Comment Générer des Factures Conformes Suisses pour Revolut Business
avec Magic Heidi (Guide Complet)

Revolut Business est un excellent choix pour les indépendants et petites entreprises suisses qui travaillent à l'international : comptes multi-devises, change rapide, cartes modernes et exports clairs.

Mais la facturation en Suisse implique des exigences très précises—et Revolut ajoute une subtilité : selon la configuration de votre compte CHF, vous devrez peut-être inclure une référence de paiement pour que les virements entrants soient correctement attribués.

Ce guide vous montre comment créer des factures conformes suisses avec Magic Heidi, avec les bons champs, les bonnes coordonnées bancaires et la bonne référence—pour que vos clients puissent vous payer en CHF de manière fiable (et que vous restiez prêt pour l'audit).

Note : Cet article fournit des conseils généraux sur la facturation en Suisse. Pour la TVA (MWST/TVA) et les cas particuliers transfrontaliers, confirmez les détails avec votre fiduciaire/comptable.

Pourquoi la facturation Revolut Business peut poser problème en Suisse (et comment l'éviter)

Si vous êtes habitué à un compte bancaire suisse classique, vous pensez peut-être que votre facture a seulement besoin d'un IBAN et du nom de votre entreprise. Avec Revolut Business, deux problèmes courants apparaissent :

1) Votre compte CHF peut nécessiter une référence de paiement

Certaines configurations Revolut (notamment pour la réception de CHF) peuvent exiger une référence de paiement spécifique pour un acheminement et un rapprochement corrects. Si la référence manque ou est mal copiée, vous risquez :

• des paiements arrivant sans attribution claire
• des difficultés de rapprochement manuel
• des retards pendant que vous (ou le client) enquêtez

2) Attentes QR-facture vs coordonnées bancaires non-suisses

Les clients suisses s'attendent de plus en plus à une section de paiement QR (QR-facture / QR-Rechnung). Mais les QR-factures ont des règles de compatibilité. Si vous utilisez des coordonnées bancaires non-suisses (par ex. un IBAN non-CH) ou des coordonnées non compatibles QR-facture, vous devrez peut-être facturer avec des coordonnées bancaires internationales classiques plutôt qu'un QR code suisse.

Magic Heidi est conçu pour les réalités de facturation suisses, y compris la possibilité d'ajouter proprement coordonnées bancaires + référence de paiement sur votre facture.

Checklist de conformité des factures suisses (pratique et rapide)

Éléments requis sur une facture (Suisse)

Une facture suisse conforme comprend généralement :

• Coordonnées du fournisseur : nom légal, adresse (et idéalement pays)
• Coordonnées du client : nom/raison sociale et adresse
• Date de facture
• Numéro de facture unique et séquentiel (système de numérotation cohérent)
• Description des produits/services (ce que vous avez livré)
• Quantité/prix unitaire (le cas échéant)
• Sous-total / montant total
• Devise (CHF, EUR, etc.)
• Conditions de paiement (par ex., échéance à 10 jours / 30 jours)
• Coordonnées de paiement (coordonnées bancaires et référence éventuelle)
• Informations TVA (MWST/TVA) si applicable :
  • Numéro TVA si vous êtes assujetti à la TVA
  • Taux de TVA et montant(s) de TVA, ou mention claire si la TVA n'est pas facturée (selon votre situation)

Conservation : gardez les factures 10 ans

En Suisse, les entreprises doivent généralement conserver les documents comptables (y compris les factures) pendant 10 ans. Utilisez un système qui vous aide à exporter, archiver et récupérer les factures en cas de besoin.

Pour une checklist plus détaillée, consultez le guide de Magic Heidi :
Créer des factures pour la Suisse : Guide complet (ressource interne).

Étape par étape : Générez des factures Revolut Business conformes dans Magic Heidi

L'objectif est simple :

1. Configurez votre identité d'entreprise une fois
2. Ajoutez les coordonnées de paiement Revolut (y compris toute référence requise)
3. Générez des factures qui incluent les champs attendus en Suisse (et la bonne section de paiement)

Étape 1 : Ajoutez vos coordonnées d'entreprise (pour que chaque facture soit cohérente)

Dans Magic Heidi, commencez par remplir votre profil émetteur/fournisseur :

• Nom de l'entreprise/nom légal (ou votre propre nom si vous êtes indépendant)
• Adresse (rue, NPA, ville, pays)
• Email / téléphone (optionnel mais recommandé pour les questions de paiement)
• Numéro TVA (seulement si vous êtes assujetti à la TVA)

Pourquoi c'est important : La conformité suisse ne concerne pas seulement le paiement. Une identité fournisseur claire + une numérotation cohérente des factures sont les bases qui réduisent les allers-retours avec les clients et les problèmes d'audit futurs.

Étape 2 : Configurez la numérotation des factures (séquentielle et unique)

Définissez un schéma de numérotation que vous continuerez à utiliser (exemples de modèles) :

• 2026-001, 2026-002, … (année + séquence)
• MH-000123 (préfixe + séquence)

Bonne pratique : évitez de réinitialiser les numéros au hasard en cours d'année et évitez les doublons. Une séquence propre facilite la comptabilité et fait professionnel auprès des clients suisses.

Étape 3 : Ajoutez vos coordonnées bancaires Revolut Business dans Magic Heidi

Ajoutez maintenant les coordonnées de paiement que votre client utilisera pour vous payer.

Dans Magic Heidi, cherchez les paramètres de facture tels que :

• Personnaliser les factures
• Coordonnées de paiement
• Coordonnées bancaires

Ajoutez :

• Nom du titulaire du compte (correspondant à votre profil Revolut Business)
• IBAN (IBAN CHF si c'est ainsi que vous recevez les CHF)
• BIC/SWIFT (si pertinent)
• Nom de la banque (optionnel mais utile)
• Devise (par ex., CHF)

Important : Ajoutez la référence de paiement Revolut (si requise)

Si Revolut fournit (ou exige) une référence de paiement pour les virements entrants, incluez-la dans le champ dédié Référence de paiement (ou équivalent) dans Magic Heidi.

Que mettre sur la facture (recommandé) :

• Une mention claire comme : Référence de paiement : XXXXXX
• Une instruction courte : « Veuillez inclure cette référence avec votre virement bancaire. »

Pourquoi cela accélère le paiement : les clients n'ont pas à deviner à quoi sert la référence—et vous évitez les virements non attribués.

Astuce : Gardez la référence copiable. Évitez les sauts de ligne au milieu de la chaîne de référence.

Étape 4 : Générez votre facture (CHF et devises internationales)

Lors de la création d'une nouvelle facture dans Magic Heidi :

1. Sélectionnez le client
2. Ajoutez les lignes (descriptions service/produit)
3. Confirmez la devise (CHF/EUR/USD selon besoin)
4. Vérifiez les conditions de paiement (date d'échéance)
5. Générez le PDF de la facture

À quoi ressemble une facture « conforme suisse » dans le PDF final

Avant d'envoyer, vérifiez que le PDF inclut :

• numéro de facture + date
• vos coordonnées fournisseur complètes
• coordonnées du client
• totaux clairs (et lignes TVA si applicable)
• coordonnées bancaires correctes
• référence de paiement affichée clairement (si nécessaire)

Cette vérification de 20 secondes évite 80 % des messages « pouvez-vous renvoyer la facture ? ».

Cas particuliers courants (et comment les gérer)

Cas particulier 1 : Votre compte Revolut affiche des coordonnées bancaires non-suisses

Si Revolut fournit un IBAN qui n'est pas suisse (non-CH), cela peut dérouter les clients suisses—surtout s'ils s'attendaient à une QR-facture.

Que faire :

• Dans Magic Heidi, passez à Coordonnées bancaires personnalisées
• Ajoutez l'IBAN complet + BIC/SWIFT et l'adresse du bénéficiaire
• Ajoutez une note courte sur la facture comme :
  • « Virement bancaire international (SWIFT) — veuillez inclure la référence de paiement. »

Résultat : les clients peuvent toujours payer de manière fiable, et votre facture reste structurée et conforme.

Cas particulier 2 : Votre client est hors de Suisse

La conformité suisse concerne la facture que vous émettez en tant qu'entreprise suisse—pas la localisation du client. Vous pouvez toujours émettre une facture suisse solide à un client international.

À faire :

• spécifiez clairement la devise
• utilisez les coordonnées de virement international si c'est plus facile pour le client
• décrivez les services précisément (utile pour la comptabilité transfrontalière)

Attention à la TVA : Le fait de facturer la TVA suisse dépend de votre assujettissement TVA et des règles de lieu de prestation. En cas de doute, confirmez avec votre comptable.

Cas particulier 3 : Vous facturez en EUR/USD mais vous êtes basé en Suisse

C'est courant pour les entreprises fonctionnant à distance.

Bonne pratique :

• Assurez-vous que la facture indique clairement la devise
• Assurez-vous que les coordonnées de paiement correspondent au compte devise que vous souhaitez recevoir
• Gardez votre numérotation, dates et champs fournisseur/client cohérents (c'est le cœur de la conformité)

Revolut Business prend en charge la facturation et les paiements dans plusieurs devises selon la méthode et la configuration ; consultez la dernière documentation Revolut pour les options de devises actuelles.

Cas particulier 4 : Les paiements arrivent mais vous ne pouvez pas les associer aux factures

Cela provient généralement de l'un de ces problèmes :

• le client a omis la référence de paiement
• la référence a été modifiée/raccourcie
• numéro de facture dupliqué ou peu clair
• plusieurs factures partagent des montants identiques et aucune référence

Solution :

• Rendez la référence et le numéro de facture très visibles
• Ajoutez une instruction d'une ligne : « Veuillez utiliser le numéro de facture + la référence de paiement. »
• Utilisez la numérotation cohérente de Magic Heidi pour réduire l'ambiguïté

Prochaine étape : Gardez Revolut + comptabilité sans douleur (optionnel, mais ça vaut le coup)

Une fois que vous envoyez des factures cohérentes, vous voudrez probablement rationaliser l'administration :

• exportez les transactions de Revolut Business pour le rapprochement
• connectez les outils via Zapier/Make là où disponible
• gardez les factures et références de paiement cohérentes pour que l'association soit facile

Si Revolut est votre compte professionnel principal, vous pourriez aussi consulter l'aperçu des ressources et intégrations Revolut Business de Magic Heidi :

• Aperçu Revolut Business (ressource interne)