Comment tenir une comptabilité pour indépendant en Suisse
Vous venez de lancer votre activité indépendante. Les premières factures sont parties. Mais une question vous hante : comment gérer votre comptabilité sans y passer vos nuits ? Bonne nouvelle : en Suisse, la comptabilité pour indépendants peut rester simple.
Devez-vous vraiment tenir une comptabilité ?
Oui. Mais la bonne nouvelle ? Jusqu'à CHF 500'000 de chiffre d'affaires annuel, une comptabilité simplifiée suffit. La plupart des freelances suisses peuvent utiliser la méthode "Milchbüechli" – simple, efficace, légale.
Comptabilité simplifiée vs comptabilité double
Quelle méthode choisir pour votre activité d'indépendant ?
La comptabilité simplifiée comprend :
- Liste de vos revenus (factures émises)
- Liste de vos dépenses professionnelles
- Calcul du bénéfice net (revenus - dépenses)
Avantages :
- ✅ Facile à tenir soi-même
- ✅ Pas besoin de fiduciaire
- ✅ Un simple fichier Excel suffit
Pour 90% des freelances, la comptabilité simplifiée est parfaitement adaptée.
Comment tenir votre comptabilité
pas à pas
Trois étapes essentielles pour une comptabilité en ordre
Étape 1 : Enregistrez chaque facture
Créez un tableau avec date, numéro, client, montant HT, TVA et date de paiement. Numérotez vos factures de manière séquentielle (2025-001, 2025-002...).
- Date de la facture
- Numéro de facture séquentiel
- Client et montant TTC
- Lien vers le document
Étape 2 : Listez vos dépenses déductibles
Toute dépense avec un lien clair vers votre activité professionnelle est probablement déductible (Article 27 LIFD).
- Frais de bureau et locaux
- Équipement professionnel
- Marketing et formation
- Assurances et cotisations
Étape 3 : Conservez vos justificatifs
La loi suisse impose de garder vos documents comptables pendant 10 ans. Photographiez vos tickets immédiatement.
- Facture ou ticket original
- Photo ou scan de qualité
- Lien dans votre comptabilité
- Sauvegarde sécurisée
Toutes les dépenses que vous pouvez déduire
Si vous pouvez établir un lien clair entre une dépense et votre activité professionnelle, elle est probablement déductible. Voici les catégories principales.
Dépenses déductibles par catégorie
Maximisez vos déductions fiscales légalement
Bureau et locaux
Loyer coworking, quote-part domicile, charges au prorata
Équipement
Ordinateur, téléphone, mobilier, logiciels et abonnements
Déplacements
Transports publics, frais kilométriques, parking clients
Marketing
Site web, publicité, cartes de visite, flyers
Formation
Cours, certifications, livres professionnels, conférences
Assurances
RC professionnelle, cotisations associations, frais fiduciaire
Les seuils critiques
à connaître en 2025
Deux seuils importants déterminent vos obligations : CHF 100'000 pour la TVA et CHF 500'000 pour la comptabilité complète.
Inscription obligatoire au registre TVA
Taux TVA standard 2025
Comptabilité complète obligatoire
Possible même sous le seuil TVA
Charges sociales AVS : ce que vous devez payer
En tant qu'indépendant, vous payez vous-même vos cotisations sociales. Pas d'employeur pour partager la note.
Taux AVS/AI/APG 2025
| Revenu annuel | Taux de cotisation |
|---|---|
| Moins de CHF 10'100 | Minimum CHF 530/an |
| CHF 10'100 à 60'500 | Taux dégressif (5.371% à 10%) |
| Plus de CHF 60'500 | 10% du revenu |
Exemple concret : Revenu net de CHF 80'000 → Cotisation AVS d'environ CHF 8'000/an
N'oubliez pas les autres charges :
- 🏥 Assurance maladie (obligatoire, à votre charge)
- 💰 Prévoyance professionnelle (2e pilier, facultatif pour indépendants)
- ⚠️ Assurance accidents (obligatoire si vous employez du personnel)
Le pilier 3a : votre meilleur ami fiscal
Chaque franc versé au pilier 3a est déductible de votre revenu imposable. Sur un taux marginal de 30%, CHF 7'056 versés vous économisent plus de CHF 2'100 d'impôts.
Plafonds pilier 3a 2025
| Situation | Plafond annuel |
|---|---|
| Avec caisse de pension (2e pilier) | CHF 7'056 maximum |
| Sans caisse de pension | 20% du revenu net, max CHF 35'280 |
Action immédiate : Ouvrez un compte 3a si ce n'est pas déjà fait. Versez le maximum chaque année avant le 31 décembre.
Excel ou logiciel comptable : que choisir ?
Comparaison des solutions pour tenir votre comptabilité d'indépendant en Suisse
| Critère | Magic Heidi | Google Sheets | Banana | Bexio |
|---|---|---|---|---|
| Prix annuel | Dès CHF 99 | Gratuit | Dès CHF 89 | Dès CHF 348 |
| Idéal pour | ✓ Freelances | ⚠ Très peu de transactions | ✗ Comptabilité traditionnelle | ✗ PME en croissance |
| Automatisation | ✓ Complète | ✗ Manuelle | ⚠ Limitée | ✓ Oui |
| Facturation intégrée | ✓ Oui | ✗ Non | ✗ Non | ✓ Oui |
| Scan IA des reçus | ✓ Inclus | ✗ Non | ✗ Non | ⚠ Option payante |
Scannez vos reçus en un instant
Prenez l'habitude de photographier vos tickets immédiatement. Les tickets de caisse s'effacent avec le temps. Magic Heidi extrait automatiquement les données grâce à l'IA.
Vos questions fréquentes
Dois-je engager un fiduciaire ?
Non, ce n'est pas obligatoire. En tant qu'indépendant, vous pouvez tenir votre comptabilité vous-même. Un fiduciaire devient utile si votre activité se complexifie ou si vous manquez de temps.
Que se passe-t-il si je ne tiens pas de comptabilité ?
L'administration fiscale estimera votre revenu – généralement à votre désavantage. En cas de contrôle, vous risquez des amendes et des rattrapages d'impôts avec intérêts.
Puis-je déduire mon bureau à domicile ?
Oui, si vous utilisez une pièce exclusivement pour votre activité. Calculez la quote-part au prorata de la surface (ex: bureau de 10m² dans un appartement de 80m² = 12.5% du loyer déductible).
Quand dois-je payer mes acomptes AVS ?
Généralement chaque trimestre. Votre caisse AVS cantonale vous envoie les bulletins de versement. Provisionnez environ 10% de votre revenu net.
Combien de temps garder mes documents ?
10 ans minimum. Conservez factures, relevés bancaires, contrats et justificatifs de dépenses.
Comment fonctionne la déclaration d'impôts ?
En fin d'année fiscale, vous déclarez votre revenu net (Revenus totaux - Dépenses déductibles). Joignez votre comptabilité, attestation AVS et justificatifs pilier 3a via le logiciel cantonal (VaudTax, GeTax, eTax...).
Les 5 principes d'une comptabilité réussie
Suivez ces règles simples pour une comptabilité sans stress
1. Enregistrez tout
Chaque facture, chaque dépense – sans exception
2. Gardez vos preuves
Photos de tickets, factures PDF, relevés bancaires
3. Restez organisé
Un système simple mais constant vaut mieux qu'un système complexe abandonné
4. Anticipez les charges
AVS, impôts, TVA si applicable – provisionnez régulièrement
5. Optimisez légalement
Pilier 3a, dépenses déductibles – chaque franc compte
Simplifiez votre comptabilité dès aujourd'hui
Magic Heidi combine facturation et comptabilité dans une interface simple, pensée pour les indépendants suisses. Fini les doubles saisies. Fini les oublis.
Dernière mise à jour : 2025. Les montants et taux mentionnés sont indicatifs. Consultez votre administration cantonale pour les informations officielles.