Facture suisse : le guide complet pour 2025
Une facture mal établie peut retarder vos paiements de plusieurs semaines. Pire encore, elle peut vous exposer à des problèmes avec l'administration fiscale. Ce guide vous montre exactement comment créer des factures conformes aux exigences suisses.
Pourquoi vos factures doivent être conformes
Les nouveautés QR-facture de novembre 2025 et les taux de TVA actuels changent les règles du jeu. Une facture non conforme peut bloquer vos paiements et créer des problèmes avec l'administration fiscale.
Retards de paiement
Factures incomplètes = semaines d'attenteProblèmes fiscaux
TVA mal calculée = redressementRejet bancaire
QR-code non conforme = paiement bloquéLes 7 éléments obligatoires d'une facture suisse
Selon l'article 26 de la Loi fédérale sur la TVA (LTVA), votre facture doit contenir certaines informations pour être légalement valide.
1. Vos coordonnées
Nom, adresse complète, numéro IDE/UID si assujetti TVA
2. Coordonnées client
Nom et adresse du client (facultatif sous CHF 400)
3. Description prestations
Détails clairs et identifiables des services
4. Prix détaillé
Prix unitaire, montant HT et TTC
5. Date de prestation
Quand le service a été rendu
6. Informations TVA
Numéro TVA, taux applicable, montant
7. Numéro de facture
Numérotation séquentielle unique
Bon exemple vs Mauvais exemple
✅ Bon exemple : "Création de site web vitrine 5 pages - avril 2025"
❌ Mauvais exemple : "Travaux effectués"
Une ligne vague comme "Services divers" ne suffit pas. Décrivez vos biens ou services avec suffisamment de détails pour qu'ils soient clairement identifiables.
Les taux de TVA suisses en 2025
Depuis le 1er janvier 2024, les taux ont changé. Voici les taux actuels à appliquer sur vos factures.
| Type de taux | Pourcentage | Applicable à |
|---|---|---|
| Taux normal | 8.1% | Majorité des biens et services |
| Taux réduit | 2.6% | Alimentation, livres, médicaments, journaux |
| Taux spécial | 3.8% | Hébergement (hôtellerie) |
Qui doit facturer la TVA ?
Votre entreprise est assujettie à la TVA si votre chiffre d'affaires annuel dépasse CHF 100'000.
En dessous de ce seuil, vous êtes exonéré mais pouvez choisir de vous assujettir volontairement.
Important : Même exonéré, vous ne pouvez pas facturer de TVA à vos clients. Si vous le faites par erreur, vous devrez la reverser à l'État.
La QR-facture : obligatoire depuis 2022
Depuis le 30 septembre 2022, les anciens bulletins de versement orange et rouge ne sont plus acceptés. La QR-facture est devenue le standard suisse. Votre client peut scanner le code QR avec son application bancaire pour payer en quelques secondes.
Paiements plus rapides en 30 secondes
Le QR-code contient toutes les informations de paiement. Plus de numéro de référence à recopier, moins d'erreurs, et une réconciliation automatique.
- ✅Moins d'erreurs
Plus de saisie manuelle
- ⚡Paiements rapides
Clients paient en 30 secondes
- 🔄Réconciliation auto
Rapprochement automatique
- 📱Compatible mobile
Scan depuis l'app bancaire
- Facture #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Facture #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Facture #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Novembre 2025 : changement obligatoire
Dès novembre 2025, les QR-factures devront obligatoirement inclure des données d'adresses structurées dans le code QR.
Ce qui change
Les champs du QR-code devront contenir :
- Nom, ville et pays de l'émetteur
- Nom, ville et pays du destinataire
Le type d'adresse "K" (combiné) sera supprimé. Seul le type "S" (structuré) sera accepté.
⚠️ Conséquence : Si votre logiciel de facturation n'est pas mis à jour, vos factures pourraient être rejetées par les banques. Vérifiez dès maintenant que votre outil sera conforme.
Délais de paiement et
conservation des documents
Contrairement aux idées reçues, il n'existe pas de délai légal de 30 jours en Suisse. Vous êtes libre de fixer vos propres conditions.
Délais de paiement
Les délais courants en Suisse pour les freelances et PME.
- 10 jours (paiement rapide)
- 20 jours (standard PME)
- 30 jours (grandes entreprises)
- Mentionnez clairement le délai
En cas de retard
Vous n'êtes pas obligé d'envoyer trois rappels avant d'agir.
- Envoyer un rappel courtois
- Facturer 5% d'intérêts par an
- Engager une poursuite directement
- Un rappel après 7 jours suffit souvent
Conservation 10 ans
L'article 958f du Code des obligations impose cette durée.
- Factures émises et reçues
- Relevés bancaires associés
- Justificatifs TVA
- Format numérique accepté
Exemple de facture conforme
Voici comment structurer correctement votre facture suisse.
Les 5 erreurs qui retardent vos paiements
Évitez ces erreurs courantes qui bloquent vos encaissements et compliquent vos relations clients.
Oublier le numéro TVA
Clients ne peuvent pas récupérer la TVADescription trop vague
ConseilPas de délai de paiement
Client ne sait pas quand payerLes 2 autres erreurs fréquentes
4. Coordonnées bancaires incomplètes Un IBAN incorrect ou incomplet bloque le paiement. Vérifiez systématiquement.
5. Pas de QR-code Votre client doit saisir manuellement les informations. Il reporte à plus tard... et oublie.
Votre facture est-elle complète ?
Avant d'envoyer, vérifiez ces éléments essentiels.
- ✅ Vos coordonnées complètes (nom, adresse)
- ✅ Numéro IDE/TVA si assujetti
- ✅ Coordonnées du client
- ✅ Numéro de facture unique
- ✅ Date d'émission
- ✅ Date de prestation
- ✅ Description détaillée des services
- ✅ Prix unitaires et total HT
- ✅ Taux et montant TVA (ou mention "Exonéré")
- ✅ Total TTC
- ✅ QR-code de paiement
- ✅ IBAN et référence
- ✅ Délai de paiement
Créer des factures conformes en 2 minutes
Vérifier manuellement chaque facture prend du temps. Et le risque d'erreur reste présent. Magic Heidi génère automatiquement des factures suisses conformes avec QR-code, TVA calculée, et toutes les mentions obligatoires.
Conçu pour les
freelances suisses
Magic Heidi est le seul logiciel de facturation conçu exclusivement pour les indépendants en Suisse. Conforme aux exigences novembre 2025.
Conforme novembre 2025
Taux 8.1%, 2.6%, 3.8%
Par email en un clic
Rappels automatiques
Questions fréquentes
Une facture sans QR-code est-elle légale ?
Oui, mais elle complique le paiement pour votre client et augmente les risques d'erreur. Le QR-code est fortement recommandé.
Dois-je mentionner la TVA si je ne suis pas assujetti ?
Vous devez mentionner "Exonéré de TVA" ou "TVA non applicable". Ne facturez jamais de TVA si vous n'êtes pas enregistré.
Combien de temps dois-je conserver mes factures ?
10 ans minimum, en format papier ou numérique.
Quel délai de paiement indiquer ?
Il n'y a pas de règle légale. Les délais de 10 à 30 jours sont courants. Choisissez selon votre secteur et vos clients.
Puis-je facturer des intérêts de retard ?
Oui, jusqu'à 5% par an selon la loi suisse, sauf si votre contrat prévoit un autre taux.
Mon logiciel sera-t-il conforme en novembre 2025 ?
Vérifiez avec votre éditeur. Les adresses devront être au format structuré dans le QR-code. Magic Heidi sera automatiquement mis à jour.
Faut-il un numéro de facture ?
Ce n'est pas légalement obligatoire, mais c'est indispensable pour une bonne gestion. Utilisez une numérotation séquentielle.
Quelle différence entre QR-facture et eBill ?
La QR-facture est un document PDF avec code QR. eBill est une facture 100% électronique envoyée directement dans le e-banking du client. Les deux sont valides en Suisse.
Créez des factures conformes dès aujourd'hui
Disponible sur iPhone, Android, Mac, Windows et Web. Essayez gratuitement.