Assistenza per Magic Heidi

Che tu stia creando la tua prima fattura o gestendo scenari IVA complessi, trova l'aiuto di cui hai bisogno qui sotto. Non trovi quello che cerchi? Il nostro team di supporto risponde a ogni domanda—in tedesco, francese, italiano e inglese.

Contattaci direttamente:

• Telefono: +41 78 300 24 77 (7 giorni su 7, 9:00-17:00)
• Email: hello@magicheidi.ch

Per Iniziare

Come creo la mia prima fattura?

Creare fatture con Magic Heidi richiede meno di 2 minuti:

1. Apri l'app e tocca "+ Fattura"
2. Seleziona o aggiungi il tuo cliente
3. Aggiungi le voci (prodotti o servizi)
4. Tocca "Genera Fattura"

La tua fattura include automaticamente tutti i requisiti legali svizzeri, compresa la sezione QR-fattura per una facile elaborazione del pagamento.

Come configuro le informazioni aziendali?

I tuoi dati aziendali appaiono su ogni fattura, quindi è essenziale configurarli correttamente:

1. Vai su Impostazioni → Informazioni Aziendali
2. Inserisci ragione sociale, indirizzo e contatti
3. Aggiungi il tuo IBAN (l'IBAN normale funziona—vedi la domanda sul QR-IBAN sotto)
4. Se sei registrato IVA, aggiungi qui il tuo numero IVA (questo abilita automaticamente l'IVA sulle fatture)
5. Salva le modifiche

Questi dati sono archiviati in modo sicuro su server svizzeri a Zurigo e sincronizzati su tutti i tuoi dispositivi.

Come aggiungo il logo alle fatture?

Le fatture professionali includono il tuo marchio. Per aggiungere il logo:

Vai su Impostazioni -> Personalizza Fattura. Carica il tuo logo.

Come importo clienti o prodotti esistenti?

Stai migrando da fogli di calcolo o un altro strumento? Ci occupiamo noi della migrazione:

Invia la tua lista clienti e il catalogo prodotti a hello@magicheidi.ch in qualsiasi formato (Excel, CSV o anche PDF). Importeremo tutto nel tuo account entro 48 ore, assicurandoci che tutti i dati siano formattati correttamente.

Questo servizio gratuito è incluso in tutti gli account Magic Heidi.

Creare e Gestire le Fatture

Come aggiungo l'IVA alle fatture?

La Svizzera ha tre aliquote IVA: 8,1% (normale), 2,6% (ridotta per beni essenziali come alimentari) e 3,7% (alloggio).

Per abilitare l'IVA:

1. Vai su Impostazioni e trova la sezione IVA
2. Inserisci il tuo numero IVA svizzero (numero UID/TVA)
3. Seleziona tra modalità 'Inclusa' (IVA inclusa nel prezzo totale) e 'Aggiuntiva' (IVA aggiunta al prezzo totale)
4. Salva le impostazioni

Una volta abilitata, puoi impostare le aliquote IVA per ogni voce quando crei le fatture. Il riepilogo IVA appare automaticamente in fondo alla fattura, rispettando i requisiti di conformità svizzeri.

Non sei registrato IVA? Mantieni l'IVA disabilitata. Puoi registrarti per l'IVA quando il tuo fatturato annuo supera i CHF 100'000.

Devo usare un QR-IBAN o un IBAN normale?

Buona notizia: Magic Heidi funziona con il tuo IBAN normale. Non hai bisogno di un QR-IBAN.

Ecco perché è importante: Alcuni software di fatturazione svizzeri richiedono un QR-IBAN speciale dalla tua banca, che può richiedere settimane per ottenerlo e spesso comporta costi aggiuntivi. Magic Heidi genera QR-fatture svizzere conformi usando il tuo IBAN standard.

La differenza tecnica: I QR-IBAN sono obbligatori solo quando usi numeri di riferimento QR (riferimenti strutturati a 27 cifre). Magic Heidi usa invece i riferimenti creditore, che funzionano con gli IBAN normali e offrono gli stessi vantaggi di tracciamento dei pagamenti.

I tuoi clienti possono comunque scansionare e pagare le tue fatture istantaneamente—tu eviti solo la seccatura del QR-IBAN.

Come aggiungo uno sconto o una riduzione?

Applica sconti direttamente sulle fatture:

Metodo 1 - Sconto percentuale: Quando aggiungi una voce, modifica il prezzo unitario per riflettere lo sconto.

Metodo 2 - Riduzione importo fisso: Aggiungi una voce chiamata "Sconto" o "Riduzione" con un valore negativo. Ad esempio, per ridurre il totale di CHF 100, aggiungi una voce con valore "-100". Il totale fattura si aggiorna automaticamente.

Metodo 3 - Sconto per articolo: Crea l'articolo a prezzo pieno, poi aggiungi una seconda riga con l'importo dello sconto negativo.

Come aggiungo testo o note alle fatture?

Le fatture spesso necessitano di informazioni aggiuntive—termini di pagamento, riferimenti progetto o istruzioni speciali.

Per aggiungere testo personalizzato:

1. Tocca la data fattura o il numero fattura
2. Si apre un menu con campi aggiuntivi
3. Trova il campo "Nota intestazione" o "Nota piè di pagina"
4. Inserisci il tuo testo (fino a 500 caratteri)
5. Questo testo appare sulla fattura stampata/PDF

Usalo per termini di pagamento ("Net 30"), codici progetto ("Progetto: Restyling Sito Web") o istruzioni speciali ("Si prega di indicare il riferimento PO #12345").

Come creo fatture ricorrenti?

Contratti mensili? Servizi in abbonamento? Configura le fatture ricorrenti una volta e Magic Heidi fa il resto:

1. Crea la tua prima fattura come di consueto
2. Apri "Modifica Fattura" e trova l'opzione
3. Scegli la frequenza (mensile, trimestrale, annuale)
4. Imposta la data di inizio e fine (o continua)
5. Salva

Magic Heidi genera e invia automaticamente le fatture secondo la programmazione. Riceverai una notifica ogni volta, così puoi controllare prima dell'invio se necessario.

Come invio le fatture ai clienti?

Tre modi per consegnare le fatture:

Email (più comune): Tocca "Invia" su qualsiasi fattura, seleziona email e la fattura viene inviata come PDF con la QR-fattura inclusa. Il tuo cliente la riceve istantaneamente e può pagare con una scansione.

Stampa: Tocca l'icona download per creare un PDF da stampare. Stampa su normale carta A4—la sezione QR-fattura si stampa correttamente in fondo.

Condividi: Esporta le fatture come PDF cliccando l'icona 'Condividi' o 'Download' e invia tramite il tuo canale preferito (WhatsApp, app di messaggistica o carica sui portali clienti).

Tutti i metodi includono lo stesso formato fattura svizzero conforme alla legge.

Conformità Svizzera e Requisiti Legali

Cosa sono le QR-fatture svizzere e ne ho bisogno?

Da settembre 2022, le QR-fatture sono obbligatorie per tutte le fatture svizzere. Le vecchie polizze di versamento arancioni e rosse non funzionano più.

Magic Heidi genera automaticamente QR-fatture conformi alle norme svizzere su ogni fattura. Nessuna configurazione necessaria—è integrato.

Cos'è una QR-fattura? È la sezione di pagamento in fondo alle fatture svizzere contenente:

• Un codice QR scansionabile
• Il tuo IBAN e i dati aziendali
• L'importo dovuto
• Riferimento di pagamento

I tuoi clienti scansionano questo codice con la loro app e-banking e pagano in pochi secondi. Niente inserimento manuale, niente errori, pagamento più veloce.

Per quanto tempo devo conservare le fatture in Svizzera?

La legge svizzera richiede la conservazione per 10 anni di tutte le fatture commerciali e dei documenti finanziari.

Magic Heidi archivia i tuoi dati in modo sicuro su server svizzeri (situati a Zurigo) per tutto il tempo in cui mantieni il tuo account. Anche se passi al piano gratuito, i tuoi dati storici rimangono accessibili.

Best practice: Esporta e fai backup delle tue fatture annualmente. Vai su Report → Esporta Dati per scaricare tutto.

Devo registrarmi per l'IVA?

La registrazione IVA è obbligatoria quando il tuo fatturato annuo supera i CHF 100'000.

Sotto questa soglia, la registrazione IVA è facoltativa. Molti freelancer scelgono di non registrarsi finché non è necessario—significa contabilità più semplice e niente dichiarazioni IVA trimestrali.

Una volta registrato:

• Addebiti l'IVA sulle fatture (solitamente 8,1%)
• Puoi recuperare l'IVA sulle spese aziendali
• Devi presentare dichiarazioni IVA trimestrali all'Amministrazione Federale delle Contribuzioni

Abilita l'IVA in Magic Heidi aggiungendo il tuo numero UID nelle Impostazioni. L'app calcola automaticamente l'IVA e genera report per le tue dichiarazioni trimestrali.

Cosa deve apparire sulle fatture svizzere?

La legge svizzera richiede questi elementi su ogni fattura:

• Ragione sociale e indirizzo
• Numero IVA (se registrato IVA)
• Nome e indirizzo del cliente
• Numero fattura (sequenziale, senza lacune)
• Data fattura
• Descrizione di beni/servizi
• Prezzo unitario e quantità
• Importo totale dovuto
• Termini di pagamento
• Sezione QR-fattura (IBAN, importo, riferimento pagamento)

Magic Heidi include tutto questo automaticamente. Tu aggiungi solo il cliente e le voci—noi gestiamo la conformità svizzera.

Banking e Pagamenti

Come funziona l'importazione degli estratti conto?

Dal tuo portale e-banking (UBS, BCV, ZKB, ...), esporta le tue transazioni come file CSV/Excel.

Poi, con l'app Magic Heidi aperta sulla pagina Fatture, trascina semplicemente il file Excel/CSV dalla tua banca nell'interfaccia.

Questo esaminerà tutti i pagamenti dal tuo file e li abbinerà alle tue fatture aperte per scoprire quali sono state pagate e verranno contrassegnate come pagate. Banche supportate: Tutte le principali banche svizzere incluse UBS, Credit Suisse, PostFinance, Raiffeisen e banche cantonali.

Come contrassegno una fattura come pagata?

Automatico (con importazione estratto conto): Quando trascini un file nel software, Magic Heidi contrassegna le fatture come pagate quando trova transazioni bancarie corrispondenti.

Manuale (senza connessione bancaria):

1. Passa il mouse sulla fattura nella lista fatture (su mobile, scorri a destra)
2. Tocca "Registra Pagamento"
3. Puoi semplicemente contrassegnare la fattura come pagata, oppure inserire data e importo del pagamento
4. Salva

Lo stato della fattura cambia in "Pagata" e esce dalla tua lista "In sospeso".

Come traccio le fatture non pagate?

La Dashboard mostra la tua panoramica finanziaria a colpo d'occhio:

• Importo in sospeso: Totale dalle fatture non pagate
• Fatture scadute: Evidenziate in rosso quando la data di pagamento è passata

Tocca qualsiasi sezione per vedere la lista completa delle fatture. Filtra per stato (non pagata, scaduta, pagata) o cliente.

Posso inviare solleciti di pagamento?

Sì, i solleciti automatici ti aiutano a farti pagare più velocemente:

Vai su fattura → Genera Sollecito → Invia al cliente

Lavorare su Più Dispositivi

Quali dispositivi supportano Magic Heidi?

Magic Heidi funziona su più piattaforme di qualsiasi concorrente svizzero:

• iPhone: iOS 14 o successivo
• Android: Android 8 o successivo
• Mac: macOS 11 (Big Sur) o successivo
• Windows: Windows 10 o successivo
• Web: Qualsiasi browser moderno

Un account, tutti i dispositivi. I tuoi dati si sincronizzano automaticamente tramite server svizzeri.

Come scansiono le spese su mobile?

Le app mobile includono la scansione ricevute con IA:

1. Apri Spese → Nuova Spesa
2. Tocca l'icona fotocamera
3. Scatta una foto della tua ricevuta
4. L'IA estrae importo, data e fornitore
5. Rivedi e categorizza
6. Salva

Magic Heidi riconosce le ricevute svizzere in tedesco, francese e italiano. L'IA migliora con ogni scansione, imparando i tuoi fornitori e categorie di spesa più comuni.

Magic Heidi funziona offline?

Sì, con limitazioni: Puoi visualizzare fatture e clienti esistenti ma non puoi creare o inviare fatture mentre sei offline.

Richiede connessione:

• Invio fatture via email
• Sincronizzazione estratti conto
• Configurazione iniziale app
• Esportazione report

Le app mobile memorizzano nella cache i tuoi dati recenti per l'accesso offline. Le versioni desktop e web richiedono connessione internet.

Come sincronizzo i dati tra dispositivi?

La sincronizzazione avviene automaticamente—nessuna configurazione richiesta:

1. Fai modifiche su qualsiasi dispositivo
2. I dati vengono caricati sui server svizzeri
3. Gli altri dispositivi scaricano gli aggiornamenti quando li apri

Se non vedi alcuni dati, chiudi e riapri semplicemente l'app, questo caricherà le ultime modifiche.

Report ed Esportazioni

Come esporto i miei dati?

Proteggi i tuoi documenti aziendali con esportazioni regolari:

1. Vai su Analisi
2. Scegli l'anno dal menu a tendina in alto a destra (2026, 2025, ..)
3. Tocca Esporta

Questo scaricherà automaticamente un Excel con la tua contabilità per quell'anno. Vedrai anche un popup nell'angolo in basso a destra che dice "Esporta backup". Se clicchi su questo, riceverai un link per il download via email entro pochi minuti. Quell'esportazione zip include fatture, spese, clienti e prodotti—tutto il necessario per la contabilità o per cambiare software.

Consigliato: Esporta annualmente per backup, anche se Magic Heidi archivia i dati indefinitamente.

Posso generare report IVA?

Le aziende registrate IVA necessitano di report trimestrali per le autorità fiscali svizzere:

1. Vai su Impostazioni → Dichiarazione IVA
2. Seleziona il trimestre (Q1, Q2, Q3, Q4)
3. Rivedi IVA incassata e IVA pagata
4. Esporta come PDF o Excel

Il report mostra:

• Vendite totali con IVA 8,1%, 2,6% e 3,7%
• IVA incassata dai clienti
• IVA pagata sulle spese (se richiesta)
• IVA netta dovuta alle autorità fiscali

Usa questo report per completare la tua dichiarazione IVA trimestrale online sul portale dell'Amministrazione Federale delle Contribuzioni.

Quali report finanziari sono disponibili?

Magic Heidi genera i principali report aziendali:

Conto Economico: Ricavi meno spese per mese, trimestre o anno. Vedi quali mesi sono più redditizi.

Report Fatturato: Traccia le tendenze di vendita nel tempo. Confronta la crescita anno su anno.

Report Spese: Dove vanno i tuoi soldi? Suddiviso per categoria (forniture ufficio, viaggi, attrezzature, ecc.).

Report Clienti: Chi sono i tuoi migliori clienti? Vedi il fatturato totale per cliente.

Fatture In Sospeso: Report flusso di cassa che mostra le fatture non pagate per anzianità (correnti, 30 giorni, 60 giorni, 90+ giorni).

Tutti questi report sono disponibili nell'app, nella sezione Analisi o nella lista Fatture.

Account e Impostazioni

Come cambio la lingua?

Magic Heidi è completamente disponibile in quattro lingue svizzere + ES / PT:

1. Vai all'app Impostazioni del tuo dispositivo (non in Magic Heidi, nell'app Impostazioni iPhone)
2. Trova Magic Heidi e poi -> Lingua. Scegli Deutsch, Français, Italiano o English
3. L'intera interfaccia si aggiorna immediatamente

Le tue fatture possono essere in una lingua diversa dalla tua interfaccia. Imposta la lingua della fattura nella sezione 'Modifica Fattura', perfetto per aziende con clienti internazionali.

I miei dati sono sicuri?

I tuoi dati finanziari sono sensibili. Ecco come Magic Heidi li protegge:

Archiviazione dati svizzera: Tutti i dati archiviati esclusivamente su server a Zurigo, soggetti alle rigide leggi svizzere sulla privacy. I tuoi dati non lasciano mai la Svizzera.

Crittografia: Crittografia di livello bancario in transito (TLS 1.3) e a riposo (AES-256).

Controlli di accesso: Tu controlli chi può accedere al tuo account. Aggiungi membri del team con livelli di permesso specifici.

Backup regolari: Backup giornalieri automatici garantiscono il recupero dati in ogni scenario.

Nessun data mining: Non vendiamo né condividiamo mai i tuoi dati. Mai. Le tue informazioni aziendali sono tue.

Conformità: Pienamente conforme alla Legge federale sulla protezione dei dati (LPD).

Cosa succede ai miei dati se disdico?

Mantieni pieno accesso ai tuoi dati:

1. Piano gratuito: Mantieni accesso storico illimitato. Visualizza ed esporta tutte le fatture e report indefinitamente.
2. Disdetta completa: Esporta tutti i dati prima di chiudere il tuo account. Forniamo strumenti di esportazione nelle Impostazioni.
3. Cancellazione dati: Richiedi la cancellazione completa dei dati inviando email a hello@magicheidi.ch. Cancelliamo permanentemente tutti i record entro 30 giorni.

Crediamo che i tuoi dati aziendali appartengano a te—sempre.

Come aggiungo membri del team o il mio commercialista?

Le aziende in crescita spesso necessitano di più utenti:

1. Vai su Impostazioni → Team
2. Tocca "Invita Utente"
3. Inserisci la loro email e imposta i permessi
4. Ricevono un'email di invito

Livelli di permesso:

• Solo Visualizzazione: Perfetto per commercialisti che devono vedere i documenti ma non fare modifiche
• Standard: Crea fatture e spese, ma non può modificare le impostazioni
• Admin: Accesso completo a tutto

Ogni membro del team ha il proprio login. Traccia chi ha creato quali fatture per la responsabilità.

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Ricevi aiuto nella tua lingua: Supporto in Deutsch, Français, Italiano o English

Telefono: +41 78 300 24 77 (7 giorni su 7, 9:00-17:00)

Email: hello@magicheidi.ch

Tempo di risposta: Rispondiamo a ogni email entro 24 ore (solitamente molto più velocemente)

Cosa includere nel tuo messaggio:

• Breve descrizione del tuo problema
• Dispositivo e versione app che stai usando
• Screenshot se pertinenti
• Cosa hai già provato

Ci impegniamo per un supporto leggendario—perché il tuo successo è il nostro successo.

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