Rechnungen in mehreren Währungen: Der komplette Schweizer Leitfaden

Wenn Sie als Schweizer Unternehmen internationale Kunden betreuen, kennen Sie die Situation: Ein deutscher Kunde möchte in Euro bezahlen, ein amerikanischer Partner bevorzugt US-Dollar. Mehrwährungsrechnungen sind heute Standard – doch sie bringen spezifische rechtliche Anforderungen und finanzielle Risiken mit sich.

Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Wissen und den passenden Tools ist Fremdwährungsrechnung einfacher als gedacht. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie rechtskonforme Rechnungen in Fremdwährungen erstellen, Wechselkursrisiken minimieren und Ihre MWST-Pflichten erfüllen.

Die rechtlichen Grundlagen in der Schweiz

Was das Obligationenrecht vorschreibt

Hier die zentrale Regel: Schweizer Buchhaltungen müssen in Schweizer Franken geführt werden. Das ist im Obligationenrecht klar festgelegt.

Sie dürfen zwar Rechnungen in beliebigen Währungen ausstellen – EUR, USD, GBP, oder sogar exotischere Währungen. Aber für Ihre Buchhaltung müssen alle Beträge in CHF umgerechnet werden.

Wichtig: Sie müssen Rechnungen und Wechselkursdokumentation 10 Jahre lang aufbewahren.

MWST-Regelungen für Fremdwährungen

Die Mehrwertsteuer verkompliziert die Sache leicht. Hier die Kernpunkte:

Für Warenexporte:

• Export von Waren aus der Schweiz ist von der MWST befreit (0%)
• Dokumentation der Ausfuhr ist erforderlich

Für Dienstleistungen:

• Hängt vom tatsächlichen Leistungsort ab
• Bei B2B-Geschäften mit EU-Kunden gilt meist das Reverse-Charge-Verfahren
• Die Rechnungswährung ändert nichts an der MWST-Regel

Für die MWST-Abrechnung:

• Umrechnung erfolgt in CHF
• Nutzen Sie die monatlichen Durchschnittskurse der ESTV
• Diese werden jeweils am 25. des Folgemonats veröffentlicht

Der monatliche Durchschnittskurs ist der arithmetische Mittelwert der Tageskurse vom 25. eines Monats bis zum 24. des Folgemonats.

Pflichtangaben auf Fremdwährungsrechnungen

Ihre Rechnung muss diese Elemente enthalten:

Grundangaben:

• Vollständige Angaben zu Aussteller und Kunde
• Ausstellungsdatum
• Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Beschreibung der Leistungen oder Produkte
• Beträge ohne und mit MWST

Währungsspezifische Angaben:

• Klare Kennzeichnung der Währung (EUR, USD, GBP) bei allen Beträgen
• Bei Umrechnung in CHF: verwendeter Wechselkurs und Datum
• Quelle des Wechselkurses (z.B. "SNB-Kurs vom 31.01.2026")

Bei MWST-Pflicht:

• Ihre MWST-Nummer
• Aufschlüsselung der angewandten Sätze
• MWST-Betrag in der Rechnungswährung

QR-Rechnung:

• Seit 2020 obligatorisch für alle Zahlungen in der Schweiz
• Kann auch Fremdwährungsbeträge enthalten
• IBAN und Betrag müssen mit der Rechnung übereinstimmen

Den richtigen Wechselkurs dokumentieren

Welchen Kurs verwenden?

Zwei offizielle Optionen:

• SNB-Tageskurs (Schweizerische Nationalbank)
• ESTV-Monatsdurchschnitt (für MWST-Abrechnungen)

Best Practice: Nutzen Sie den SNB-Tageskurs für die Rechnung und dokumentieren Sie Datum und Quelle direkt auf der Rechnung.

Beispiel:

Rechnungsbetrag: 10.000,00 EUR
Umrechnungskurs: 0,9345 (SNB vom 31.01.2026)
Entspricht: 9.345,00 CHF

Tracking-System aufbauen

Erstellen Sie eine einfache Tabelle für alle Fremdwährungsrechnungen:

Diese Dokumentation ist bei Steuerprüfungen unerlässlich.

MWST-Abrechnung bei Fremdwährungen

Die vierteljährliche MWST-Abrechnung

Alle Fremdwährungsrechnungen müssen für die MWST-Abrechnung in CHF umgerechnet werden.

Der Prozess:

1. Rechnungen sammeln: Alle Fremdwährungsrechnungen des Quartals
2. Kurs ermitteln: ESTV-Monatsdurchschnitt des Rechnungsmonats
3. Umrechnen: Betrag × ESTV-Kurs = CHF-Betrag
4. Dokumentieren: Berechnungen aufbewahren

Wichtig: Der ESTV-Kurs kann vom Kurs auf Ihrer Rechnung abweichen. Das ist normal und zulässig – Sie verwenden auf der Rechnung den Tageskurs, für die MWST den Monatsdurchschnitt.

Exportumsätze und Nullsatz

Warenexporte aus der Schweiz sind von der MWST befreit. Das gilt unabhängig von der Rechnungswährung.

Erforderliche Dokumentation:

• Zollausfuhrdeklaration
• Versandnachweis (Tracking, Frachtbrief)
• Rechnung mit Exportkennzeichnung
• Aufbewahrung für 10 Jahre

Best Practices für Mehrwährungsrechnungen

1. Klare Kommunikation mit Kunden

Informieren Sie Ihre Kunden vorab:

• In welcher Währung Sie abrechnen
• Welche Zahlungsfristen gelten
• Ob Währungsschwankungen berücksichtigt werden

2. Konsistente Prozesse etablieren

Definieren Sie für jede Währung:

• Standard-Wechselkursquelle
• Dokumentationsvorlage
• Zahlungsfristen
• Verantwortlichkeiten

3. Regelmässige Überprüfung

Monatlich:

• Offene Fremdwährungsforderungen reviewen
• Wechselkursrisiken bewerten
• MWST-Umrechnungen vorbereiten

4. Häufige Fehler vermeiden

❌ Falsch:

• Keine Quelle für Wechselkurs angeben
• Veraltete Kurse verwenden
• Fehlende CHF-Umrechnung in Buchhaltung
• Keine Dokumentation aufbewahren

✓ Richtig:

• Kurs und Quelle auf jeder Rechnung
• Aktuelle Kurse verwenden
• Systematische CHF-Erfassung
• 10-jährige Dokumentation

5. Wann Sie einen Treuhänder konsultieren sollten

Holen Sie professionelle Hilfe bei:

• Komplexen internationalen Strukturen
• Grossen Währungsexposures (>100.000 CHF)
• Unsicherheiten bei MWST-Pflichten
• Währungsoptimierungsstrategien
• Steuerplanung über mehrere Länder

Checkliste: Ihre erste Fremdwährungsrechnung

Drucken Sie diese Checkliste aus und haken Sie jeden Schritt ab:

Vor der Rechnungserstellung:

• Währung mit Kunde vereinbart
• Zahlungsfrist festgelegt (empfohlen: 30 Tage)
• Aktuellen Wechselkurs geprüft

Auf der Rechnung:

• Alle Standardpflichtangaben enthalten
• Währungscode bei allen Beträgen (EUR, USD, etc.)
• Wechselkurs und Quelle dokumentiert (falls CHF angegeben)
• QR-Rechnung generiert
• MWST korrekt ausgewiesen (oder 0% bei Export)

Nach Rechnungsstellung:

• Rechnung in Tracking-Tabelle eingetragen
• CHF-Betrag in Buchhaltung erfasst
• Kopie mit Kursdokumentation archiviert
• Zahlungserinnerung eingerichtet

Bei Zahlung:

• Erhaltenen Betrag geprüft
• Kursdifferenz dokumentiert (falls vorhanden)
• Zahlung in Buchhaltung verbucht

Letztes Update: Januar 2026 | Alle Informationen entsprechen dem aktuellen Schweizer Recht. Bei spezifischen Fragen konsultieren Sie bitte Ihren Treuhänder oder Steuerberater.