Guía Bexio 2025

Cómo registrar un gasto en Bexio

La guía definitiva para emprendedores suizos. Aclara por fin la diferencia entre gastos y facturas de proveedores, y ahorra hasta 12 horas al mes en tu gestión administrativa.

Lista de gastos en Magic Heidi

Acabas de pagar una comida de negocios con tarjeta. Tienes el recibo en la mano. ¿Y ahora qué? Si usas Bexio, probablemente ya has dudado entre "Gastos" y "Facturas de proveedores".

Esta confusión cuesta tiempo. Mucho tiempo.

Más de 90.000 pymes suizas usan Bexio para su contabilidad. Sin embargo, la distinción entre estas dos funciones sigue siendo confusa para la mayoría de usuarios.

Gastos vs Facturas de Proveedores

Antes de hacer clic en cualquier lugar de Bexio, entiende esta regla simple que lo cambia todo.

💳
Gasto (Aufwendung)El dinero ya salió: tarjeta, efectivo, cargo realizado
📄
Factura de ProveedorEl dinero saldrá después: factura con plazo de pago
❓
La Prueba DecisivaHazte esta pregunta: ¿Ya pagué?
Ejemplos Concretos

Saber Clasificar Cada Situación

Una tabla simple para no volver a dudar nunca

SituaciónTipo en Bexio
🚗 Gasolina pagada en la estaciónGasto
📱 Factura de Swisscom recibida por emailFactura de proveedor
🍽️ Comida de negocios pagada con tarjetaGasto
🏢 Alquiler de oficina (transferencia mensual)Factura de proveedor
📦 Material comprado en MigrosGasto

Esta distinción impacta directamente en tu contabilidad. Un error aquí falsea tu tesorería previsional y complica el trabajo de tu asesor fiscal.

Método 1

Registrar un Gasto Ya Pagado

Pagaste con tarjeta. Aquí te explicamos cómo registrar correctamente este gasto en Bexio, paso a paso.

Registro de gasto en móvil
Paso a Paso

El proceso completo en Bexio

Sigue estos 5 pasos para un registro perfecto de tus gastos

  • Accede a Compras → Gastos en el menú izquierdo
  • Haz clic en 'Nuevo gasto' en la esquina superior derecha
  • Completa descripción precisa, importe con IVA, fecha, cuenta de gastos, tasa de IVA
  • Adjunta el justificante (foto o PDF) - obligatorio para controles fiscales
  • Guarda - el gasto aparece inmediatamente en tu contabilidad
Proceso de registro de gastos

💡 Consejo pro: La cuenta de liquidación

Si pagas regularmente con tu tarjeta personal para la empresa, crea una cuenta "Anticipos empleado" o "Cuenta corriente socio". Esto facilita el reembolso y la trazabilidad.

Método 2

Registrar una Factura de Proveedor

Una factura llega por correo o email. El pago se realizará más tarde. Aquí está el proceso completo.

Lista de facturas de proveedores
Facturas QR

Las Facturas QR Suizas

Desde 2022, los boletines de pago tradicionales desaparecieron. Las facturas QR simplifican radicalmente el proceso.

Aplicación Móvil

Bexio Go: La Revolución Móvil

La aplicación bexio Go transforma tu smartphone en un escáner inteligente. La tecnología Scan2Go analiza automáticamente el importe, la fecha, la tasa de IVA y el tipo de gasto.

Aplicación Bexio Go en smartphone
Suscripciones

Límites de Extracción IA por Suscripción

Según tu suscripción de Bexio, dispones de un número limitado de extracciones automáticas por mes

SuscripciónExtracciones IA/mesPrecio/mes
StarterStarter5 extraccionesCHF 45.-
ProPro25 extraccionesCHF 75.-
Pro+Pro+50 extraccionesCHF 125.-

💡 Más allá de estos límites, siempre puedes escanear manualmente sin restricción.

Bexio Pay:
Automatización Total

Para ir aún más lejos, bexio Pay ofrece una tarjeta de pago dedicada. Cada transacción se registra y categoriza automáticamente.

🇨🇭 Solución Suiza
💳 Tarjeta Dedicada
⚡ Automatizado
📊 Tiempo Real
🚫
Cero Entrada Manual

Registro automático

🔄
Conciliación Auto

Correspondencia bancaria

📎
Justificantes Vinculados

Documentos adjuntos al instante

👁️
Visibilidad en Tiempo Real

Seguimiento de gastos en vivo

Integración Bancaria

Conectar Tu E-Banking

La integración bancaria transforma Bexio de una herramienta de entrada de datos en una plataforma de gestión automatizada

Bancos Compatibles

La mayoría de bancos suizos son compatibles: UBS, Credit Suisse, PostFinance, Raiffeisen, ZKB, y otros. Verifica la compatibilidad en la configuración de tu cuenta.

💡 Recuperación del IVA

Si estás sujeto al IVA, recuperas el IVA de tus compras profesionales. Un registro correcto en Bexio es esencial para tu declaración trimestral.

Punto importante: Los recibos de menos de CHF 400.- no necesitan mencionar el nombre de tu empresa. Por encima de ese importe, asegúrate de que tus datos figuren en la factura.

Productividad

Rutinas Eficaces

La regularidad vence a la intensidad. Estas son las rutinas de los emprendedores organizados.

Obligaciones Legales Suizas

¿Quién debe llevar contabilidad completa?

  • Facturación > CHF 500.000/año: Contabilidad de partida doble obligatoria
  • Facturación < CHF 500.000/año: Contabilidad simplificada autorizada para empresarios individuales

Conservación de documentos

Los justificantes contables deben conservarse 10 años en Suiza. Bexio almacena tus documentos digitalmente, pero mantén también una copia de seguridad.

Alternativa

Magic Heidi: Gestión Simplificada

Si buscas una solución aún más rápida para el registro de gastos, Magic Heidi usa inteligencia artificial para automatizar completamente el proceso.

Magic Heidi escaneo de gastos
IA Inteligente

Escaneo IA en Segundos

Fotografía o sube tu recibo - la IA detecta automáticamente importe, fecha, moneda y categoría

  • 📸
    Fotografía

    Simple foto del recibo

  • 🤖
    IA Detecta

    Extracción automática

  • ✅
    Valida

    Un clic para confirmar

  • 🔄
    Sincroniza

    Directo a Bexio

Facturas
  • Factura #3

    Magic Heidi

    CHF 500

    Jan 29

  • Factura #2

    Webbiger LTD

    CHF 2000

    Jan 24

  • Factura #1

    John Doe

    CHF 600

    Jan 20

FAQ

Preguntas Frecuentes

¿Puedo modificar un gasto después de registrarlo?

Sí, mientras el período contable no esté cerrado. Accede al gasto y haz clic en 'Modificar'.

¿Cómo gestiono gastos en moneda extranjera?

Bexio convierte automáticamente al tipo de cambio del día. Puedes ajustar manualmente si es necesario.

¿Qué hago si perdí un recibo?

Crea igualmente el asiento con una nota 'Recibo perdido'. Para importes importantes, solicita un duplicado al proveedor.

¿Mi asesor fiscal puede acceder a mi Bexio?

Sí. Puedes invitar a tu asesor con permisos de acceso personalizados. Está incluido en todas las suscripciones.

¿Cuánto tiempo para dominar Bexio?

La mayoría de usuarios son autónomos en 2-3 semanas de uso regular. Bexio ofrece tutoriales en vídeo y una academia online gratuita.

¿Bexio es adecuado para autónomos?

Absolutamente. La suscripción Starter a CHF 45.-/mes cubre las necesidades de la mayoría de autónomos y microempresas.

Resumen

Pasa a la Acción

La gestión de gastos no debería robarte horas cada semana

Divide tu tiempo de registro por 10

¿Aún pasas demasiado tiempo con tus notas de gastos? Descubre cómo Magic Heidi puede automatizar tu gestión de gastos.

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