Magic Heidi Toutes les fonctionnalités de Magic Heidi
Chaque fonctionnalité sur une page, classée par domaine. Tout est inclus dans chaque plan, même le gratuit. Envie d'une vue d'ensemble ? Voici les fonctionnalités principales.
Factures, devis et paiements
Tout, du premier devis jusqu'à l'argent sur ton compte. En détail sur les pages logiciel de facturation et devis.
Factures
| Fonctionnalité | Comment ça marche |
|---|---|
| Facture QR suisse | Section paiement QR selon le standard SIX sur chaque facture, avec adresses structurées. Ton IBAN habituel suffit, pas besoin de QR-IBAN. |
| Logo et textes par défaut | Importe ton logo, définis un texte par défaut pour tes factures et ajoute une note d'en-tête à chaque facture. |
| Langue et devise | Allemand, français, italien, anglais ou romanche, en CHF, EUR, USD, GBP et d'autres devises. Les deux restent enregistrées pour chaque client. |
| Numérotation continue | Magic Heidi numérote tes factures automatiquement, dans l'ordre. |
| Facturer à l'heure | Saisis le tarif horaire, la date et l'heure de début et de fin : de 10:00 à 14:30 à CHF 100, cela donne automatiquement CHF 450. La facture reste un brouillon jusqu'à l'envoi, tu cumules donc tes heures tout le mois. Voir le tutoriel |
| Sections et titres | La première ligne d'une position devient un titre en gras, avec la description en dessous. Des intertitres et des lignes vides structurent les longues factures. |
| Rabais | Sous forme de ligne avec un montant négatif, par exemple « Rabais −100 », ou directement dans le prix unitaire. |
| Délai de paiement | Un délai par défaut, par exemple 30 jours, modifiable pour chaque facture. |
| Envoi depuis l'app | PDF avec section paiement QR envoyé par e-mail à ton client, avec ta propre adresse de réponse. Ou partage le PDF, par exemple via WhatsApp, ou imprime-le en A4. |
| CG en annexe | Un PDF, par exemple tes conditions générales, part automatiquement avec chaque facture. |
| Factures récurrentes | Mensuelles, trimestrielles ou annuelles, avec une date de fin optionnelle. Heidi les crée automatiquement et peut aussi les envoyer. Voir le tutoriel |
Paiements et rappels
| Fonctionnalité | Comment ça marche |
|---|---|
| Factures ouvertes | Brouillons, factures en attente et factures payées séparés, avec le total par groupe. Les factures en retard sont signalées. |
| Rappels de paiement | Dès qu'une facture est en retard, Heidi envoie automatiquement un rappel aimable par e-mail. En savoir plus |
| Lettre de relance | Crée et envoie une relance avec les données de la facture et le montant encore dû. |
| Marquer comme payée | En un clic, ou automatiquement grâce au rapprochement bancaire. Pour un paiement partiel, saisis le montant reçu, Heidi calcule le solde. |
| Deuxième IBAN | Enregistre deux comptes et choisis pour chaque facture sur lequel tu veux être payé. |
| Coordonnées bancaires pour l'étranger | Tes propres coordonnées bancaires par devise, par exemple chez Wise ou Revolut. Sur les factures dans cette devise, elles remplacent la section paiement QR. |
| Titulaire du compte différent | Le nom de ton entreprise dans l'en-tête, ton nom personnel comme titulaire du compte dans la section paiement QR. |
| Revolut Business | Des factures que ton client paie directement sur ton compte Revolut Business. Voir le guide |
| Annuler | Marque une facture erronée comme annulée et établis-en une nouvelle, corrigée. |
Devis et autres documents
| Fonctionnalité | Comment ça marche |
|---|---|
| Devis | Avec logo, durée de validité et texte par défaut, envoyés en PDF par e-mail. |
| Positions optionnelles | Propose une variante A et une variante B sans que les deux comptent dans le total. |
| Champ de signature | Date et signature pour ton client sur le PDF. |
| Le devis devient facture | En un clic. Positions, TVA et client sont repris, le code QR s'ajoute. |
| Confirmation de commande | À partir des mêmes données, sans section paiement QR. |
| Factures d'acompte et partielles | Saisis un pourcentage, par exemple 20 %, et Heidi crée la facture d'acompte avec section paiement QR. En savoir plus sur les devis |
| Notes de crédit | Sous forme de ligne négative sur la facture ou de facture de remboursement séparée. Voir le tutoriel |
| Bulletins de livraison | Pour les livraisons partielles d'une commande déjà payée. Voir le tutoriel |
Clients et articles
| Fonctionnalité | Comment ça marche |
|---|---|
| Clients illimités | Entreprise et personne de contact, adresse et e-mail pour l'envoi direct. Avec un NPA suisse, Heidi complète la localité. |
| Clients à l'étranger | Enregistre le pays et le numéro de TVA du client. |
| Notes et fichiers | Des notes privées que toi seul vois, et des fichiers comme des contrats, classés par client. |
| Chiffre d'affaires par client | Le chiffre d'affaires total et l'historique des factures de chaque client en un coup d'œil. En savoir plus sur la gestion des clients |
| Liste d'articles | Enregistre une fois prestations et produits avec prix et taux de TVA, aussi comme articles à l'heure. Une ligne ponctuelle fonctionne sans l'enregistrer. |
Justificatifs, banque, TVA et bouclement
Ce qui sort, ce qui arrive sur ton compte et ce que tu dois à l'AFC. En détail sur les pages scan IA des justificatifs et décompte TVA.
Dépenses et justificatifs
| Fonctionnalité | Comment ça marche |
|---|---|
| Scan IA des justificatifs | L'IA lit le commerçant, la date, le montant et le taux de TVA, et propose une catégorie que tu peux changer à tout moment. Illimité dans Pro (usage raisonnable). |
| Photo avec le téléphone | Photographie le ticket à la caisse, il est aussitôt enregistré dans l'app. |
| Glisser-déposer | Glisse un PDF ou une image dans l'app, la dépense est créée. |
| Transfert par e-mail | Transfère tes factures, tu reçois une confirmation dès que le justificatif est enregistré. Adresse : import@scan.magicheidi.ch |
| Devises étrangères | L'IA convertit en CHF les justificatifs en EUR, USD et autres devises. |
| Ouverte ou payée | Enregistre une dépense comme ouverte ou directement comme payée, avec le moyen de paiement. |
| Dépenses récurrentes | Loyer, coworking ou abonnements créés automatiquement chaque mois ou chaque année. |
| Importer des dépenses | Glisse un CSV de ta banque ou de ta carte. L'IA saisit la date, le montant et la catégorie de chaque ligne, et te montre ce qui a été importé et ce qui a été ignoré. |
Banque
| Fonctionnalité | Comment ça marche |
|---|---|
| Connexion bancaire directe | Via SIX bLink, en lecture seule, pour un ou plusieurs comptes professionnels. Tu te connectes auprès de ta banque et tu peux révoquer l'accès à tout moment. |
| Import des relevés | CSV ou Excel d'UBS, PostFinance, Raiffeisen, ZKB et d'autres banques, par glisser-déposer. |
| Rapprochement automatique | Les paiements sont attribués aux factures ouvertes selon le montant et la référence, puis marqués comme payés. En savoir plus sur le rapprochement bancaire |
| Double import sans risque | Réimporte des périodes qui se chevauchent : rien n'est marqué deux fois comme payé. |
TVA
| Fonctionnalité | Comment ça marche |
|---|---|
| Tous les taux suisses | 8.1 %, 2.6 %, 3.8 % et 0 %, même combinés sur une seule facture. |
| Hors TVA ou TVA incluse | Ajoute la TVA au prix ou calcule-la à partir du prix, au choix pour chaque facture. |
| Méthode effective ou TDFN | Les deux méthodes. Pour deux taux de la dette fiscale nette, il y a un tutoriel. |
| Impôt préalable sur les dépenses | La TVA de tes justificatifs est enregistrée et déduite de la TVA que tu dois. |
| Décompte TVA | Par trimestre (méthode effective) ou par semestre (TDFN), selon les contre-prestations convenues ou reçues. Affiche les montants à saisir dans l'ePortal de l'AFC. |
| Rapport TVA en Excel | Le détail complet pour tes archives ou ta fiduciaire. |
| Démarrer sans TVA | En dessous de CHF 100'000 de chiffre d'affaires, tu factures sans TVA. Plus tard, tu l'actives avec ton numéro de TVA. |
Statistiques et bouclement annuel
| Fonctionnalité | Comment ça marche |
|---|---|
| Tableau de bord | Recettes et dépenses par mois, dépenses par catégorie, chiffre d'affaires par client. Filtrable par année, trimestre ou période de ton choix. |
| Bénéfice et estimation des impôts | Ton bénéfice, toujours à jour, avec une estimation de l'impôt sur le revenu et des cotisations AVS. |
| Export Excel | Une feuille récapitulative avec recettes et dépenses par catégorie, TVA et bénéfice, plus chaque facture avec un lien vers l'original. En savoir plus sur le bouclement annuel |
| Accès fiduciaire | Un deuxième accès pour ta fiduciaire ou ton associé, sans supplément. En savoir plus sur la fiduciaire numérique |
Apps, intégrations et tes données
Où Magic Heidi fonctionne, à quoi il se connecte et comment tes données sont protégées. Détails sur la page sécurité.
Apps et accès
| Fonctionnalité | Comment ça marche |
|---|---|
| Téléphone et tablette | Apps natives pour iPhone, iPad et Android. |
| Ordinateur | Apps natives pour Mac et Windows, plus l'app web sans installation. |
| Synchronisation instantanée | Commence une facture sur ton téléphone dans le train, termine-la sur ton ordinateur portable. Un seul identifiant pour tous tes appareils. |
| Sept langues d'interface | Allemand, français, italien, anglais, espagnol, portugais et romanche. |
Intégrations et import
| Fonctionnalité | Comment ça marche |
|---|---|
| Zapier | Connecte Magic Heidi à ta boutique en ligne, ton CRM et d'autres outils, par exemple pour enregistrer tes ventes automatiquement. En savoir plus sur Zapier |
| API et webhooks | Une API publique et documentée, par exemple pour créer des factures en série. Voir l'API |
| Shopify, Stripe, Etsy & cie | Enregistre tes versements via le rapprochement bancaire ou le rapport PDF. Des tutoriels pour chaque plateforme sous intégrations. |
| Importer des données | Glisse clients, factures, dépenses et heures en Excel, CSV ou PDF, l'IA les classe. Voir le tutoriel |
| Aide au déménagement | Envoie ta liste de clients ou d'articles à hello@magicheidi.ch, on l'importe gratuitement pour toi. |
| Passer de bexio | Ce qui change et comment faire la transition. Magic Heidi vs bexio |
Sécurité et données
| Fonctionnalité | Comment ça marche |
|---|---|
| Données à Zurich | Factures, justificatifs et données clients sont stockés sur des serveurs à Zurich. Le scan IA des justificatifs utilise des services qui traitent une partie des données hors de Suisse. |
| Chiffrement | TLS pour chaque connexion, AES-256 pour les données stockées. |
| Connexion à deux facteurs | Protège ton compte en plus avec la 2FA. |
| Sauvegardes hebdomadaires | Tes données sont sauvegardées chaque semaine, chiffrées. |
| Export à tout moment | Factures et rapports en PDF, chiffres en Excel ou CSV. Tous les PDF, photos et justificatifs à télécharger, le lien arrive par e-mail. |
| Supprimer ton compte | Tes données sont supprimées dans les 30 jours. Comment faire |
| nLPD et RGPD | Protection des données suisse, aussi pour tes clients dans l'UE. Nous ne vendons jamais tes données. |
Support
| Fonctionnalité | Comment ça marche |
|---|---|
| E-mail et téléphone | En français, allemand, italien et anglais. Nathan, le fondateur, répond souvent lui-même. |
| Prise en main | Un appel gratuit de 30 minutes pour tout configurer ensemble. Réserver un créneau |
| Tutoriels et vidéos | Des guides pour chaque fonctionnalité, de la première facture au bouclement annuel. Voir les tutoriels |
Des fonctionnalités testées au quotidien
4.8 sur 5 sur plus de 200 avis publics.
“J'utilise Magic Heidi pour la gestion de mes clients, adresses, facturation, devis, mais aussi pour toutes mes dépenses.”
“L'interface est claire, intuitive et parfaitement adaptée aux exigences suisses (TVA, devises, adresses, etc.). Les fonctionnalités de personnalisation des factures, de suivi des paiements et de relances automatiques nous font gagner plusieurs heures par semaine.”
“C'est si facile à utiliser que j'ai été productif immédiatement. Les fonctionnalités de gestion des dépenses, en particulier le traitement des images, ont été fluides et semblent parfaites.”
“Je cherchais une solution simple qui comptabilise aussi automatiquement les achats de ma boutique en ligne. Grâce à l'intégration Zapier, ça fonctionne sans problème.”
“Au top si vous êtes en Suisse, je vous recommande cette plateforme, tout est simple et vous avez accès à vos statistiques au complet et même aux chiffres que vous devez déduire à la TVA.”
“L'application est simple d'utilisation, très pratique depuis le smartphone ou l'ordinateur. Les concepteurs très réactifs pour les améliorations. 👍👍👍”
Ce que Magic Heidi ne fait pas
Magic Heidi est conçu pour les indépendants, pas pour les PME avec du personnel et un stock. Ces quatre choses, tu ne les trouveras pas chez nous. C'est voulu.
Pas de gestion des salaires
Pour les fiches de salaire de tes employés, utilise un outil spécialisé.
Pas de gestion de stock
Pas de suivi des stocks. Pour les livraisons partielles, il y a les bulletins de livraison.
Pas de bilan
La comptabilité en partie double d'une Sàrl ou d'une SA, c'est le travail de ta fiduciaire. Toi, tu fournis l'export.
Pas de rôles d'équipe
Il existe un accès pour ta fiduciaire ou ton associé, mais pas de gestion des droits.
Tout le reste te convient ? Essaie.
Toutes les fonctionnalités gratuites avec 3 factures et 3 justificatifs, sans carte de crédit et sans limite de temps.
Questions sur les fonctionnalités
Quelles fonctionnalités propose Magic Heidi ?
Tout ce dont une entreprise individuelle a besoin au quotidien : factures QR, devis, rappels de paiement automatiques, scan IA des justificatifs, rapprochement bancaire, décompte TVA et l'export pour le bouclement annuel. S'y ajoutent la gestion des clients, la saisie des heures sur la facture, les factures récurrentes, l'accès fiduciaire, Zapier et une API. Le tout fonctionne sur iPhone, iPad, Android, Mac, Windows et sur le web.
Toutes les fonctionnalités sont-elles incluses dans le plan gratuit ?
Oui. Tu testes chaque fonctionnalité de cette liste avec 3 factures et 3 justificatifs, au total et sans limite de temps. Pas besoin de carte de crédit. Ensuite, Pro coûte CHF 24.99 par mois avec l'abonnement annuel (CHF 299) ou CHF 39 par mois, TVA incluse. Pro inclut une garantie satisfait ou remboursé de 30 jours et se résilie à tout moment dans l'app. Détails sur la page prix.
Ai-je besoin de connaissances en comptabilité ?
Non. Tu fais tes factures et tu photographies tes justificatifs, Heidi les classe par catégorie et calcule la TVA. Pas de plan comptable, pas d'écritures. En fin d'année, tu transmets l'export Excel à ta fiduciaire.
Puis-je saisir mes heures avec Magic Heidi ?
Oui, directement sur la facture. Tu choisis une position à l'heure, tu saisis le tarif horaire, la date et l'heure de début et de fin, et Heidi calcule le montant. La facture reste un brouillon jusqu'à l'envoi, tu peux donc cumuler tes heures tout le mois. Les heures d'un autre outil de saisie du temps s'importent en Excel ou CSV.
Magic Heidi envoie-t-il les rappels de paiement automatiquement ?
Oui. Dès qu'une facture est en retard, un rappel de paiement aimable part par e-mail à ton client. Tu peux aussi créer toi-même une lettre de relance avec le montant dû. Tu saisis les paiements partiels, et Heidi calcule le solde. En savoir plus sur les rappels de paiement automatiques.
Puis-je facturer des clients à l'étranger ?
Oui. Tu choisis la langue (FR, DE, IT, EN ou RM) et la devise, par exemple EUR, USD ou GBP. Pour tes clients à l'étranger, tu enregistres des coordonnées bancaires adaptées, par exemple chez Wise ou Revolut, et elles remplacent la section paiement QR. La mention TVA, par exemple « lieu de la prestation à l'étranger », s'ajoute dans le pied de page. Voir le tutoriel
Magic Heidi gère-t-il aussi les salaires ou un bilan ?
Non. Magic Heidi couvre la comptabilité simplifiée, suffisante pour les entreprises individuelles jusqu'à CHF 500'000 de chiffre d'affaires. En savoir plus sur la page logiciel de comptabilité.
Puis-je reprendre mes données depuis Excel ou bexio ?
Oui. Tu glisses clients, factures ou dépenses dans l'app en Excel, CSV ou PDF, et l'IA attribue elle-même les colonnes. Ou tu nous envoies tes listes à hello@magicheidi.ch et on les importe gratuitement. Si tu viens de bexio, jette un œil à Magic Heidi vs bexio.
Où mes données sont-elles stockées ?
Tes factures, justificatifs et données clients sont stockés chiffrés sur des serveurs à Zurich. Certaines fonctionnalités, comme le scan IA des justificatifs, utilisent des services qui traitent une partie des données hors de Suisse. Une sauvegarde est faite chaque semaine, et tu peux exporter toutes tes données à tout moment. Détails sur la page sécurité.
Il me manque une fonctionnalité. Que faire ?
Écris à hello@magicheidi.ch ou appelle-nous : le support répond en français, allemand, italien et anglais. Nathan, le fondateur, répond souvent lui-même. Plusieurs utilisateurs racontent dans leurs avis que leurs demandes ont été réalisées rapidement. Lors de la prise en main gratuite de 30 minutes, tu vois tout de suite avec nous comment Magic Heidi s'adapte à ta façon de travailler.
Teste chaque fonctionnalité gratuitement
3 factures et 3 justificatifs inclus, sans carte de crédit. Plus de 5'000 indépendants en Suisse travaillent déjà avec Heidi.
