Eine Proforma-Rechnung ist kein offizielles Rechnungsdokument. Sie löst keine MWST-Pflicht aus, begründet keine Zahlungspflicht und darf nicht als Buchhaltungsbeleg verwendet werden. Sie ist ein informelles Vorabbild einer Rechnung, das du an Kunden schickst, bevor der Auftrag offiziell besiegelt ist oder bevor du die echte Rechnung stellst.

Für viele Schweizer Selbständige ist das verwirrend. Darf man das einfach so verschicken? Was gehört drauf? Und was ist eigentlich der Unterschied zur Anzahlungsrechnung? Ich habe gesehen, wie Freelancer versehentlich eine Proforma-Rechnung mit einem QR-Einzahlungsschein verschickt haben, was beim Kunden für Verwirrung sorgte und beim Treuhänder für Stirnrunzeln. Dieser Leitfaden erklärt, wann du eine Proforma-Rechnung wirklich brauchst, was draufgehört, und wo die Fallen liegen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine Proforma-Rechnung ist kein offizieller Beleg: Sie löst keine MWST aus und begründet keine Zahlungspflicht.
• Sie muss klar als "Proforma-Rechnung" oder "Pro-forma-Rechnung" beschriftet sein, nie als "Rechnung".
• Sie darf keinen QR-Einzahlungsschein enthalten, das würde sie wie eine echte Rechnung aussehen lassen.
• Der grösste Irrtum: die Verwechslung mit der Anzahlungsrechnung. Letztere ist eine echte Rechnung und löst MWST aus.
• Für Schweizer Selbständige unter CHF 100'000 Jahresumsatz spielt MWST keine Rolle, aber die korrekte Bezeichnung bleibt wichtig.

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das wie eine Rechnung aussieht, aber keine ist. Das Wort "pro forma" kommt aus dem Lateinischen und bedeutet sinngemäss "der Form halber". Und genau das ist es: Ein formaler Vorschlag, der zeigt, wie eine spätere Rechnung aussehen würde, ohne dass damit eine rechtliche oder steuerliche Verpflichtung entsteht.

Im Schweizer Kontext bedeutet das konkret: Die Proforma-Rechnung ist weder ein Umsatz in deiner Buchhaltung, noch eine steuerpflichtige Lieferung im Sinne des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG). Dein Kunde kann sie nicht für einen Vorsteuerabzug (Vorsteuer) verwenden. Und du musst sie nicht in deiner MWST-Abrechnung ausweisen.

Eine gültige Proforma-Rechnung gibt es in der Schweiz nicht als gesetzlich definiertes Dokument. Das Schweizer Obligationenrecht (OR) kennt den Begriff nicht explizit. Sie hat keine bindende Rechtswirkung als Zahlungsforderung.

Wann braucht ein Schweizer Selbständiger eine Proforma-Rechnung?

Nicht oft. Ehrlich gesagt ist die Proforma-Rechnung in der Praxis des Schweizer Freelancers seltener nötig, als viele denken. Hier sind die Situationen, in denen sie tatsächlich sinnvoll ist.

Neukunden und Preisbestätigung vor Auftragserteilung

Stell dir vor, du bist Webdesignerin in Zürich. Ein potenzieller Kunde fragt nach einem Angebot. Du schickst eine Offerte. Der Kunde ist einverstanden, möchte aber vor dem eigentlichen Auftrag intern eine "Rechnungsnummer" für die Buchhaltungsfreigabe. In diesem Fall kannst du eine Proforma-Rechnung schicken. Sie zeigt, was er bezahlen wird, ohne dass die Zahlung schon fällig ist.

Wichtig: Wenn der Auftrag bestätigt ist und die Leistung erbracht wird, musst du danach eine echte Rechnung stellen.

Internationale Aufträge und Zollpapiere

Das ist der klassischste Anwendungsfall in der Schweiz. Wenn du als Selbständiger physische Waren ins Ausland oder aus dem Ausland lieferst, z. B. als Handwerker der Materialien bestellt, Produkte ins Ausland schickt oder Muster versendet, braucht der Zoll oft eine Proforma-Rechnung als Begleitdokument.

Die Zollbehörden (Eidgenössische Zollverwaltung, EZV) verlangen bei vielen Warensendungen eine Wertangabe. Eine Proforma-Rechnung deklariert den Wert der Sendung, ohne dass es sich um einen kommerziellen Kauf handelt. Das gilt zum Beispiel bei Mustersendungen, bei Reparaturgütern oder bei internen Transfers.

Wenn du primär Dienstleistungen erbringst und keine Waren versendest, ist dieser Fall für dich wahrscheinlich weniger relevant.

Projektarbeit mit Abschlagsphasen

Manchmal möchte ein Kunde wissen, was auf ihn zukommt, bevor ein Meilenstein erreicht ist. In einer grösseren Agenturbeziehung kannst du eine Proforma-Rechnung für eine bevorstehende Zahlung schicken, damit der Kunde die internen Prozesse einleiten kann. Auch hier gilt: Sie löst keine Zahlung aus.

Proforma-Rechnung vs. Anzahlungsrechnung: Der wichtigste Unterschied

Das ist das grösste Missverständnis, das ich bei Schweizer Freelancern sehe. Viele glauben, eine "Proforma-Rechnung" sei dasselbe wie eine "Anzahlungsrechnung". Das ist falsch, und der Unterschied ist steuerlich bedeutsam.

Die Anzahlungsrechnung ist eine echte Rechnung.

Wenn du einen Auftrag erhältst und vor Beginn der Arbeit einen Teil der Vergütung forderst, stellst du eine Anzahlungsrechnung. Diese Rechnung begründet eine Zahlungspflicht. Wenn du MWST-pflichtig bist (also mehr als CHF 100'000 Jahresumsatz hast), musst du die MWST auf der Anzahlungsrechnung ausweisen. Dein Kunde kann diese MWST als Vorsteuer abziehen.

Wann nimmst du welche?

Wenn du Geld haben möchtest, bevor du anfängst: Anzahlungsrechnung. Sie muss alle Elemente einer echten Rechnung enthalten und korrekt als Rechnung bezeichnet sein.

Wenn du lediglich zeigen möchtest, was ein Auftrag kosten wird, ohne dass der Kunde schon bezahlt: Proforma-Rechnung.

Was muss auf einer Proforma-Rechnung stehen?

Da die Proforma-Rechnung kein gesetzlich definiertes Dokument ist, gibt es keine Pflichtfelder im Sinne des Schweizer Rechts. Es gelten keine spezifischen MWST-Vorschriften. Trotzdem sollte sie professionell und klar strukturiert sein.

Was draufgehört:

• Titel: "Proforma-Rechnung" oder "Pro-forma-Rechnung" in grosser, gut sichtbarer Schrift. Nie einfach "Rechnung" schreiben.
• Deine Angaben: Name, Adresse, Kontakt, UID-Nummer (falls vorhanden)
• Kundenangaben: Name und Adresse des Empfängers
• Datum: Ausstellungsdatum
• Referenznummer: Eine interne Nummer für deine Ablage
• Beschreibung der Leistung: Was wird geliefert oder geleistet?
• Betrag: Preis der Leistung oder Ware, aufgeschlüsselt
• Hinweis: "Dieses Dokument ist keine Rechnung und begründet keine Zahlungspflicht."
• Gültigkeitsdauer: Optional, aber sinnvoll bei Preisangeboten

Was nicht draufgehört:

• Kein QR-Einzahlungsschein: Das ist der häufigste Fehler. Ein QR-Slip sieht aus wie eine Zahlungsaufforderung. Wenn du auf einer Proforma-Rechnung einen Swiss QR-Slip hinzufügst, sieht das Dokument aus wie eine echte Rechnung. Das verwirrt Kunden, kann rechtliche Fragen aufwerfen und stimmt inhaltlich nicht. Swiss QR-Rechnungen erstellst du nur für echte Rechnungen.
• Keine MWST-Aufschlüsselung als echte Steuer: Du kannst den Betrag mit einem Hinweis "MWST-pflichtig, indicativer Betrag" angeben, aber niemals mit der UID-Nummer und einem ausgewiesenen MWST-Betrag wie auf einer echten Rechnung, da das steuerrechtliche Verwirrung stiftet.

Proforma-Rechnung und MWST in der Schweiz

Wenn du unter CHF 100'000 Jahresumsatz liegst, bist du in der Schweiz nicht MWST-pflichtig. Für dich ist die Frage der MWST auf einer Proforma-Rechnung deshalb einfach: Du schreibst keine MWST drauf, genauso wenig wie auf deinen echten Rechnungen. Alles rund um die MWST-Abrechnung als Schweizer Selbständiger erklären wir in einem eigenen Leitfaden.

Bist du MWST-pflichtig, gelten folgende Grundregeln:

Die Proforma-Rechnung ist kein steuerpflichtiger Umsatz. Gemäss dem Mehrwertsteuergesetz (MWSTG Art. 18) entsteht die Steuersforderung im Moment, in dem die Leistung erbracht wird (effektive Methode) oder wenn die Gegenleistung vereinnahmt wird (Saldosteuersatz). Eine Proforma-Rechnung löst keines davon aus.

Du darfst sie nicht wie eine MWST-Rechnung gestalten. Eine Rechnung mit deiner UID-Nummer und einem ausgewiesenen MWST-Betrag ist nach MWST-Recht eine Rechnung, egal was draufsteht. Wenn du deine Proforma-Rechnung fälschlicherweise mit allen MWST-Elementen ausstattest, könnte die ESTV (Eidgenössische Steuerverwaltung) das als echte Rechnung betrachten.

Wenn doch ein MWST-Hinweis nötig ist: Manchmal möchtest du dem Kunden zeigen, was die MWST sein wird. Dann schreibe: "Richtpreis: CHF 1'000 + CHF 81 MWST (8,1%, indikativ). Zahlungspflicht entsteht erst mit der offiziellen Rechnung."

Proforma-Rechnung erstellen: So geht's

Du brauchst kein spezielles Programm. Eine Proforma-Rechnung kannst du mit jedem Textverarbeitungsprogramm erstellen. Wichtig ist nur, dass sie klar als solche gekennzeichnet ist.

Schritt für Schritt:

1. Öffne ein neues Dokument in Word, Pages, Google Docs oder deiner Rechnungssoftware.
2. Schreibe "PROFORMA-RECHNUNG" als Überschrift in grosser Schrift ganz oben. Das ist nicht optional.
3. Trage deine Absenderdaten ein: Name, Adresse, E-Mail, Telefon, UID-Nummer (falls vorhanden).
4. Trage Kundendaten ein: Name und vollständige Adresse.
5. Vergib eine interne Referenznummer: Zum Beispiel "PF-2026-001". Diese Nummernserie sollte sich von deiner echten Rechnungsnummerierung unterscheiden.
6. Beschreibe die Leistung oder Ware mit Menge, Einheitspreis und Gesamtbetrag.
7. Füge einen klaren Hinweis ein: "Dieses Dokument ist eine Proforma-Rechnung und begründet keine Zahlungsverpflichtung. Die offizielle Rechnung folgt nach Auftragsbestätigung."
8. Lass den QR-Slip weg. Kein Einzahlungsschein, keine Bankdaten im Zahlungsabschnitt.

Mit Magic Heidi erstellst du deine echten Rechnungen mit Swiss QR-Bill in wenigen Klicks. Für eine Proforma-Rechnung passt du das Vorlagenformat an und änderst den Titel. Das Wichtigste ist die klare Kennzeichnung, nicht das Layout.

Häufige Fehler bei der Proforma-Rechnung

1. "Rechnung" statt "Proforma-Rechnung" als Titel

Wenn oben "Rechnung" steht, ist es eine Rechnung, unabhängig davon was du beabsichtigt hast. Kunden, Treuhänder und im Streitfall auch Gerichte lesen den Titel.

2. QR-Einzahlungsschein hinzufügen

Der Swiss QR-Slip ist das visuelle Signal für "hier zahlen". Er gehört nicht auf eine Proforma-Rechnung. Nimm die IBAN-Zeile komplett raus.

3. UID-Nummer und MWST-Betrag ausweisen

Auch wenn du MWST-pflichtig bist: Wenn du auf einer Proforma-Rechnung deinen Steuerstatus mit UID und MWST-Betrag komplett angibst, kann das steuerrechtlich wie eine echte Rechnung behandelt werden.

4. Proforma-Rechnung als Anzahlungsrechnung verwenden

Wenn du Geld möchtest, bevor du beginnst, brauchst du eine Anzahlungsrechnung, nicht eine Proforma-Rechnung. Letztere löst keine Zahlung aus und sollte dafür auch nicht verwendet werden.

5. Keine Gültigkeitsdauer angeben

Wenn du eine Proforma-Rechnung als Preisbestätigung verwendest, solltest du eine Gültigkeitsdauer angeben (z. B. "Gültig bis 31. Mai 2026"). Sonst kann ein Kunde Monate später auf den Preis pochen.

6. In der Buchhaltung verbuchen

Eine Proforma-Rechnung gehört nicht in deine Einnahmen. Nicht als offene Forderung, nicht als Umsatz. Sie ist ein Informationsdokument und kein Buchungsbeleg.

Vorlage: Proforma-Rechnung Schweiz (kostenlos)

Hier ist ein einfaches Textmuster, das du anpassen kannst:

PROFORMA-RECHNUNG

Absender:
[Dein Name]
[Adresse]
[PLZ Ort]
[E-Mail] | [Telefon]

An:
[Kundenname]
[Kundenadresse]

Referenz: PF-2026-001
Datum: [Datum]
Gültig bis: [Datum + 30 Tage]

Leistungsbeschreibung:
--------------------------------------------------------
[Leistung]    [Menge]    [Einheitspreis]    [Gesamt]
--------------------------------------------------------
                               TOTAL: CHF ____

Hinweis: Dieses Dokument ist eine Proforma-Rechnung.
Es begründet keine Zahlungspflicht.
Die offizielle Rechnung folgt nach Auftragsbestätigung.

Fazit

Die Proforma-Rechnung ist ein nützliches, aber häufig missverstandenes Dokument. Die wichtigsten Punkte für Schweizer Selbständige:

• Sie ist kein offizieller Beleg und begründet keine Zahlungspflicht
• Sie muss klar als "Proforma-Rechnung" beschriftet sein
• Kein QR-Slip, keine MWST-Ausweisung wie auf echten Rechnungen
• Wenn du Geld vor der Arbeit möchtest, brauchst du eine Anzahlungsrechnung, nicht eine Proforma-Rechnung
• Korrekt eingesetzt ist sie ein praktisches Werkzeug für Zollformalitäten, internationale Aufträge und interne Genehmigungsprozesse beim Kunden