Cómo Completar tu Declaración VaudTax como Autónomo

Lo que Necesitas Antes de Empezar

Reúne estos documentos antes de acceder a VaudTax:

Documentos esenciales

• Formulario de declaración de impuestos (recibido por correo) con tu número de contribuyente y código de control
• Archivo .vaudtax del año anterior (si presentaste electrónicamente el año pasado)
• Registros contables completados de Magic Heidi o tu sistema de contabilidad
• Certificados de salario si trabajaste como empleado durante el año

Documentos adicionales que podrías necesitar

• Extractos bancarios o eRelevé fiscal para importación automática de datos
• Certificados de contribución al tercer pilar (3a)
• Recibos de pagos AVS/LPP
• Confirmaciones de pago de seguros profesionales
• Recibos de gastos empresariales importantes

Descarga el cuestionario de autónomos: Necesitarás el formulario 21021-b (para autónomos sin contabilidad comercial). Descárgalo de la web del Cantón de Vaud antes de empezar.

Fechas Límite Clave que Debes Conocer

• 15 de marzo de 2025: Fecha límite oficial para declaraciones fiscales 2024
• 30 de junio de 2025: Período de tolerancia automático (sin necesidad de solicitud)
• 30 de septiembre de 2025: Fecha límite máxima de prórroga (solicitud gratuita antes del 30 de junio)
• Recargos por retraso: Generalmente CHF 50 después de los períodos de tolerancia

Consejo profesional: Presenta pronto para evitar el estrés de última hora. El sistema puede ralentizarse cerca de las fechas límite.

Lista de verificación contable final

Revisa estas categorías de gastos en Magic Heidi:

Gastos de transporte:

• Viajes de negocios (tren, avión, hotel)
• Kilometraje si usas vehículo personal
• Tarifas de estacionamiento para reuniones de trabajo
• Abonos de transporte público usados para el trabajo

Gastos generales de negocio:

• Suscripciones de software (Magic Heidi, Adobe, Microsoft 365)
• Nombres de dominio y alojamiento web
• Membresías y asociaciones profesionales
• Primas de seguros empresariales

Servicios y marketing:

• Gasto en publicidad de Facebook/Google
• Pagos a freelancers y subcontratistas
• Honorarios de consultoría profesional
• Diseño gráfico y redacción

Deducciones comúnmente olvidadas:

• Teléfono móvil (porción empresarial)
• Gastos de oficina en casa (alquiler/servicios proporcionales)
• Cursos de desarrollo profesional
• Honorarios de contabilidad y preparación fiscal
• Cargos bancarios y comisiones de transacción

Importante: Como autónomo, deduces estos gastos directamente en tu contabilidad empresarial. Reducen tu resultado neto, que es lo que declararás en VaudTax.

Calcula tus números

Necesitarás tener listas dos cifras:

1. Facturación anual: Ingresos totales de todas las facturas (antes de gastos)
2. Resultado neto: Ingresos menos todos los gastos empresariales

En Magic Heidi, estos aparecen en tus informes anuales. Verifica que coincidan con tus extractos bancarios.

Paso 2: Accede a VaudTax e Inicia Sesión

Visita la plataforma oficial VaudTax en impots.vd.ch/vaudtax.

Ingresa tus credenciales

Encuentra el formulario de declaración de impuestos recibido por correo. Necesitas:

• Número de contribuyente: Ingrésalo en formato original con puntos (ejemplo: 123.123.12)
• Código de control: Una letra seguida de 5 dígitos (ejemplo: N12345)

Nota de seguridad: Después de 5 intentos fallidos de inicio de sesión, el acceso se bloquea durante 60 minutos. Verifica bien tus datos.

Alternativa: Modo simulación

¿Aún no tienes tus credenciales? VaudTax ofrece un modo de simulación para explorar la plataforma y planificar tu declaración. Esto te ayuda a identificar qué información necesitarás.

Paso 3: Importa los Datos del Año Anterior

VaudTax pregunta si quieres importar la declaración del año pasado. Siempre elige "Sí" si está disponible.

Por qué importar ahorra tiempo

Importar traslada:

• Información personal (dirección, estado civil)
• Datos de cuenta bancaria
• Pólizas de seguro
• Deducciones recurrentes
• Montos del año anterior como puntos de referencia

Formatos de archivo aceptados

• Archivos .vaudtax de la plataforma online (2023 en adelante)
• Archivos .tax del antiguo software VaudTax (antes de 2024)

¿Primera vez que presentas? Omite este paso. Ingresarás todo manualmente.

Paso 4: Elige tu Modo de Presentación

VaudTax ofrece dos modos: Guiado y Autónomo.

Recomendación: Elige el modo autónomo a menos que tengas circunstancias inusuales (múltiples propiedades, inversiones complejas, ingresos internacionales).

Selecciona tus secciones relevantes

Marca estas casillas como profesional autónomo:

• ✅ Información personal (siempre requerida)
• ✅ Actividades independientes (Activités indépendantes) - tu sección principal
• ✅ Actividades asalariadas (si también trabajaste como empleado)
• ✅ Valores y activos (si tienes inversiones)
• ✅ Bienes inmuebles (si eres propietario)

Las secciones no marcadas no aparecerán, manteniendo tu flujo de trabajo enfocado.

Paso 5: Completa la Información Personal (Contribuyente 1)

Esta sección cubre los datos básicos sobre ti y tu hogar.

Qué completar

• Nombre legal completo y fecha de nacimiento
• Dirección y municipio
• Estado civil y composición familiar
• Información de contacto (teléfono, email)

Casillas de situación laboral

Marca todas las que apliquen a tu situación:

• Actividad independiente: Siempre marca esta
• Actividad asalariada: Marca si recibiste algún certificado de salario
• Múltiples actividades: Común para freelancers con empleo a tiempo parcial

Ejemplo: Muchos consultores trabajan 3 días/semana para un cliente (asalariado) mientras gestionan su propio negocio (autónomo). Marca ambas casillas.

Paso 6: Actividades Asalariadas (Si Corresponde)

Solo completa esta sección si recibiste un certificado de salario (certificat de salaire) durante 2024.

Actividad principal vs. accesoria

VaudTax pregunta si tu empleo fue "principal" o "accesorio":

• Actividad principal: Genera suficientes ingresos para vivir (típicamente tiempo completo o tiempo parcial sustancial)
• Actividad accesoria: Ingreso complementario (contratos cortos, trabajo ocasional)

Por qué importa: Las actividades principales tienen tratamiento fiscal diferente para deducciones y contribuciones sociales.

Consejo profesional: Si trabajaste a tiempo completo durante parte del año antes de hacerte completamente autónomo, ese empleo cuenta como "principal" para esos meses.

Tipo de actividad: ¿Principal o accesoria?

Aplica la misma lógica que las actividades asalariadas:

• Principal: Tu negocio es tu fuente principal de ingresos
• Accesoria: Negocio secundario mientras estás empleado principalmente en otro lugar

Impacto fiscal: Las actividades autónomas principales pueden calificar para diferentes límites de deducción y tienen implicaciones para las contribuciones AVS.

Resultado neto (Montant du résultat)

Ingresa tu beneficio neto anual: Ingresos menos todos los gastos empresariales.

Este número viene directamente de tu contabilidad en Magic Heidi. Es tu ingreso empresarial imponible.

Ejemplo de cálculo:

• Facturas anuales: CHF 85,000
• Gastos empresariales: CHF 28,000
• Resultado neto: CHF 57,000 ← Ingresa este número

Facturación (Chiffre d'affaires)

Ingresa tus ingresos brutos antes de cualquier gasto.

Este debe ser mayor que tu resultado neto. Muestra a las autoridades fiscales el volumen de tu negocio.

Usando el ejemplo anterior: CHF 85,000

Contribuciones de jubilación profesional

VaudTax pregunta: "¿Dedujo pagos a fondos de pensiones profesionales (LPP)?"

Responde "No" para la mayoría de profesionales autónomos. He aquí por qué:

Declararás tus pagos de AVS, LPP y otros seguros más adelante en la sección "Primes et cotisations d'assurances" (Primas y contribuciones de seguros). Ese es el lugar correcto para estas deducciones.

Excepción: Solo responde "Sí" si hiciste pagos a una fundación de segundo pilar específicamente para profesionales autónomos y no los has incluido ya en tus gastos empresariales.

Paso 8: Completa el Cuestionario de Autónomos (21021-b)

Descarga el formulario 21021-b de la web del Cantón de Vaud si aún no lo has hecho.

Qué cubre este cuestionario

El cuestionario pregunta sobre:

• Naturaleza de tu actividad empresarial
• Dirección del negocio (oficina en casa o ubicación separada)
• Equipamiento y activos usados para el negocio
• Uso del vehículo para fines profesionales
• Porcentaje del hogar usado para el negocio
• Relaciones con clientes y contratos principales

Secciones que normalmente puedes omitir

La mayoría de freelancers y consultores pueden dejar en blanco:

• Secciones de inventario (no tienes stock)
• Maquinaria y equipamiento (más allá de ordenadores)
• Locales comerciales (si trabajas desde casa)
• Información de empleados (si eres emprendedor individual)

Secciones clave a completar cuidadosamente

Descripción del negocio: Sé específico sobre lo que haces. "Consultoría de marketing" es mejor que "consultoría."

Lugar de trabajo: Si trabajas desde casa, indica el porcentaje de tu hogar dedicado exclusivamente al uso empresarial. Esto respalda las deducciones de oficina en casa.

Uso del vehículo: Si usas un vehículo personal para negocios, estima el porcentaje de uso profesional (no desplazamientos al trabajo).

Firma y adjunta

Después de completar, firma el cuestionario y guárdalo. Lo adjuntarás a tu declaración VaudTax antes de enviarla.

Paso 9: Activos y Valores

Declara los activos no empresariales a 31 de diciembre de 2024.

Criptomonedas y metales preciosos

VaudTax pregunta específicamente sobre:

• Bitcoin, Ethereum y otras criptomonedas
• Oro, plata y metales preciosos
• Tenencias de efectivo superiores a cantidades normales

Cómo valorar:

• Criptomonedas: Valor de mercado a 31 de diciembre de 2024 (consulta exchanges)
• Metales preciosos: Precio de mercado actual por peso/cantidad

Tratamiento fiscal: No se gravan como ingresos pero cuentan para tu patrimonio total para el cálculo del impuesto sobre el patrimonio.

Cuentas bancarias e inversiones

Tu eRelevé fiscal (extracto fiscal electrónico de bancos suizos) rellena automáticamente muchos campos. Revisa la precisión.

Paso 11: Gastos Profesionales y Otras Deducciones

No te pierdas estas deducciones comúnmente olvidadas:

Formación continua

Deducible si está directamente relacionada con mantener tus habilidades profesionales actuales (no reciclaje para una nueva carrera). Ejemplos:

• Conferencias y seminarios del sector
• Renovaciones de certificaciones profesionales
• Cursos de habilidades técnicas
• Talleres de desarrollo empresarial

Límite: CHF 12,900 para autónomos (2024)

Costes de guardería

Si pagas por guardería mientras trabajas:

• Deduce los costes reales hasta los límites legales
• Requiere recibos de proveedores registrados
• Ambos padres trabajando es un requisito

Otras deducciones

• Intereses de préstamos empresariales (no hipotecas personales)
• Pagos de pensión alimenticia
• Donaciones a partidos políticos y benéficas (aplican límites)

Paso 12: Guarda tu Trabajo Frecuentemente

VaudTax no guarda automáticamente. Debes guardar manualmente.

Cómo guardar

1. Haz clic en el botón guardar en el lado derecho de la pantalla
2. Elige dónde guardar el archivo .vaudtax
3. Usa un nombre de archivo claro: VaudTax_2024_[TuNombre].vaudtax

Guarda cada 10-15 minutos y después de completar cada sección importante. Si cierras tu navegador sin guardar, todo el progreso se pierde.

Consejo de almacenamiento: Guarda en una carpeta en la nube (Dropbox, Google Drive) para respaldo automático y acceso desde múltiples dispositivos.

Números a verificar

• ✓ El resultado neto coincide con tu software de contabilidad
• ✓ La facturación es mayor que el resultado neto
• ✓ Las contribuciones AVS coinciden con tu extracto anual
• ✓ Las contribuciones del 3er pilar no exceden los límites
• ✓ Todos los certificados de salario ingresados correctamente

Documentos a adjuntar

• ✓ Formulario 21021-b (cuestionario de autónomos) firmado
• ✓ Certificados de salario (si corresponde)
• ✓ Documentos de respaldo para deducciones inusuales

Errores comunes a detectar

Errores más frecuentes que cometen los profesionales autónomos:

1. Confundir gastos personales y empresariales
2. Olvidar deducir pagos AVS
3. Declarar ingresos brutos en lugar de resultado neto
4. Perder deducciones obvias (software, membresías profesionales)
5. No actualizar montos de pago del año anterior

Verifica dos veces: ¿Siguen siendo apropiados tus pagos a cuenta (acomptes provisoires) basándose en los ingresos de este año? Si tus ingresos cambiaron significativamente, solicita un ajuste para evitar pagar de más o de menos.

Paso 14: Envía tu Declaración

Una vez revisado, estás listo para enviar electrónicamente.

Reglas de envío electrónico

• Límite de 5 envíos: Solo puedes enviar electrónicamente 5 veces en total
• Ventana de modificación de 6 días: Después del primer envío, tienes 6 días para modificar y reenviar
• Después del límite: Debes imprimir y enviar por correo cualquier cambio adicional

Recomendación: Envía solo cuando estés seguro de que todo es correcto. Usa todas tus revisiones antes de hacer clic en enviar.

Qué sucede después del envío

1. Confirmación inmediata: Verás una confirmación en pantalla
2. Recibo por email: Confirmación enviada a tu email registrado
3. Período de espera de evaluación: Típicamente 2-6 meses
4. Evaluación provisional: Recibirás tu cálculo de impuestos
5. Pago o reembolso: Basado en la evaluación vs. tus pagos a cuenta

Ajusta los pagos a cuenta

Si tus ingresos de 2024 fueron significativamente diferentes a 2023, solicita un ajuste de pagos a cuenta para 2025. Esto previene:

• Pagar de más y perder el uso de tu dinero
• Pagar de menos y enfrentar una factura fiscal grande después

Contacta la oficina de impuestos a principios de año para ajustar.

Considera ayuda profesional para situaciones complejas

Contrata un asesor fiscal si:

• Tienes ingresos o clientes internacionales
• Posees múltiples propiedades
• Hiciste inversiones significativas
• Cambiaste de estructura legal (superaste umbral de facturación)
• Tienes deducciones inusualmente complejas

Coste vs. beneficio: Un profesional fiscal (CHF 500-2,000) a menudo puede ahorrar más que sus honorarios a través de la optimización.

¿Preguntas sobre esta guía? Contáctanos en hello@magicheidi.ch. Estamos aquí para ayudar a los profesionales autónomos suizos a tener éxito.

Última actualización: Enero 2025 para la declaración del año fiscal 2024 en el Cantón de Vaud.