Cómo llevar la contabilidad como autónomo en Suiza

Has enviado tus primeras facturas y ahora te preguntas: ¿Qué debo registrar exactamente? ¿Cuánto papeleo necesito realmente? ¿Y qué pasa si me equivoco?

Buenas noticias: La contabilidad suiza para autónomos es más sencilla de lo que crees, especialmente si conoces las normas que aplican a tu situación.

Esta guía cubre todo, desde los umbrales legales hasta métodos prácticos de registro, para que cumplas la ley sin complicaciones.

¿Qué es la Milchbüchleinrechnung?

El término "Milchbüchleinrechnung" (contabilidad del cuaderno de leche) proviene de los pequeños cuadernos que los granjeros suizos usaban para registrar la producción y venta diaria de leche.

Hoy se refiere a la contabilidad simplificada que registra:

• Ingresos (todas las facturas emitidas)
• Gastos (todos los costes del negocio)
• Activos (equipos, vehículos, inventario)
• Pasivos (deudas, facturas pendientes)
• Retiros y aportaciones privadas

Se llama "simplificada" porque no necesitas:

• Contabilidad por partida doble
• Balances formales
• Estados financieros complejos
• Conocimientos contables especializados

Para la mayoría de autónomos con ingresos menores a CHF 500.000, este método es perfectamente legal y suficiente.

¿Qué gastos puedes deducir?

Principio general: Todos los costes necesarios para generar ingresos del negocio son deducibles. Esto incluye gastos que un empleador normalmente cubriría si fueras empleado.

Gastos deducibles habituales

Espacio de trabajo:

• Alquiler de oficina o coworking
• Oficina en casa (proporcional al espacio dedicado)
• Suministros del espacio de trabajo

Equipos y software:

• Ordenadores, teléfonos, tablets
• Suscripciones de software profesional
• Mobiliario y material de oficina
• Herramientas y maquinaria

Marketing y captación de clientes:

• Hosting y desarrollo web
• Publicidad online (Google, LinkedIn, etc.)
• Tarjetas de visita y material promocional
• Cuotas de eventos de networking

Desarrollo profesional:

• Cursos de formación y certificaciones
• Libros y publicaciones profesionales
• Asistencia a conferencias del sector

Viajes y reuniones:

• Reuniones con clientes (comidas, café)
• Viajes de negocios (transporte, alojamiento)
• Gastos de vehículo o kilometraje (uso empresarial proporcional)
• Parking en viajes de trabajo

Administrativos:

• Software o servicios de contabilidad
• Honorarios legales
• Comisiones bancarias de cuentas empresariales
• Seguro de responsabilidad profesional

Seguridad social y pensiones:

• Contribuciones AHV/IV/EO (totalmente deducibles)
• Aportaciones al Pilar 3a (hasta CHF 36.288 para autónomos sin caja de pensiones en 2025)
• Aportaciones voluntarias a cajas de pensiones

Normas de amortización

Las compras grandes no pueden deducirse íntegramente el año de compra. Se amortizan durante varios años:

Tasas de amortización habituales:

• Ordenadores y equipos informáticos: hasta 25% anual
• Vehículos: hasta 40% anual
• Mobiliario de oficina: hasta 20% anual
• Maquinaria: varía según el tipo

Ejemplo: Compras un portátil de CHF 3.000. En lugar de deducir CHF 3.000 el primer año, deduces CHF 750 anuales durante cuatro años.

Lo que NO puedes deducir

• Gastos de vida personal
• Ropa (salvo ropa de trabajo especializada)
• Comidas personales (solo comidas de negocios con clientes)
• Multas y sanciones
• Uso personal del vehículo
• Seguros de vida (no relacionados con el negocio)

Consejo para zonas grises: Para gastos como teléfono e internet usados tanto para el negocio como personalmente, puedes deducir el porcentaje empresarial. Sé razonable y consistente: un 80% de uso empresarial del móvil personal es difícil de justificar.

La cuestión del IVA

Si tus ingresos anuales superan CHF 100.000, debes registrarte para el IVA (MWST/TVA/IVA) en la Administración Federal de Contribuciones suiza.

Tasas de IVA actuales (2025)

• Tasa normal: 8,1% (mayoría de bienes y servicios)
• Tasa reducida: 2,6% (alimentos, libros, medicamentos)
• Tasa especial alojamiento: 3,8% (hoteles)

Cómo afecta el IVA a tu contabilidad

Una vez registrado en el IVA, debes:

1. Cobrar IVA en tus facturas
2. Registrar el IVA cobrado a clientes (IVA repercutido)
3. Registrar el IVA pagado a proveedores (IVA soportado)
4. Presentar declaraciones de IVA trimestrales o semestrales
5. Pagar la diferencia a las autoridades fiscales

Dos métodos:

Método efectivo:

• Registra todo el IVA soportado y repercutido por separado
• Deduce el IVA soportado del repercutido
• Más preciso, mejor para negocios con gastos elevados

Método de tipo neto (Saldosteuersatz):

• Aplica un porcentaje fijo a tus ingresos
• Cálculo más simple, sin deducción de IVA soportado
• Mejor para negocios de servicios con pocos gastos

Registro voluntario de IVA

Puedes registrarte voluntariamente antes de alcanzar CHF 100.000 si:

• Quieres recuperar el IVA de compras empresariales
• Tus clientes son principalmente empresas registradas en IVA
• Estás invirtiendo mucho en equipos o costes de inicio

Desventaja: Mayor carga administrativa y complejidad.

Registro Mercantil y AHV/AVS

Registro Mercantil (Handelsregister)

Cuándo es obligatorio: Cuando tus ingresos anuales alcanzan CHF 100.000

Registro:

• Contacta la oficina del Registro Mercantil de tu cantón
• Coste: Aproximadamente CHF 120
• Protege el nombre de tu negocio
• Crea obligaciones formales de contabilidad

AHV/AVS (Seguridad Social)

Todos los autónomos deben:

• Registrarse en una caja de compensación (Ausgleichskasse)
• Pagar contribuciones AHV/IV/EO (máximo 10% del ingreso neto)
• Umbral mínimo de ingresos: CHF 2.300

Buenas noticias: Estas contribuciones son totalmente deducibles fiscalmente.

Tu caja de compensación determina tu estatus de autónomo. Si trabajas principalmente para un solo cliente, pueden clasificarte como empleado, lo que cambia tus obligaciones fiscales y de seguros.