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Los plazos de conservación en Suiza exigen a los autónomos, freelancers y pequeñas empresas que conserven los documentos comerciales, justificantes contables, balances anuales e informes de auditoría durante 10 años. Para los documentos relacionados con bienes inmuebles y propiedades rige incluso un plazo de 20 años. El plazo comienza al final del ejercicio fiscal en el que se originó el documento. Quien no respete estos plazos se expone, por parte de la ESTV (Administración Federal de Contribuciones), a requerimientos posteriores, multas y, en el peor de los casos, a estimaciones fiscales que resultan mucho más caras que cualquier orden.

Quien ejerce una actividad por cuenta propia no puede esquivar este tema. Sea como Einzelfirma (empresa individual) que emite facturas individuales, como freelancer que envía facturas a cuenta o como pequeña empresa que emite una factura final: cada justificante que forme parte de su actividad comercial está sujeto a la obligación de conservación según el Art. 958f CO. Y a diferencia de Alemania, donde el plazo se redujo a 8 años en 2025, la obligación de conservación suiza se mantiene en 10 años.

Lo más importante de un vistazo

• Documentos comerciales 10 años: facturas, justificantes contables, informes comerciales, balances anuales e informes de auditoría — a conservar desde el final del ejercicio fiscal (Art. 958f CO).
• Documentos de inmuebles y bienes raíces 20 años: los justificantes relacionados con propiedades deben conservarse durante 20 años según el Art. 70 Abs. 3 MWSTG (Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido suizo).
• Conservación electrónica permitida: escanear y archivar digitalmente es posible si el sistema cumple el Art. 957b CO (completo, protegido contra manipulaciones, disponible en todo momento).
• Multa de la ESTV hasta CHF 20,000.00: quien no pueda presentar los justificantes se expone a requerimientos posteriores y sanciones — en el peor de los casos, a una estimación del volumen de negocios completo sin deducciones.
• Los autónomos no están exentos: la obligación se aplica a empresas individuales, freelancers, pymes y cualquier persona autónoma que emita facturas en un contexto comercial.

¿Qué documentos debe conservar — y durante cuánto tiempo?

Los plazos de conservación en Suiza están regulados en el Código de las Obligaciones (CO) y en la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (MWSTG). La norma central es el Art. 958f CO, que se aplica a todas las empresas obligadas a llevar contabilidad mercantil. Exige la conservación durante 10 años de informes comerciales, justificantes contables, balances anuales e informes de auditoría.

Pero también quien no está obligado a llevar contabilidad ordinaria — por ejemplo, freelancers por debajo del límite de facturación de CHF 100,000 — debe conservar para la MWST (IVA suiza) para autónomos todos los justificantes relevantes para la declaración del impuesto sobre el valor añadido. La ESTV (Administración Federal de Contribuciones) quiere ver en una inspección cada justificante de entrada y salida, y no solo del año en curso, sino durante todo el plazo de conservación.

Resumen: plazos de conservación según el tipo de documento

El plazo siempre comienza al final del ejercicio fiscal, no en la fecha de la factura. Si emite una factura el 15 de marzo de 2025 y su ejercicio fiscal coincide con el año natural, el plazo de 10 años comienza el 31 de diciembre de 2025 y termina el 31 de diciembre de 2035. La factura puede destruirse, por tanto, a principios de 2036.

¿Qué cuenta como "documento comercial"?

Los documentos comerciales son todos los documentos relevantes para la contabilidad y la declaración de impuestos. Esto incluye:

• Facturas de salida (facturas que envía a sus clientes)
• Facturas de entrada (facturas que recibe de sus proveedores)
• Recibos de compras en efectivo y gastos
• Extractos bancarios y de cuenta
• Nóminas y justificantes de la seguridad social
• Contratos con clientes, proveedores y prestadores de servicios
• Correspondencia con relevancia fiscal

Si se pregunta si un justificante debe conservarse, la regla básica es: si el documento forma parte de su actividad comercial o puede ser relevante para la tributación — consérvelo.

Conservación electrónica: escanear en lugar de acumular papel

La buena noticia para quienes no tienen espacio para archivadores: el Art. 957b CO permite explícitamente la conservación electrónica de documentos comerciales. No es obligatorio conservar el original en papel si la copia electrónica cumple determinados requisitos.

Para que un justificante escaneado cumpla los requisitos, el sistema debe satisfacer tres criterios:

1. Completitud: cada justificante debe registrarse de forma completa y sin alteraciones. El escaneo debe contener toda la información del original, incluidos sellos, firmas y anotaciones manuscritas.
2. Protección contra manipulaciones: el sistema debe documentar de forma trazable cuándo y por quién se registró un justificante. Las modificaciones posteriores deben quedar excluidas o al menos documentarse de forma trazable.
3. Disponibilidad: los justificantes deben poder consultarse en cualquier momento durante todo el plazo de conservación en un tiempo razonable. Esto significa que los datos deben guardarse en un formato que pueda abrirse también dentro de 10 años.

En la práctica significa: una foto con el smartphone basta si el software ofrece un archivo protegido contra manipulaciones con marca de tiempo y registro de acceso. Si se hace correctamente, no necesita almacenar ningún justificante en papel — algo especialmente práctico si ya está pasando a una contabilidad sin papel.

Mini-historia: cómo Stefan de Berna perdió CHF 3,500

Stefan, de Berna, dirige una pequeña agencia web como Einzelfirma (empresa individual). Siempre facturaba correctamente, pero con los justificantes era descuidado. Los recibos acababan en un cajón, a veces en el bolsillo de la chaqueta. Cuando la ESTV le inspeccionó en 2024 para el año 2021 faltaban unos 40 justificantes de gastos comerciales — suscripciones de software, material de oficina, un portátil nuevo. Stefan no pudo demostrar los gastos. La ESTV eliminó las deducciones correspondientes y aplicó en su lugar un beneficio estimado. El requerimiento posterior, incluidos los intereses de demora, ascendió a CHF 3,500.00. Stefan había realizado los gastos de verdad, pero sin justificante no hay deducción. Desde entonces escanea cada justificante con el teléfono y lo archiva digitalmente.

Factura QR y justificantes electrónicos

Quien crea facturas QR (factura QR) debe conservarlas también — tanto la factura emitida como la confirmación de pago. La factura QR como tal es un justificante contable como cualquier otro. Si envía facturas electrónicamente y sus clientes pagan con factura QR, cada transacción genera un justificante sujeto al plazo de 10 años. Con Magic Heidi puede crear facturas fácilmente y archivar los justificantes automáticamente — sin tener que preocuparse por los plazos de conservación.

Autónomos y la obligación de conservación: ¿me afecta también a mí?

Una pregunta frecuente de freelancers y autónomos individuales: ¿la obligación de conservación también se aplica a mí si no estoy sujeto a la MWST (IVA suiza)? La respuesta es un sí rotundo.

La obligación de conservación según el CO se aplica con independencia de la obligación frente a la MWST. Aunque esté por debajo del límite de facturación de CHF 100,000 y no declared el impuesto sobre el valor añadido, debe conservar sus justificantes para el impuesto sobre la renta. La autoridad fiscal quiere poder verificar en una inspección qué ingresos y gastos ha tenido. Sin justificantes se produce una estimación que, por regla general, perjudica al contribuyente.

Para el AHV (seguro de vejez y supervivencia) rige una particularidad adicional. La caja de compensación exige a las personas autónomas que conserven sus justificantes durante al menos 10 años para poder documentar de forma trazable los gastos comerciales en las inspecciones de cotizaciones. Quien no disponga de justificantes se expone a una estimación de los ingresos sujetos al AHV — y eso puede desencadenar requerimientos de cotizaciones considerables.

Qué ocurre en una inspección de cotizaciones del AHV

En una inspección del AHV no basta con presentar solo facturas. La caja de compensación revisa todo el gasto comercial. Esto significa: extractos bancarios, recibos, contratos, nóminas — todo debe estar documentado. Si lleva la contabilidad para autónomos en Suiza de forma ordenada desde el principio, una inspección así no es un drama. Si no, una inspección rutinaria puede convertirse rápidamente en un requerimiento.

Mini-historia: la inspección del AHV a Claudia de Zúrich

Claudia, de Zúrich, trabaja como diseñadora gráfica autónoma. Su volumen de negocios en 2023 fue de unos CHF 85,000, por debajo del límite de la MWST. Pensó que podía gestionar los justificantes con ligereza y los ordenaba solo una vez al año para la declaración de impuestos. En 2025 llegó la inspección de cotizaciones del AHV. La caja de compensación solicitó justificantes de CHF 12,000 en gastos comerciales — software, formación, viajes, material de oficina. Claudia encontró aproximadamente la mitad. Para la mitad faltante, el AHV no reconoció los gastos y fijó en su lugar un ingreso sujeto al AHV más alto. El requerimiento posterior de tres años ascendió a CHF 2,800.00 en cotizaciones. Desde entonces, Claudia tiene un proceso claro de justificantes y usa un archivo digital en el que cada recibo queda registrado inmediatamente tras la compra.

El plazo de 20 años: inmuebles y bienes raíces

Una particularidad que muchos autónomos desconocen se refiere a los bienes inmuebles y propiedades. Según el Art. 70 Abs. 3 del MWSTG (Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido suizo), los justificantes relacionados con bienes inmuebles deben conservarse durante 20 años.

Esto afecta en particular a:

• Contratos de compraventa de inmuebles y bienes raíces
• Facturas de obras, renovaciones y reformas
• Extractos del registro de la propiedad y documentos hipotecarios
• Justificantes de inversiones en propiedades

Quien actúa como administrador de patrimonios, agente inmobiliario o promotor debe tomar este plazo especialmente en serio. Pero también un autónomo que utiliza un inmueble con fines comerciales — por ejemplo, un despacho en su propia casa o un local comercial — debe conservar los justificantes pertinentes durante 20 años.

El motivo del plazo más largo reside en la naturaleza particular de las inversiones inmobiliarias. La plusvalía puede desarrollarse a lo largo de décadas, y el tratamiento de la MWST en las operaciones de bienes inmuebles es complejo. La ESTV quiere asegurarse de que, en caso de una eventual enajenación, todos los justificantes sigan disponibles incluso después de muchos años.

Particularidades por sector

Además de los plazos de conservación generales, existen normativas específicas por sector que debe tener en cuenta:

Medicina y salud: los terapeutas, médicos y personal de enfermería deben conservar los datos de los pacientes durante 15 años según la ley de salud. Los justificantes de facturación están además sujetos al plazo de 10 años del CO.

Asesoría jurídica y fiscal: los abogados y fiduciarios deben conservar los expedientes durante 10 a 15 años según el cantón. El plazo exacto depende de la normativa profesional y de las disposiciones cantonales.

Comercio con uso de materiales: quien trabaja con sustancias peligrosas debe conservar los justificantes de almacenamiento y eliminación en parte durante 15 a 20 años, según las exigencias de la policía de comercio o de las autoridades de protección medioambiental.

En estos casos es recomendable informarse en la organización profesional o en la autoridad competente sobre los requisitos exactos. El plazo general de conservación de 10 años según el CO es el mínimo — además pueden aplicar obligaciones específicas.

Organización práctica: cómo mantener el control

Los plazos de conservación en Suiza no son complicados si se tiene un sistema desde el principio. Estos son los pasos prácticos que autónomos y pequeñas empresas deberían tener en cuenta.

Paso 1: escanear al instante, no apilar

Cada justificante se registra digitalmente al momento — preferiblemente con el smartphone directamente en el momento de la compra. Apps como la de Magic Heidi capturan los recibos por foto, extraen automáticamente los datos relevantes y archivan el justificante en el archivo digital. Así no se acumulan pilas de papel que haya que ordenar meses después.

Paso 2: estructura de archivo consistente

Sea digital o en papel: su archivo debe estructurarse por ejercicios fiscales y categorías. Una estructura sencilla podría ser:

• /2025/Ingresos/ — facturas de salida
• /2025/Gastos/ — facturas de entrada y recibos
• /2025/Banco/ — extractos de cuenta
• /2025/Nomina/ — nóminas
• /2025/Contratos/ — contratos
• /2025/Inmuebles/ — justificantes relacionados con bienes raíces (plazo de 20 años)

Esta estructura funciona tanto para carpetas locales como para almacenamiento en la nube. Lo importante es mantenerla de forma consistente.

Paso 3: documentar correctamente la liquidación de la MWST

Quien está sujeto a la MWST (IVA suiza) debe conservar los justificantes para la liquidación además de la obligación de conservación del CO. Cada factura de entrada con desglose de MWST y cada factura de salida debe poder presentarse a la ESTV en una inspección.

Paso 4: anotar la fecha de destrucción

Anote para cada justificante la fecha a partir de la cual puede destruirse. En un archivo digital puede ser una columna sencilla en una tabla — o mejor, una función del software que le informe automáticamente. Así evita destruir justificantes demasiado pronto o conservarlos innecesariamente durante demasiado tiempo.

Mini-historia: Andreas de Basilea y la pila de archivos equivocada

Andreas, de Basilea, dirige una pequeña empresa de servicios de TI. Tenía dos pilas de archivos en la oficina: una para el año en curso y otra para "lo más antiguo". Cuando en 2024 le pidieron justificantes del año 2019 — por una revisión de la MWST de una factura importante de un cliente — encontró la pila, pero dentro faltaban los recibos de CHF 6,200.00 en compras comerciales. La ESTV no reconoció la deducción del impuesto previo. Andreas pagó CHF 502.20 de MWST adicional que habría podido deducir si los justificantes hubieran estado disponibles. Desde entonces tiene un proceso fijo: cada justificante se escanea el mismo día y se archiva en el archivo digital; el original en papel va a una carpeta por ejercicio fiscal.

¿Cuándo puede destruir los justificantes antiguos?

Tras el vencimiento del plazo respectivo puede destruir los documentos. Esto se aplica a todos los justificantes, libros y registros que estuvieran sujetos a la obligación de conservación. Hay algunos aspectos a tener en cuenta:

• Calcular el plazo correctamente: el plazo termina el último día del ejercicio fiscal que se sitúa 10 o 20 años después del año de origen. Si el justificante se originó en el ejercicio fiscal 2024, el plazo de 10 años termina el 31 de diciembre de 2034. A partir del 1 de enero de 2035 puede destruirse.
• Protección de datos: los justificantes pueden contener datos personales. En la destrucción debe asegurarse que los datos no puedan reconstruirse. Los justificantes en papel van a la trituradora de documentos; los datos digitales deben borrarse de forma segura.
• Copias de seguridad: si conserva digitalmente, asegúrese de que no existan más copias en discos duros antiguos o dispositivos de respaldo. Una copia de seguridad es útil durante el plazo de conservación; después debería borrarse también.

No existe un acto formal de destrucción — no debe informar a nadie de que ha eliminado justificantes. Pero en caso de una inspección posterior debe poder demostrar que el plazo realmente había vencido. Por ello es recomendable llevar un registro de destrucción que documente qué justificantes se destruyeron y en qué fecha.

¿Qué ocurre si no se respetan los plazos de conservación?

Si no conserva los justificantes o lo hace de forma incompleta, puede haber consecuencias considerables. La ESTV puede realizar estimaciones cuando falten justificantes, y estas suelen ir en detrimento de la empresa.

Resumen de las posibles consecuencias:

• Requerimientos de MWST: cuando faltan justificantes de entrada, se deniega la deducción del impuesto previo. La MWST (actualmente 8,1%) se recalcula sobre el importe estimado.
• Estimaciones del impuesto sobre la renta: la autoridad fiscal estima el beneficio, normalmente sin las deducciones controvertidas. Esto conduce a una mayor carga fiscal.
• Multas: en caso de incumplimiento intencionado o de negligencia grave de la obligación de conservación pueden imponerse multas de hasta CHF 20,000.00 según el Art. 59 MWSTG.
• Requerimientos de cotizaciones del AHV: la caja de compensación puede estimar los ingresos sujetos al AHV, lo que puede dar lugar a requerimientos de cotizaciones.
• Inversión de la carga de la prueba: en disputas con clientes o proveedores, sin justificantes se queda sin argumentos. La parte contraria puede alegar lo que quiera — usted no puede refutarlo.

La realidad práctica suele ser menos dramática que la sanción máxima teórica. A menudo se trata de justificantes individuales perdidos y no de años completos. Pero incluso un justificante perdido de CHF 500.00 puede desencadenar rápidamente un requerimiento de MWST de CHF 100.00 — y eso sumado a los intereses de demora y al gasto administrativo.

Alemania en comparación: 8 años desde 2025

Como comparación: en Alemania el plazo de conservación de documentos comerciales se redujo desde el 1 de enero de 2025 de 10 a 8 años. En Suiza se mantiene en 10 años. Quien opera de forma transfronteriza debe tener en cuenta que el plazo suizo es más largo. Para documentos que afecten a ambos ordenamientos jurídicos se aplica el plazo más largo.

Conclusión: los justificantes como parte de su gestión empresarial

Los plazos de conservación en Suiza no son un trámite molesto, sino una parte central de la gestión empresarial. Quien tiene un sistema desde el principio — un archivo digital, un software de contabilidad o simplemente un proceso fijo — se ahorra el estrés posterior. Y quien prepara el balance anual de forma ordenada, no tiene que preocuparse por los justificantes faltantes.

Los precios de Magic Heidi empiezan con una tarifa mensual clara que ya incluye el archivo digital de justificantes, el cálculo automático de la MWST y la factura QR. Quien busca una alternativa más barata a bexio encuentra en Magic Heidi una solución sin costes ocultos, diseñada específicamente para autónomos y pequeñas empresas en Suiza.

Si archiva sus justificantes digitalmente desde el principio, tiene el tema de los plazos de conservación resuelto en 10 minutos — y no en 10 años. Y cuando la ESTV o el AHV pregunten alguna vez, lo tiene todo a mano con tres clics. Esa es la diferencia entre una obligación de conservación que le acompaña y una que le agobia.