Una fattura pro forma non è un documento ufficiale. Non genera alcun obbligo IVA, non crea alcun obbligo di pagamento e non può essere utilizzata come documento contabile. È un documento informale che anticipa l'aspetto di una futura fattura e che invii ai clienti prima che il mandato sia ufficialmente confermato o prima di emettere la fattura definitiva.

Per molti lavoratori indipendenti svizzeri questo crea confusione. Si può semplicemente inviare così? Cosa deve contenere? E qual è la differenza con la fattura di acconto? Ho visto freelancer inviare per errore una fattura pro forma con un bollettino di versamento QR, seminando confusione nel cliente e imbarazzo presso il fiduciario. Questa guida spiega quando hai davvero bisogno di una fattura pro forma, cosa deve contenere e dove si nascondono le insidie.

Il punto essenziale

• Una fattura pro forma non è un giustificativo ufficiale: non genera IVA e non crea alcun obbligo di pagamento.
• Deve riportare chiaramente la dicitura "Fattura pro forma", mai semplicemente "Fattura".
• Non deve contenere un bollettino di versamento QR, che la farebbe sembrare una fattura reale.
• Il maggiore errore: confonderla con la fattura di acconto. Quest'ultima è una fattura vera e genera IVA.
• Per i lavoratori indipendenti svizzeri con un fatturato annuo inferiore a CHF 100'000, l'IVA non è rilevante, ma la corretta denominazione rimane importante.

Cos'è una fattura pro forma?

Una fattura pro forma è un documento che assomiglia a una fattura, ma non lo è. L'espressione "pro forma" viene dal latino e significa letteralmente "per la forma". È esattamente questo: una proposta formale che mostra come apparirà una futura fattura, senza che ne derivino obblighi giuridici o fiscali.

Nel contesto svizzero, questo significa concretamente: la fattura pro forma non costituisce né un ricavo nella tua contabilità, né una fornitura imponibile ai sensi della legge federale concernente l'imposta sul valore aggiunto (LIVA). Il tuo cliente non può utilizzarla per la deduzione dell'imposta precedente (IVA a monte). E tu non devi dichiararla nel tuo rendiconto IVA.

Non esiste in Svizzera una fattura pro forma come documento giuridicamente definito. Il Codice delle obbligazioni (CO) non conosce esplicitamente questo termine. Non ha alcun effetto giuridico vincolante come richiesta di pagamento.

Quando ha bisogno di una fattura pro forma un lavoratore indipendente svizzero?

Raramente. A dire il vero, nella pratica dei freelancer svizzeri la fattura pro forma è necessaria meno spesso di quanto molti pensino. Ecco le situazioni in cui è davvero utile.

Nuovi clienti e conferma del prezzo prima dell'accettazione del mandato

Immagina di essere un designer a Lugano. Un potenziale cliente ti chiede un'offerta. Tu invii un preventivo. Il cliente è d'accordo, ma prima della conferma ufficiale del mandato ha bisogno internamente di un "numero di fattura" per il servizio contabilità. In questo caso puoi inviare una fattura pro forma. Mostra quanto dovrà pagare, senza che il pagamento sia già esigibile.

Importante: una volta confermato il mandato e fornita la prestazione, devi emettere una fattura vera.

Mandati internazionali e documenti doganali

Questo è il caso d'uso più classico in Svizzera. Se consegni merci fisiche all'estero o dall'estero — che tu sia un artigiano che ordina materiali, spedisce prodotti o invia campioni — la dogana richiede spesso una fattura pro forma come documento di accompagnamento.

Le autorità doganali svizzere (Amministrazione federale delle dogane, AFD) richiedono per molte spedizioni di merci un'indicazione del valore. Una fattura pro forma dichiara il valore della spedizione senza che si tratti di un acquisto commerciale. È il caso ad esempio per le spedizioni di campioni, le merci in riparazione o i trasferimenti interni.

Se eserciti principalmente un'attività di servizi e non spedisci merci, questo caso è probabilmente meno rilevante per te.

Lavoro per fasi con acconti intermedi

A volte un cliente vuole sapere cosa lo aspetta prima che venga raggiunta una milestone. In una relazione con un'agenzia più strutturata, puoi inviare una fattura pro forma per un pagamento imminente, in modo che il cliente possa avviare i processi interni. Anche qui vale: non genera alcun pagamento.

Fattura pro forma vs. fattura di acconto: la differenza fondamentale

Questo è il malinteso più grande che vedo tra i freelancer svizzeri. Molti credono che una "fattura pro forma" sia la stessa cosa di una "fattura di acconto". È sbagliato, e la differenza è fiscalmente rilevante.

La fattura di acconto è una fattura vera.

Quando ricevi un mandato e richiedi parte del compenso prima di iniziare il lavoro, emetti una fattura di acconto. Questa fattura crea un obbligo di pagamento. Se sei soggetto IVA (cioè se superi CHF 100'000 di fatturato annuo), devi indicare l'IVA sulla fattura di acconto. Il tuo cliente può dedurre questa IVA come imposta precedente.

Quale usare?

Se vuoi essere pagato prima di iniziare: fattura di acconto. Deve contenere tutti gli elementi di una vera fattura ed essere correttamente designata come tale.

Se vuoi semplicemente mostrare quanto costerà un mandato senza che il cliente paghi già: fattura pro forma.

Cosa deve contenere una fattura pro forma?

Poiché la fattura pro forma non è un documento giuridicamente definito, non esistono campi obbligatori ai sensi del diritto svizzero. Non si applicano prescrizioni IVA specifiche. Dovrebbe tuttavia essere strutturata in modo professionale e chiaro.

Cosa deve contenere:

• Titolo: "Fattura pro forma" in caratteri grandi e ben visibili. Mai semplicemente "Fattura".
• I tuoi dati: nome, indirizzo, contatto, numero UID (se disponibile)
• Dati del cliente: nome e indirizzo del destinatario
• Data: data di emissione
• Numero di riferimento: un numero interno per il tuo archivio
• Descrizione della prestazione: cosa viene consegnato o fornito?
• Importo: prezzo della prestazione o della merce, con dettaglio
• Avviso: "Questo documento non è una fattura e non crea alcun obbligo di pagamento."
• Validità: facoltativa, ma utile per le conferme di prezzo

Cosa non deve contenere:

• Nessun bollettino di versamento QR: è l'errore più frequente. Un QR-slip assomiglia a una richiesta di pagamento. Se aggiungi un QR-slip svizzero su una fattura pro forma, il documento sembra una vera fattura, il che confonde i clienti, può sollevare questioni legali e non è corretto sul piano del contenuto. Le fatture QR svizzere vanno create solo per le fatture vere.
• Nessuna ripartizione IVA come imposta reale: puoi indicare l'importo con la dicitura "soggetto a IVA, importo indicativo", ma mai con il numero UID e un importo IVA indicato come su una vera fattura, poiché ciò crea confusione sul piano fiscale.

Fattura pro forma e IVA in Svizzera

Se il tuo fatturato annuo è inferiore a CHF 100'000, in Svizzera non sei soggetto IVA. Per te la questione dell'IVA su una fattura pro forma è semplice: non scrivi nessuna IVA, proprio come sulle tue fatture vere. Tutto sul rendiconto IVA come lavoratore indipendente svizzero è spiegato in una guida dedicata.

Se sei soggetto IVA, si applicano le seguenti regole di base:

La fattura pro forma non è un fatturato imponibile. Secondo la legge sull'IVA (LIVA Art. 18), il credito fiscale nasce nel momento in cui la prestazione è fornita (metodo effettivo) o quando la controprestazione è incassata (aliquota saldo). Una fattura pro forma non innesca né l'uno né l'altro.

Non puoi presentarla come una fattura IVA. Una fattura con il tuo numero UID e un importo IVA dichiarato è, secondo il diritto IVA, una fattura — indipendentemente da cosa ci sia scritto. Se per errore doti la tua fattura pro forma di tutti gli elementi IVA, l'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) potrebbe considerarla una vera fattura.

Se è comunque necessaria una menzione IVA: a volte vuoi mostrare al cliente qual sarà l'importo IVA. In questo caso scrivi: "Prezzo indicativo: CHF 1'000 + CHF 81 IVA (8,1%, indicativo). L'obbligo di pagamento sorge solo con la fattura ufficiale."

Creare una fattura pro forma: passo dopo passo

Non hai bisogno di un programma specifico. Puoi creare una fattura pro forma con qualsiasi programma di elaborazione testi. L'importante è che sia chiaramente identificata come tale.

Passo dopo passo:

1. Apri un nuovo documento in Word, Pages, Google Docs o nel tuo software di fatturazione.
2. Scrivi "FATTURA PRO FORMA" come titolo in caratteri grandi in cima. Non è facoltativo.
3. Inserisci i tuoi dati mittente: nome, indirizzo, e-mail, telefono, numero UID (se disponibile).
4. Inserisci i dati del cliente: nome e indirizzo completo.
5. Assegna un numero di riferimento interno: ad esempio "PF-2026-001". Questa serie di numeri dovrebbe distinguersi dalla tua numerazione delle fatture vere.
6. Descrivi la prestazione o la merce con quantità, prezzo unitario e importo totale.
7. Aggiungi una dicitura chiara: "Questo documento è una fattura pro forma e non crea alcun obbligo di pagamento. La fattura ufficiale seguirà dopo la conferma del mandato."
8. Ometti il QR-slip. Nessun bollettino di versamento, nessun dato bancario nella sezione pagamento.

Con Magic Heidi crei le tue fatture vere con QR-fattura svizzera in pochi clic. Per una fattura pro forma, adatta il formato del modello esistente e modifica il titolo. L'importante è la corretta denominazione, non il layout.

Errori frequenti con la fattura pro forma

1. "Fattura" invece di "Fattura pro forma" come titolo

Se in cima c'è scritto "Fattura", è una fattura, indipendentemente dalle tue intenzioni. I clienti, i fiduciari e, in caso di controversia, anche i tribunali leggono il titolo.

2. Aggiungere un bollettino di versamento QR

Il QR-slip svizzero è il segnale visivo per "pagare qui". Non appartiene a una fattura pro forma. Rimuovi completamente la riga IBAN.

3. Indicare il numero UID e l'importo IVA

Anche se sei soggetto IVA: se su una fattura pro forma indichi il tuo stato fiscale con numero UID e importo IVA completi, ciò potrebbe essere trattato come una vera fattura sul piano fiscale.

4. Utilizzare la fattura pro forma come fattura di acconto

Se vuoi del denaro prima di iniziare, hai bisogno di una fattura di acconto, non di una fattura pro forma. Quest'ultima non genera alcun pagamento e non dovrebbe essere usata a tal fine.

5. Non indicare la durata di validità

Se usi una fattura pro forma come conferma del prezzo, dovresti indicare una durata di validità (p. es. "Valida fino al 31 maggio 2026"). Altrimenti un cliente potrebbe fare riferimento al prezzo mesi dopo.

6. Registrarla in contabilità

Una fattura pro forma non appartiene ai tuoi ricavi. Né come credito aperto, né come fatturato. È un documento informativo, non un giustificativo contabile.

Modello: Fattura pro forma Svizzera (gratuito)

Ecco un semplice schema che puoi adattare:

FATTURA PRO FORMA

Mittente:
[Il tuo nome]
[Indirizzo]
[CAP Località]
[E-mail] | [Telefono]

A:
[Nome cliente]
[Indirizzo cliente]

Riferimento: PF-2026-001
Data: [Data]
Valida fino al: [Data + 30 giorni]

Descrizione della prestazione:
--------------------------------------------------------
[Prestazione]    [Quantità]    [Prezzo unitario]    [Totale]
--------------------------------------------------------
                                      TOTALE: CHF ____

Nota: Questo documento è una fattura pro forma.
Non crea alcun obbligo di pagamento.
La fattura ufficiale seguirà dopo la conferma del mandato.

Conclusione

La fattura pro forma è un documento utile, ma spesso mal compreso. I punti fondamentali per i lavoratori indipendenti svizzeri:

• Non è un giustificativo ufficiale e non crea alcun obbligo di pagamento
• Deve essere chiaramente denominata "Fattura pro forma"
• Nessun QR-slip, nessuna indicazione IVA come sulle fatture vere
• Se vuoi essere pagato prima di lavorare, hai bisogno di una fattura di acconto, non di una fattura pro forma
• Usata correttamente, è un utile strumento per le formalità doganali, i mandati internazionali e i processi di approvazione interna presso il cliente