissez votre fichier dans la zone de téléchargement, ou cliquez pour parcourir. bexio accepte les fichiers PDF, JPG et PNG.
Important : Contrairement à l'application mobile, l'interface web n'extrait pas automatiquement les données de vos documents. Vous devez vérifier manuellement chaque champ.
Étape 5 : Attribuer le compte
Sélectionnez le compte de charges approprié dans le menu déroulant. Choix courants :
- 4000 – Charges de matériel
- 6000 – Loyer
- 6500 – Fournitures de bureau
- 6640 – Frais de véhicule
- 6700 – Frais de déplacement
Étape 6 : Enregistrer votre dépense
Vérifiez tous les champs pour leur exactitude. Cliquez sur « Enregistrer » pour stocker la dépense en brouillon, ou « Enregistrer et comptabiliser » pour la passer directement en comptabilité.
⏱️ Temps requis : 3-5 minutes par dépense
Utiliser l'application bexio Go
L'application mobile de bexio a ajouté la numérisation de reçus par IA dans ses récentes mises à jour. C'est plus rapide que l'interface web.
Comment fonctionne bexio Go
- Ouvrez l'application bexio Go sur votre smartphone
- Appuyez sur l'icône appareil photo pour scanner un reçu
- L'IA tente d'extraire date, montant et taux de TVA
- Vérifiez les données suggérées et corrigez les erreurs
- Enregistrez la dépense
Les limites
- Les extractions IA sont plafonnées : 5-50 par mois selon votre abonnement
- La précision varie—vous devrez vérifier manuellement la plupart des champs
- L'interface de l'app paraît datée comparée aux alternatives récentes
- Les avis utilisateurs mentionnent que l'app iOS est « à peine utilisable »
⏱️ Temps requis : 2-3 minutes par dépense (plus temps de correction)
Utiliser bexio Pay
Pour les entreprises avec des volumes de dépenses plus élevés, bexio propose bexio Pay—un module complémentaire de gestion des dépenses.
Comment ça fonctionne
- Cartes d'entreprise attribuées aux employés
- Transactions synchronisées automatiquement avec bexio
- Association des reçus par photo
- Workflows d'approbation pour les managers
Est-ce rentable ?
bexio Pay ajoute du confort mais avec des frais supplémentaires. C'est plus adapté aux équipes de 5+ employés effectuant des achats réguliers.
Pour les indépendants et petites équipes, les frais justifient rarement l'investissement.
Tarifs bexio : Ce que vous paierez
Comprendre vos coûts vous aide à évaluer les alternatives.
| Abonnement | Coût mensuel | Extractions IA | Idéal pour |
|---|---|---|---|
| Starter | CHF 45 | 5/mois | Indépendants solo |
| Pro | CHF 75 | 15/mois | Petites équipes (≤3) |
| Pro+ | CHF 125 | 50/mois | Entreprises en croissance (≤25) |
Tous les abonnements incluent un essai gratuit de 30 jours. Sans frais cachés.
Le calcul : Si vous traitez 30 dépenses par mois avec l'abonnement Starter, vous épuiserez rapidement les extractions IA et reviendrez à la saisie manuelle pour 25+ dépenses.
Pourquoi la gestion des dépenses bexio frustre les utilisateurs
Malgré ses points forts en comptabilité, le workflow de dépenses de bexio présente des irritants documentés dans les vrais avis utilisateurs.
Trop de clics
« Des petites choses nécessitent des dizaines de clics quand un seul suffirait. »Capacités IA limitées
IA plafonnée à 5-50 scans mensuelsAucun apprentissage
Vous catégoriserez « Digitec » comme fournitures de bureau à chaque foisInterface dépassée
« Environ 10 ans de retard » – Avis G2Surdimensionné pour les indépendants
Payer pour des fonctionnalités jamais utiliséesL'alternative moderne : Magic Heidi
Gestion des dépenses pensée IA pour les indépendants et PME suisses. Glissez, déposez, terminé.
Saisie de dépense en 30 secondes
Pas de navigation dans les menus. Pas de saisie manuelle. Pas de limite mensuelle d'extraction.
- 📥Glisser-déposer
Déposez votre facture ou reçu dans l'app
- 🤖L'IA extrait tout
Date, montant, fournisseur, TVA, catégorie—automatiquement
- ✅Un clic pour confirmer
C'est tout. C'est fini.
- 🧠Apprend avec le temps
Devient plus intelligent à chaque dépense
- Facture #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Facture #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Facture #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
bexio vs. Magic Heidi
Découvrez la différence dans les approches de gestion des dépenses.
| Fonctionnalité | bexio (Web) | bexio Go | Magic Heidi |
|---|---|---|---|
| Temps par dépense | 3-5 min | 2-3 min | 30 secondes |
| Extraction de données | ✗ Manuelle | ⚠ IA limitée | ✓ IA complète |
| Limite IA mensuelle | Aucune (manuel) | 5-50 | ✓ Illimitée |
| Algorithme d'apprentissage | ✗ Non | ✗ Non | ✓ Oui |
| Gestion TVA suisse | ✓ | ✓ | ✓ |
| Support factures QR | ✓ | ✓ | ✓ |
Gain de temps réel.
Économies réelles.
Si vous traitez 30 dépenses par mois, le calcul est simple : bexio web prend 2 heures. Magic Heidi prend 15 minutes. Ça fait 1 heure 45 économisées par mois—plus de 20 heures par an.
Par an sur la saisie des dépenses
Au tarif de CHF 50/heure
Temps de traitement des dépenses
Glissez, déposez, terminé
Quand choisir quoi
Les deux outils ont leur place. Voici comment décider.
Restez avec bexio si
Vous avez besoin d'une comptabilité en partie double complète, votre équipe dépasse 10 personnes, ou vous êtes déjà connecté aux banques suisses via bexio
Passez à Magic Heidi si
Vous êtes indépendant ou petite équipe (1-5 personnes), la saisie des dépenses vous pèse, vous voulez une IA qui fait vraiment gagner du temps
Astuces pour une gestion des dépenses plus rapide
Quel que soit le logiciel utilisé, ces habitudes font gagner du temps.
Traitez vos dépenses chaque semaine
Ne laissez pas les reçus s'accumuler. Une session hebdomadaire de 15 minutes vaut mieux qu'une corvée mensuelle de 2 heures.
- Programmez un rappel récurrent
- Traitez les reçus chaque vendredi
- Ne perdez plus jamais un reçu
- Restez prêt pour un audit toute l'année
Utilisez des noms cohérents
'Digitec fournitures bureau' à chaque fois—pas 'Trucs bureau' ou 'Achat Digitec'. La cohérence accélère les rapports.
- Créez des conventions de nommage
- Documentez vos catégories
- Entraînez l'IA plus vite avec la cohérence
- Rendez les rapports plus lisibles
Photographiez immédiatement
Le papier s'efface. Prenez une photo dès que vous recevez un reçu. L'IA moderne gère les angles et les ombres.
- Utilisez l'appareil photo de votre téléphone
- N'attendez pas plus tard
- Stockez les copies numériques en sécurité
- Respectez les exigences de conformité suisse
Connaissez vos taux de TVA suisses
- 7.7% – Taux normal (la plupart des biens et services)
- 2.5% – Taux réduit (alimentation, livres, médicaments)
- 0% – Exonéré (santé, éducation, assurances)
Créez un règlement des frais
Un règlement des frais écrit (Spesenreglement) n'est pas qu'une bonne pratique—c'est obligatoire pour les indemnités forfaitaires déductibles fiscalement. Les directives suisses autorisent :
- Repas principaux : max CHF 30
- Voiture privée : max 70 centimes/km
- Petites dépenses journalières : CHF 20
Questions fréquentes
bexio peut-il extraire automatiquement les données des reçus ?
Oui, mais avec des limites. L'application bexio Go offre l'extraction IA pour 5-50 reçus par mois selon votre abonnement. Au-delà, vous saisissez les données manuellement.
Quelle est la différence entre une dépense et une facture fournisseur dans bexio ?
Une dépense est un paiement direct que vous avez effectué (comme acheter des fournitures avec votre carte). Une facture fournisseur est une facture d'un vendeur que vous paierez plus tard. Les deux réduisent vos bénéfices mais passent par des comptes différents.
Comment gérer les dépenses en devises étrangères dans bexio ?
Dans le formulaire de dépense, sélectionnez la devise d'origine et entrez le montant en devise. bexio convertit avec ses taux de change intégrés, ou vous pouvez entrer le montant réel en CHF que vous avez payé.
Existe-t-il un moyen plus rapide de saisir des dépenses dans bexio ?
L'application mobile bexio Go est plus rapide que l'interface web pour la numérisation. Pour l'expérience la plus rapide, envisagez des outils natifs IA comme Magic Heidi qui éliminent totalement la saisie manuelle.
Combien de dépenses puis-je créer dans bexio ?
Dépenses illimitées sur tous les abonnements. Seules les extractions IA sont plafonnées.
Magic Heidi fonctionne-t-il avec ma banque suisse ?
Magic Heidi se concentre sur la gestion des dépenses et factures. Pour les connexions bancaires, vous pouvez exporter les données vers votre logiciel comptable existant ou utiliser les fonctionnalités comptables intégrées.
En résumé
bexio reste un solide logiciel de comptabilité suisse. Pour une gestion financière complète—salaires, inventaire, CRM, rapports—il fait le travail.
Mais si la saisie des dépenses est votre goulot d'étranglement, vous utilisez un marteau-pilon pour accrocher un tableau.
Des outils modernes comme Magic Heidi ont été conçus pour une seule chose : rendre la gestion des dépenses sans effort. Glissez, déposez, terminé.
Le calcul est simple : Si votre temps vaut CHF 50/heure, économiser 20 heures par an signifie CHF 1'000 de retour dans votre poche—ou réinvestis dans votre entreprise.
Prêt à ne plus redouter la saisie des dépenses ?
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