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Découvrez toutes les fonctionnalités de Magic Heidi
Toutes les fonctionnalités font partie de la section facturation
Outre le CHF, les factures peuvent être générées dans la plupart des devises à l'intérieur (EUR, GBP, PLN, ..) et à l'extérieur de l'Europe (AUD, NOK, NZD, ...)
Vous pouvez ajouter des notes d'en-tête aux factures (telles que le nom du projet ou une brève description) et des notes de pied de page (telles que des informations supplémentaires sur le service rendu ou un message personnel à votre client).
Par défaut, les factures sont arrondies aux cinq centimes les plus proches (0,99 -> 1), mais vous pouvez également désactiver cette option si vous souhaitez le montant exact.
Vous pouvez programmer la facturation automatique mensuelle ou annuelle. Idéal pour les abonnements.
Vous pouvez choisir n'importe quelle langue officielle suisse, plus l'anglais, pour la langue de la facture.
Vous pouvez copier les factures en un seul clic. Idéal si vous avez des factures très similaires et longues à créer.
Si vous disposez de conditions générales de vente, vous pouvez les télécharger et elles seront automatiquement jointes à chaque facture que vous générez.
Vous pouvez envoyer des factures à vos clients en un seul clic grâce à notre logiciel de facturation. Le client recevra un e-mail contenant votre logo et des informations complémentaires sur la facture.
Si nécessaire, vous pouvez ajouter à la facture différents articles avec des taux de TVA différents (par exemple, si les produits et services que vous vendez ont des taux de TVA différents).
Vous pouvez choisir d'ajouter le taux de TVA au prix de l'article ou de l'inclure dans ce prix.
Vous pouvez enregistrer les paiements dans l'application dès que votre facture est réglée. Si le client n'a payé qu'une partie du montant, vous pouvez également l'enregistrer et émettre une facture pour le solde.
Vous pouvez télécharger des confirmations de paiement dans l'application (par exemple, un relevé bancaire).
Vous pouvez créer des articles avec un titre et une description, ajouter des puces, insérer des espaces vides entre les articles, créer des en-têtes et plusieurs sections d'articles dans la facture.
Vous pouvez créer des articles facturés à l'heure, en indiquant l'heure de début et de fin ainsi que votre taux horaire. Le total sera calculé automatiquement et affiché sur la facture.
Vous pouvez filtrer les factures par état et rechercher les factures par nom du client, montant ou contenu.
Si vous possédez deux comptes bancaires suisses, vous pouvez les enregistrer tous les deux dans le système et choisir celui à utiliser pour chaque facture.
Si vous avez besoin d'indications particulières sur vos factures pour les paiements en EUR ou en USD par exemple, vous pouvez les indiquer.
Vous pouvez importer les relevés bancaires et les factures pour lesquelles vous avez déjà reçu le paiement ; celles-ci seront automatiquement marquées comme payées.
Lorsque vous recevez un paiement, vous pouvez générer des confirmations de paiement et les envoyer à votre client. Elles contiennent la date et les montants payés par le client, ainsi que la confirmation qu'aucun autre paiement n'est requis.
Permettez aux clients de ne payer qu'une partie de la facture et de réémettre la facture pour le montant restant.
Saisissez vos heures de travail et créez des factures précises incluant le temps passé pour vos clients.
Lorsqu'un paiement est dû depuis plus longtemps que le délai de paiement défini (30 jours par défaut), nous vous enverrons une notification et vous pourrez envoyer un rappel au client par e-mail.
Vous pouvez créer une note de bas de page par défaut qui s'appliquera uniquement aux notes. Idéal pour préciser, par exemple, la durée de validité d'une citation.
Vous pouvez envoyer le devis par courriel au client.
Si vous souhaitez afficher différentes options dans un devis, vous pouvez désactiver le total de la facture (par exemple, si votre devis contient l'option A et l'option B parmi lesquelles le client peut choisir l'une ou l'autre).
Toutes les fonctionnalités mentionnées pour les factures sont également disponibles pour les devis.
Ensemble complet de fonctionnalités pour simplifier la gestion des dépenses.
Vous pouvez télécharger tous types d'images et de documents à titre de frais.
Chaque document que vous téléchargez est automatiquement scanné et chaque champ (date, montant, TVA le cas échéant, description, catégorie) sera prérempli.
Vous pouvez définir la catégorie de dépenses et le mode de paiement des dépenses.
Vous pouvez filtrer et rechercher les dépenses par catégorie, nom et prix.
Vous pouvez télécharger plusieurs pièces jointes moyennant des frais.
Si la TVA est activée, le montant de la TVA payée sera enregistré et utilisé pour calculer vos taxes de TVA.
Sur votre téléphone, vous pouvez partager des images et des fichiers provenant d'autres applications directement dans Magic Heidi, et nous les importerons directement.
Vous pouvez saisir vos dépenses en devises étrangères ; le montant sera automatiquement converti au taux de change en vigueur le jour de la dépense. Toutes les devises sont prises en charge.
Vous pouvez créer des dépenses récurrentes (mensuelles ou annuelles) en une seule fois. Idéal pour enregistrer les dépenses régulières.
Vous pouvez saisir dans notre logiciel les articles coûteux que vous souhaitez amortir.
Il vous suffit de transférer vos notes de frais ou vos e-mails avec pièces jointes à import@scan.magicheidi.ch et ils seront automatiquement ajoutés à votre compte.
Suivez vos revenus et vos dépenses
Consultez vos revenus et vos dépenses par mois.
Consultez vos dépenses par catégorie (Voyages, Logiciels, ...)
Vous pouvez personnaliser les données pour les visualiser par trimestre, par semestre ou selon vos préférences.
Vous pouvez consulter vos bénéfices ainsi qu'une estimation (très approximative) du montant des impôts que vous devrez payer.
De nombreuses fonctionnalités pour faciliter la gestion des articles de vos factures.
Vous pouvez nous envoyer un courriel et nous importerons n'importe quelle liste d'articles pour vous.
Si vous facturez à l'heure, vous pouvez créer des articles horaires avec une heure de début et de fin ainsi qu'un taux horaire afin que le montant total soit calculé automatiquement.
Par défaut, si vous créez un nouvel article dans une facture, celui-ci ne sera pas enregistré, mais vous pouvez l'enregistrer en cliquant sur l'icône « Enregistrer ».
Vous pouvez créer des articles avec des valeurs négatives, par exemple : « Remise : -50.- ». Idéal pour appliquer des remises aux factures.
Pour des factures ultra-précises, vous pouvez créer des articles avec jusqu'à trois décimales, par exemple « 3,456 ».
Les clients sont importants ! Nous avons développé des fonctionnalités pour simplifier leur gestion.
Magic Heidi pré-remplit automatiquement le nom de la ville à partir du code postal.
Vous pouvez télécharger des fichiers destinés à votre client (contrats, informations, etc.).
Vous pouvez consulter vos revenus pour un client spécifique et les factures relatives à ce client.
Vous pouvez configurer l'adresse e-mail d'un client pour lui envoyer les factures par e-mail.
Vous pouvez ajouter des notes privées concernant un client (style CRM).
Vous disposez de deux lignes pour le nom du client, ce qui vous permet d'indiquer à la fois la raison sociale et le nom d'une personne en particulier au sein de l'entreprise facturée.
Par exemple :
Nestlé S.A.
John Doe, Service MarketingVous pouvez nous envoyer un courriel et nous importerons une liste de clients pour vous.
Exportez les données pour vos déclarations fiscales ou votre comptable.
Vous pouvez exporter votre rapport annuel fiscal complet, présentant les recettes et les dépenses par catégorie ainsi que le bénéfice restant. Ce rapport inclut également une liste détaillée de chaque dépense et facture, avec le mode de paiement, la date et d'autres informations.
Vous pouvez exporter un fichier ZIP contenant toutes vos factures et notes de frais dans leur format d'origine (PDF, PNG, JPEG, etc.). Idéal pour vos sauvegardes personnelles ou pour votre comptable.
Différentes fonctionnalités ont été intégrées pour vous faciliter la gestion de votre compte.
Vous pouvez régler votre abonnement Pro mensuellement ou annuellement. Dans ce dernier cas, le paiement peut également se faire par facture.
Si plusieurs personnes doivent se connecter, vous pouvez donner accès au même compte à différentes personnes.
Vous pouvez vous connecter à votre compte sur les applications mobiles, les applications de bureau et l'application Web avec la même adresse e-mail ou la même méthode de connexion (connexion Google/Apple).
Mac (natif), Windows (natif), Web (URL), iOS (natif iPad + iPhone), Android (natif)
Vous pouvez utiliser Magic Heidi pour envoyer directement par e-mail des factures, des devis, des rappels et des confirmations de paiement.
Vous pouvez définir plusieurs destinataires pour les e-mails (par exemple, si vous devez envoyer la facture à votre client et à son équipe comptable).
Vous pouvez personnaliser l'adresse e-mail de réponse. C'est idéal pour mieux gérer les destinataires des réponses aux factures envoyées par e-mail.
Le logo, le nom, le pied de page et les détails de la facture de votre entreprise seront directement intégrés à l'e-mail. Vous pouvez personnaliser tous ces paramètres.
Gardez une trace des dates d'envoi de vos e-mails à vos clients.
Connectez Magic Heidi ou intégrez-la à vos flux de travail existants.
Nous disposons d'une intégration Zapier complète pour importer les factures et les dépenses.
Nous disposons d'une API pour générer des factures.
Nous pouvons vous fournir des webhooks auxquels vous pouvez envoyer des données pour importer des factures ou des dépenses.