Comment configurer la TVA dans Magic Heidi (guide pas à pas pour les freelances suisses)

Pour configurer la TVA dans Magic Heidi, va dans Paramètres → Mon entreprise, fais défiler jusqu'à la section TVA et saisis ton numéro de TVA. Cette seule action débloque la facturation avec TVA, le suivi des dépenses avec déduction de TVA et une déclaration trimestrielle prête à soumettre — sans quitter l'application.

Mais voilà ce que personne ne te dit : la plupart des freelances suisses font une erreur de configuration dès le premier jour. Ils choisissent la mauvaise méthode de décompte, oublient de suivre la TVA sur les dépenses, puis se retrouvent à la fin du trimestre à reconstituer une déclaration depuis des tableurs. Si tu viens de t'inscrire à la TVA, ou si tu en as assez de te battre avec ton outil actuel, ce guide te présente chaque option, chaque choix et chaque écran que tu vas manipuler.

À la fin, tu auras une configuration TVA propre, des factures qui calculent automatiquement le bon montant, et une déclaration trimestrielle que tu exportes en 30 secondes. C'est parti.

Ce qu'«activer la TVA» change concrètement dans Magic Heidi

Dès que tu enregistres un numéro de TVA dans tes paramètres, quatre choses se produisent simultanément : les factures gagnent un sélecteur de taux de TVA par ligne, les dépenses gagnent un champ TVA pour récupérer la taxe en amont, tes analyses commencent à séparer le chiffre d'affaires net de la TVA collectée, et une nouvelle section Décompte TVA apparaît dans ton tableau de bord.

Cette dernière, c'est la vraie bonne surprise. C'est elle qui fait la différence entre un décompte en trois minutes et un samedi après-midi à réconcilier des PDFs.

Prenons l'exemple de Léa, une designeuse UX fictive basée à Lausanne qui a franchi le seuil de CHF 100 000 de chiffre d'affaires en octobre. Elle s'est inscrite à la TVA, a obtenu son numéro auprès de l'AFC et a ouvert Magic Heidi en s'attendant à une configuration complexe. Elle a collé son numéro de TVA, choisi « additif » et « taux effectif », et a terminé en moins de deux minutes. Sa facture suivante a automatiquement ajouté 8,1 % par-dessus — sans tableur, sans calcul manuel.

Prêt·e à faire pareil ? Ouvre tes paramètres Magic Heidi → et garde ton numéro de TVA sous la main avant de continuer.

Étape 1 : Ajouter ton numéro de TVA

Va dans Paramètres → Mon entreprise. Tu verras une section pour les informations sur ton entreprise, et en dessous, une section TVA. Colle ton numéro de TVA (celui qui ressemble à CHE-123.456.789 TVA) et enregistre.

C'est le déclencheur. Dès que Magic Heidi dispose d'un numéro de TVA, toutes les autres fonctionnalités liées à la TVA s'activent partout dans l'application.

Tu verras également apparaître de nouvelles options de configuration juste en dessous — mode TVA et méthode de décompte TVA. Ne les saute pas. Choisir la bonne combinaison ici t'évitera des heures de corrections plus tard.

Étape 2 : Choisir ton mode TVA (additif ou inclusif)

C'est la première vraie décision, et elle perturbe beaucoup de nouveaux freelances. Voici la version simple (tableau de comparaison complet plus bas).

La plupart des freelances suisses choisissent le mode additif. C'est le standard, c'est transparent sur la facture, et ça garde ton taux journalier affiché proprement. Tu proposes CHF 1 200/jour, le client voit CHF 1 200 + TVA, et tout le monde sait où il en est.

L'inclusif a du sens dans quelques cas précis : tarification de type retail, forfaits fixes où le prix affiché est important, ou travail B2C où les clients s'attendent à un prix « tout compris ». Si tu n'es pas sûr·e, choisis additif.

Étape 3 : Choisir ta méthode de décompte TVA (taux effectif ou taux de la dette fiscale nette)

Deuxième décision, et celle-ci dépend de ce que tu as enregistré auprès de l'Administration fédérale des contributions (AFC/ESTV).

• Taux effectif : tu suis la TVA collectée (sur les factures) et la TVA payée (sur les dépenses), et tu verses la différence. C'est le mode par défaut, utilisé par la plupart des freelances.
• Taux de la dette fiscale nette (Saldosteuersatz) : tu as fait une demande spécifique et l'AFC t'a attribué un taux réduit propre à ton secteur — généralement entre 6,0 % et 6,5 % selon ta profession. Tu factures tes clients au taux normal de 8,1 %, mais tu ne verses que le pourcentage forfaitaire sur ton chiffre d'affaires total. En contrepartie, tu ne peux pas déduire la TVA sur tes dépenses.

Prenons Marco, un consultant informatique fictif basé au Tessin. Il a choisi la méthode du taux forfaitaire (6,2 % dans son cas) parce qu'il a presque aucune dépense professionnelle — il travaille depuis un bureau à domicile avec un ordinateur portable et pas grand-chose d'autre. Pour lui, le taux forfaitaire est plus simple et moins coûteux. Mais pour Anna, une graphiste fictive à Zurich qui achète des licences logicielles, du matériel et loue un bureau en coworking, le taux effectif l'emporte parce qu'elle peut récupérer la TVA sur chacune de ces dépenses.

Si tu ne t'es pas inscrit·e spécifiquement au taux forfaitaire, choisis effectif. Tu peux aussi activer un taux de TVA personnalisé si ta situation est particulière, mais pour 99 % des freelances, les taux suisses standard sont tout ce dont tu as besoin.

Enregistre. La configuration est terminée.

Étape 4 : Appliquer la TVA sur une facture

Crée maintenant une nouvelle facture et ajoute une ligne — disons « Travail de conseil, 3 heures à CHF 100 ». Avec la TVA activée, tu verras un nouveau menu déroulant sur chaque ligne : le sélecteur de taux de TVA.

Choisis Normal (8,1 %) et la facture calcule automatiquement : 3 × 100 = 300, plus 8,1 % de TVA = CHF 324.30. La TVA apparaît sur sa propre ligne, à la fois par poste et en total, pour que ton client voie exactement ce qu'il paie.

Mélanger plusieurs taux de TVA sur une même facture

Tu peux appliquer des taux de TVA différents à différentes lignes d'une même facture. Les quatre taux disponibles sont récapitulés dans le tableau ci-dessous.

Choisis simplement le bon taux par ligne et Magic Heidi s'occupe du calcul. La facture finale regroupe les totaux de TVA par taux, ce qui est exactement ce que le comptable de ton client veut voir.

Modifier la TVA par facture

Parfois, tu dois remplacer le paramètre par défaut. Deux cas fréquents :

1. Facturer un client étranger : les prestations à une entreprise non suisse sont généralement exemptes de TVA. Sur cette facture spécifique, règle la TVA sur sans TVA et ta facture part proprement, avec une mention indiquant que le lieu de prestation est en dehors de la Suisse.
2. Prix tout compris ponctuel : tu as peut-être proposé un forfait de CHF 500 à un client et tu ne veux pas ajouter la TVA en plus. Bascule cette facture en mode inclusif et Magic Heidi déduit la TVA depuis le montant de CHF 500.

Génère la facture et tu obtiens un PDF propre avec la TVA correctement appliquée par ligne, un récapitulatif de TVA, le total général et le bulletin de versement QR suisse en bas. Prêt à envoyer.

Tu veux essayer ça sur une vraie facture maintenant ? Crée un compte Magic Heidi gratuit →, active la TVA et envoie ta première facture conforme en moins de cinq minutes.

Étape 5 : Suivre la TVA sur les dépenses

C'est là que les freelances au taux effectif récupèrent leur TVA. Chaque dépense professionnelle que tu enregistres peut désormais inclure une composante TVA, et Magic Heidi calculera combien de cette dépense tu peux récupérer.

Va dans les dépenses, clique sur « nouvelle dépense » et saisis le montant — disons, CHF 100 TVA incluse pour un abonnement logiciel. Choisis le taux de TVA (normal 8,1 % dans la plupart des cas), et Magic Heidi calcule instantanément que CHF 7.50 de ces CHF 100 correspondent à de la TVA récupérable. Ajoute une catégorie, enregistre, c'est fait.

Imagine Stefan, un vidéaste fictif bernois qui dépense environ CHF 2 000/mois en locations de matériel, stockage cloud et logiciels de montage. Avant Magic Heidi, il suivait tout ça dans un tableur et essayait de se souvenir de récupérer la TVA à la fin du trimestre. Maintenant, chaque dépense est enregistrée en 15 secondes avec la TVA calculée automatiquement, et son remboursement trimestriel tombe directement dans l'écran de décompte TVA. Sur un an, c'est environ CHF 1 800 de TVA qu'il récupère sans lever le petit doigt à la fin du trimestre.

C'est tout l'intérêt du taux effectif : chaque machine à espresso, chaque abonnement Adobe, chaque facture de coworking remet de la TVA dans ta poche — mais seulement si tu l'enregistres.

Étape 6 : Générer ton décompte TVA trimestriel

Voilà la récompense. Va dans la section Décompte TVA de ton tableau de bord.

Choisis le trimestre que tu veux déclarer (T1, T2, T3 ou T4). Puis sélectionne ta base de comptabilisation :

• Facturé (comptabilité d'engagement) : la TVA est due lorsque tu envoies la facture
• Encaissé (comptabilité de caisse) : la TVA est due lorsque le client paie effectivement

La plupart des freelances utilisent la base encaissée car elle correspond aux flux de trésorerie — tu ne dois pas de TVA sur des factures que le client n'a pas encore payées. Mais vérifie bien ce que tu as enregistré auprès de l'AFC.

L'écran te montre alors, pour ce trimestre :

• Chiffre d'affaires total (hors TVA)
• TVA totale collectée sur les factures
• TVA totale payée sur les dépenses
• Le montant exact à saisir sur le site de décompte TVA fédéral (estv.admin.ch)

Et voici ce qui surprend les nouveaux freelances : c'est tout à fait normal que l'État te doive de l'argent. Si tu as eu un trimestre de revenus calme mais beaucoup de dépenses en matériel, la TVA récupérable peut dépasser ce que tu as collecté. Magic Heidi le signale clairement pour que tu saches que tu vas recevoir un remboursement, pas payer.

Tu peux aussi exporter le rapport TVA complet en Excel pour tes archives ou ton comptable. Un clic, vue d'ensemble complète, c'est fait.

En résumé : ta configuration TVA en trois minutes

Le processus est simple : ajoute ton numéro de TVA, choisis additif + effectif, enregistre, puis applique la TVA par ligne sur les factures et enregistre les dépenses avec TVA pour récupérer la taxe en amont. Un récapitulatif en six étapes se trouve juste en dessous.

C'est tout. Pas de tableurs, pas de calculs manuels, pas de panique en fin de trimestre. Tout l'intérêt de passer à un outil avec TVA intégrée, c'est de rendre la partie fiscale invisible, pour que tu puisses te concentrer sur le travail qui te rapporte.

La TVA ne devrait pas être ce qui te ralentit. Configure-la une fois, correctement, et n'y pense plus jamais.