Rechnungsprogramm Schweiz 2026

Magic Heidi ist ein Rechnungsprogramm Schweiz für Selbständige, Einzelfirmen und kleine KMU. QR-Rechnungen, MWST automatisch, Belege per Foto, Mahnungen im Blick, ab CHF 0 pro Monat auf iPhone, Android, Mac und im Web. Auf dieser Seite finden Sie einen ehrlichen Vergleich mit den anderen relevanten Schweizer Lösungen (bexio, smallinvoice, KLARA, Billify, INV24, swiss21) und einen Pfad, der zu Ihrem Profil passt, statt zur längsten Funktionsliste.

Das Wichtigste in Kürze

• Magic Heidi passt am besten zu Solo-Freelancern und Einzelfirmen, die wenig Klicks und einen klaren Schweizer Workflow wollen.
• bexio und KLARA sind stark für Teams ab fünf Personen, für Selbständige aber meist deutlich überdimensioniert.
• smallinvoice ist die richtige Wahl, wenn neben Rechnungen auch CRM, Projekte und Zeiterfassung wichtig sind.
• In der Schweiz unverzichtbar: QR-Rechnung, MWST-Automatisierung, MWST-Pflicht ab CHF 100'000 Umsatz, Aufbewahrungspflicht zehn Jahre.
• Magic Heidi ist gratis und ohne Kreditkarte testbar. Wenn Sie länger als zehn Minuten vergleichen, fakturieren Sie wahrscheinlich schon zu wenig.

Die Spezifikation hinter dem Schweizer QR-Zahlteil finden Sie auf der Swiss QR Bill Spezifikation der SIX. Wenn ein Rechnungsprogramm zwei oder drei dieser Punkte schwach abdeckt, merken Sie das nicht in der Demo. Sie merken es im Mai, wenn die MWST-Quartalsabrechnung fällig wird.

In der Praxis zählt nicht die längste Funktionsliste, sondern wie schnell eine Rechnung beim Kunden landet. Bei Magic Heidi sind das vom Öffnen der App bis zum versendeten PDF rund 60 Sekunden. Bei den grösseren KMU-Lösungen sind es eher drei bis fünf Minuten.

Billify und swiss21 sind weitere Schweizer Optionen für sparsame Starter beziehungsweise Raiffeisen-Kunden. Den ausführlichen Funktionsvergleich aller zwölf Tools finden Sie im Beitrag 12 Schweizer Rechnungsprogramme im Vergleich.

Für wen ist welches Rechnungsprogramm gemacht?

Die meisten Vergleichstabellen sortieren nach Funktionen. Nützlicher ist es, nach dem eigenen Profil zu sortieren.

Rechnung schreiben in der Schweiz: was wirklich Pflicht ist

Bevor Sie sich auf ein Tool festlegen, lohnt sich ein kurzer Blick auf das, was die Schweizer Praxis tatsächlich verlangt. Drei Punkte werden am häufigsten übersehen.

1. QR-Rechnung ist heute der Standard. Seit Oktober 2022 ist der orange Einzahlungsschein abgeschafft. Für inländische CHF-Zahlungen verlangen Banken und Kunden den QR-Zahlteil. Reine PDF-Rechnungen ohne QR funktionieren noch, sind für den Empfänger aber unbequem und werden langsamer bezahlt.

2. MWST-Pflicht beginnt bei CHF 100'000 Jahresumsatz. Solange Sie unter dieser Grenze bleiben, dürfen Sie ohne MWST fakturieren. Sobald Sie darüber liegen oder absehbar darüber kommen, müssen Sie sich bei der ESTV registrieren und MWST ausweisen. Wer das automatisch lösen will, findet die Details im Guide zur MWST automatisch berechnen.

3. Aufbewahrungspflicht: zehn Jahre. Rechnungen, Quittungen und Geschäftsunterlagen müssen Sie laut Obligationenrecht zehn Jahre aufbewahren, in einer Form, die jederzeit lesbar bleibt. Ein Cloud-Tool mit Export erfüllt das einfacher als ein Stapel Papier im Keller.

Diese drei Punkte sollten in jedem Schweizer Rechnungsprogramm sauber abgedeckt sein. Wenn ein Anbieter sie nicht klar erwähnt, ist das oft ein Hinweis, dass das Tool eigentlich für den deutschen oder österreichischen Markt gebaut wurde.

Kostenlos starten oder bezahlen?

Magic Heidi hat einen echten Gratis-Plan, ohne Kreditkartenpflicht. Sie können Rechnungen schreiben, QR-Rechnungen versenden und Belege scannen, bevor Sie irgendetwas bezahlen. Erst wenn Sie regelmässig fakturieren oder mehr als ein paar Rechnungen pro Monat schicken, lohnt sich ein bezahlter Plan.

Für die meisten Solo-Selbständigen ist das die richtige Reihenfolge. Erst testen, ob der Workflow zu Ihrem Alltag passt, dann zahlen. Wer mehrere Tools direkt vergleichen möchte, findet im Beitrag 12 Schweizer Rechnungsprogramme im Vergleich eine ausführliche Gegenüberstellung mit Preisen, Limits und Bewertungen.

Tiefer Preis ist allerdings kein Selbstzweck. Wenn ein günstiges Tool dazu führt, dass Sie Mahnungen manuell führen oder MWST extern berechnen, wird der vermeintliche Spar-Effekt teurer als ein etwas teureres Tool, das den Ablauf sauber macht.