Comment remplir votre déclaration VaudTax en tant qu'indépendant

Ce dont vous avez besoin avant de commencer

Rassemblez ces documents avant de vous connecter à VaudTax :

Documents essentiels

• Formulaire de déclaration d'impôts (reçu par courrier) avec votre numéro de contribuable et code de contrôle
• Fichier .vaudtax de l'année précédente (si vous avez déclaré électroniquement l'an dernier)
• Comptabilité complétée depuis Magic Heidi ou votre système comptable
• Certificats de salaire si vous avez travaillé comme employé durant l'année

Documents supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin

• Relevés bancaires ou eRelevé fiscal pour l'import automatique des données
• Attestations de cotisations au troisième pilier (3a)
• Justificatifs de paiements AVS/LPP
• Confirmations de paiements d'assurances professionnelles
• Reçus pour les dépenses professionnelles importantes

Téléchargez le questionnaire pour indépendants : Vous aurez besoin du formulaire 21021-b (pour indépendants sans comptabilité commerciale). Téléchargez-le sur le site du Canton de Vaud avant de commencer.

Délais importants à connaître

• 15 mars 2025 : Délai officiel pour les déclarations 2024
• 30 juin 2025 : Période de tolérance automatique (aucune demande nécessaire)
• 30 septembre 2025 : Délai maximum de prolongation (demande gratuite avant le 30 juin)
• Frais de retard : Généralement CHF 50 après les périodes de tolérance

Conseil pro : Déclarez tôt pour éviter le stress de dernière minute. Le système peut ralentir à l'approche des échéances.

Checklist comptable finale

Passez en revue ces catégories de dépenses dans Magic Heidi :

Frais de transport :

• Déplacements professionnels (train, avion, hôtel)
• Indemnités kilométriques si vous utilisez votre véhicule personnel
• Frais de parking pour réunions professionnelles
• Abonnements de transports publics utilisés pour le travail

Frais généraux d'entreprise :

• Abonnements logiciels (Magic Heidi, Adobe, Microsoft 365)
• Noms de domaine et hébergement web
• Adhésions et associations professionnelles
• Primes d'assurances professionnelles

Services et marketing :

• Dépenses publicitaires Facebook/Google
• Paiements à des freelances et sous-traitants
• Honoraires de conseil professionnel
• Design graphique et rédaction

Déductions souvent oubliées :

• Téléphone mobile (part professionnelle)
• Frais de bureau à domicile (loyer/charges proportionnels)
• Formations professionnelles
• Frais de comptabilité et préparation fiscale
• Frais bancaires et commissions de transaction

Important : En tant qu'indépendant, vous déduisez ces dépenses directement dans votre comptabilité d'entreprise. Elles réduisent votre résultat net, qui est ce que vous déclarerez dans VaudTax.

Calculez vos chiffres

Vous aurez besoin de deux chiffres :

1. Chiffre d'affaires annuel : Total des revenus de toutes vos factures (avant dépenses)
2. Résultat net : Revenus moins toutes les charges professionnelles

Dans Magic Heidi, ces chiffres apparaissent dans vos rapports annuels. Vérifiez qu'ils correspondent à vos relevés bancaires.

Étape 2 : Accédez à VaudTax et connectez-vous

Rendez-vous sur la plateforme officielle VaudTax à impots.vd.ch/vaudtax.

Entrez vos identifiants

Retrouvez votre formulaire de déclaration reçu par courrier. Vous avez besoin de :

• Numéro de contribuable : Entrez-le dans le format original avec les points (exemple : 123.123.12)
• Code de contrôle : Une lettre suivie de 5 chiffres (exemple : N12345)

Note de sécurité : Après 5 tentatives échouées, l'accès est bloqué pendant 60 minutes. Vérifiez bien vos saisies.

Alternative : Mode simulation

Vous n'avez pas encore vos identifiants ? VaudTax propose un mode simulation pour explorer la plateforme et planifier votre déclaration. Cela vous aide à identifier les informations dont vous aurez besoin.

Étape 3 : Importez les données de l'année précédente

VaudTax vous demande si vous souhaitez importer la déclaration de l'an dernier. Choisissez toujours « Oui » si disponible.

Pourquoi l'import fait gagner du temps

L'import reprend :

• Informations personnelles (adresse, situation familiale)
• Coordonnées bancaires
• Polices d'assurance
• Déductions récurrentes
• Montants de l'année précédente comme référence

Formats de fichiers acceptés

• Fichiers .vaudtax de la plateforme en ligne (2023 et après)
• Fichiers .tax de l'ancien logiciel VaudTax (avant 2024)

Première déclaration ? Passez cette étape. Vous saisirez tout manuellement.

Étape 4 : Choisissez votre mode de déclaration

VaudTax propose deux modes : Guidé et Autonome.

Recommandation : Choisissez le mode autonome sauf si vous avez des circonstances inhabituelles (plusieurs propriétés, investissements complexes, revenus internationaux).

Sélectionnez vos sections pertinentes

Cochez ces cases en tant qu'indépendant :

• ✅ Informations personnelles (toujours requis)
• ✅ Activités indépendantes - votre section principale
• ✅ Activités salariées (si vous avez aussi travaillé comme employé)
• ✅ Titres et fortune (si vous avez des placements)
• ✅ Immeubles (si vous êtes propriétaire)

Les sections non cochées n'apparaîtront pas, gardant votre flux de travail concentré.

Étape 5 : Complétez les informations personnelles (Contribuable 1)

Cette section couvre les informations de base sur vous et votre ménage.

Ce qu'il faut remplir

• Nom complet et date de naissance
• Adresse et commune
• État civil et composition familiale
• Coordonnées (téléphone, email)

Cases de situation professionnelle

Cochez tout ce qui s'applique à votre situation :

• Activité indépendante : Toujours cocher cette case
• Activité salariée : Cocher si vous avez reçu des certificats de salaire
• Activités multiples : Courant pour les freelances avec emploi à temps partiel

Exemple : De nombreux consultants travaillent 3 jours/semaine pour un client (salarié) tout en gérant leur propre entreprise (indépendant). Cochez les deux cases.

Étape 6 : Activités salariées (si applicable)

Ne complétez cette section que si vous avez reçu un certificat de salaire durant 2024.

Activité principale vs. accessoire

VaudTax demande si votre emploi était « principal » ou « accessoire » :

• Activité principale : Génère suffisamment de revenus pour vivre (généralement temps plein ou temps partiel substantiel)
• Activité accessoire : Revenu complémentaire (contrats courts, travail occasionnel)

Pourquoi c'est important : Les activités principales ont un traitement fiscal différent pour les déductions et cotisations sociales.

Conseil pro : Si vous avez travaillé à temps plein pendant une partie de l'année avant de devenir entièrement indépendant, cet emploi compte comme « principal » pour ces mois-là.

Type d'activité : Principale ou accessoire ?

Appliquez la même logique que pour les activités salariées :

• Principale : Votre entreprise est votre source de revenu principale
• Accessoire : Activité secondaire alors que vous êtes principalement employé ailleurs

Impact fiscal : Les activités indépendantes principales peuvent bénéficier de limites de déduction différentes et ont des implications sur les cotisations AVS.

Résultat net (Montant du résultat)

Entrez votre bénéfice net annuel : revenus moins toutes les charges professionnelles.

Ce chiffre provient directement de votre comptabilité Magic Heidi. C'est votre revenu d'entreprise imposable.

Exemple de calcul :

• Factures annuelles : CHF 85'000
• Charges professionnelles : CHF 28'000
• Résultat net : CHF 57'000 ← Entrez ce chiffre

Chiffre d'affaires

Entrez vos revenus bruts avant toute déduction de charges.

Ce montant doit être supérieur à votre résultat net. Il montre aux autorités fiscales le volume de votre activité.

Avec l'exemple ci-dessus : CHF 85'000

Cotisations retraite professionnelle

VaudTax demande : « Avez-vous déduit des versements à des caisses de pension professionnelle (LPP) ? »

Répondez « Non » pour la plupart des indépendants. Voici pourquoi :

Vous déclarerez vos paiements AVS, LPP et autres assurances plus tard dans la section « Primes et cotisations d'assurances ». C'est l'endroit correct pour ces déductions.

Exception : Répondez « Oui » uniquement si vous avez effectué des versements à une fondation de deuxième pilier spécifiquement pour indépendants et que vous ne les avez pas déjà inclus dans vos charges d'entreprise.

Étape 8 : Complétez le questionnaire pour indépendants (21021-b)

Téléchargez le formulaire 21021-b sur le site du Canton de Vaud si ce n'est pas déjà fait.

Ce que couvre ce questionnaire

Le questionnaire pose des questions sur :

• Nature de votre activité professionnelle
• Adresse professionnelle (bureau à domicile ou local séparé)
• Équipements et actifs utilisés pour l'entreprise
• Utilisation du véhicule à des fins professionnelles
• Pourcentage du domicile utilisé pour l'entreprise
• Relations clients et contrats principaux

Sections que vous pouvez généralement ignorer

La plupart des freelances et consultants peuvent laisser vides :

• Sections inventaire (vous n'avez pas de stock)
• Machines et équipements (au-delà des ordinateurs)
• Locaux commerciaux (si vous travaillez depuis chez vous)
• Informations sur les employés (si vous êtes entrepreneur solo)

Sections à compléter avec soin

Description de l'activité : Soyez précis sur ce que vous faites. « Conseil en marketing » est mieux que « conseil ».

Lieu de travail : Si vous travaillez depuis chez vous, indiquez le pourcentage de votre domicile dédié exclusivement à l'usage professionnel. Cela justifie les déductions pour bureau à domicile.

Utilisation du véhicule : Si vous utilisez un véhicule personnel pour vos affaires, estimez le pourcentage d'utilisation professionnelle (hors trajets domicile-travail).

Signez et joignez

Après avoir complété, signez le questionnaire et sauvegardez-le. Vous le joindrez à votre déclaration VaudTax avant soumission.

Étape 9 : Fortune et titres

Déclarez les actifs non professionnels au 31 décembre 2024.

Cryptomonnaies et métaux précieux

VaudTax demande spécifiquement :

• Bitcoin, Ethereum et autres cryptomonnaies
• Or, argent et métaux précieux
• Liquidités au-delà des montants habituels

Comment évaluer :

• Cryptomonnaies : Valeur de marché au 31 décembre 2024 (vérifiez sur les plateformes d'échange)
• Métaux précieux : Prix actuel du marché multiplié par le poids/la quantité

Traitement fiscal : Ces éléments ne sont pas imposés comme revenu mais comptent dans votre fortune totale pour le calcul de l'impôt sur la fortune.

Comptes bancaires et placements

Votre eRelevé fiscal (relevé fiscal électronique des banques suisses) remplit automatiquement de nombreux champs. Vérifiez l'exactitude.

Étape 11 : Frais professionnels et autres déductions

Ne manquez pas ces déductions souvent oubliées :

Formation continue

Déductible si directement liée au maintien de vos compétences professionnelles actuelles (pas de reconversion vers une nouvelle carrière). Exemples :

• Conférences et séminaires professionnels
• Renouvellements de certifications professionnelles
• Cours de compétences techniques
• Ateliers de développement commercial

Limite : CHF 12'900 pour les indépendants (2024)

Frais de garde d'enfants

Si vous payez pour la garde d'enfants pendant que vous travaillez :

• Déduisez les frais réels jusqu'aux limites légales
• Nécessite des reçus de prestataires agréés
• Les deux parents doivent travailler

Autres déductions

• Intérêts sur emprunts professionnels (pas les hypothèques personnelles)
• Pensions alimentaires
• Dons à des partis politiques et œuvres caritatives (limites applicables)

Étape 12 : Sauvegardez régulièrement votre travail

VaudTax ne sauvegarde pas automatiquement. Vous devez sauvegarder manuellement.

Comment sauvegarder

1. Cliquez sur le bouton de sauvegarde à droite de l'écran
2. Choisissez où sauvegarder le fichier .vaudtax
3. Utilisez un nom de fichier clair : VaudTax_2024_[VotreNom].vaudtax

Sauvegardez toutes les 10-15 minutes et après avoir complété chaque section majeure. Si vous fermez votre navigateur sans sauvegarder, tout le travail est perdu.

Conseil stockage : Sauvegardez dans un dossier cloud (Dropbox, Google Drive) pour une sauvegarde automatique et un accès depuis plusieurs appareils.

Chiffres à vérifier

• ✓ Le résultat net correspond à votre logiciel comptable
• ✓ Le chiffre d'affaires est supérieur au résultat net
• ✓ Les cotisations AVS correspondent à votre décompte annuel
• ✓ Les cotisations 3e pilier ne dépassent pas les limites
• ✓ Tous les certificats de salaire sont correctement saisis

Documents à joindre

• ✓ Formulaire 21021-b (questionnaire indépendant) signé
• ✓ Certificats de salaire (si applicable)
• ✓ Justificatifs pour déductions inhabituelles

Erreurs courantes à repérer

Erreurs les plus fréquentes des indépendants :

1. Confondre dépenses personnelles et professionnelles
2. Oublier de déduire les paiements AVS
3. Déclarer le chiffre d'affaires brut au lieu du résultat net
4. Manquer des déductions évidentes (logiciels, adhésions professionnelles)
5. Ne pas mettre à jour les montants de paiement de l'année précédente

Double vérification : Vos acomptes provisoires sont-ils toujours appropriés par rapport aux revenus de cette année ? Si vos revenus ont significativement changé, demandez un ajustement pour éviter de trop payer ou pas assez.

Étape 14 : Soumettez votre déclaration

Une fois vérifiée, vous êtes prêt à soumettre électroniquement.

Règles de soumission électronique

• Limite de 5 soumissions : Vous ne pouvez soumettre électroniquement que 5 fois au total
• Fenêtre de modification de 6 jours : Après la première soumission, vous avez 6 jours pour modifier et resoumettre
• Après la limite : Vous devez imprimer et envoyer par courrier tout changement supplémentaire

Recommandation : Ne soumettez que lorsque vous êtes certain que tout est correct. Utilisez toutes vos vérifications avant de cliquer sur soumettre.

Ce qui se passe après la soumission

1. Confirmation immédiate : Vous verrez une confirmation à l'écran
2. Email de réception : Confirmation envoyée à votre email enregistré
3. Période d'attente de taxation : Généralement 2-6 mois
4. Avis de taxation provisoire : Vous recevrez votre calcul d'impôts
5. Paiement ou remboursement : Basé sur la taxation vs. vos acomptes

Ajustez les acomptes

Si vos revenus 2024 étaient significativement différents de 2023, demandez un ajustement des acomptes pour 2025. Cela évite :

• De trop payer et perdre l'usage de votre argent
• De pas assez payer et faire face à une grosse facture plus tard

Contactez l'administration fiscale tôt dans l'année pour ajuster.

Envisagez une aide professionnelle pour les situations complexes

Engagez un conseiller fiscal si vous :

• Avez des revenus ou clients internationaux
• Possédez plusieurs propriétés
• Avez fait des investissements significatifs
• Avez changé de structure juridique (dépassement de seuil de chiffre d'affaires)
• Avez des déductions inhabituellement complexes

Coût vs. bénéfice : Un professionnel fiscal (CHF 500-2'000) peut souvent économiser plus que ses honoraires grâce à l'optimisation.

Des questions sur ce guide ? Contactez-nous à hello@magicheidi.ch. Nous sommes là pour aider les indépendants suisses à réussir.

Dernière mise à jour : Janvier 2025 pour la déclaration fiscale 2024 dans le Canton de Vaud.