Magic Heidi Rechnungen für Catering & Gastro: Anzahlungen, Events & Lieferungen
Als Caterer, Partyservice oder Gastro-Dienstleister in der Schweiz stellst du keine einfachen Rechnungen — du verwaltest Anzahlungen, Schlussrechnungen, gemischte MWST-Sätze und Wareneinkauf gleichzeitig. Magic Heidi macht das einfach.
Für wen ist diese Seite? Für alle Selbstständigen und Kleinbetriebe im Gastro- und Foodbereich in der Schweiz: Caterer und Partyservices, Food-Truck-Betreiber, Restaurantlieferanten (B2B), Kantinenbetreiber, Bäckereien und Confiserien, Köche auf Abruf.
Als Gastro-Selbstständiger ist eine Rechnung selten einfach: Ein Catering-Event beinhaltet eine Anzahlung vorab, eine Schlussrechnung nach dem Event, gemischte Positionen (Essen, Personal, Transport, Equipment) — und je nachdem, ob du servierst oder nur lieferst, einen anderen MWST-Satz.
Mit Magic Heidi erstellst du Rechnungen schweizkonform, schnell und professionell — ohne Treuhandkenntnisse.
Die typischen Gastro-Abrechnungsherausforderungen
Was Caterer und Gastro-Dienstleister in der Schweiz täglich beschäftigt — und warum Standard-Rechnungstools oft nicht reichen.
Anzahlung & Schlussrechnung
Wie verrechne ich die Anzahlung korrekt auf der Schlussrechnung? Und wie weise ich das transparent aus — für Kunden und Buchhaltung?Gemischte Rechnungspositionen
Menüpauschalen, Personalstunden, Transportkosten, Equipment-Miete — alles auf einer Rechnung, klar strukturiert und MWST-korrekt.Zwei MWST-Sätze auf einer Rechnung
Reine Lieferung von Lebensmitteln: 2.6%. Servierst oder bereitest du das Essen beim Kunden zu, gilt alles als gastgewerbliche Leistung zu 8.1%. Mischst du beides, weist du die Sätze separat aus.B2B-Zahlungsbedingungen & Mahnwesen
Firmenkunden zahlen selten sofort. 30 Tage Netto ist Standard — aber wer verfolgt die offenen Posten nach einem grossen Event?Spesen & Wareneinkauf erfassen
Wareneinkauf, Verpackungsmaterial, Küchenmiete: Die Belege häufen sich, besonders nach grossen Events. Schnelle Erfassung spart Zeit.Von der Anzahlung zur Schlussrechnung — transparent und automatisch
Magic Heidi begleitet dich durch den gesamten Abrechnungsprozess: vom ersten Angebot über die Anzahlungsrechnung bis zur MWST-konformen Schlussrechnung mit QR-Zahlschein.
- 📥Anzahlungsrechnung erstellen
Leg eine Anzahlung in CHF oder % des Gesamtbetrags fest — Magic Heidi generiert die Rechnung inkl. QR-Code sofort.
- 🔁Restbetrag automatisch berechnen
Bei der Schlussrechnung wird die Anzahlung automatisch abgezogen und transparent ausgewiesen. Kein manuelles Nachrechnen.
- 📂Musterpositionen speichern
Speichere wiederkehrende Positionen — Menüpauschale CHF 85/Person, Servicestunde CHF 55, Transportpauschale CHF 120 — und füge sie per Klick ein.
- 📄QR-Rechnung für B2B-Kunden
Jede Rechnung enthält einen Swiss-QR-Code — der Standard für B2B-Zahlungen in der Schweiz seit 2022.
- Rechnung #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Rechnung #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Rechnung #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Alles, was Gastro-Selbstständige
in der Schweiz brauchen.
Von der Anzahlung bis zum Tagesabschluss — Magic Heidi deckt die typischen Abrechnungssituationen im Gastrobereich ab.
Anzahlung & Schlussrechnung
Erstelle Anzahlungsrechnungen mit einem festen CHF-Betrag oder einem Prozentsatz des Gesamtwertes. Die Schlussrechnung zieht die Anzahlung automatisch ab und weist sie separat aus — nachvollziehbar für deinen Kunden und revisionssicher für deine Buchhaltung.
- Anzahlung in CHF oder % festlegen
- Automatischer Abzug auf der Schlussrechnung
- Beide Rechnungen verknüpft und abrufbar
- QR-Zahlschein auf jeder Rechnung
Musterpositionen für Catering
Speichere deine Standard-Leistungen als Vorlagen und füge sie mit einem Klick in jede neue Rechnung ein. Keine Tippfehler, keine vergessenen Positionen — auch nach dem langen Event-Tag.
- Menüpauschalen (pro Person, fix oder variabel)
- Personalstunden (Köche, Service, Auf- und Abbau)
- Transport & Liefergebühren
- Equipment-Miete (Geschirr, Mobiliar, Technik)
Spesen & Wareneinkauf
Fotografiere Belege direkt nach dem Einkauf — Magic Heidi's KI extrahiert Datum, Betrag, Anbieter und MWST automatisch. Ordne Ausgaben einem Event zu und behalte den Überblick über deine Marge.
- Belege per Foto erfassen (KI-Extraktion)
- Wareneinkauf dem Event zuordnen
- Verpackungs- und Küchenmietkosten tracken
- Tagesabschluss: Einnahmen vs. Ausgaben auf einen Blick
Magic Heidi für alle Gastro-Dienstleister in der Schweiz
Egal ob du ein Catering-Business aufbaust oder seit Jahren als Koch auf Abruf arbeitest — Magic Heidi passt sich deiner Situation an.
Catering & Partyservice
Events von 10 bis 500 Personen: Offerte, Anzahlung, Event, Schlussrechnung — alles in einem Tool.
Food Truck
Tageseinnahmen erfassen, B2B-Lieferungen fakturieren, MWST-Abrechnung am Quartalsende — ohne Buchhaltungskenntnisse.
Restaurantlieferant (B2B)
Wiederkehrende Lieferrechnungen an Restaurants und Hotels mit gleichen Positionen — Vorlagen sparen wöchentlich Zeit.
Kantinenbetreiber
Monatliche Abrechnungen mit Firmen, Menüpauschalen, Sonderwünsche — übersichtlich und professionell.
Bäckerei & Confiserie
Lieferrechnungen für B2B-Kunden (Restaurants, Cafés, Büros) mit korrekter MWST auf Lebensmittel und Dienstleistungen.
Koch auf Abruf
Stunden- oder Tagesrechnungen für Privat- und Firmenkunden, MWST optional, QR-Rechnung inklusive.
Schweizkonform: MWST,
QR-Rechnung & Pflichtangaben
Catering-Rechnungen in der Schweiz müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten und die korrekten MWST-Sätze ausweisen. Magic Heidi setzt das automatisch um.
2.6% auf ausgelieferte Lebensmittel ohne Service, 8.1% auf Catering mit Service beim Kunden, alkoholische Getränke, Personal und Vermietung. Kommen beide Sätze vor, weist du sie separat aus.
Seit dem 1. Oktober 2022 der einzige Einzahlungsschein der Schweiz (die alten roten und orangen liefen am 30. September 2022 aus). Gesetzlich vorgeschrieben ist er nicht, aber deine Kunden zahlen damit am schnellsten. Magic Heidi generiert sie automatisch auf jeder Rechnung.
Deine UID (CHE-Nummer), MWST-Nummer, vollständige Adresse — alles automatisch auf jeder Rechnung hinterlegt.
Viele kleine Gastro-Betriebe nutzen die vereinfachte Abrechnungsmethode. Magic Heidi unterstützt beide MWST-Abrechnungsmethoden.
Muster-Rechnungspositionen für ein Catering-Event
Hier ein typisches Beispiel für eine Catering-Schlussrechnung in der Schweiz. Weil das Essen beim Kunden serviert wird, ist es eine gastgewerbliche Leistung: Alle Positionen unterliegen dem Normalsatz von 8.1%.
| Position | Menge | Einzelpreis | MWST | Total |
|---|---|---|---|---|
| Menüpauschale (3-Gang, serviert) | 40 Pers. | CHF 85.00 | 8.1% | CHF 3'400.00 |
| Servicepersonal (8h × 2) | 16 Std. | CHF 55.00 | 8.1% | CHF 880.00 |
| Transportpauschale | 1 | CHF 150.00 | 8.1% | CHF 150.00 |
| Equipment-Miete (Geschirr, Tische) | 1 | CHF 280.00 | 8.1% | CHF 280.00 |
| Subtotal exkl. MWST | CHF 4'710.00 | |||
| MWST 8.1% | CHF 381.51 | |||
| Total inkl. MWST | CHF 5'091.51 | |||
| ./. Anzahlung (30%, bereits bezahlt) | – CHF 1'527.45 | |||
| Restbetrag fällig | CHF 3'564.06 |
Lieferst du dieselben Speisen nur aus, ohne sie beim Kunden zuzubereiten oder zu servieren, gilt für die Lebensmittel der reduzierte Satz von 2.6% (alkoholische Getränke immer 8.1%).
Empfohlene Zahlungsbedingungen für Catering:
- Anzahlung: 30–50% bei Auftragsbestätigung (spätestens 2 Wochen vor Event)
- Restzahlung: 14 Tage nach Rechnungsstellung (nach dem Event)
- Mahnfrist: 10 Tage nach Fälligkeit, dann erste Mahnung
Häufige Fragen zu MWST & Pflichtangaben
Wie erstelle ich eine Anzahlungsrechnung für ein Catering-Event?
In Magic Heidi erstellst du zuerst eine normale Rechnung für den Gesamtbetrag. Dann legst du eine Anzahlungsrechnung an und verknüpfst sie mit dem Event. Auf der Schlussrechnung wird die bereits bezahlte Anzahlung automatisch abgezogen und transparent ausgewiesen — mit QR-Zahlschein für den Restbetrag.
Welcher MWST-Satz gilt für Catering in der Schweiz?
Das hängt davon ab, ob du servierst. Bereitest du die Speisen beim Kunden zu oder servierst sie dort, ist das eine gastgewerbliche Leistung: Essen und Getränke unterliegen dann dem Normalsatz von 8.1% (Art. 25 Abs. 3 MWSTG). Lieferst du Lebensmittel nur aus, ohne Service vor Ort, gilt der reduzierte Satz von 2.6%, ausser für alkoholische Getränke (8.1%). Personal, Equipment-Vermietung und andere Dienstleistungen kosten 8.1%. Kommen beide Sätze auf einer Rechnung vor, führst du sie separat auf.
Muss ich als Caterer MWST zahlen?
MWST-pflichtig bist du ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000. Darunter bist du von der MWST befreit, kannst dich aber freiwillig registrieren — das lohnt sich, wenn du viel Vorsteuer auf Einkäufe (Lebensmittel, Equipment) hast. Unterhalb der Schwelle stellst du Rechnungen ohne MWST, was für B2B-Kunden ohne Vorsteuerabzug oft bevorzugt wird.
Was sind die Pflichtangaben auf einer Catering-Rechnung in der Schweiz?
Eine schweizkonforme Catering-Rechnung braucht: vollständiger Name und Adresse von Aussteller und Empfänger, Rechnungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung (was wurde geliefert/erbracht), Betrag exkl. MWST, angewandter MWST-Satz (oder -Sätze) und MWST-Betrag, MWST-Nummer (CHE-Nummer) wenn du MWST-pflichtig bist, sowie Swiss-QR-Code für den Zahlschein. Magic Heidi füllt all das automatisch aus.
Lohnt sich die Saldosteuersatzmethode für Gastronomen?
Die Saldosteuersatzmethode (früher Pauschalsteuersatzmethode) vereinfacht die MWST-Abrechnung erheblich: Statt effektive Steuer zu berechnen, wendest du einen vorgegebenen Saldosteuersatz auf deinen Umsatz an. Für Partyservice und Catering mit Service beim Kunden beträgt er 5.3%, für die reine Lieferung von Lebensmitteln ohne Service 0.6% (Verordnung der ESTV über die Saldosteuersätze, gültig seit 1. Januar 2025). Das lohnt sich bei kleinen Betrieben mit überschaubaren Vorsteuern und spart viel Administrationsaufwand.
Wie mache ich den Tagesabschluss in der Buchhaltung als Gastronom?
Mit Magic Heidi erfasst du Tageseinnahmen als Rechnungen oder Bareinnahmen, fotografierst Belege (Wareneinkauf, Lieferantenrechnungen) direkt per App und ordnest Ausgaben den entsprechenden Events oder Kategorien zu. Die Übersicht zeigt dir jederzeit, was hereinkommt und was rausgeht — ideal auch für die quartalsmässige MWST-Abrechnung.
Wie rechne ich Take-away vs. Dine-in MWST korrekt ab?
Take-away-Lebensmittel (zum Mitnehmen oder Liefern) werden mit 2.6% besteuert, alkoholische Getränke immer mit 8.1%. Speisen und Getränke, die im Lokal konsumiert werden (Dine-in), unterliegen dem 8.1% Normalsatz. Wenn dein Catering-Service beides umfasst, musst du auf der Rechnung klar zwischen den Positionen trennen und die jeweiligen MWST-Sätze einzeln ausweisen.
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Alle Funktionen inklusive — QR-Rechnung, MWST-Verwaltung, Spesenerfassung und mehr.
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- MWST-Verwaltung (2.6% & 8.1%)
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