FAQ Facturation Suisse : Tout ce qu'il faut savoir en 2026

QR-Factures & bulletins de versement

Qu'est-ce qu'une QR-facture et est-elle obligatoire en Suisse ?

Oui, les QR-factures sont obligatoires depuis le 1er octobre 2022, remplaçant totalement les anciens bulletins de versement rouges et oranges.

Une QR-facture est une facture avec une section paiement intégrée contenant un code QR suisse scannable. Ce code contient toutes les informations de paiement : IBAN, montant, devise (CHF ou EUR), coordonnées du créancier et du débiteur. Les clients scannent simplement le code avec leur application bancaire pour payer instantanément.

Mise à jour importante 2025 : Depuis le 22 novembre 2025, la version 2.3 des directives suisses de mise en œuvre exige des adresses structurées (champs séparés pour rue, numéro, code postal et ville). Assurez-vous que votre logiciel de facturation génère des QR-factures conformes.

Quelle différence entre un IBAN standard et un QR-IBAN ?

Les deux sont valides pour les QR-factures, mais servent des objectifs différents :

QR-IBAN :

• IBAN spécial commençant par « CH » suivi de codes d'institution spécifiques
• Contient un numéro de référence QR (27 chiffres)
• Permet le rapprochement automatique des paiements sans réconciliation manuelle
• Idéal pour les entreprises traitant de nombreuses transactions

IBAN standard :

• Numéro de compte bancaire suisse classique
• Utilise une référence non structurée ou référence créancier (ISO 11649)
• Nécessite le champ d'informations supplémentaires de 140 caractères
• Suffisant pour la plupart des petites entreprises et indépendants

Vous n'avez pas besoin d'un QR-IBAN pour émettre des QR-factures valides. Un IBAN standard convient parfaitement à la plupart des professionnels indépendants.

Puis-je envoyer des QR-factures à des clients hors de Suisse ?

Oui, mais avec des limitations.

La QR-facture est conçue pour les paiements domestiques suisses et les paiements depuis le Liechtenstein. Les clients internationaux ne peuvent généralement pas scanner les codes QR suisses avec leurs applications bancaires.

Bonne pratique pour les clients internationaux :

• Incluez la section paiement QR-facture (légalement requise)
• Fournissez également les coordonnées de paiement en texte clair
• Précisez IBAN, code BIC/SWIFT et adresse de la banque
• Envisagez des plateformes de paiement internationales pour les clients réguliers

Les logiciels de facturation modernes comme Magic Heidi incluent automatiquement le code QR et les informations de paiement textuelles, garantissant que tous les clients peuvent payer facilement.

Dois-je inclure un code QR sur chaque facture ?

Oui, si votre facture déclenche un paiement en Suisse, elle doit inclure un code QR suisse valide.

Les seules exceptions sont :

• Les factures envoyées exclusivement à des clients étrangers (bien qu'inclure la QR-facture ne pose pas de problème)
• Les notes de crédit ou documents purement informatifs
• Les arrangements de prélèvement automatique récurrents ne nécessitant aucune action de paiement

Pour toute facturation B2B et B2C standard en Suisse, la QR-facture est obligatoire. La non-conformité peut retarder les paiements et créer des complications administratives.

TVA & Fiscalité

Dois-je m'inscrire à la TVA en Suisse ?

Vous devez vous inscrire à la TVA lorsque votre chiffre d'affaires annuel dépasse CHF 100'000.

Ce seuil s'applique aux entreprises et indépendants fournissant des biens ou services en Suisse. Pour les associations et fondations à but non lucratif, la limite est de CHF 150'000.

Points clés :

• Le chiffre d'affaires inclut tous les revenus avant déduction des charges
• Vous pouvez vous inscrire volontairement en dessous du seuil
• L'inscription est obligatoire dans les 30 jours suivant le dépassement du seuil
• Les entreprises étrangères fournissant des services en Suisse peuvent avoir des règles différentes

Une fois inscrit, vous devez facturer la TVA, soumettre des déclarations TVA trimestrielles ou semestrielles et tenir des registres conformes.

Quels sont les taux de TVA actuels en Suisse ?

La Suisse utilise trois taux de TVA depuis 2024 :

• 8.1% - Taux normal pour la plupart des biens et services
• 2.6% - Taux réduit pour les produits de première nécessité (alimentation, boissons non alcoolisées, livres, journaux, médicaments)
• 3.8% - Taux spécial pour l'hébergement (hôtels, restaurants, traiteurs)

Ces taux s'appliquent au total de votre facture. Affichez toujours le montant TVA séparément sur les factures, en indiquant clairement le montant net et le montant brut.

Comment gérer la TVA si je ne suis pas assujetti ?

Si vous êtes en dessous du seuil de CHF 100'000 et non inscrit volontairement, vous ne facturez simplement pas la TVA.

Vos factures ne doivent afficher aucun montant de TVA. Incluez une mention comme « Exonéré de TVA - petite entreprise » ou « Non assujetti à la TVA » pour clarifier votre statut.

Important : Vous ne pouvez pas déduire la TVA en amont sur vos dépenses professionnelles si vous n'êtes pas inscrit. Cela signifie que vous payez la TVA sur vos achats sans pouvoir la récupérer. De nombreuses entreprises choisissent l'inscription volontaire pour récupérer la TVA en amont, même sous le seuil.

Que se passe-t-il si j'émets une facture avec un montant TVA erroné ?

Vous devez la corriger immédiatement avec une note de crédit ou une facture rectifiée.

L'Administration fédérale des contributions est stricte concernant l'exactitude de la TVA. Si vous facturez trop de TVA, vous devez rembourser la différence. Si vous en facturez trop peu, vous restez redevable du montant correct aux autorités fiscales.

Bonne pratique :

1. Émettez une note de crédit pour la facture incorrecte
2. Générez une nouvelle facture avec le calcul TVA correct
3. Conservez les deux documents dans vos archives
4. Informez votre client de la correction

Un logiciel de facturation de qualité évite ces erreurs en calculant automatiquement la TVA selon les taux en vigueur et votre statut d'assujettissement.

Légal & Conformité

Quelles informations une facture suisse doit-elle contenir ?

La loi suisse exige ces éléments obligatoires sur chaque facture :

Informations sur l'entreprise :

• Votre raison sociale complète ou nom commercial enregistré
• Adresse complète de l'entreprise
• Numéro de TVA (si applicable)

Informations sur le client :

• Nom complet ou raison sociale du client
• Adresse complète

Détails de la facture :

• Numéro de facture unique (séquentiel et sans interruption)
• Date de la facture
• Date de livraison ou de prestation (si différente de la date de facture)
• Description détaillée des biens ou services
• Quantité et prix unitaire
• Montant net, taux TVA, montant TVA et total brut
• Conditions de paiement et date d'échéance
• Section paiement avec QR-facture (pour les factures déclenchant un paiement)

L'absence d'éléments obligatoires peut invalider les factures à des fins de déduction fiscale et créer des problèmes de conformité.

Combien de temps dois-je conserver les factures en Suisse ?

Vous devez conserver toutes les factures pendant 10 ans.

Cette période de conservation, définie à l'article 958f du Code des obligations suisse, commence à la fin de l'année fiscale à laquelle la facture se rapporte.

Ce que « conservation » signifie :

• Les documents doivent rester lisibles pendant toute la période
• Vous devez prouver l'authenticité et l'intégrité (aucune modification)
• Le stockage peut être physique ou numérique
• Vous devez pouvoir récupérer les documents dans un délai raisonnable pour les audits

Conseils de stockage :

• Utilisez une sauvegarde cloud pour les factures numériques
• Maintenez des conventions de nommage cohérentes
• Des sauvegardes régulières évitent la perte de données
• Envisagez un logiciel d'archivage professionnel avec fonctions de conformité intégrées

Magic Heidi archive automatiquement toutes les factures avec un stockage inviolable, garantissant le respect de l'exigence des 10 ans sans effort.

Les factures électroniques sont-elles légalement valides en Suisse ?

Oui, les factures électroniques (e-factures) sont pleinement valides et juridiquement équivalentes aux factures papier.

Depuis le 1er janvier 2018, les signatures numériques ne sont plus obligatoires. Cependant, vous devez assurer :

• Authenticité : Preuve que la facture provient de l'expéditeur déclaré
• Intégrité : Preuve que le contenu n'a pas été modifié
• Lisibilité : Le contenu reste accessible pendant toute la période de conservation

La plupart des entreprises atteignent la conformité grâce à des systèmes de contrôle interne fiables, des logiciels de facturation sécurisés ou des plateformes de gestion documentaire.

La facturation électronique est obligatoire pour les contrats B2G (entreprise-à-administration) dépassant CHF 5'000 avec les entités fédérales suisses. Pour les transactions B2B, elle est volontaire mais de plus en plus courante.

Quel est le délai de prescription pour les factures impayées ?

En Suisse, le délai de prescription général est de 10 ans pour les factures impayées.

Cependant, cela peut varier selon :

• Type de créance : Certains services spécifiques ont des délais plus courts
• Accords contractuels : Les parties peuvent convenir de conditions différentes
• Reconnaissance : Le délai recommence si le débiteur reconnaît la dette

Si un client demande une facture deux ans après la prestation, c'est légal — les créances restent valides jusqu'à 10 ans. Toutefois, les litiges concernant d'anciennes factures se résolvent mieux par une communication claire ou un conseil juridique.

Quel format utiliser pour la numérotation des factures ?

La loi suisse exige une numérotation consécutive, sans interruption et sans doublons.

Formats acceptables :

• Numéros séquentiels : 1, 2, 3, 4...
• Basés sur l'année : 2026-001, 2026-002, 2026-003...
• Séquences par client : séries séparées par client
• Alphanumériques : FAC-2026-001, FAC-2026-002...

Inacceptable :

• Numéros en double
• Interruptions dans la séquence (sauf factures délibérément annulées)
• Numéros aléatoires
• Recommencer la numérotation dans la même année

Un logiciel de facturation professionnel gère automatiquement la numérotation, assurant la conformité sans suivi manuel.

Facturation internationale

Comment facturer des clients dans l'Union européenne ?

Lorsque vous facturez des clients UE depuis la Suisse, le traitement de la TVA dépend de ce que vous vendez :

Pour les services (B2B) :

• Appliquez le mécanisme d'autoliquidation
• Facturez sans TVA suisse
• Le client paie la TVA dans son pays
• Incluez la mention : « TVA due par le preneur (autoliquidation) »
• Précisez le numéro de TVA intracommunautaire du client

Pour les biens :

• Règles complexes selon le mode de livraison et la valeur
• Peut nécessiter une inscription TVA dans le pays de destination
• Envisagez le guichet unique d'importation UE (IOSS) pour le e-commerce

Pour les services aux particuliers (B2C) :

• Règles différentes selon le type de service
• Certains services nécessitent une inscription TVA dans le pays du client

Les règles de facturation UE sont complexes. Consultez un conseiller fiscal pour les transactions transfrontalières à volume élevé.

Comment gérer les factures en différentes devises ?

La Suisse accepte les factures en francs suisses (CHF) et en euros (EUR).

Bonnes pratiques :

• Choisissez une devise principale pour la cohérence
• Précisez le taux de change et la date pour les montants convertis
• Considérez les préférences du client (les clients suisses préfèrent le CHF)
• Utilisez les taux de change officiels pour la comptabilité
• Gardez la devise cohérente au sein de la même relation client

Les QR-factures supportent CHF et EUR. Si vous facturez en EUR, assurez-vous que votre compte bancaire accepte les paiements en EUR, sinon les clients subiront des frais de conversion.

Puis-je facturer des clients internationaux avec des QR-factures ?

Oui, mais ils pourraient ne pas pouvoir les scanner.

Incluez les deux :

1. Section paiement QR-facture (pour les clients suisses et la conformité)
2. Coordonnées de paiement internationales en format texte :
   • Nom complet et adresse de la banque
   • Numéro IBAN
   • Code BIC/SWIFT
   • Nom et adresse du bénéficiaire

Cette double approche permet aux clients suisses de scanner et payer tandis que les clients internationaux disposent des informations nécessaires pour les virements bancaires traditionnels.

Utiliser un logiciel de facturation

Pourquoi utiliser un logiciel plutôt que des modèles ?

Les exigences de facturation suisses sont complexes et évolutives. Un logiciel garantit la conformité automatique :

Conformité automatique :

• Génération de QR-factures aux dernières normes (y compris mises à jour nov. 2025)
• Numérotation des factures sans interruption
• Taux TVA actuels appliqués correctement
• Champs obligatoires inclus
• Archivage 10 ans avec stockage inviolable

Gain de temps :

• Générez des factures en moins de 2 minutes
• Suivi automatique des paiements
• Import et rapprochement des relevés bancaires
• Factures récurrentes pour les clients réguliers
• Support multilingue

Apparence professionnelle :

• Image de marque cohérente sur toutes les factures
• Calculs sans erreur
• Génération PDF compatible mobile

Un indépendant passant 30 minutes par facture (avec des modèles) contre 2 minutes (avec un logiciel) économise 28 minutes par facture. À 50 factures par an, cela représente 23 heures — près de trois journées de travail.

Comment Magic Heidi assure-t-il la conformité ?

Magic Heidi est conçu spécifiquement pour les exigences du marché suisse :

✓ Génération automatique de QR-factures aux normes actuelles (y compris adresses structurées)
✓ Calculateur TVA intégré avec taux actuels (8.1%, 3.8%, 2.6%)
✓ Archivage numérique 10 ans avec preuve d'intégrité
✓ Numérotation séquentielle des factures sans interruption
✓ Support multilingue (allemand, français, italien, anglais)
✓ Import de relevés bancaires pour rapprochement automatique des paiements
✓ Scan de dépenses par IA pour une vue financière complète
✓ Disponible sur toutes les plateformes (iPhone, Android, Mac, Windows, Web)

Contrairement aux outils génériques, Magic Heidi comprend les réglementations suisses et se met à jour automatiquement quand les exigences changent. Concentrez-vous sur votre activité ; le logiciel gère la conformité.

Que se passe-t-il quand les règles de facturation suisses changent ?

Les exigences évoluent régulièrement — comme la mise à jour des QR-factures de novembre 2025 exigeant des adresses structurées.

Avec un logiciel professionnel :

• Les mises à jour se déploient automatiquement
• Vos factures restent conformes sans action de votre part
• Vous recevez des notifications sur les changements réglementaires
• Les factures historiques restent accessibles dans leur format original

Avec des modèles, vous devez rechercher manuellement les changements, mettre à jour les documents et espérer n'avoir manqué aucune exigence critique. Le risque de non-conformité augmente à chaque mise à jour réglementaire.

Dernière mise à jour : janvier 2026. Les informations reflètent les réglementations suisses actuelles. Pour des conseils fiscaux spécifiques, consultez un comptable ou fiduciaire certifié suisse.