Milchbüechli-Vorlage Schweiz: Excel & Anleitung

Eine Milchbüechli-Rechnung ist die vereinfachte Buchhaltung für kleinere Unternehmen: Du hältst Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage nachvollziehbar fest. Eine Liste von Bankbewegungen allein reicht dafür nicht. Hier bekommst du eine kostenlose Excel-Vorlage und einen Ablauf vom ersten Beleg bis zum Jahresabschluss.

Stand: 8. September 2026. Die Vorlage ist für nicht MWST-registrierte Einzelfirmen mit Zahlungen in CHF ausgelegt. Sie enthält keine MWST-Abrechnung.

Milchbüechli-Vorlage kostenlos herunterladen

Milchbüechli-Vorlage als Excel-Datei herunterladen (.xlsx)

Die Datei kommt ohne Makros und ohne Registrierung aus. Öffne zuerst das Blatt Anleitung, danach Journal. Blaue Eingabefelder sind zum Ausfüllen gedacht; graue Ergebnisfelder enthalten Formeln.

Speichere pro Geschäftsjahr eine eigene Kopie. Das Beispielblatt fliesst nicht in deine Jahresübersicht ein. In Google Sheets kannst du die Datei importieren; kontrolliere danach Formeln, Datumsfelder und Zahlenformate, bevor du damit arbeitest.

Wer darf eine Milchbüechli-Rechnung führen?

Einzelfirmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr dürfen vereinfacht Buch führen. Ab CHF 500'000 gilt für sie die vollständige Buchführung und Rechnungslegung. Eine GmbH oder AG fällt nicht unter diese Erleichterung. Grundlage ist Art. 957 OR; das KMU-Portal erklärt die Buchhaltungspflicht.

Die Buchführungsschwelle ist von der MWST getrennt. Für die MWST ist bei gewöhnlichen Unternehmen grundsätzlich ein massgebender weltweiter Umsatz von mindestens CHF 100'000 relevant; freiwillige Registrierung und besondere Konstellationen sind möglich. Die ESTV erklärt die Steuerpflicht. Du kannst also zur vereinfachten Buchführung berechtigt und gleichzeitig MWST-registriert sein. Diese Download-Vorlage deckt diesen zweiten Fall nicht ab.

So füllst du das Journal aus

1. Belege nummerieren und ablegen

Gib jedem Geschäftsvorfall eine eindeutige Belegnummer, etwa 2026-001. Verwende dieselbe Nummer im Dateinamen des Belegs und im Journal. Eine Ablage wie 2026/09/2026-001-Druckerei.pdf hilft dir, den Nachweis später wiederzufinden.

Das Journal ersetzt weder Rechnungen noch Quittungen. Lege auch Zahlungsnachweise und Korrekturen ab. Ein Bankauszug zeigt die Zahlung, erklärt aber nicht immer, welche Leistung dahintersteht.

2. Zahlung und Geschäftsgrund erfassen

Trage das Zahlungsdatum, die Belegnummer, eine konkrete Beschreibung, die Kategorie und den Zahlungsweg ein. Eine bezahlte Kundenrechnung kommt in Einnahme CHF, eine geschäftliche Zahlung in Ausgabe CHF. Gib bei normalen Vorgängen positive Beträge ein und verwende pro Zeile nur eine der beiden Spalten.

Im Beispiel erhält eine fiktive Designerin CHF 1'200 für einen Auftrag und bezahlt CHF 85 für Software. Der Zahlungsüberschuss dieser beiden Vorgänge beträgt CHF 1'115. Das ist eine Auswertung der Zahlungen; daraus folgt noch kein endgültiger steuerbarer Gewinn.

3. Private Geldbewegungen getrennt halten

Eine Einzahlung vom privaten Konto ist kein Kundenumsatz. Eine Auszahlung an dich selbst ist bei einer Einzelfirma kein gewöhnlicher Personalaufwand. Verwende deshalb die Kategorien Privateinlage und Privatentnahme. Die Jahresübersicht weist diese getrennt von den betrieblichen Zahlungen aus.

Umbuchungen zwischen eigenen Geschäftskonten erfasst du mit der Kategorie Umbuchung auf beiden Seiten. Sie verändern die betriebliche Einnahmen-Ausgaben-Auswertung nicht. Erfasse private Kosten nicht einfach als Betriebsausgabe; das KMU-Portal erläutert die Trennung bei Einzelunternehmen.

4. TWINT und Kartenzahlungen aufschlüsseln

Wenn eine Kundin CHF 200 bezahlt, der Zahlungsanbieter aber nur CHF 197 überweist, darfst du die Differenz nicht verlieren. Erfasse den Kundenbetrag und die Gebühr getrennt; buche die spätere Auszahlung nicht nochmals als Umsatz. Die Beträge sind ein Rechenbeispiel und keine Gebührenangabe eines Anbieters.

Für die Abstimmung von Bruttoumsatz, Rückerstattungen, Gebühren und Auszahlung gibt es unsere TWINT-Anleitung mit Excel-Abgleich. Wähle mit deiner Treuhand einen konsistenten Erfassungszeitpunkt und verwende ihn im gesamten Jahr.

Vermögen und Schulden gehören dazu

Im Blatt Vermögen hältst du Anfangs- und Endbestände fest: beispielsweise Geschäftskonto, Kasse, offene Kundenforderungen, Arbeitsgeräte und offene Lieferantenrechnungen. Wähle für jede Zeile Aktiv oder Passiv. Die Datei summiert beide Gruppen separat.

Die Vorlage bewertet Geräte, Warenbestände und Forderungen nicht automatisch. Hinterlege die Grundlage deiner Werte, etwa den Kontoauszug zum Stichtag, eine Inventarliste oder einen Abschreibungsnachweis. Eine offene Kundenrechnung gehört zur Stichtagskontrolle, auch wenn im Zahlungsjournal noch keine Einnahme steht.

Monatskontrolle in fünf Schritten

1. Vergleiche Bank und Kasse mit den erfassten Zahlungen.
2. Suche fehlende Belegnummern und doppelte Buchungen.
3. Stimme TWINT- oder Kartenabrechnungen mit den tatsächlichen Auszahlungen ab.
4. Prüfe die Kategorien für private Geldbewegungen und Umbuchungen.
5. Sichere die Datei zusammen mit den neuen Belegen.

Bei einer Rückerstattung kannst du die ursprüngliche Einnahme mit einem negativen Betrag in derselben Spalte korrigieren. Verweise auf den ursprünglichen Beleg. Lösche eine bereits abgestimmte Zahlung nicht kommentarlos.

Was du zum Jahresabschluss noch prüfen musst

Die Jahresübersicht zeigt den betrieblichen Zahlungsüberschuss, keine fertige Steuererklärung. Je nach Situation sind etwa Abschreibungen, Privatanteile, offene Positionen und weitere Abschlusskorrekturen zu berücksichtigen. Übergib deiner Treuhand die Datei, die Bestandsnachweise und eine Liste offener Fragen.

Die Vorlage umfasst 200 Journalzeilen. Wenn du diese Kapazität erreichst, erweitere die Formelbereiche kontrolliert oder wechsle auf eine passende Buchhaltungslösung. Einträge ausserhalb des vorgesehenen Bereichs werden nicht automatisch mitgerechnet.

Häufige Fragen

Ist Milchbüechli dasselbe wie Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Im Alltag werden die Begriffe oft ähnlich verwendet. Für die Schweizer vereinfachte Buchführung musst du zusätzlich die Vermögenslage nachvollziehbar dokumentieren. Deshalb enthält diese Vorlage ein eigenes Bestandsblatt.

Kann ich die Vorlage mit MWST verwenden?

Diese Datei ist dafür nicht eingerichtet: Es fehlen die erforderliche MWST-Zuordnung und Abrechnung. Nutze bei Registrierung einen dazu passenden Prozess und kläre deine Abrechnungsmethode. Unsere Übersicht zur MWST für Selbstständige hilft bei der Einordnung.

Wann lohnt sich eine App?

Wenn das Übertragen von Rechnungen und Quittungen den grössten Teil der Arbeit ausmacht, lohnt sich ein Vergleich. In Magic Heidi kannst du Rechnungen erstellen und Ausgaben erfassen. Prüfe anhand eines echten Monats, ob der Ablauf deine Anforderungen abdeckt: Buchhaltung mit Magic Heidi ansehen.