Du statut de freelance à celui de fondateur

En tant que travailleur indépendant (Einzelfirma), vous et votre entreprise ne faites qu'un légalement. Si vous achetez un ordinateur portable, c'est vous qui l'avez acheté. Si l'entreprise est poursuivie en justice, vous l'êtes également. Votre compte bancaire personnel et les actifs de votre entreprise sont, en quelque sorte, soumis à la même responsabilité.

Le changement vers la GmbH : La création d'une Sàrl donne naissance à une nouvelle personne morale.

• L'entreprise est désormais une entité distincte. Elle possède ses propres droits, ses propres finances et ses propres dettes.

• Vous avez désormais deux rôles : celui d'actionnaire (vous êtes propriétaire de l'entreprise) et celui d'employé (vous travaillez pour l'entreprise).

Cette séparation constitue le fameux « bouclier de responsabilité » : en cas de faillite de l'entreprise, votre épargne personnelle est généralement protégée (sauf en cas de faute grave ou de négligence de votre part). Mais cette séparation entraîne un changement radical dans votre gestion financière.

C'est là que la plupart des indépendants se perdent. Vous utilisez peut-être le même logiciel (comme Bexio ou Klara), mais la manière dont vous déclarez vos revenus va devenir beaucoup plus importante.

❶ L'ancienne méthode : Le "Milchbüechli"

En tant que travailleur indépendant dont le chiffre d'affaires est inférieur à 500 000 CHF, vous utilisiez probablement une comptabilité simplifiée.

• Logique : Des rentrées d'argent ? Parfait, enregistrez-les. Des sorties d'argent ? Enregistrez-les également.

• Résultat : Chiffre d'affaires moins dépenses = Bénéfice.

• Impôts : Vous reportez ce bénéfice dans votre déclaration de revenus. C'est tout.

❷ La nouvelle méthode : Comptabilité en partie double

Une GmbH doit utiliser la comptabilité en partie double. Au lieu d'une simple liste de transactions, vous devez désormais fournir deux documents clés à l'administration fiscale chaque année.

Le compte de résultat (Erfolgsrechnung) -> « Le film »

Ce document est très similaire à ce que vous faisiez auparavant. Il retrace l'activité de votre année.

• Ce qu'il présente : Les revenus (ventes) comparés aux dépenses (salaires, loyer, logiciels) sur une période donnée (par exemple, du 1er janvier au 31 décembre).

• Conclusion : Bénéfice ou perte.

• Attention : Contrairement à avant, votre propre salaire est désormais une charge ! Dans une entreprise individuelle (Einzelfirma), votre « bénéfice » correspondait à votre salaire. Dans une société à responsabilité limitée (GmbH), l'entreprise vous verse un salaire (ce qui réduit le bénéfice), et le bénéfice restant lui appartient.

Le bilan (Bilanz) -> « L'instantané »

Voici la nouvelle exigence qui prête à confusion. Alors que le compte de résultat est un film couvrant une année entière, le bilan est une photo prise à un instant précis : le 31 décembre à 23h59.

Il ne cherche pas à savoir « Combien avons-nous gagné ? », mais plutôt « Quelle est notre situation financière actuelle ? ». Il comporte deux parties qui doivent toujours être égales (équilibrées) :

• Actif (côté gauche) : Ce que l’entreprise possède.

• Trésorerie.

• Matériel informatique.

• Factures impayées (sommes dues par les clients).

• Passif (côté droit) : Qui a payé ?

• Dettes :** Sommes dues aux fournisseurs ou aux banques.

• Capitaux propres : Votre apport initial (les 20 000 € de capital de départ) plus les bénéfices réalisés par l’entreprise au fil des ans.

Pourquoi est-ce important ? Dans votre ancien livre de comptes, si vous aviez acheté un ordinateur portable à 3 000 CHF, il s'agissait simplement d'une dépense. Dans un bilan, cet ordinateur portable est un actif. Il figure à gauche de votre bilan et sa valeur diminue progressivement au fil des ans (amortissement). Cela modifie la façon dont votre bénéfice est présenté.

Le tableau des flux de trésorerie

À proprement parler, les petites GmbH suisses sont souvent légalement exemptées de l'obligation de déposer un tableau des flux de trésorerie complet (OR art. 961), mais votre comptable en établira probablement un, et il est absolument essentiel que vous le compreniez.

Pourquoi ? Parce que le bénéfice n'est pas de la trésorerie.

• Scénario : Vous envoyez une facture de 50 000 CHF le 20 décembre.

• Compte de résultat : « Super ! +50 000 CHF de chiffre d'affaires ! Gros bénéfice !»

• Tableau des flux de trésorerie : « Zéro. » (Car le client n'a pas encore payé).

• Bilan : Indique les « Débiteurs » (les sommes qui vous sont dues).

Si vous ne considérez que votre bénéfice, vous pourriez vous croire riche et acheter un nouveau serveur. Mais si vous examinez votre flux de trésorerie, vous réalisez que votre compte bancaire est à sec tant que le client n'a pas payé. Le tableau des flux de trésorerie reflète fidèlement les mouvements de trésorerie, sans artifice comptable.

Voici le piège le plus dangereux pour les nouveaux dirigeants de GmbH.

Dans une entreprise individuelle : Vous avez faim. Vous prenez la carte de visite, commandez une pizza pour le dîner et peut-être un jeu vidéo personnel.

• Conséquence comptable : Vous enregistrez simplement la dépense comme « Retrait personnel ». Ce n'est pas une dépense professionnelle, donc cela ne réduit pas vos impôts, mais c'est parfaitement légal. C'est votre argent.

Dans une GmbH : Vous avez faim. Vous prenez la carte de visite pour commander une pizza personnelle.

• Conséquence comptable : Vol (Techniquement, détournement de fonds). L'argent appartient à la Société, pas à vous. Vous ne pouvez pas utiliser l'argent de la société pour des dépenses personnelles.

Si vous utilisez par inadvertance votre carte professionnelle à des fins personnelles, vous créez une dette de « compte courant » (Kontokorrent). En clair, l'entreprise vous prête de l'argent. Si vous ne le remboursez pas avec intérêts, le fisc le considérera comme un dividende déguisé et vous imposera fortement.