Cómo generar facturas conformes para Revolut Business
con Magic Heidi (paso a paso)

Revolut Business es ideal para autónomos y pequeñas empresas suizas que trabajan internacionalmente: cuentas multidivisa, cambio de divisas rápido, tarjetas modernas y exportaciones limpias.

Pero facturar en Suiza tiene expectativas muy específicas—y Revolut añade un giro extra: dependiendo de cómo esté configurada tu cuenta CHF, puede que necesites incluir una referencia de pago para que las transferencias entrantes se identifiquen correctamente.

Esta guía te muestra cómo crear facturas conformes a la normativa suiza usando Magic Heidi, con los campos correctos, los datos bancarios adecuados y la referencia necesaria—para que tus clientes puedan pagarte de forma fiable en CHF (y tú mantengas tu contabilidad en orden).

Nota: Este artículo ofrece orientación general sobre facturación en Suiza. Para IVA (MWST/TVA) y casos especiales transfronterizos, confirma los detalles con tu asesor fiscal/contable.

Por qué la facturación con Revolut Business puede fallar en Suiza (y cómo evitarlo)

Si estás acostumbrado a una cuenta bancaria suiza tradicional, podrías asumir que tu factura solo necesita un IBAN y el nombre de tu empresa. Con Revolut Business aparecen dos problemas comunes:

1) Tu cuenta CHF puede requerir una referencia de pago

Algunas configuraciones de Revolut (especialmente los datos de recepción CHF) pueden requerir una referencia de pago específica para enrutamiento y conciliación adecuados. Si la referencia falta o se copia incorrectamente, arriesgas:

• pagos que llegan sin atribución clara
• dolores de cabeza en conciliación manual
• retrasos mientras tú (o el cliente) investigan

2) Expectativas QR-factura vs datos bancarios no suizos

Los clientes suizos esperan cada vez más una sección de pago QR (QR-factura / QR-Rechnung). Pero las QR-facturas tienen reglas de compatibilidad. Si usas datos bancarios no suizos (p. ej., un IBAN no-CH) o datos que no son compatibles con QR-factura, puede que necesites facturar usando datos bancarios de transferencia internacional clásica en lugar de un código QR suizo.

Magic Heidi está diseñado para la realidad de facturación suiza, incluyendo la capacidad de añadir datos bancarios + referencia de pago de forma clara en tu factura.

Lista de verificación de conformidad de facturas suizas (rápida y práctica)

Elementos requeridos en la factura (Suiza)

Una factura suiza adecuada típicamente incluye:

• Datos del emisor: nombre legal, dirección (e idealmente país)
• Datos del cliente: nombre/nombre de empresa y dirección
• Fecha de factura
• Número de factura único y secuencial (sistema de numeración consistente)
• Descripción de productos/servicios (qué entregaste)
• Cantidad/precio unitario (cuando sea relevante)
• Subtotal / importe total
• Divisa (CHF, EUR, etc.)
• Condiciones de pago (p. ej., vencimiento a 10 días / 30 días)
• Datos de pago (datos bancarios y cualquier referencia requerida)
• Información de IVA (MWST/TVA) si aplica:
  • Número de IVA si estás registrado para IVA
  • Tipo(s) de IVA e importe(s) de IVA, o declaración clara si no se aplica IVA (depende de tu situación)

Conservación: guarda las facturas durante 10 años

En Suiza, las empresas normalmente deben conservar registros contables (incluyendo facturas) durante 10 años. Usa un sistema que te ayude a exportar, archivar y recuperar facturas cuando sea necesario.

Para una lista de verificación más detallada, consulta la guía de Magic Heidi:
Creación de facturas para Suiza: una guía completa (recurso interno).

Paso a paso: Genera facturas conformes para Revolut Business en Magic Heidi

El objetivo es simple:

1. Configura tu identidad empresarial una vez
2. Añade los datos de pago de Revolut (incluyendo cualquier referencia requerida)
3. Genera facturas que incluyan los campos esperados en Suiza (y la sección de pago correcta)

Paso 1: Añade tus datos empresariales (para que cada factura sea consistente)

En Magic Heidi, comienza completando tu perfil de emisor/proveedor:

• Nombre de empresa/nombre legal (o tu propio nombre si eres autónomo)
• Dirección (calle, código postal, ciudad, país)
• Email / teléfono (opcional pero recomendado para consultas de pago)
• Número de IVA (solo si estás registrado para IVA)

Por qué importa esto: La conformidad suiza no es solo sobre el pago. Una identidad de emisor clara + numeración de factura consistente son los básicos que reducen el ir y venir con clientes y fricciones futuras en auditorías.

Paso 2: Configura la numeración de facturas (secuencial y única)

Establece un esquema de numeración de facturas que mantendrás (ejemplos de patrones):

• 2026-001, 2026-002, … (año + secuencia)
• MH-000123 (prefijo + secuencia)

Mejor práctica: evita reiniciar números aleatoriamente a mitad de año y evita duplicados. Una secuencia limpia facilita la contabilidad y se ve profesional para clientes suizos.

Paso 3: Añade tus datos bancarios de Revolut Business en Magic Heidi

Ahora añade los datos de pago que tu cliente usará para pagarte.

En Magic Heidi, busca configuraciones de factura como:

• Personalizar facturas
• Datos de pago
• Datos bancarios

Añade:

• Nombre del titular de cuenta (debe coincidir con tu perfil de Revolut Business)
• IBAN (IBAN CHF si así recibes CHF)
• BIC/SWIFT (si es relevante)
• Nombre del banco (opcional pero útil)
• Divisa (p. ej., CHF)

Importante: Añade la referencia de pago de Revolut (si es requerida)

Si Revolut proporciona (o requiere) una referencia de pago para transferencias entrantes, inclúyela en el campo dedicado Referencia de pago (o equivalente) en Magic Heidi.

Qué escribir en la factura (recomendado):

• Una etiqueta clara como: Referencia de pago: XXXXXX
• Una instrucción breve: "Por favor incluya esta referencia con su transferencia bancaria."

Por qué esto se convierte en pago más rápido: los clientes no tienen que adivinar para qué es la referencia—y evitas transferencias no identificadas.

Consejo: Mantén la referencia copiable y pegable. Evita saltos de línea en medio de la cadena de referencia.

Paso 4: Genera tu factura (CHF y divisas internacionales)

Al crear una nueva factura en Magic Heidi:

1. Selecciona el cliente
2. Añade elementos de línea (descripciones de servicio/producto)
3. Confirma la divisa (CHF/EUR/USD según sea necesario)
4. Verifica las condiciones de pago (fecha de vencimiento)
5. Genera el PDF de la factura

Cómo se ve "conforme a normativa suiza" en el PDF final

Antes de enviar, verifica que el PDF incluya:

• número de factura + fecha
• tus datos completos de emisor
• datos del cliente
• totales claros (y líneas de IVA si aplica)
• datos bancarios correctos
• referencia de pago mostrada claramente (si es necesaria)

Esta verificación de 20 segundos previene el 80% de mensajes de "¿puedes reenviar la factura?".

Casos especiales comunes (y cómo manejarlos)

Caso especial 1: Tu cuenta de Revolut muestra datos bancarios no suizos

Si Revolut proporciona un IBAN que no es suizo (no-CH), puede confundir a clientes suizos—especialmente si esperaban una QR-factura.

Qué hacer:

• En Magic Heidi, cambia a Datos bancarios personalizados
• Añade el IBAN completo + BIC/SWIFT y dirección del beneficiario
• Añade una nota breve en la factura como:
  • "Transferencia bancaria internacional (SWIFT) — por favor incluya la referencia de pago."

Resultado: los clientes aún pueden pagar de forma fiable, y tu factura permanece estructurada y conforme.

Caso especial 2: Tu cliente está fuera de Suiza

La conformidad suiza se trata de la factura que emites como empresa suiza—no de la ubicación del cliente. Aún puedes emitir una factura suiza sólida a un cliente internacional.

Haz:

• especifica claramente la divisa
• usa datos de transferencia internacional si es más fácil para el cliente
• describe los servicios con precisión (útil para contabilidad transfronteriza)

Ten cuidado con el IVA: Si cobras IVA suizo depende de tu registro de IVA y las reglas del lugar de prestación. Si tienes dudas, confirma con tu asesor contable.

Caso especial 3: Facturas en EUR/USD pero estás basado en Suiza

Esto es común para empresas completamente remotas.

Mejor práctica:

• Asegura que la factura indique claramente la divisa
• Asegura que los datos de pago coincidan con la cuenta de divisa en la que quieres recibir
• Mantén tu numeración, fechas y campos emisor/cliente consistentes (ese es el núcleo de conformidad)

Revolut Business admite facturación y pagos en múltiples divisas dependiendo del método y configuración; consulta la documentación más reciente de Revolut para las opciones de divisa actuales.

Caso especial 4: Llegan pagos pero no puedes vincularlos a facturas

Esto generalmente se debe a uno de estos problemas:

• el cliente omitió la referencia de pago
• la referencia fue editada/acortada
• número de factura duplicado o poco claro
• múltiples facturas comparten importes idénticos y sin referencia

Solución:

• Haz la referencia y el número de factura muy visibles
• Añade una instrucción de una línea: "Por favor use número de factura + referencia de pago."
• Usa la numeración consistente de Magic Heidi para reducir ambigüedad

Siguiente paso: Mantén Revolut + contabilidad sin complicaciones (opcional, pero vale la pena)

Una vez que envíes facturas consistentes, probablemente querrás optimizar la administración:

• exporta transacciones de Revolut Business para conciliación
• conecta herramientas vía Zapier/Make donde esté disponible
• mantén facturas y referencias de pago consistentes para que la identificación sea fácil

Si Revolut es tu cuenta empresarial principal, también puede que quieras revisar los recursos e integraciones de Revolut Business de Magic Heidi:

• Resumen de Revolut Business (recurso interno)