Crear Gastos en bexio: La Guía Completa 2025
La entrada manual de gastos cuesta a las PYMES suizas una media de 4+ horas al mes. Es tiempo mejor invertido en hacer crecer tu negocio.
Por Qué Registrar Gastos Es Tedioso
bexio sirve a más de 90.000 pequeñas empresas en Suiza por buenas razones—es completo y cumple con la normativa suiza. Pero en gestión de gastos, incluso los usuarios fieles admiten que el proceso puede resultar tedioso.
4+ Horas Mensuales
Tiempo medio en entrada manual de gastosDocenas de Clics
Cuando uno sería suficienteSin Aprendizaje
Las mismas categorías, una y otra vezQué Necesitas Antes de Crear Gastos
Reúne estos elementos esenciales antes de crear tu primer gasto en bexio.
Nota sobre cumplimiento suizo: Sus recibos deben incluir el nombre y dirección del proveedor, fecha, descripción de bienes/servicios, importe con IVA y número de IVA para gastos superiores a CHF 400.
Crear un Gasto vía Interfaz Web de bexio
Este es el método tradicional que la mayoría de usuarios conoce. Aquí está el proceso actualizado de 2025.
Paso 1: Navegar a Compras
Inicie sesión en su cuenta de bexio en app.bexio.com. En la barra lateral izquierda, haga clic en "Compras" y seleccione "Gastos" del menú desplegable.
Paso 2: Iniciar un Nuevo Gasto
Haga clic en el botón azul "Nuevo gasto" en la esquina superior derecha. Verá un formulario con varios campos a completar.
Paso 3: Introducir los Datos Básicos
Complete la información requerida:
- Título: Describa el gasto claramente (ej., "Material oficina Digitec" o "Comida cliente Zúrich")
- Fecha: Seleccione cuándo ocurrió el gasto
- Importe: Introduzca el total incluyendo IVA
- Tipo de IVA: Elija el tipo suizo correcto
Paso 4: Subir el Recibo
Arrastre su archivo de recibo a la zona de carga, o haga clic para buscar. bexio acepta archivos PDF, JPG y PNG.
Importante: A diferencia de la app móvil, la interfaz web no extrae datos automáticamente de sus archivos. Debe verificar manualmente cada campo.
Paso 5: Asignar la Cuenta
Seleccione la cuenta de gastos apropiada del desplegable. Opciones comunes:
- 4000 – Gastos de material
- 6000 – Alquiler
- 6500 – Material de oficina
- 6640 – Gastos de vehículo
- 6700 – Gastos de viaje
Paso 6: Guardar el Gasto
Revise todos los campos para verificar su exactitud. Haga clic en "Guardar" para almacenar el gasto como borrador, o "Guardar y contabilizar" para registrarlo directamente en sus cuentas.
⏱️ Tiempo requerido: 3-5 minutos por gasto
Usar la App Móvil bexio Go
La app móvil de bexio añadió escaneo de recibos con IA en actualizaciones recientes. Es más rápido que la interfaz web.
Cómo Funciona bexio Go
- Abra la app bexio Go en su smartphone
- Toque el icono de cámara para escanear un recibo
- La IA intenta extraer fecha, importe y tipo de IVA
- Revise los datos sugeridos y corrija errores
- Guarde el gasto
Las Limitaciones
- Las extracciones con IA están limitadas: 5-50 por mes según su plan
- La precisión varía—seguirá verificando manualmente la mayoría de campos
- La interfaz de la app se siente anticuada comparada con alternativas más nuevas
- Las reseñas de usuarios mencionan que la app iOS es "apenas usable"
⏱️ Tiempo requerido: 2-3 minutos por gasto (más tiempo de corrección)
Usar bexio Pay
Para empresas con mayor volumen de gastos, bexio ofrece bexio Pay—un complemento inteligente de gestión de gastos.
Cómo Funciona
- Tarjetas de empresa emitidas a empleados
- Las transacciones se sincronizan automáticamente con bexio
- Coincidencia de recibos mediante foto
- Flujos de aprobación para gerentes
¿Vale la Pena?
bexio Pay añade comodidad pero conlleva costes adicionales. Es más adecuado para equipos con 5+ empleados que realizan compras regularmente.
Para autónomos y equipos pequeños, el coste adicional raramente justifica el beneficio.
Precios de bexio: Cuánto Pagará
Entender sus costes le ayuda a evaluar alternativas.
| Plan | Coste Mensual | Extracciones IA | Ideal Para |
|---|---|---|---|
| Starter | CHF 45 | 5/mes | Autónomos |
| Pro | CHF 75 | 15/mes | Equipos pequeños (≤3) |
| Pro+ | CHF 125 | 50/mes | Empresas en crecimiento (≤25) |
Todos los planes incluyen prueba gratuita de 30 días. Sin costes ocultos.
El cálculo: Si procesa 30 gastos mensuales con el plan Starter, agotará las extracciones IA rápidamente y volverá a la entrada manual para más de 25 gastos.
Por Qué la Gestión de Gastos de bexio Frustra
A pesar de sus fortalezas en contabilidad, el flujo de gastos de bexio tiene puntos débiles documentados en reseñas reales de usuarios.
Demasiados Clics
"Cosas pequeñas necesitan docenas de clics cuando uno sería suficiente."Capacidades IA Limitadas
IA limitada a 5-50 escaneos mensualesNo Aprende con el Tiempo
Categorizará 'Digitec' como material de oficina cada vezInterfaz Anticuada
"Aproximadamente 10 años desactualizada" – Reseña G2Excesivo para Autónomos
Pagando por funciones que nunca usaráLa Alternativa Moderna: Magic Heidi
Gestión de gastos con IA diseñada para autónomos y pequeñas empresas suizas. Arrastra, suelta, listo.
Registro de Gastos en 30 Segundos
Sin navegar menús. Sin entrada manual de campos. Sin límites mensuales de extracción.
- 📥Arrastra y Suelta
Suelta tu factura o recibo en la app
- 🤖La IA Extrae Todo
Fecha, importe, proveedor, IVA, categoría—automáticamente
- ✅Un Clic para Confirmar
Eso es todo. Listo.
- 🧠Aprende con el Tiempo
Se vuelve más inteligente con cada gasto
- Factura #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Factura #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Factura #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
bexio vs. Magic Heidi
Vea la diferencia en los enfoques de gestión de gastos.
| Característica | bexio (Web) | bexio Go | Magic Heidi |
|---|---|---|---|
| Tiempo por gasto | 3-5 min | 2-3 min | 30 segundos |
| Extracción de datos | ✗ Manual | ⚠ IA Limitada | ✓ IA Completa |
| Límite IA mensual | Ninguno (manual) | 5-50 | ✓ Ilimitado |
| Algoritmo de aprendizaje | ✗ No | ✗ No | ✓ Sí |
| Gestión IVA suizo | ✓ | ✓ | ✓ |
| Soporte facturas QR | ✓ | ✓ | ✓ |
Ahorro Real de Tiempo.
Dinero Real de Vuelta.
Si procesa 30 gastos mensuales, el cálculo es simple: bexio web toma 2 horas. Magic Heidi toma 15 minutos. Son 1 hora y 45 minutos ahorrados al mes—más de 20 horas anuales.
Anualmente en registro de gastos
A tarifa de CHF 50/hora
Tiempo de procesamiento de gastos
Arrastra, suelta, listo
Cuándo Elegir Qué
Ambas herramientas tienen su lugar. Así puede decidir.
Consejos para una Gestión de Gastos Más Rápida
Independientemente del software que use, estos hábitos ahorran tiempo.
Procese Gastos Semanalmente
No deje que se acumulen los recibos. Una sesión semanal de 15 minutos supera una lucha mensual de 2 horas.
- Programe un recordatorio recurrente
- Procese recibos cada viernes
- No pierda nunca más un recibo
- Esté listo para auditorías todo el año
Use Nombres Consistentes
'Material oficina Digitec' siempre—no 'Cosas oficina' o 'Compra Digitec'. La consistencia acelera los informes.
- Cree convenciones de nombres
- Documente sus categorías
- Entrene la IA más rápido con consistencia
- Haga los informes más legibles
Fotografíe Inmediatamente
El papel se deteriora. Tome una foto en el momento de recibir el recibo. La IA moderna maneja ángulos y sombras.
- Use la cámara de su teléfono
- No espere hasta después
- Almacene copias digitales de forma segura
- Cumpla con los requisitos suizos
Conozca los Tipos de IVA Suizos
- 7,7% – Tipo estándar (mayoría de bienes y servicios)
- 2,5% – Tipo reducido (alimentos, libros, medicamentos)
- 0% – Exento (sanidad, educación, seguros)
Cree un Spesenreglement
Una política de gastos escrita (Spesenreglement) no es solo buena práctica—es requisito para deducciones fiscales a tanto alzado. Las directrices suizas permiten:
- Comidas principales: máx. CHF 30
- Coche particular: máx. 70 céntimos/km
- Pequeños gastos diarios: CHF 20
Preguntas Frecuentes
¿Puede bexio extraer datos automáticamente de los recibos?
Sí, pero con límites. La app bexio Go ofrece extracción con IA para 5-50 recibos mensuales según su plan. Después, introduce los datos manualmente.
¿Cuál es la diferencia entre un gasto y una factura de proveedor en bexio?
Un gasto es un pago directo que usted hizo (como comprar material de oficina con su tarjeta). Una factura de proveedor es una factura de un vendedor que pagará después. Ambos reducen sus beneficios pero fluyen por cuentas diferentes.
¿Cómo gestiono gastos en moneda extranjera en bexio?
En el formulario de gastos, seleccione la moneda original e introduzca el importe extranjero. bexio convierte usando sus tipos de cambio integrados, o puede introducir el importe real en CHF que pagó.
¿Hay una forma más rápida de introducir gastos en bexio?
La app móvil bexio Go es más rápida que la interfaz web para escanear. Para la experiencia más rápida en general, considere herramientas nativas de IA como Magic Heidi que eliminan la entrada manual por completo.
¿Cuántos gastos puedo crear en bexio?
Gastos ilimitados en todos los planes. Solo las extracciones con IA están limitadas.
¿Funciona Magic Heidi con mi banco suizo?
Magic Heidi se centra en la gestión de gastos y facturas. Para conexiones bancarias, puede exportar datos a su software de contabilidad existente o usar las funciones de contabilidad integradas.
Conclusión
bexio sigue siendo un sólido software de contabilidad suizo. Para gestión financiera completa—nóminas, inventario, CRM, informes—cumple.
Pero si el registro de gastos es su cuello de botella, está usando un mazo para colgar un cuadro.
Herramientas modernas como Magic Heidi fueron creadas para una cosa: hacer la gestión de gastos sin esfuerzo. Arrastra, suelta, listo.
El cálculo es simple: Si su tiempo vale CHF 50/hora, ahorrar 20 horas anuales significa CHF 1.000 de vuelta a su bolsillo—o reinvertidos en su negocio.
¿Listo para Dejar de Temer el Registro de Gastos?
Pruebe Magic Heidi gratis y procese sus primeros 10 gastos en menos de 5 minutos. Sin tarjeta de crédito. Compatible con su configuración actual de bexio.